Es una representación gráfica de la secuencia de paso que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, servicio, o bien una combinación de ambos • Claridad: Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa. Finalidad Características • Capacidad de comunicación: Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo. • Descripción gráfica de los procesos. • Identificación de puntos débiles. • Reconocimiento de causas potenciales de un problema. • Identificación de mejoras al proceso. • Determinar el recorrido de un B/S. • Identificar donde y cuando se requieren controles. • Permite la resolución de problemas y la mejora continua. Previo a la realización de un diagrama • Identificar las ideas principales (autorpersonas implicadas en el proceso) • Definir qué se espera obtener. • Identificar quién lo empleará y cómo. • Establecer el nivel de detalle requerido. • Determinar los límites del proceso. Pasos para construirlo • Establecer el alcance del proceso. • Identificar y listar las principales actividades/subprocesos. • Enlistar las actividades menores. • Identificar y listar los puntos de decisión. • Construir el diagrama (cronología + símbolos). • Asignar título, revisar. Clasificación Representación Formato Propósito Representación De bloque: • Parten del diseño vertical • Integran un número mayor de unidades • Desagregación de unidades administrativas De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión. Formato Vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda. Horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente. Tabular: Conocido como: columnar o panorámico, se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna . Arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan. Propósito De forma: Documentos con poca o ninguna descripción. De labores: Indica flujo o secuencia de operaciones. De método: Muestra la secuencia de operaciones y quién realiza las actividades. Analítico: Describe procedimiento, quien lo hace y para que sirve. De espacio: Detalla el espacio por el cual se desplaza una forma o persona. Combinados: Dos o más diagramas integrados. Ilustraciones o Texto: Ilustra con textos y dibujos. Recomendaciones Seguir una secuencia gráfica de pasos Buscar la mejor alternativa para solucionar el problema Usar solamente líneas de flujo horizontal y/o vertical. Evitar el cruce de líneas utilizando los conectores. Usar conectores sólo cuando sea necesario No deben quedar líneas de flujo sin conectar. Trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha y escribir claramente el texto dentro del símbolo. Inicio La lámpara no funciona ¿Esta enchufada? NO Enchufada SI ¿Foco quemado? NO Comprar nueva lámpara Fin SI Reemplazar el foco Diagrama de organización “Representación gráfica y esquemática de una organización empresarial” Modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización Finalidad: Como instrumento de análisis: Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí. Requisitos: Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos: •Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. •Debe contener únicamente los elementos indispensables. Clasificación de los Organigramas Por su naturaleza: Micro Administrativos Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. Por su naturaleza Macro Administrativos Involucran a más de una organización. Por su naturaleza: Meso Administrativos Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector. Por su ámbito: Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra. Por su ámbito: Específicos Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa. Por su ámbito: Integrales Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia. Por su ámbito: Funcionales Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico. Por su ámbito: De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. Por su representación: Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización. Por su representación: Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente Por su representación: Circulares Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de estos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Por su representación: Mixtos La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base Por su representación: De Bloque Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico. Recomendaciones Divulgar los organigramas referentes a su estructura administrativa para que sirvan como instrumentos de orientación e información a su personal, público en general y aquellas personas u organismos con la que mantienen alguna relación. Realizar una revisión periódica o de manera continua en función de los cambios que adopte la entidad en su estructura organizativa