UT SIGDEA PLUS 2015 Bogota D.C. Junio 3 de 2015 Señores Comité de evaluación PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN E.S.D Asunto: Observaciones a la evaluación Referencia: Licitación Pública No. 03 de 2015 Objeto: “CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN” Respetados señores, Por medio de la presente nos permitimos hacer las siguientes observaciones al informe de evaluación del proceso de la referencia: 1. El proponente Carvajal Tecnología y Servicios SAS ante el requerimiento expreso de la PGN de precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto del proceso contractual mediante la entrega de los catálogos del SIGDEA, requerimiento que se muestra a continuación: Catálogos El proponente deberá suministrar los catálogos correspondientes a la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, los cuales se requieren para precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto de este proceso contractual. Dichos catálogos deberán estar en idioma español. El oferente debe indicar el número de la página del catálogo donde se puede verificar la información, la que además deberá ser resaltada o subrayada en el catálogo. Entrego en los folios 134 a 143 de su propuesta información del software “ON base”, información con la cual no es posible precisar ni soportar las características técnicas del producto ofrecido a la PGN y para el cual la PGN definió más de 450 requerimientos sobre los siguientes temas: “Especificaciones funcionales - Generalidades básicas c. Generalidades para gestión documental Gestión de correspondencia Correspondencia – Radicación Correo electrónico: Ley 527 de 1999 – Ciclo de Vida del correo como documento del SIGDEA Digitalización: Armonizar con lineamiento de digitalización AGN Gestión de archivo UT SIGDEA PLUS 2015 Motor de Gestión de negocios (BPM) C Modelador de procesos, flujos documentales y trámites Integración Servicio de radicación desde y hacia otras aplicaciones de la PGN Editor de formatos electrónicos Búsquedas Visor Indexación Reportes Indicadores de gestión y análisis estadístico Administración centralizada Seguridad d. Especificaciones técnica” En la información entregada en los mencionados folios no es posible observar funcionalidad para soportar los siguientes aspectos: 2. Gestión de correspondencia Correspondencia – Radicación Correo electrónico: Ley 527 de 1999 – Ciclo de Vida del correo como documento del SIGDEA Gestión de archivo: Manejo de TRD, manejo de trasferencias y prestamos Modelador de procesos, flujos documentales y trámites Servicio de radicación desde y hacia otras aplicaciones de la PGN Editor de formatos electrónicos Búsquedas Los contratos relacionados por el proponente Carvajal Tecnología y Servicios SAS en el “FORMATO 4 – EXPERIENCIA RELACIONADA” no cumplen con el requerimiento de la PGN de que a través de las certificaciones presentadas se acredite experiencia en actividades de asesoría, licenciamiento de software, implementación y servicios conexos. Lo anterior, debido a que en los contratos relacionados por el proponente, en ninguno de ellos está incluida la actividad de Licenciamiento de software, aspecto que se observa en el hecho de que los contratos No. 1 y No 2 con el Banco Agrario y con el Fondo Nacional del Ahorro son contratos de outsourcing , el Contrato No. 3 corresponde a la instalación, capacitación, puesta en operación y soporte técnico de una plataforma tecnológica para un proceso de inscripciones y el Contrato No. 4 tiene que ver con el alquiler de dispositivos móviles. El requerimiento que hace la PGN se muestra a continuación: “…la experiencia se verificará sobre contratos terminados o en ejecución, para lo cual el proponente debe evidenciar o acreditar hasta cuatro (4) contratos, celebrados con entidades públicas o privadas, cuyo objeto sea igual o similar al del presente proceso de selección y cuya sumatoria corresponda al valor del presupuesto oficial de CUATRO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS CON CUARENTA Y SEIS CENTAVOS ($4.333.240.439.46) incluido IVA, equivalente a 6.724,97 salarios mínimos legales mensuales vigentes para el presente año. Se entienden por procesos similares aquellos que involucran las siguientes actividades: asesoría, licénciamiento, UT SIGDEA PLUS 2015 implementación y servicios conexos relacionados con procesos de gestión documental. Estas actividades podrán ser definidas con cualquiera de los siguientes términos: • Asesoría: Asesora miento, análisis, diseño, modela miento, levantamiento de procesos y/o de requerimientos, diagnóstico, consultoría, automatización • • • Licénciamiento: comprar, adquirir, suministrar o proveer licencias Implementación: Desarrollo, puesta en producción, instalación, puesta en funcionamiento, implantación, montaje, parametrización, configuración, sistematización Servicios conexos: capacitación, garantía, soporte, mantenimiento, servicios relacionados con procesos de gestión documental. Teniendo en cuenta que la Entidad requiere que los proponentes acrediten su experiencia con hasta cuatro (4) contratos, se acepta que las actividades anteriormente descritas se hayan realizado, todas en un solo contrato o que cada uno de ellos, contenga una actividad. En todo caso, se debe acreditar la experiencia en todas las actividades descritas. Para el efecto, en el anexo de experiencia, el proponente debe indicar el alcance del objeto y las actividades que comprende el mismo”. 3. El contrato No. 4 relacionado por el proponente Carvajal Tecnología y Servicios SAS en el “FORMATO 4 – EXPERIENCIA RELACIONADA”, contrato realizado con La FIDUCIARIA BOGOTÁ, no cumplen con el requerimiento de la PGN de que los contratos tengan un objeto igual o similar al del presente proceso de selección. En el objeto de este contrato, que se presenta a continuación, se observa que este es un contrato de alquiler de infraestructura más específicamente de dispositivos móviles de captura, objeto que poco o nada tiene que ver con proveer una solución integral de gestión documental: Agradecemos la atención prestada Atentamente, OSCAR HUBERTO VALENCIA UT SIGDEA PLUS 2015 Representante legal