FASE IV EVALUACIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006GFPI
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 004
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación:
Técnico en Asistencia Administrativo
Código: 122121
Nombre del Proyecto:
intervencion en procesos operativos de Código:
producción y/o servicios administrativos
Fase del proyecto:
Evaluación
Actividad (es) del Proyecto: Actividad
(es)
de
Aprendizaje:
Transferir los aprendizajes
adquiridos en el proceso Lectura contextualización de
formativo
montajes de evento.
Montaje
evento
empresarial, donde cada
grupo
debe exponer la
empresa
del
proyecto
formativo
Resultados de Aprendizaje:
Realizar eventos en la
Unidad
Administrativa
teniendo en cuenta el tipo
de evento, la conformación
de comités, la coordinación
de
las
diferentes
actividades, y las políticas
institucionales.
Competencia:
Organizar eventos que
promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en
cuenta el objeto social de la
empresa.
Resultados de Aprendizaje:
Aplicar
el
proceso
administrativo al desarrollo
del evento, de acuerdo con
el propósito, objetivo, plan,
protocolo, los medios de
divulgación y las políticas de
la organización.
Competencia:
Organizar eventos que
promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en
cuenta el objeto social de la
empresa.
Versión: 2
486407
Ambientes de
formación
Ambiente de
aprendizaje
polivalente
Entorno laboral
Equipos:
Computadores,
Internet,
Intranet, correo
electrónico
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
CONSUMIBLE
(Herramienta - (unidades
equipo)
empleadas
durante
el
Marcadores,
programa)
equipos
de
cómputo, video Talleres,
tintas,
vean
papel
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Resultados de Aprendizaje:
Divulgar el evento teniendo
en cuenta el medio, el
protocolo y las normas de la
organización.
Competencia:
Organizar eventos que
promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en
cuenta el objeto social de la
empresa.
Resultados de Aprendizaje:
Generar
los
reportes
necesarios para verificar
que el registro de las
operaciones contables esté
acorde con los respectivos
soportes,
teniendo
en
cuenta la normatividad
vigente y los principios de
contabilidad generalmente
aceptados.
Resultados de Aprendizaje:
Generar
procesos
autónomos y de trabajo
colaborativo permanentes,
fortaleciendo el equilibrio
de
los
componentes
racionales y emocionales
orientados
hacia
el
Desarrollo Humano Integral.
Resultados de Aprendizaje:
Realizar
intercambios
sociales y prácticos muy
breves, con un vocabulario
suficiente para hacer una
exposición o mantener una
conversación sencilla sobre
temas técnicos.
Duración de la guía (en
horas): 180 horas
Eventos: 120 horas
Contabilización, 20 horas
Promover 20 horas
Ingles, 20 horas
Competencia:
Apoyar el sistema
información contable
concordancia
con
normatividad
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-GFPI
de
en
la
Competencia:
Promover la interacción
idónea consigo mismo, con
los demás y con la naturaleza
en los contextos laboral y
social
Competencia:
Comprender textos en inglés
en forma escrita y auditiva
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Fecha: 30/09/2013
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2. INTRODUCCIÓN
La organización de eventos como herramienta de comunicación organizacional ha experimentado un importante desarrollo
en los últimos años. La saturación de algunos medios y la pérdida de eficacia de las formas tradicionales de publicidad, han
llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse con su público. Por esta razón los eventos han demostrado
ser una herramienta estratégica de comunicación empresarial, que consigue impactos directos y efectivos con su público
objetivo.
La organización de eventos es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las marcas a partir
de la relación experiencial con el cliente. El desarrollo de esta guía permitirá al aprendiz, comprender los conocimientos
para la aplicación de los procedimientos, enfocados a la planeación, ejecución, control y evaluación de eventos, así como
las normas de gestión de la calidad vigente para el desarrollo de los mismos.
Estimado aprendiz:
A continuación se describen cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje, la cual se desarrollará
teniendo en cuenta el contenido de la misma y el material de apoyo, que está dispuesto para su consulta.
Durante el desarrollo de la guía, usted contará con la orientación necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje
correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta guía, es indispensable el uso de fuentes
bibliográficas y web grafías, (en caso de que sea necesario).
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseo sin la correspondiente referencia y cita. (derechos de autor)
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminación
del programa de formación satisfactoriamente.
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3.1 Actividades de Reflexión inicial.
En el ámbito empresarial/profesional un evento es un acto que sirve a una empresa para presentar o potenciar un
determinado producto o servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un
acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la
competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa – cliente o
empresa – empleados, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá
en el éxito del mismo, así mismo en eventos con empleados facilita el acercamiento y reconocimiento de estos.
Toda actividad requiere de una fase de planeación la cual va desde el diseño hasta el alistamiento de los recursos para
su eficiente desarrollo.
3.1.1 EL DESAFIO DEL MALVAVISCO– Conforme un grupo de trabajo según las indicaciones que vaya dando el
orientador. Se deben conformar grupos con igual número de participantes y escoger un sitio de trabajo, amplio,
preferiblemente en el suelo. Es conveniente que los grupos no queden tan cerca el uno del otro para facilitar la
circulación.
Antes de solicitar el material necesario para la actividad lea completamente el documento-guía * Actividad el desafío
del Malvavisco (Archivo: GUIA_EL_DESAFIO_DEL_MALVAVISCOS.pdf). No abra la bolsa de materiales hasta que se
indique.
3.1.2: Video – TOM WUJEC (8 minutos)
3.1.3: Conversatorio y socialización de conclusiones. Participe con sus aportes
personales y grupales sobre las enseñanzas que nos deja EL DESAFIO DEL
Links video : https://www.youtube.com/watch?v=1BtnT9tpKoE
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.
Verificación de conocimientos previos
Con base en su experiencia personal (cumpleaños, boda, primera comunión, grados, entre otros ) en equipo
colaborativo desarrolle lo siguiente:
¿Qué tipo de evento es el que se quiere organizar?
¿Por qué se hace el evento?
¿Quiénes asistirán al evento?
¿Dónde se realizará el evento?
¿Cuándo se llevará a cabo el evento? ( incluir el tiempo que durará)
¿Cómo hará conocer a la gente de ese evento?
¿Cuánto dinero dispone para llevar a cabo el evento?
Ahora que ya tiene una idea clara y completa sobre cómo, quién, dónde, cuándo, por qué se hará el evento, está listo
para empezar.
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Actividades de contextualización La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos de la temática
del contenido de estudio son indispensables para una adecuada comprensión de la Organización de los Eventos.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce aún en la temática, realizando la lectura detallada de los
siguientes documentos:






Norma Técnica Sectorial NTS-OPC 001 (Operación de congreso, Ferias y Convenciones, Requisitos del Servicio).
NCL210160102. Promover Eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto
social de la empresa
Diapositivas Organización de Eventos
Diapositivas Etiqueta y Protocolo Empresarial
Diapositivas Protocolo para Eventos
Documento: Medios de Comunicación
Recomendación:
Tome apuntes cuando esté desarrollando esta actividad. Es importante que tenga información relacionada con las
lecturas realizadas previamente, para el desarrollo de las actividades de evaluación.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Además de conocer acerca del proceso de la organización de los eventos, es indispensable saber aplicar estos procesos
al entorno laboral.
Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualización y la información descrita al
inicio de esta actividad, el aprendiz debe identificar y analizar diferentes procesos de un evento, a través de las
siguientes actividades:
Actividad: Protocolo empresarial y etiqueta en un evento
Continuando con la dinámica de los equipos de trabajo, según las empresas establecidas realizaremos la siguiente
actividad.
Noticiero con el tema de : Protocolo Empresarial y Etiqueta
El canal RCN los ha contratado como expertos en el manejo de la información no solo en sus soportes administrativos,
sino también en la prestación de servicios de información a través de medios tecnológicos y cara cara con el cliente
externo e interno, para que realicen un noticiero sobre el protocolo y etiqueta empresarial.
A cada empresa contratada (grupos colaborativos) se le asignará un tema específico referente al protocolo empresarial
y etiqueta social para que lo ilustren a través de un Noticiero y lo presenten a los televidentes, resaltando la importancia
de la temática en su formación como Asistente Administrativo.
Para la elaboración del noticiero el Canal RCN ha dispuesto la siguiente planeación:
Día 1: Análisis del tema a tratar por cada una de las empresas, para esto las empresas dejaran una evidencia del
mismo, pueden ser a través de mapas mentales, conceptuales, resúmenes o la estrategia que la empresa considere
más adecuada para sintetizar y comprender el tema:
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Relación entre la organización de eventos (el protocolo) y la difusión del mismo (la comunicación),
Los eventos como estrategia para promover la imagen e identidad corporativa
Etiqueta social y etiqueta empresarial
Artes aplicadas a eventos (ambientación _ elementos como: flores, dibujos, fotos, plantas escenográficas,
como para tener un contacto práctico, sensorial y creativo con la ambientación)
Maquillaje
Aplicaciones de sonido y música
Estrategias para la comunicación y difusión de eventos.
Día 2: Diseño y planificación del montaje del Noticiero, para esta parte cada empresa deberá elaborar un guion en el
que evidencie la planificación de la puesta en escena del noticiero.
Día 3: Presentación de los Noticieros la Emisión de los mismos será coordinada por los asesores designados por el
instructor.
Notas: Los noticieros deberán ser grabados, por lo que el canal asignara los respectivos asesores en este campo.
(Seleccionados de acuerdo al resultado del autodiagnóstico de saberes previos).
Los noticieros tendrán una duración máxima de 30 minutos, con cortes cada ocho minutos. En los dos cortes, se
realizaran pautas comerciales de máximo tres minutos, en los cuales la empresa podrá publicitar sus servicios
administrativos y subir los mismos en la web (preferible la página web del grupo colaborativo, o en su defecto en la
página youtube.
Distribución por equipos (Diapositivas Protocolo y Etiqueta Empresarial)
Equipo 1 Protocolo y Etiqueta (concepto y aplicación) páginas 1 - 79
Equipo 2 Hablar en público, Vestimenta tipo ejecutivo, Mala educación, Netiquette páginas 80 -146
Equipo 3 La etiqueta en la mesa páginas 147 - 190
Equipo 4 Modales en la mesa
páginas 191 - 224
Equipo 5 Imagen personal, Teoría del color y Estilos páginas 225 - 282
Equipo 6 Protocolo empresarial páginas 283 – 376

Montaje de un evento
En equipos colaborativos deberán montar un evento académico o social entre otros y evidenciar el logro de los
resultados de aprendizaje de la competencia Organizar eventos mediante práctica en la: planeación, desarrollo y
evaluación de un evento real o simulado de tipo: académico, político, deportivo, cultural, empresarial, social y/o
religioso. Cada equipo colaborativo deberá asumir un tipo de evento diferente al de los demás.
Conformar el comité organizador y otros comités de acuerdo con el tipo de evento seleccionado previamente,
aplicando las directrices para la organización de eventos de la Unidad Administrativa.
Elección por votación de un coordinador para las actividades de los diferentes comités.
Presentación de un informe escrito de forma individual del trabajo grupal para la elaboración del cronograma de
actividades de acuerdo a la fecha y duración del evento programado por la Unidad Administrativa.
Planeación de un evento empresarial
En equipo colaborativo iniciar la etapa del pre evento dando respuesta a las preguntas:
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Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006-GFPI
¿Qué se quiere alcanzar con la organización del evento?
¿Qué se va a hacer?
¿Cómo se va a hacer?
¿Cuándo se va a hacer?
¿Dónde se realizará?
¿Por qué se hará?
¿Qué personas intervendrán y participarán en el evento?
Conformar Comités del evento
Definir en equipos colaborativos el tipo de evento a realizar
Definir el Comité Organizador: Funciones e integrantes
Definir Comités: Técnico, Logístico, Divulgación, entre otros. Funciones e Integrantes
Elaborar Propuesta técnica para la elaboración del evento que incluya
Nombre del evento
Tipo de evento
Comités del evento
Público objetivo del evento: Participantes del evento, invitados especiales y delegados si se considera pertinente
Base de datos de invitados y participantes
Lugar de realización del evento
Fecha, hora y duración del evento
Cronograma de actividades por Comités
Lista de chequeo verificación de Comités
Presupuesto del evento. Cotizaciones. Procedimiento para adquisición de productos, transporte entre otros
Elaboración del protocolo del evento
Propuesta para la evaluación del evento
Plan de emergencia
Plan de contingencia
Plan de seguridad
Difusión del evento
Elaboración de la publicidad requerida para la divulgación del evento: tarjetas de invitación, presentación, clausura,
pendones, gallardetes, pancartas, afiches, escarapela, en medio electrónicas y otros soportes según los requerimientos
del evento organizado.
Distribución de la publicidad del evento por distintos medios según el tipo de evento y público objetivo
Presentación de evidencias de las etapas de: Pre- evento y Planeación del evento
Preparación de las memorias del evento
Elaboración de informe de la etapa del pre-evento y planeación del evento en documento de Word y sustentar en
equipos colaborativos en medio electrónico.
Contabilidad
Generación de los reportes necesarios para verificar que el registro de las operaciones contables esté acorde con los
respectivos soportes, teniendo en cuenta la normatividad vigente y los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Ética
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Fecha: 30/09/2013
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Elaboración de los siguientes talleres: Espalda a los conflictos, Un cuento llamado consecuencias, Conociendo a mi
compañero, Test #1 de autoconocimiento en relaciones interpersonales, Mis cualidades, Mensajes publicitarios
engañosos, No eres responsable de la cara que tienes sino de la cara que pones, Origami, Presión grupo.
Español - Inglés
¿Booking a plane and I wonder what you're doing?. Informe (bitácora) en español e inglés de las actividades etapa
práctica
Recomendación:
Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga información relacionada con el mapa
conceptual realizado y la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.
3.3. Actividades de transferencia del conocimiento.
Descripción:
En el foro temático correspondiente al contenido de estudio o mesa redonda, indique si está de acuerdo con los
siguientes consejos:
-
-
-
Asegúrese de tener suficiente tiempo para organizar el evento.
Marque correos electrónicos a todos rápidamente, recuerde, el que pueda diseminar las noticias
rápidamente no significa que realizar el evento ocurra así de rápido.
Si quiere que un pequeño grupo de personas se reúna para comer un helado en su sitio favorito con enviar
mensajes de texto bastará, pero si necesita que más de 100 personas asistan en su centro Comunitario para
ver una película o escuchar un seminario con un orador importante necesitará mucho más tiempo.
Una de las razones es que necesita que la gente se haga espacio en su agenda para que asista a este evento.
Reserve el lugar tan pronto como sepa las respuestas a las preguntas de arriba y hágalo con por lo menos 8
semanas de anticipación. Es lo primero que debe tener listo. Esto le dará suficiente tiempo para hacer la
publicidad correspondiente. Cuanto más grande e importante es el evento, más tiempo necesita para poder
publicitarlo.
Una reunión entre amigos puede ser realizada con una o dos semanas de anticipación, una conferencia o
charla con 6 semanas como mínimo y una cena de beneficencia necesitará 4 meses como mínimo.
Necesita saber con qué recursos cuenta para realizar el evento:
Necesita reservar un local, cuarto, centro de reuniones, iglesia, etc?
Servirá comidas?
Servirá bebidas?
Habrá música en vivo?
Necesitará maestro de ceremonias?
Quien se hará cargo de la basura?
Qué hará con la comida que sobre?
Como planea promover el evento?
Qué pasará si llueve si es un evento al aire libre? Plan B.
Pueden mandar hacer posters que sean sencillos pero que la fecha y la hora sean visibles. Necesitará un número de
teléfono para aquellas personas que necesiten más información al respecto. No de su número personal sino dispone
de una línea telefónica, crea un email solo para este evento.
Otra forma de llamar la atención es promoverlo a través de la prensa, radio y/o televisor. Un comunicado de prensa
sería una hoja donde se informa del evento y el por qué esa noticia vale la pena. Es probable que algunos medios
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Versión: 02
GUÍA DE APRENDIZAJE
Fecha: 30/09/2013
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manden algún reportero para seguir la noticia. Si quiere llamar la atención de ellos, lance el comunicado de prensa
una semana antes de realizar el evento.
Y por último, comente ese evento a todas las personas que conoce.
3.1
Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento:
Sorteo de preguntas
Criterios de Evaluación
Estructura
eventos
menores
aplicando las etapas, los conceptos
básicos y las directrices de la
organización.
Evaluación
Noticiero Etiqueta y Protocolo
Participación en la plenaria para
socializar
los
conceptos
de
organización de eventos.

Selecciona los medios
técnicos y tecnológicos para la
divulgación del evento.
Participación
en
el
Comité
Organizador o de los diferentes
Comités de acuerdo con el evento.

Realiza la divulgación del
evento, de acuerdo con las políticas
de la organización

Conserva los documentos,
producto del evento, de acuerdo
con el soporte y la legislación
vigente.

Selecciona las propuestas
de los proveedores, teniendo en
cuenta los requerimientos para el
evento y cumpliendo con el
presupuesto asignado.
Evidencias de Producto:
Montaje evento empresaria, donde
cada grupo
debe exponer la
empresa del proyecto formativo
Mapa conceptual con los conceptos
sobre la organización de eventos.
Organigrama
como
estructura
general, con sus objetivos general y
específicos, la población objeto y el
tipo de participantes de acuerdo con
la clase de evento seleccionado para
la Unidad Administrativa.
TÉCNICAS
S.S.= Simulación de situaciones
F.P. = formulación de preguntas
Selecciona los recursos humanos,
técnicos y tecnológicos requeridos
para la planeación, coordinación y
ejecución del evento.
Evidencias de Desempeño:
Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
INSTRUMENTOS
C.T.= Cuestionarios
M. V. = Matriz de valoración o
rúbrica

Determina las medidas de
seguridad necesarias para la
realización del evento.

Realiza el evento de
acuerdo con lo planeado y las
políticas institucionales.
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Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006GFPI
3. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de formación
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
ACTIVIDADES
DEL PROYECTO
Identificar a la
empresa y su
entorno
DURACIÓ
N
(Horas)
150
Descripción
Equipos de
cómputo y
video Beam
Cantidad
30 equipos de
cómputo y un (1)
video Vean
Materiales de formación
(consumibles)
Descripción
Lapiceros,
hojas, tintas
Talento Humano (Instructores)
Cantidad
Especialidad
30 por grupo
Docente del Sena
del programa de
articulación de la
Media, especialidad
Asistencia
Administrativa
Cantidad
10
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
Ambiente de Aprendizaje de
la Institución Educativa
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Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
Código: F004-P006GFPI
4. GLOSARIO DE TERMINOS
Evento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el
hombre y sus relaciones con el medio ambiente.
Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre
5. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Norma Técnica Sectorial NTS-OPC 00, ICONTEC
NCL 210601002. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto
social de la empresa
Protocolo y etiqueta: http://www.protocolo.org/
Presidencia de la Republica. Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la
República.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=40050Accesado 30 de julio de 2012.
Asociación Colombiana de Ceremonial y Protocolo: Bloger.
http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/, Accesado, 31 de julio de 2012
6. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Grupo de asistencia
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