PERSPECTIVA MANAGEMENT PLAN&PLAY ALCANZANDO LA MADUREZ EN GESTIÓN ¿QUÉ ES? Transcurría octubre del 2008, que había empezado como año de la rata según el horóscopo chino y había seguido con la asunción de Raúl Castro en Cuba y la elección de Obama en EE.UU. En Argentina, las retenciones móviles eran el tema de tapa de todos los diarios. Mientras tanto, en Pragma, tomando en cuenta el mundo convulsionado y pensando en oportunidades de mejora, se finalizaba el primer assesment Plan&Play, lanzado con el fin de ayudar a las empresas a medir y mejorar su estándar en gestión. P&P es un modelo de madurez en prácticas de gestión de proyectos, programas y portafolios. Existen más de 30 modelos de madurez en gestión, conocidos y extendidos en el mercado. Todos los modelos contienen recomendaciones o mejores prácticas que permiten evaluar el estado actual y facilitan un camino de mejora hacia un mayor nivel de madurez. El diferencial de P&P es que logra una evaluación simple y rápida y es trazable con los principales modelos de referencia. EVOLUCIÓN pág. junio 2012 46 Plan&Play (P&P) se transformó no solo en una herramienta de diagnóstico, sino también de mejora continua, ya que algunas compañías se concentraron en trazar los senderos y ponerlos en marcha, ayudando a la organización en su evolución en la gestión. Hoy, cuatro años después, P&P es una herramienta utilizada en nuestros clientes con el fin de mejorar su operación en la gestión de proyectos, en organizaciones con o sin oficinas de proyectos (PMO) y cuenta con certificación ISO 9001. 28 clientes evaluados 65 evaluaciones en tres años PERSPECTIVA PLAN&PLAY ES UN SERVICIO ELABORADO POR PRAGMA CONSULTORES PARA EVALUAR LA MADUREZ ORGANIZACIONAL A PARTIR DE MODELOS RECONOCIDOS INTERNACIONALMENTE. Por Jorge Sapirstein, Pragma Consultores Argentina PRIMEROS PASOS pág. 47 junio 2012 A partir del diagnóstico, y en conjunto con la organización, se traza un sendero de mejora que tiene como consideración ser independiente de la metodología de gestión en uso. Es decir, puede ser cualquier estándar de metodología, o alguna propia de la organización. Por lo tanto, P&P es aplicable en varios contextos: revisión de madurez, complemento de servicios de PM o PMO, mejora de la gestión, estandarización o elaboración de la metodología. Generalmente, es importante tener una primera reunión de nivelación para acordar expectativas, y luego agendar las entrevistas de evaluación. El informe de diagnóstico final incluye los senderos de mejora acordados a seguir, quedando a criterio de la organización la ejecución de estas mejoras, que generalmente se encuentran en el alcance de “Quick Wins” para ser llevados a cabo en plazos reducidos. Como buena práctica, es conveniente a los seis meses, luego de implementados los senderos, volver a realizar una evaluación y “medir” la evolución, como parte del proceso de mejora continua. PERSPECTIVA MANAGEMENT 50% es la adhesión promedio a las prácticas por parte de todas las organizaciones participantes. Alcance, Comunicaciones, Integración y Calidad son las áreas del diagnóstico que tienen este porcentaje de adherencia en el benchmark VENTAJAS DIFERENCIALES Muchos cliente ven P&P como una forma de autoevaluarse y de que áreas usuarias evalúen su gestión dentro de los procesos internos de la compañía. Las PMOs interactúan todo el tiempo con clientes internos, y si una visión externa les aporta información sobre su gestión, los ayuda a revisar y a diagnosticar su servicio interno. Un valor fundamental es que permite realizar un benchmarking para medir la temperatura con respecto al mercado o a la industria en particular. Esta comparativa se realiza teniendo en cuenta el track record de evaluaciones realizadas en los últimos años. pág. junio 2012 48 En P&P hemos desarrollado un modelo que busca mejoras en la implantación de prácticas de gestión en la organización, planteando objetivos de gestión de proyectos y de programas como pasos necesarios y fundamentales para la conformación de portafolios. Apostamos a una gestión efectiva como componente esencial para el éxito de nuestros clientes. Y creemos en la mejora contínua como camino a la excelencia. Porque gestionar es fundamental. Pero mejorar, también. 6 compañías con más de una evaluación realizada (luego de ejecutar un proceso de mejora) 4 horas es el tiempo máximo que demanda cada entrevista de diagnóstico