Pensamiento Administrativo Unidad 3 Técnicas de Organización Unidad 3 Organización 3.4 TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMAS a) Estructurales: Muestra sólo la Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso aplicables de de organización acuerdo con y las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes: administrativa de la empresa. b) Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. c) Especiales: Se destaca alguna Organigramas. Manuales. Análisis de puestos. característica. 2.- Por su Área: Conocidas también como gráficas de organización estructura o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de a) Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras. b) Departamentales: Representan la una organización, que muestran las organización de un departamento o interrelaciones, sección. las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden 3.- Por su Contenido: a) Esquemáticos: Contienen sólo los clasificarse en tres: órganos principales, se elaboran para 1.-Por su Objetivo: el público, no contienen detalles. Existen tres formas de representar los b) Analíticos: Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia Más detallados y técnicos. Existen tres formas de representar los organigramas: Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. MANUALES Son documentos contienen en detallados forma y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con evitan la duplicidad y las fugas que ordenada su Ayudan a la coordinación y de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia. contenido, pueden ser: Formato e índice de los manuales De políticas, Departamentales, De bienvenida, acuerdo De organización, primaria e temas: De procedimientos, De contenido múltiple, Índice. De técnicas y Objetivos y antecedentes del De puesto. El contenido debe dividirse de Son de gran utilidad ya que: Uniforman y controlan Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración actividades, responsabilidades y funciones. Cada sección debe llevar la corrija, el de la empresa. Delimitan clasificación fecha en que se termine o cumplimiento de las funciones una manual. con del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Redacción clara, concisa y ordenada. Complementarse con gráficas. Manuales departamentales Manuales de organización Explican importantes los de detalles la más organización; generalmente incluyen: Contienen: 1. Objetivos de que se trate y, los de sus la organización. secciones básicas. Glosario de 2. Políticas y normas generales de términos y del y departamental. generales de la 4. Reglamentación aspectos organización. Políticas generales. Glosario de Nombres de de de los coordinación interdepartamental. términos administrativos. áreas o departamentos y puestos. Procedimientos de 5. Análisis de puestos. 6. Gráficas de proceso, y de flujo. Ventajas: organización. empresa 3. Carta de organización general Contienen: Objetivos la departamento correspondiente. utilizados. la Finalidad de cada elemento de Declaración de funciones. de empresa, los del departamento generales Responsabilidades de los altos Describen el funcionamiento de un departamento. Se emplean para dar niveles. instrucciones Funciones. departamento. Cartas de organización. Presentan el flujo de trabajo. Descripción de puestos. Delimitan Introducción y objetivos del actividades manual. responsabilidades. Historia de la empresa. en el funciones, y Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento. Manuales interdepartamentales manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información: Comprenden a departamentos del proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribución de la todos los de la Describen los procedimientos y Existen dichos departamentos. flujo de Gráfica de flujo de Gráficas esquemáticas de flujo. Gráfica de ubicación de equipo. También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Gráfica de flujo de formas. En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos: (O) Un círculo: que significa operación. Se dice que hay Los diagramas de procedimiento operación cuando algo está permiten: siendo creado, cambiando o añadiendo, es decir, cuando se Una mayor simplificación del modifican las características trabajo. tipos operaciones. Diagramas de procedimiento o de diversos diagramas de procedimiento. las relaciones que abarcan operación, planta. organización. alguna combinándola con otra parte Son similares, en su contenido, a los Mejorar de ese algo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la Un rectángulo: que secuencia de las operaciones significa inspección. Cuando para algo es revisado, verificado o física. una mejor circulación inspeccionado, sin ser alterado 2. Determinar en sus características. analíticas (--->) Una flecha hacia la derecha: que significa acto de mover de un lugar a otro. Media elipse: significa espera o demora, Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que También algo acontezca. se le almacenamiento o llama Almacenamiento. Cuando se almacena o archiva algo para guardado con carácter definitivo. Secuencia 4. Hacer una lista de la forma en 5. Establecer diagrama elaborar elaboración de conveniente un de un procedimiento es seguir en forma ordenada la siguiente secuencia. 1. Escoger el procedimiento por realizar. procedimiento 6. Presentar la proposición. 7. Obtener la aprobación. 8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. el nuevo procedimiento. 10. Observar el procedimiento implantado. 11. Preparar una guía de adelantos logrados. para la el más factible. 12. Llevar registros adecuados de realización. diagrama de procedimiento Para que 3. Analizar el trabajo. 9. Implantar (Triangulo: ser adecuadas habrán d de utilizarse. archivo temporal. técnicas que se va a realizar el trabajo. las Carta de distribución del trabajo o de actividades A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. forma de carta de distribución de actividades. Ventajas: 4. Se Define la naturaleza de los trabajos y departamentos de los a que corresponden. Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. Normaliza y estandariza procedimientos. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad. un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: o actividades que realiza cada persona. 2. Se hace una lista de las funciones que corresponden a ese grupo o sección. información con la observación y la entrevista. 5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. 6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. 7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. EL ANÁLISIS DE PUESTOS por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la 1. Se elabora una lista de los grandes la La técnica del análisis de puestos, elaborar deberes complementa Analizar significa "separar y ordenar. Formulación Para 3. Se vacían dichas listas en la gramática. Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 2. Cómo ordenar dichos datos. 3. Cómo consignar los mismos. El 2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa análisis comprende: La que sea posible descripción del puesto, o sea la 3) La descripción específica, donde determinación técnica de lo que el se trabajador la estimación aproximada del tiempo especificación del puesto, o sea la que requiere. Estas operaciones se enunciación precisa de lo que el clasifican trabajador periódicas y eventuales. debe hacer, y requiere para desempeñarlo con eficiencia. contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; df) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos. operación, en: con permanentes, requisitos que deben llenar quien 1) El encabezado o identificación, que cada En la especificación se ponen los En la descripción distingue: . detalla ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos Bibliografía: Idalberto Chiavenato, Introducción a la Administración (2003) Mc graw Hill, pg. 370