Técnicas de Redacción Profesora Rosalía Ríos El Informe. ¿Qué es un informe? Un informe es un texto en el que se exponen hechos o datos comprobables sobre una persona: su capacidad, su salud, su experiencia profesional..., o sobre asuntos de la vida diaria; su finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita. (Alfonso D’ Santiago) El informe escrito, es la representación escrita de hechos o investigaciones realizadas. Se elabora con mucha frecuencia en las empresas comerciales y estatales. También se dice que son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen en la toma de decisiones. Uso y Propósito del informe. Generalmente el autor de un informe se dirige a un destinatario, individual o colectivo, que ha de valorar la información recibida con el fin de tomar una decisión o actuar en determinado sentido. El lenguaje se caracteriza por su lenguaje claro, conciso y objetivo. Cuando el autor incluye valoraciones u opiniones personales, debe distinguirlas claramente de los hechos objetivos. El uso y el propósito de los informes, básicamente se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por algún ente de la organización en un futuro inmediato (días, semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del futuro pero que no se conoce con exactitud para la correcta toma de decisiones. No todos los informes cumplen el mismo propósito, pero si el mismo uso. El uso será siempre igual, ayudar en la toma de decisiones, dado que los informes están condicionados como se dijo anteriormente a la transmisión de una determinada información para su posterior análisis, pero de ahí nace el propósito de la transmisión de la información. Características En un informe se aprecian las siguientes características: - Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles soluciones. Casi siempre se dirige a un superior jerárquico. Puede ser de diverso tamaño o contenido (largo, mediano, corto). Es de carácter interno. Puede ir acompañado de anexos: cuadros, fotografías, dibujos, mapas, planes. Además debe reflejar: 1 - Veracidad Exactitud Credibilidad Actualidad Sencillez Concisión Ajeno de exageraciones Libre de ampulosidades Los informes se clasifican por la materia que abarcan (según Peña Cabrera), en: • Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de «memorias científicas». • Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, etc.; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica. • De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura. • Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta a los dos destinatarios. • Por la extensión que tienen pueden ser: - Breves - Extensos Informes Breves: No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora. Informes Extensos. Son aquellos informes que exceden las 10 cuartillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos. • Por las características textuales se clasifican en: - Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, de interpretación o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier. - Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” Se denominan también propuesta o proyecto. - Persuasivos: pretenden “convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe.”proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría). 2 La Importancia del Informe El informe es de mucha utilidad en las empresas privadas o gubernamentales, en las instituciones culturales o educativas, en los centros de investigación, organizaciones sindicales, en fin en todo centro o institución que requiera una comunicación fluida que mejora su funcionamiento, ya que hace que más personas tengan la misma información en el mismo momento. El informe es el resultado final de la investigación comercial que se entregará al cliente, debe haber sido redactado teniendo en cuenta tanto los objetivos generales del estudio, como la utilidad de la investigación para el cliente. Causas: • Es el único resultado tangible de la investigación comercial. • La investigación será juzgada en función de la utilidad del informe para el cliente • El informe debe ser presentado oralmente y por escrito, se debe conseguir una buena valoración del mismo en ambos casos • La comparación de otros estudios o incluso la imagen de la empresa de investigación comercial, se verá condicionada por la valoración del informe. Elementos que Conforman un Informe. El informe deberá presentar de una manera atractiva y deberá consistir, por lo menos de las partes y secuencias siguientes: Portada .El título u objetivo del estudio deberá ser completamente descriptivo, pero conciso y presentando con un gran fondo blanco. A algunas autoridades les agrada añadir un mensaje en esta página. Se permite, si el mensaje es corto. En realidad, éste es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a aquellas personas que ayudaron valiosamente a hacer el estudio. Contenido. Deberán listarse las diferentes partes del informe, ilustraciones y características especiales señalando el número de la página para referencias fácil. Presentación del problema. De preferencia en una página aparte, en que se dé explicación concisa de la razón para el estudio, sus objetivos y alcance. Ésta debe ir redactada con cuidado. El ejecutivo que va a leerla tienen otros muchos problemas que requieren su atención. Su redacción en este momento pude tener un importante significado en la acogida que dé al informe. Resumen. Estará designado para el lector ejecutivo que quiere que los puntos esenciales del relato penetren con rapidez en los resultados del estudio. Indique primero las conclusiones de mayor importancia. Numérelas. Haga resaltar los puntos esenciales. Afirme sus recomendaciones principales, porqué deben adoptarse y cuál será su costo. Continúe con las recomendaciones menos importantes. Si algunas de las recomendaciones son de tal naturaleza que el supervisor pudo adoptarlas durante e curso del estudio y así lo hizo, mencione este hecho. 3 Cuerpo Principal del Informe. Éste es el detalle en apoyo de las conclusiones y recomendaciones. Establece los hechos y la lógica del estudio que el lector cuidadoso podrá observar para estar de acuerdo con el análisis. Crédito. Si no se incluyó una línea de crédito en la página titular, éste es el lugar para hacerlo. Sea generoso, pero no florido. Apéndice. En esta sección deberá colocarse una copia del procedimiento, si éste se preparó con anterioridad a la presentación del informe. De ésta manera, el analista muchas veces puede obtener la aprobación del ejecutivo en la política y procedimientos mientras los hechos del estudio están frescos en su memoria. Informe general Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos archivo, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten verlos una vez y otra y cuantas veces sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre su contenido, con miras a tomar una decisión. Las decisiones de hoy se toman en función de variables mas complejas y numerosas, son los informes, o mejor dicho, los informantes, lo que tienen la responsabilidad de investigar, estudiar y correlacionar esas variables para ofrecer a los gerentes, si no las soluciones, por lo menos ideas y elementos de juicio para actuar con sensatez. Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico. Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas. Estructura Introducción: expone claramente las ideas que desea transmitir Desarrollo: Argumenta, ejemplifica, ilustra y refuerza Conclusión: Concluye asertivamente 4 Las conclusiones se pueden redactar de dos maneras: global o con base a incisos Estructura del Informe 1 Título 2 Para Destinatario De Autor Período Tiempo El problema 3 ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________ 4 El análisis ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________ Sugerencias 5 ______________________________________________________________________ 3 ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________ Conclusiones 6 ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________ Firma 7 ______________________________________ Fecha 8 _________________________________ 7 5 Es recomendable que la redacción de informes se haga de forma impersonal, el empleo de los verbos puede ir en tercera persona precedida de la forma pronominal se, “se observó”, se sugiere, aunque también se puede utilizar el plural de la modestia, “Observamos, sugerimos, apreciamos, pero en ningún caso el “yo”, enfático. El enfoque que se le dé al informe debe ser directo, objetivo y muy profesional. No es conveniente dejarse llevar por las emociones o personalismos. No se debe adular, mejor destaque las cualidades de la labor realizada y deje que el lector se forme su criterio. Se debe ser sobrio y no utilizar adjetivos ampulosos. Escriba enunciados cortos y con coherencia, Use vocabulario sencillo. Recuerde: Para redactar un informe debe: - Usar párrafos cortos y ordenados. - No exagerar los hechos. - Desarrollar las ideas de forma completa. - Use sinónimos para evitar la repetición de un término. - No confundir los hechos con las opiniones personales. - Aportar el mayor número de datos personales. } 6 Informe de visitas de acompañamiento y asesoría a profesores de Lengua y Literatura en centros pilotos de Transformación Educativa. A : Eneyda Oviedo Directora de Desarrollo Curricular De : Rosalía Ríos R. Analista Curricular Fecha : 26 de junio de 2007 I. Introducción Dándole cumplimiento a las tareas planificadas por esta dirección, procedimos a visitar los centros programados para este mes de junio. El objetivo de este informe es dar a conocer los logros y las dificultades encontradas al efectuar las visitas de acompañamiento y asesoría a los docentes que están implementando el nuevo currículo en los centros pilotos. II. Desarrollo Vistamos cinco centros: Institutos Nacionales Ramírez Goyena, Benjamín Zeledón, Miguel de Cervantes, Bello Horizonte y Modesto Armijos; todos en la ciudad de Managua. Durante la visita se observó que los docentes están implementando metodologías activas y planificando de acuerdo a lo orientado. En entrevista realizada con los docentes exteriorizaron que la mayor dificultad la tienen en la falta de bibliografía actualizada y que carecen de libro de textos para efectuar la comprensión lectora. Para imprimirle mayor efectividad entrevistamos a algunos estudiantes quienes manifestaron que con la implementación de este currículo, consideran que ellos están efectuando mejores aprendizajes. III. Resultados Valoramos esta visita como muy positiva tanto por la oportunidad de conocer los resultados obtenidos con la implementación de este currículo, como por la opinión vertida por los estudiantes y los docentes de los beneficios obtenidos. IV. Conclusiones El trabajo de acompañamiento y asesoría a pie de aula, permite conocer más de cerca los logros obtenidos con la implementación del nuevo currículo, de igual forma nos permite tomar decisiones y brindar asesoría. V. Sugerencias Es necesario, realizar visitas más seguidas a los centros, sobre todo a aquellos en que los docentes manifiestan más dificultades. 7