Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades requeridas para atender las solicitudes de las Entidades Religiosas de: El reconocimiento de personería jurídica especial a entidades religiosas La extensión de los efectos jurídicos de personerías jurídicas especiales a sus entidades religiosas afiliadas o asociadas La aprobación de reforma de estatutos de entidades religiosas La inscripción del Representante Legal de una entidad religiosa con personería jurídica especial o extendida La expedición del certificado de existencia y representación legal de personería jurídica especial y de personerías jurídicas especiales extendidas. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud y anexos, continúa con el estudio de los documentos aportados y finaliza con la entrega y la notificación del acto administrativo y el certificado de Existencia y Representación Legal de las Entidades Religiosas 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acto administrativo Decisión unilateral de carácter jurídico proferida por cualquier órgano del Estado en ejercicio de una función administrativa o por los particulares autorizados por la ley susceptible de crear modificar o extinguir una relación jurídica. Entidad Religiosa: Son aquellas que profesan una confesión diferente a la católica (Musulmana, Cristiana, Evangélicos, etc). Extensión: Extiende efectos jurídicos de una Personería Jurídica Especial a una entidad religiosa afiliada o asociada Personas Jurídicas de Carácter Religioso: De conformidad con el Artículo 9 de la ley 133 de 1994. Son entidades religiosas: Iglesias, Confesiones, Denominaciones, sus Federaciones, Confederaciones y las Asociaciones de Ministros Personería Jurídica Especial: Es el reconocimiento legal mediante Acto Administrativo por parte del Ministerio del Interior a una entidad religiosa luego de la solicitud y estudio pertinente de la documentación aportada. Personería Jurídica Extendida: Es el reconocimiento legal por parte del Ministerio del Interior a una entidad religiosa que está asociada o afiliada a otra que ya cuenta con Personería Jurídica Especial. Representante Legal: La representación es una figura que comprende toda clase de actos jurídicos. La utilidad de esta figura es la facultad otorgada a una persona para obrar en nombre de otra. 4. RESPONSABILIDAD En el procedimiento para el Reconocimiento e Inscripción de Personería Jurídica Especial y Novedades a Entidades Religiosas no Católicas, los responsables son el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Coordinador de Asuntos Religiosos no Católicas Página 1 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 5. NORMATIVIDAD 5.1 CONSTITUCIÓN Constitución Política, Art.19: Por el cual se garantiza la libertad de cultos 5.2 LEYES Ley 133 de 1994: Por la cual se desarrolla el Derecho de Libertad Religiosa y de Cultos, reconocido en el artículo 19 de la Constitución Política. Ley 1753 de 2015: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018, Art. 244. Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. 5.3 DECRETOS Decreto 354 de 1998, por el cual se aprueba el Convenio de Derecho Público Interno número 1 de 1997, entre el Estado colombiano y algunas Entidades Religiosas Cristianas s Decreto 1519 de 1998, por el cual se establecen medidas tendientes al libre ejercicio del derecho de libertad religiosa y de culto en los centros penitenciarios y carcelarios. Decreto 1321 de 1998, por el cual se crea el Comité Interinstitucional para la reglamentación de los Convenios de Derecho Público Interno. Decreto 2893 de 2011, por el cual se establece la estructura del Ministerio del Interior Decreto 1066 de 2015, por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo del interior. Capítulos I, II y III del título 2 de la parte 4 del libro 2. Decreto Ley 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública 5.4 RESOLUCIONES Resolución 1734 de 2011, por la cual se delega en el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio del Interior, la facultad de reconocer personería jurídica a las Iglesias. Resolución 252 de 2013, por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de recursos ante el Ministerio del Interior Resolución 2434 de 2011, por el cual se crean los equipos internos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior. Resolución 0401 de 2014, por la cual se delega al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica la facultad de reconocer personería jurídica a las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones y asociaciones de ministros. 5.5 OTRAS NTGP 1000:2009 Circular Interna No. MEM15-000005879-OAJ-1400 del 19 de febrero de 2015. 6. DESARROLLO 6.1 EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA EL RECONOCIMIENTO DE LA PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Página 2 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS 6.1.1 Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de reconocimiento de personería jurídica especial usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original de Acta de constitución de la entidad a. Lugar, fecha y hora de celebración de la asamblea constitutiva. b. Orden del día con el contenido de los temas a tratar. c. Nombre y documento de identidad de quienes participaron. d. Relación de los asuntos discutidos y aprobados por los participantes. e. Las firmas de quienes participaron y la aprobaron Original de Estatutos a. Nombre de la entidad religiosa;( verificar posible homonimia o similitud) b. Domicilio Principal y el de las filiales cuando las tuviere; c. Duración, que de no especificarse se entenderá indefinida para todos los efectos legales; d. Fines religiosos y su carácter confesional específico; e. Antecedentes históricos en el país y/o en el exterior; f. Régimen de funcionamiento; g. Derechos, deberes y prohibiciones de sus miembros; h. Causales de suspensión, retiro y expulsión; i. Esquema de organización; j. Órganos representativos con expresión de sus facultades, requisitos para su válida designación y período; k. Clases de asambleas, su convocatoria y quórum; l. Designación del representante, funciones y período de ejercicio; m. Procedimiento para modificar los estatutos y reglamento interno; n. Los ministerios que desarrolla: o. Cómo se les confiere las órdenes religiosas; p. Requisitos para la designación de cargos pastorales; q. Normas sobre disolución y liquidación, y r. Pautas sobre destinación del remanente de los bienes de la entidad religiosa, una vez disuelta y liquidada. Original del Reglamento interno Original de Acta de aprobación de estatutos y de reglamento interno Original Acta de designación de dignatarios con indicación del nombre, documento de identidad y cargo respectivo Original Acta de designación del representante con indicación del nombre documento de identidad y período de ejercicio. Original Constancia de la designación de los lugares destinados permanente y exclusivamente para culto, indicando la ciudad, dirección, teléfono si lo hubiere, nombre y documento de identidad del Ministro de Culto responsable Original constancia de la determinación de las filiales indicando la ciudad, dirección y teléfono si lo hubiere. Original Relación aproximada del número de sus miembros Original Acta de creación de los institutos de formación y estudios teológicos, si los hubiere, indicando la ciudad, dirección, teléfono si lo hubiere, nombre y documento de identidad del director de los mismos Personería jurídica adquirida conforme al régimen de derecho privado, si la hubiere. Las actas y constancias requeridas anteriormente, deberán ser expedidas por el Representante y Secretario de la entidad religiosa, con sus respectivas firmas y documento de identidad. Página 3 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad 1 Recibir la Solicitud 2 Transferir y actualizar 3 Asignar responsable 4 Asignar Consecutivo y Crear Expediente 5 Verificar Requisitos Elaborar y Aprobar Tarea Recibir la solicitud en Anexo 1 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa Transferir y actualizar control de manual o en el módulo SIGOB Asignar funcionario responsable aplicando el Formato de Consecutivo de Reparto a Abogados AJ-RE-P01-F04 Asignar número consecutivo a la solicitud y documentos adjuntos aplicando el Anexo 2 Formato AJRE-P02-F01, Consecutivo expediente reconocimiento personería jurídica especial. Crear y numerar el expediente de la Entidad Religiosa Transferir al funcionario responsable a quien se le asigno la solicitud Revisar y verificar el contenido de la solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales, establecido en el numeral 7.1.1. de este procedimiento Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisión de requisitos, solicitando cumplir con el término para dar respuesta, aplicando Anexo 3 6 7 Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 Revisar y aprobar el oficio de observaciones al solicitante Elaborar sobre para envío por correo normal de oficio y soportes, entregar al Área de Correspondencia de salida, Elaborar sobre aplicando el procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Punto de Control Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Secretaria –Oficina Asesora Jurídica Coordinador de Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria de Grupo de Asuntos Religiosos Verificar el cumplimiento requisitos Si cumple aplicar Tarea 11 Si no cumple aplicar Tarea 6 Revisar el contenido del oficio de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional Grupo de Asuntos Religiosos Profesional asignadoCoordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Página 4 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad Tarea Punto de Control Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable 8.1.Si el peticionario no contesta o contesta fuera de término o no cumple con requisitos 8 Elaborar y Aprobar Acto Administrativo Ordena Archivo 9 Numerar Acto Administrativo 10 Notificar el Acto 11 12 13 Elaborar y Aprobar Acto Administrativo Numerar el Acto Administrativo Notificar el Acto Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no Elaborar Acto administrativo que cumple se devuelve ordena archivo de los documentos al responsable Profesional asignadoutilizando el Anexo 4 Acto Coordinador del Grupo de administrativo ordena archivo. Asuntos Religiosos Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 8.2 Revisar y aprobar el Acto administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo. Recibir copia de acto para transferir al responsable para notificar al solicitante, aplicando la Tarea 13.2 11.1 Si cumple requisitos de ley: Elaborar proyecto de Resolución de reconocimiento de personería jurídica especial a la Entidad religiosa en el Anexo 8 Acto Administrativo que reconoce personería jurídica. Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 11.2 Revisar y aprobar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo 13.1 Realizar la respectiva anotación en el registro público, del acto de reconocimiento de personería jurídica especial, en el Formato AJ-RE-P01F03 Jefe Oficina Asesora Jurídica. Funcionario asignado Secretaria General Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos Revisar el contenido Profesional asignado – del acto de fondo y Coordinador del Grupo de de forma. Si cumple Asuntos Religiosos da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Jefe Oficina Jurídica Funcionario asignado Secretaria General Revisar el contenido Secretaria – Grupo de del acto de fondo y Asuntos Religiosos de forma. Si cumple da visto bueno si no cumple se devuelve Coordinador del Grupo de al responsable. Asuntos Religiosos - Jefe Oficina Asesora Jurídica 13.2 Si se trata de una resolución de archivo, recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado Página 5 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad Tarea Punto de Control Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable solicitando al peticionario notificarse dentro de los diez días hábiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de citación Notificación Personal Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 Revisar y aprobar la comunicación 13.3 Sí el solicitante se presenta personalmente, se le notifica a través del oficio de notificación, utilizando el Anexo Nro. 6 13.4 Firmar el oficio de notificación 13.5 Sí el peticionario no se presenta dentro de los diez días siguientes a la fecha del comunicado de notificación Elaborar Aviso, aplicando los anexos 7 y 8. 14 15 Funcionario – Grupo de Asuntos Religiosos Solicitante Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos Recibir Recursos Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 13.6 Revisar y aprobar el aviso de Revisar el contenido notificación del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable 13.7 Publicar y/o enviar el Aviso de notificación en cartelera del 10 piso, Carrera 8 No. 12B-31 y en la Página Web, durante el término establecido en la norma. Recibir la comunicación de Verificar requisitos recursos de reposición o de ley Si cumple revocatoria directa contra el acto, aplicar tarea 15 radicados por Área de Correspondencia. Elaborar y Aprobar Acto Revisar expediente y verificar requisitos de ley 15.1 Elaborar Acto administrativo mediante la cual se resuelve o Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos - Jefe Oficina Jurídica. Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos Profesional asignado – Grupo de Asuntos Religiosos Revisar el contenido Profesional asignado – del acto de fondo y Coordinador de Grupo de Página 6 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Actividad Tarea Punto de Control que resuelve recurso rechaza el recurso, aplicando Anexo 10 16 Numerar Acto Administrativo Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 15.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo de forma. Si cumple Asuntos Religiosos da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable 17 Notificar el Acto 18 19 20 Registrar y actualizar datos Archivar en el Expediente Publicar en Pagina WEB Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboración para notificar aplicando el paso 13 Registrar y actualizar datos de la Entidad Religiosa en el Registro Público de entidades Religiosas en la herramienta BPM, si aplica. Archivar en el expediente de la Entidad religiosa, la solicitud y anexos, los actos administrativos y comunicaciones Mantener actualizado el registro en la herramienta BPM, la Oficina de Información Pública toma la información del mis y lo publica en la Página Web Responsable Jefe Oficina Asesora Jurídica. Funcionario asignado– Secretaria General Funcionario Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos 6.2. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA EXTENSIÓN DE LOS EFECTOS JURÍDICOS DE LAS PERSONERÍAS JURÍDICAS ESPECIALES 6.2.1 DOCUMENTOS REQUISITOS Solicitud de extensión de personería jurídica especial, usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en página web, presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original de carta manifestando la petición para extender los efectos jurídicos de la entidad con personería jurídica especial a su afiliada o asociada, suscrita por el Representante Legal. Original Acta de fundación de la entidad afiliada o asociada. Original de Estatutos y Reglamento Interno de la entidad afiliada o asociada o la manifestación de acogerse a los de la entidad que la ampara Fotocopia documento de identificación del representante legal Original Certificación expedida por el Representante legal con personería jurídica especial en la que se acredite el objeto religioso exclusivo de la afiliada o asociada y el cumplimiento de los requisitos de los Artículos 2.4.2.2.1, 2.4.2.2.2 y 2.4.2.2.3 del Decreto 1066 de 2015. Original Autorización de la afiliada o asociada para que el ente con Personería Jurídica Especial realice el trámite. Página 7 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad 1 Recibir Solicitud 2 Transferir y actualizar 3 Asignar Responsable 4 5 6 7 8 9 Asignar Consecutivo y Crear Expediente Transferir a Responsables Tarea 7.2 Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 7.3 Revisar y aprobar el comunicado Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, Elaborar Sobre aplicando el procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. 9.1 Si el peticionario no cumple Elaborar y Aprobar con los requisitos Acto Vigente desde: 29/12/2015 Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Recibir la solicitud en Anexo 13 y documentos adjuntos, revisar destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa Transferir y actualizar control de manual o en el módulo SIGOB Recibir y asignar funcionario responsable aplicando el Formato de Consecutivo de Reparto a Abogados AJ-RE-P01-F04 Asignar consecutivo a la solicitud y documentos adjuntos aplicando en el Formato AJ-CRE-P02-F02 Consecutivo expediente de extensión de personería jurídica especial Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentación requisito por el SIGOB módulo de correspondencia. 6.1 Revisar y verificar contenido Verificar requisitos de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales. 7.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisión de requisitos, aplicando Anexo 3 Oficio de observaciones Elaborar y Aprobar Punto de Control Versión: 7 Secretaria –Oficina Asesora Jurídica Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos Si no cumple con los requisitos de ley, aplicar Tarea 7 Sí cumple aplicar tarea 9 Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignadoGrupo de Asuntos Religiosos Profesional asignadoCoordinador Grupo de Asuntos Religiosos Jefe Oficina Asesora Jurídica Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Revisar el Profesional asignadocontenido del acto. Coordinador Grupo de Si cumple da visto Asuntos Religiosos Página 8 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad Tarea Punto de Control Elaborar comunicación nuevamente. bueno Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable 9.2 Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 9.3 Revisar el Acto administrativo 9.4 Aprobar el Acto administrativo Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de Reparto a Abogados AJ-RE-P01F04 10 11 12 13 Recibir la comunicación de recurso de reposición o revocatoria directa, radicada en Área de Correspondencia. Revisar expediente y verificar requisitos de ley 13.1 Elaborar Acto administrativo mediante el cual se decide el recurso interpuesto, aplicando el Anexo 10. Incluir el trámite dentro Elaborar y Aprobar del Formato de Consecutivo de Acto que resuelve relación de trámites para revisión recurso AJ-RE-P01-F05 Recibir Recursos Numerar Acto Administrativo Notificación Acto que decide Recursos Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable 13.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo Recibir copia de acto y transfiere al responsable de elaboración para notificar aplicando Tarea 11 16.1 Si cumple requisitos de ley: 14 Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 13 Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Profesional asignado – Grupo de Asuntos Religiosos Elaborar proyecto de Resolución de extensión de personería Elaborar y Aprobar jurídica especial a una Entidad Acto de extensión religiosa aplicando el Anexo 16. de personería Incluir el trámite dentro del jurídica especial Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 Profesional asignado – Coordinador Grupo Jefe Oficina Asesora Jurídica Funcionario asignado – Secretaria General Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado – Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Página 9 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad 15 Numerar Acto 16 Notificar Acto Administrativo Que Reconoce Personería 17 Registro en Registro Público de Entidades Religiosas 18 Archivar en el Expediente 19 6.3 Publicar la Web 3 16.2 Revisar y firmar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto Administrativo Recibir copia de acto y hacer la respectiva anotación en el registro público de entidades religiosas, dentro del formato AJ-RE-P01F03 Registrar y actualizar datos de la Entidad Religiosa en el Registro Público de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02F03 Registro Público Archivar en el expediente de la Entidad religiosa, la solicitud y anexos, los actos administrativos y comunicaciones Mantener actualizado el registro en la herramienta BPM, la Oficina de Información Pública toma la información del mis y lo publica en la Página Web Responsable Jefe Oficina Jurídica Funcionario asignado – Secretaria General Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de aprobación y registro de reforma estatutaria especial, usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Original Carta manifestando la solicitud de aprobación de la Reforma Estatutaria Original Acta en la que se demuestre la reforma aprobada por la Entidad, adoptadas por órgano competente, con el lleno de los requisitos estatutarios. No. 2 Punto de Control Vigente desde: 29/12/2015 EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA APROBACIÓN Y REGISTRO DE REFORMA ESTATUTARIA 6.3.1 1 Tarea Versión: 7 Actividad Tarea Recibir la solicitud en Anexo 17 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y Recibir la Solicitud contenido, aplicando el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa Transferir y Transferir y actualizar control de actualizar manual o en el módulo SIGOB Asignar Recibir y asignar funcionario Responsable responsable aplicando el Formato Punto de Control Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Secretaria –Oficina Asesora Jurídica Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos Página 10 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. 4 5 6 7 8 Actividad Tarea de Consecutivo de Reparto a Abogados AJ-RE-P01-F04 Transferir al funcionario responsable la solicitud y Transferir a documentación requisito por el Responsables SIGOB módulo de correspondencia 5.1 Revisar y verificar el contenido de solicitud y de los Verificar documentos adjuntos frente a Requisitos los requisitos legales, dejando evidencia en el Anexo Nro. 3, si aplica 6.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisión de requisitos, solicitando cumplir con el término para dar respuesta, aplicando Anexo 3 Oficio de Elaborar y Aprobar observaciones. Incluir el trámite comunicación de dentro del Formato de observaciones Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-REP01-F05 6.2 Revisar y aprobar el comunicado Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, Elaborar sobre aplicando el procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Elaborar proyecto de Acto que declara conforme a la ley la reforma de los estatutos de la Elaborar y Aprobar entidad religiosa, aplicando el Acto Anexo 17. Incluir el trámite dentro Administrativo del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 9 Revisar y aprobar Acto 10 Numerar el Acto 11 Notificar el acto Revisar y aprobar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original del Acto Administrativo 11.1 Realizar la respectiva anotación en el registro público, del acto de reconocimiento de Punto de Control Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 6 Si cumple aplicar tarea 8 Profesional asignadoGrupo de Asuntos Religiosos Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignadoCoordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Jefe Oficina Asesora Jurídica Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado – Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Jefe Oficina Asesora Jurídica Funcionario asignado – Secretaria General Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Página 11 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad Tarea Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Punto de Control Responsable Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Jefe Oficina Asesora Jurídica personería jurídica especial, en el Formato AJ-RE-P01-F03 11.2 Si es un recurso de reposición o una revocatoria directa, revisar y aprobar la comunicación 11.3 Sí el solicitante se presenta personalmente, se le notifica a través del oficio de notificación. Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos 11.4 Firmar el oficio de notificación 11.5 Si el peticionario no se presentó dentro de los diez días siguientes a la fecha del comunicado de notificación Elaborar aviso, aplicando el Anexo 7 Y 8. Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-REP01-F05 Solicitante 11.6 Revisar y aprobar el aviso de notificación 12 Recepción de Recurso Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable 11.7 Publicar y/o enviar el aviso de notificación en cartelera del décimo piso, Carrera 8 No. 12B – 31 y en la página web, durante el término establecido en la norma. 12.1 Incluir el trámite dentro Verificar requisitos del Formato de Consecutivo de ley Si cumple de Reparto a Abogados AJaplicar tarea 13 RE-P01-F04 12.2 Recibir la comunicación de recurso de reposición o revocatoria directa. Revisar el expediente y verificar requisitos de ley Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos– Jefe Oficina Asesora Jurídica Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos Profesional asignado Grupo de Asuntos Religiosos Página 12 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. 14 Numerar el Acto Administrativo Archivar en el Expediente Notificar el Acto Que Decide Recursos 15 16 Vigente desde: 29/12/2015 Punto de Control Responsable Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignado – Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos 13.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo Recibir copia Acto y archivar en el expediente de la Entidad religiosa Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboración para notificar aplicando Tarea 11 Jefe Oficina Asesora Jurídica. Funcionario asignado– Secretaria General Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Funcionario - Grupo de Asuntos Religiosos EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO QUE APRUEBA LA INSCRIPCION Y CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL 6.4.1 No. DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de inscripción y cambio de representante legal. usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos Original de solicitud escrita manifestando la inscripción del Representante legal de la entidad religiosa con personería jurídica especial o extendida. Fotocopia del documento de identificación. Original del Acta de designación como Representante legal Actividad 1 Recibir La Solicitud 2 Transferir y actualizar 3 Asignar Responsable 4 Tarea 13.1 Elaborar Acto administrativo mediante la cual se decide, aplicando el Anexo 10. Incluir el trámite dentro del Formato de Elaborar y Aprobar Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-REel acto P01-F05 13 6.4 Actividad Versión: 7 Transferir a Responsables Tarea Recibir la solicitud en Anexo 20 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa Transferir y actualizar control de manual o en el módulo SIGOB Recibir y asignar funcionario responsable aplicando el Formato de Consecutivo de Reparto a Abogados. AJ-RE-P01-F04 Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentación requisito por el SIGOB módulo de correspondencia Punto de Control Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Secretaria –Oficina Asesora Jurídica Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Página 13 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Actividad Tarea Punto de Control Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable 5.1. Revisar y verificar el Si no cumple con contenido de solicitud y de los requisitos los documentos adjuntos aplicar tarea 6 Verificar requisitos frente a los requisitos legales. Si cumple aplicar tarea 9 Elaborar comunicación dirigida al Revisar el peticionario de la revisión de contenido del acto requisitos y explicación de las de fondo y de Solicitar observaciones solicitando cumplir. forma. Si cumple Cumplimiento de Incluir el trámite dentro del da visto bueno Si Requisitos Formato de Consecutivo de no cumple se relación de trámites para revisión devuelve al AJ-RE-P01-F05 responsable Profesional asignadoGrupo de Asuntos Religiosos Revisar y aprobar comunicación Jefe Oficina Asesora Jurídico Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Revisar y aprobar la comunicación Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, Elaborar sobre aplicando el procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias. Elaborar proyecto de comunicación, donde se comunica al Representante la inscripción y cambio en el Registro Público representación Elaborar y Aprobar legal aplicando el Anexo 20. Comunicación Incluir el trámite dentro del Formato de Consecutivo de relación de trámites para revisión AJ-RE-P01-F05 Revisar y aprobar comunicación Revisar y aprobar la comunicación Elaborar sobre para envío por Elaborar Sobre correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida Recibir copia y archivar en el Archivar en el expediente copia de acto Expediente administrativo Registrar en Actualizar datos de la Entidad Registro Público Religiosa en el Registro Público De Entidades de entidades Religiosas en Religiosas Formato AJ-RE-P02-F03. Mantener actualizado el registro en la herramienta BPM, la Oficina Publicar en Pagina de Información Pública toma la Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable Profesional asignadoCoordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Profesional asignado – Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Jefe Oficina Asesora Jurídico Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria del Grupo de Asuntos Religiosos Página 14 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. 6.5 Actividad Tarea Punto de Control Web información del mis y lo publica en la Página Web Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS ENTIDADES RELIGIOSAS 6.5.1 DOCUMENTO REQUISITO Solicitud de expedición del certificado de existencia y representación legal de las entidades religiosas, la cual debe contener como mínimo la Identificación del peticionario, el nombre de la iglesia y/o número de resolución de reconocimiento, dirección de correspondencia o nombre de quien reclama el certificado, dirección electrónica (Opcional) y teléfonos (Opcional). No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable Recepcionar la solicitud y/o aperturar el sobre recibido de la empresa de envíos del correo postal, radicar en el aplicativo SIGOB, transferir por el aplicativo SIGOB al responsable en la Oficina Asesora Jurídica y remitir el documento en físico. 1 Recepcionar la solicitud 2 Recepcionar y direccionar al responsable 3 4 Recibir solicitud Ingresar al correo mesadeentrada@mininterior.gov. co, imprimir primera hora, escanear y radicar en el Aplicativo SIGOB. Bajar archivos adjuntos por el solicitante y subir al SIGOB transferir al responsable en la OAJ por el SIGOB y remitir los documentos en físico. Recibir solicitud proveniente de correspondencia y direccionar al responsable de efectuar el trámite Una vez recibe la solicitud la Anexo 25. remite al funcionario responsable Consecutivo de de alimentar el Anexo 25. reparto. Consecutivo de reparto, quien le devuelve la misma para que continúe con el trámite. 1. Ingresa a la página web del ministerio o a la dirección asuntosreligiosos.mininter io.gov.co y da clic en el botón “Certificados Funcionario –contratista Grupo de Correspondencia Secretaria – Oficina Asesora Jurídica. Secretaria y Técnico Administrativo – Grupo del de Asuntos Religiosos Secretaria y Técnico Administrativo – Grupo del de Asuntos Religiosos Página 15 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS No. Actividad Expedir certificado 5 6 7 8 Remitir Certificados para entrega personal Dar cierre a la solicitud en el cuadro de control Entregar Certificación Archivar Certificación Tarea Punto de Control Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Responsable Entidades Religiosas”. 2. En el buscador digita el nombre de la entidad o el número de resolución establecido en la solicitud, selecciona el mismo. 3. Diligencia los campos de nombre completo (con su nombre y número de radicado de la solicitud correspondiente) y de correo electrónico (con el correo electrónico institucional). 4. Ingresa a su correo electrónico institucional y guarda el certificado expedido totalmente en línea. Remitir certificados en físico al Grupo de Servicio al Ciudadano para su entrega personal al solicitante Nota: En planilla física se lleva el control de las certificaciones para informar al solicitante. Diligencia el Anexo 25. Consecutivo de reparto, incluyendo la fecha en la que la certificación sale de la OAJ Enviar documento a través de correo certificado o correo electrónico al solicitante. Entregar documento personalmente en el punto de atención al ciudadano. Archivar copia de certificación en Expediente Planilla de control Secretaria - Grupo de de recibo y entrega Asuntos Religiosos de certificados Anexo 25. Consecutivo de reparto Secretaria – Grupo Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Secretaria – Grupo Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos Grupo de servicio al ciudadano Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos 7. REGISTROS Solicitud de reconocimiento personería jurídica especial de entidad religiosa Consecutivo expediente reconocimiento personería jurídica especial Oficio comunicación de observaciones Acto administrativo ordena archivo Oficio de Citación para Notificación Notificación por aviso remitido a dirección o correo electrónico Notificación por aviso en lugar de acceso al público y página web Página 16 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Acto administrativo de reconocimiento e inscripción de personería jurídica especial Acto administrativo que decide recursos Registro Público de Entidades Religiosas Solicitud de reconocimiento de Personería Jurídica extendida de las Personerías Jurídicas Especiales Consecutivo expediente de extensión de personería jurídica especial Acto Administrativo que extiende los efectos de personería jurídica especial Acto Administrativo de cesación de efectos jurídicos de una resolución y reconocimiento de personería jurídica especial Solicitud de Aprobación y registro de Reformas Estatutarias de Entidades Religiosas con personería jurídica especial o extendida Acto de modificación de estatutos Solicitud de Inscripción de cambio de representante legal de una entidad religiosa Comunicación cambio de representante legal Solicitud expedición del Certificado de Existencia y Representación Legal de una entidad religiosa Consecutivo de solicitud de certificaciones Certificación de inscripción de Personería Especial Certificación de inscripción de Personería extendida Acto administrativo de corrección de una resolución Consecutivo de relación de trámites por abogado Consecutivo de reparto a abogados Control de entrega de carpetas del archivo REGISTRO Informe PQRS RESPONSABLE Jefe de Oficina Asesora Jurídica Informe Plan de Acción Jefe de Oficina Asesora Jurídica Informe Producto no Jefe de Oficina Asesora Conforme Jurídica FRECUENCIA Trimestral UBICACIÓN TRD RE-0424 Trimestral TRD RE-0424 Datos de Operación de Jefe de Oficina Asesora los Tramites y servicios Jurídica Trimestral Trimestral TRD RE-0424 TRD RE-0424 8. ANEXOS Anexo No. 1. Solicitud de reconocimiento personería jurídica especial de entidad religiosa. Anexo No. 2. AJ-RE-P01-F01. Consecutivo solicitudes de reconocimiento de personerías especiales de entidades religiosas. Anexo No. 3. Oficio comunicación de observaciones. Anexo No. 4. Acto administrativo ordena archivo de una solicitud de personería jurídica. Anexo No. 5. Oficio de citación para notificación personal Anexo No. 6. Notificación Personal Anexo No. 7. Notificación por Aviso en lugar de acceso al público y página web Anexo No. 8. Notificación por aviso remitido a dirección o correo electrónico Anexo No. 9. Acto administrativo de reconocimiento de personería jurídica especial Anexo No. 10. Acto administrativo que resuelve un recurso de reposición Anexo No. 11. AJ-RE-P-01-F02 Registro público de entidades religiosas con personería jurídica. Anexo No. 12. Solicitud de extensión efectos jurídicos de las Personerías Jurídicas Especiales Anexo No. 13. AJ-RE-P-01-F03 Consecutivo solicitudes de extensión de personerías especiales. Página 17 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Anexo No. 14. Acto Administrativo de cesación de efectos jurídicos de una resolución y reconocimiento de personería jurídica especial Anexo No. 15. Acto Administrativo de extensión de los efectos jurídicos de una personería jurídica especial. Anexo No. 16. Solicitud de Aprobación y registro de Reformas Estatutarias de Entidades Religiosas con personería jurídica especial o extendida Anexo No. 17. Acto administrativo por la cual se aprueba reforma de estatutos de la entidad religiosa Anexo No. 18. Solicitud de Inscripción de cambio de representante legal de una entidad religiosa. Anexo No. 19. Oficio de inscripción de representante legal Anexo No. 20. Solicitud expedición del Certificado de Existencia y Representación Legal de una entidad religiosa. Anexo No. 21. Certificación Personería Jurídica Especial. Anexo No. 22. Certificación de inscripción de Personería Extendida. Anexo No. 23. Acto Administrativo de corrección de una resolución. Anexo No. 24. AJ-RE-P-02-F-04 Relación de trámites para revisión. Anexo No. 25. AJ-RE-P-02-F-05 Reparto de solicitudes Anexo No. 26. AJ-RE-P-02-F-06 Control de solicitudes de certificaciones Anexo No. 27. AJ-RE-P-02-F-07 Control de entrega de expedientes del archivo. Anexo No. 28. Actas de entrega de documentos. 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 18/08/2009 10/11/2010 29/12/2012 27/03/2012 19/06/2013 CAMBIO Actualización de los tramites inscripción, certificación y documentación de los tramites, modificación de estatutos y cambio de representante legal del tema Entidades Extranjeras, de conformidad con la Resolución 1512 de 2009 y normatividad vigente. Se cambió el formato y la versión del sistema Se ajusta por modificación de estructura organizacional establecida en el decreto 2893 de agosto de 2011 a la Oficina Asesora Jurídica y a la Guía de lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos versión 03 19/10/2011. Se adiciona el establecimiento de puntos de control, se ordenan los registros en el orden de la secuencia de las tareas, se describen los documentos requisito en coherencia con los señalados en el SUIT (Sistema único de trámites) y con los requisitos del 7.2.1. DE LA NTCGP1000:2009 Se elimina “Procedimiento para la inscripción, modificación de estatutos, cambio representante legal y certificación de entidades extranjeras sin ánimo de lucro”AJ-RE-P01 V04 del 26/12/2011, en consecuencia la numeración de este pasa de AJ-RE-P02 V04 a AJ RE P01-V05 Se modifica la versión 05 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior, así mismo se incluyen los siguientes formatos, AJ-RE-P-02-F-04 Consecutivo de relación de trámites por abogado, AJ-RE-P-02-F-05 Consecutivo de reparto a abogados, AJ-RE-P-02-F-06 Consecutivo de solicitud certificaciones, AJ-RE-P-02-F07 Control de entrega de carpetas del archivo, anexo VERSIÓN Versión 02 Versión 03 Versión 04 Versión 05 Versión 06 Página 18 de19 Código: AJ-RE-P1 PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS 21/12/2015 notificación personal, anexo notificación por Aviso en lugar de acceso al público, anexo notificación por aviso remitido a dirección o correo electrónico y se eliminaron los anexos 6,7,9,11,15,19. Así mismo se modificó el procedimiento de actividades del trámite de expedición del certificado de existencia y representación legal en las entidades religiosas. Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior, así mismo se actualiza el contenido del procedimiento y todos sus formatos. Elaboró Firma Revisó y Aprobó Firma ____________________ Lorena Ríos Cuellar Coordinadora Grupo de Asuntos Religiosos ____________________ Gabriel Cera Cantillo Jefe de Oficina Asesora Jurídica Versión: 7 Vigente desde: 29/12/2015 Versión 07 Archivar en: 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo - Proceso Gestión de Asuntos Jurídicos Subproceso de Asuntos Religiosos No Católicos Página 19 de19