asistente administrativo

COLOMBIANA DE SALUD S.A.
MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES
CDS-CTH 8.1
Revisión 05
Febrero 2014
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (A)
NIVEL FUNCIONAL
DEPENDENCIA
OPERATIVO
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
JEFE INMEDIATO
NÚMERO DE CARGOS
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO UNO
2. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO
Brindar soporte y apoyo al desarrollo de las funciones del área administrativa y financiera y
propender por el cumplimiento de los estándares de servicio, de calidad y administrativos
definidos para el área.
3. COMPETENCIAS LABORALES
3.1. COMPETENCIAS FUNCIONALES
•
Elaborar y controlar archivo de contratos administrativos y de servicios médico asistenciales.
•
Solicitar cotizaciones a proveedores.
•
Cumplir con las responsabilidades definidas en el manual de procesos de forma precisa
adecuada
•
Cumplir con los estándares administrativos, de calidad y servicio definidos por la jefatura del
área
•
Acatar con las recomendaciones dadas por la Dirección administrativa.
•
Participar activamente en las reuniones de grupos de trabajo para el diagnostico y planes de
mejoramiento
•
Contribuir en el mantenimiento de un buen clima organizacional, en el equipo de trabajo
•
Brindar las atenciones e información que requieran los usuarios de forma cálida, amable y
empática, resolviendo satisfactoriamente sus inquietudes, dudas y problemas.
•
Brindar el apoyo necesario para las funciones de comunicación, archivo, mercadeo, atención
al público que adelanta la Dirección administrativa
•
Consolidar una agenda de trabajo y apoyar a la Dirección administrativa en su cumplimiento
•
Planear y responder por la logística de la Empresa.
•
Garantizar el uso racional y adecuado, mantenimiento de equipos, muebles y enseres de
toda la organización.
•
Mantener actualizado el inventario de activos fijos de la empresa.
•
Propender por la actualización permanente de las hojas de vida de equipos y demás
y
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COMPETENCIAS LABORALES
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documentos relacionados con la administración de los recursos físicos.
•
Organizar y velar por el cumplimiento de la agenda de auxiliar de mensajería, auxiliar de
archivo general, auxiliar de aseo y bioseguridad y auxiliar de mantenimiento.
•
Supervisar el cumplimiento de normas de bioseguridad y mantenimiento de la planta física de
cada una de las sedes.
•
Velar por el correcto mantenimiento de la planta eléctrica, telefónica, unidades odontológicas
y equipo bio-médico.
•
Responder el correcto cumplimiento de la norma para habilitación en las sedes.
•
Responder por el cumplimiento del contrato de calibración y la logística requerida para tal fin.
•
Activar y desactivar los dispositivos de seguridad.
•
Responder por el manejo de la caja menor.
•
Realizar los pedidos de almacén requeridos por el área.
•
Redactar y llevar registros de cartas, formatos, facturas y documentos en general.
•
Supervisar el cumplimiento del contrato de vigilancia y monitoreo.
•
Suministrar los informes que la Dirección Administrativa solicite.
•
Elaborar la agenda para las reuniones de los diferentes comités.
•
Verificar las encuestas de servicios generales y tomar las acciones correctivas del caso.
•
Participar en lo de su competencia en el mantenimiento y mejoramiento del Sistema de
Gestión de la Calidad.
•
Conformar y participar en los Comités y Equipos de Trabajo que establezca la Institución y
que sean acordes con la naturaleza del cargo.
•
Asistir a las reuniones y capacitaciones programadas por las áreas de Talento Humano y en
general, a aquellas programadas por las diferentes Direcciones de la Entidad.
•
Cumplir con las normas de salud ocupacional establecidas por la empresa.
•
Las demás funciones que sean solicitadas por su superior inmediato.
3.2. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
•
•
•
Orientación a resultados
Orientación al usuario
Compromiso con la organización
3.3. COMPETENCIAS
COMPORTAMENTALES
• Adaptación al cambio
• Disciplina
• Relaciones Interpersonales
• Colaboración
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Manejo de la información
Experticia técnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
4. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Administración de Correspondencia y archivos
Conocimientos en bioseguridad
Manejo de contratos administrativos, logística, servicio al cliente.
Formación en sistemas
Conocimientos contables
5. PERFIL REQUERIDO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA LABORAL
• Técnico o Tecnólogo en áreas relacionadas • Un (1) año de experiencia laboral en cargos
o afines con el cargo. Estudiante de
similares
Ciencias Económicas, Administrativas o
Contables.
Equivalencia para estudio: Un año de
experiencia en el cargo.
6. FACTORES DE RIESGO OCUPACIONAL
• Riesgo Ergonómico
ALTO
MEDIO X BAJO
• Riesgo Psicolaboral ALTO
MEDIO
BAJO X
7. EXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO OCUPACIONAL
•
Evaluación Médica. Valoración médica ocupacional con énfasis en Sistema Neuro-muscular y
Osteo-articular.
8. EXÁMENES PERIÓDICOS OCUPACIONALES
•
Valoración postural