CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD Elaborado: Fecha: Revisado: Fecha: GESTION ADMINISTRATIVA REV 2012-09-16 Edición Nº 1 …………………………….. …………………………….. Aprobado: ……………………………………. Fecha: PSA-006 CONTROL DE DOCUMENTACION Y RESGISTROS DEL SISTEMA DE SSO Page 1 of 6 CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD GESTION ADMINISTRATIVA SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD FECHA (AA/MM/DD) 1. MODIFICACIONES ANTERIOR RESPECTO A REV 2012-09-16 Edición Nº 1 LA EDICIÓN RESPONSABLE MODIFICACIÓN OBJETO Establecer el método de implantación y mantenimiento del sistema de control de documentación y registros en materia de prevención de riesgos laborales en la Corporación Nacional de Electricidad. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN A todos los documentos y registros que forman parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en la Corporación Nacional de Electricidad. 3. RESPONSABLES La Unidad de Seguridad y Salud es responsable de proponer la política y la organización de la Corporación Nacional de Electricidad en los temas de su competencia, elaborando una declaración de principios y compromisos, para aprobación de las máximas autoridades de la empresa. La Unidad de Seguridad y Salud deberá aprobar los procedimientos de gestión de la prevención de riesgos laborales. Los diferentes procesos, procedimientos, instructivos, manuales serán elaborados por los técnicos de la Corporación Nacional de Electricidad, revisados y aprobados por sus autoridades. Cabe señalar que dichos documentos deberán ser desarrollados en base de la información real y colaboración de quienes intervienen en sus respectivos puestos de trabajo. Todos los restantes documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud serán elaborados por las diferentes instancias de la Corporación Nacional de Electricidad, dependiendo de su nivel de complejidad y de acuerdo a la siguiente tabla: Page 2 of 6 CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD DOCUMENTOS Instructivos Operativos Procedimientos específicos Registros de Identificación, Medición, Evaluación y Control de Riesgos Procesos- Métodos, Técnicas específicos Gestión AdministrativaGestión Técnica, Gestión Talento Humano, Procedimientos Operativos por área Política Sistema de Gestión de Seguridad y Salud REALIZACIÓN Coordinadores SSO Especialista SSO Historias Clínicas Automatizadas Médicos Ocupacionales REV 2012-09-16 Edición Nº 1 APROBACIÓN Técnicos de Seguridad y Salud Jefe con formación de Seguridad cuarto nivel en Salud seguridad y salud Coordinadores SSO GESTION ADMINISTRATIVA Jefe Seguridad Salud Jefe Seguridad Salud Jefe Seguridad Salud CONOCIMIENTO de Máximas y autoridades, personal de Corporación Nacional Electricidad de Máximas y autoridades, personal de Corporación Nacional Electricidad de Máximas y autoridades, personal de Corporación Nacional Electricidad de Máximas y autoridades, personal de Corporación Nacional Electricidad la de la de la de la de Responsable de Administración del Sistema: Personal informático encargado de la actualización de los subsistemas, del archivo y control automatizado de la información que contiene el sistema de gestión. 4. NORMATIVA APLICABLE Directrices de la OIT. Relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de 13 de junio de 2001. Código del Trabajo Título IV de los Riesgos del Trabajo Page 3 of 6 CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD GESTION ADMINISTRATIVA REV 2012-09-16 Edición Nº 1 Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo. Decisión 584. Reglamento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo. Resolución 957. Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo. Decreto Ejecutivo 2393. Reglamento para el Funcionamiento de servicios Médicos de Empresas. Acuerdo Ministerial 1404. 5. GLOSARIO Y DEFINICIONES: Documento: cualquier soporte que contiene información en que se establecen reglas y directrices, o se especifican características, para ciertas actividades o resultados. Instructivo: Documento de carácter técnico en el que se describe, con el nivel de detalle adecuado (quién, cómo, cuándo, dónde, etc.) el desarrollo de una determinada actividad crítica. Procedimiento: Documento de carácter organizativo en el que se describe, con el nivel de detalle necesario en cada caso, cómo se desarrolla una determinada actividad, diciendo qué hay que hacer quién es el responsable de hacerlo, qué relaciones hay entre los Centros, Departamentos, Servicios y Unidades, qué registros hay que complementar para evidenciar lo realizado. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. Formato: Es un modelo o diseño particular de organizar o codificar la información para ser almacenada. Codificación: Es el proceso por el cual la información de una fuente es convertida en símbolos para ser comunicada. 6. METODOLOGÍA (Actividades / responsabilidades) ACTIVIDAD RESPONSABLE El presente procedimiento se aplicará, cuando la Corporación Nacional de Electricidad detecte la necesidad de elaborar nuevos documentos o de modificar los ya existentes mediante alguna de las técnicas: Evaluación de riesgos Investigación de accidentes Observaciones del trabajo Comunicación de riesgos y sugerencias Auditorias Unidad de Seguridad y Salud Page 4 of 6 CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD GESTION ADMINISTRATIVA REV 2012-09-16 Edición Nº 1 Otras no establecidas formalmente, deberán ser redactadas, revisadas y aprobadas por los responsables correspondientes. Cualquier documento o registro será codificado siguiendo el sistema de codificación establecido en el Procedimiento No.001. Distribución: Se entregarán copias controladas, con acuse de recibo, de los siguientes documentos: Manual de Gestión de Seguridad y Salud: a todo el personal de la Corporación Nacional de Electricidad. Procedimientos de actividades de Seguridad y Salud: a todo el personal que esté implicado en su aplicación. ATS: A todos los trabajadores que deban aplicarlas, así como a sus mandos directos. También existirán copias controladas de las instrucciones en los lugares de trabajo. Registros: en cada procedimiento en el punto responsables, queda definido quien debe tener copias de los registros correspondientes. La Unidad de Seguridad y Salud mantendrá actualizada la Lista de Distribución de los documentos anteriormente indicados. Archivo: Los registros y documentos obsoletos deberán ser conservados si: • La legislación o normativa obliga a ello, (30 años), se lo podrá realizar en medio magnético y/o físico • La información de archivo podrá utilizarse posteriormente para la elaboración de estadísticas o historiales, • Por su interés se ha acordado su conservación. En cualquier caso los documentos obsoletos o no válidos deberán ser retirados de todos los puntos de distribución o uso. Sistema de Registro y Control: El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud se encontrará centralizado en las oficinas de la Unidad de Seguridad y Salud, tendrán interconexiones con todos los Subcomités de Seguridad y Salud de la Corporación Nacional de Electricidad en tiempo real, los niveles de acceso serán multicapas, con claves de acceso y registro de ingresos. De acuerdo al nivel jerárquico tendrán acceso a diferentes niveles de información, mismo que será determinado por la Unidad de Seguridad y Salud. A las historias clínicas automatizadas tendrán acceso únicamente los médicos tratantes. Page 5 of 6 CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD 7. GESTION ADMINISTRATIVA REV 2012-09-16 Edición Nº 1 BIBLIOGRAFÍA Remitirse al numeral 4. ANEXO 1 MODELO DE LA LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN TIPO DE CÓDIGO FECHA Nº Nº RECEPTOR CARGO O FECHA DOCUMENTO EMISIÓN REVISIÓN COPIAS PUESTO RECEPCIÓN DE TRABAJO Page 6 of 6