El Valor de las Oficinas de Proyectos en las Organizaciones 2016 Midiendo el impacto de la Madurez en Gestión de Proyectos Agosto, 2016 Motivación Para ayudar a los ejecutivos en esta decisión, por cuarto año consecutivo, el equipo de Gestión Corporativa de Proyectos de Deloitte, en conjunto con la Universidad Técnica Federico Santa María, publicamos este estudio especialmente dirigido a ellos y cuyo foco es Medir el impacto de la Madurez en Gestión de Proyectos en la performance y resultados de éstos. Aquí encontrarán información cuantitativa de este impacto y podrán descubrir por ejemplo que: ¿Sabía Ud. que las organizaciones con una alta madurez en Gestión de Proyectos desperdician 3,2 veces menos dinero que aquellas con una madurez baja? La madurez en Gestión de Proyectos es la capacidad de una organización de llevar su estrategia a la acción y es primordial para estar un paso adelante de su competencia. Esta capacidad es la que permite tomar las decisiones de inversión correctas y llevar a cabo los proyectos que aportan a los objetivos estratégicos. Pero esto es sólo una parte de la gestión exitosa de nuestras organizaciones, no basta con que el portafolio de proyectos sea el correcto, es necesario que los proyectos se ejecuten de acuerdo a las necesidades específicas de presupuesto, plazo y calidad, haciéndose cargo de los clientes y otros involucrados, tanto internos como finales. Todo lo anterior posiblemente parece muy obvio, sin embargo, muchos ejecutivos no ven el valor de invertir en desarrollar esta capacidad y se preguntan, ¿Por qué debo invertir en entrenamiento, metodologías, herramientas, etc. para la gestión de proyectos, si ello no es parte de mi negocio? Bueno, la respuesta es que sí es parte del negocio, probablemente no del negocio de hoy, pero si del negocio futuro en el que la organización quiere estar. 2 • En las organizaciones con alta madurez, el 91 % de los proyectos tienen una performance alta, en cambio en las de baja madurez, un 61% de los proyectos tienen performance baja. • Las organizaciones con alta madurez logran que el 91% de los clientes de sus proyectos estén satisfechos, mientras que sólo el 23% está satisfecho en las de baja madurez. • En las organizaciones con alta madurez, el 91% de los productos o servicios resultantes de los proyectos es utilizado siempre o casi siempre, mientras que en las de baja madurez, esto ocurre sólo en un 45% de los casos. Estos resultados son la base para tomar mejores decisiones en este ámbito y son parte de un trabajo más amplio. El estudio provee mucha más información y herramientas, identificando los factores más significativos para incrementar la madurez. Este estudio se complementa con otros informes orientados a responsables de las PMOs, a los jefes de proyectos y otros relacionados con esta disciplina. Como equipo estamos orgullosos de este trabajo, porque sabemos que es un aporte concreto para mejorar el desempeño de las organizaciones, por lo que le invitamos a aprovecharlo como un factor diferenciador para Ud. y para su organización. Quiero agradecer al equipo y especialmente a todas las empresas que participan de este trabajo, pues sin su apoyo y compromiso, este estudio no sería posible. Sergio Concha Socio Deloitte Chile 03 Contenidos Marco Teórico 7 Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos 8 Performance de los Proyectos 10 Cuadro Resumen 12 I. Madurez y Performance 15 Impacto de la Madurez 16 Madurez 18 Performance 20 Propuesta para el camino de mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos 30 Midiendo el Impacto de la Madurez 33 II. Metodología Metodología 37 38 05 Marco Teórico 07 Gestión Corporativa de Proyectos Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos La Gestión Corporativa de Proyectos es la gestión sistemática de proyectos, programas y portafolios y su integración con la infraestructura de gestión de una organización para alcanzar sus objetivos estratégicos y operacionales. Midiendo el Impacto de la Madurez Niveles de Madurez La mayoría de los modelos de madurez utilizan 5 niveles, y el modelo aplicado es consistente con ello. Cada nivel tiene un nombre que trata de explicar su principal característica del nivel. Nivel Optimizado El nivel de madurez de las organizaciones en este ámbito determina el desarrollo de las capacidades de una organización (o área), para que los proyectos estén alineados con los objetivos del negocio, tanto tácticos como estratégicos. En otras palabras, la madurez en Gestión Corporativa de Proyectos promueve realizar los proyectos correctos de manera exitosa. Nivel Gestionado Existen muchos modelos de madurez y para este estudio se replica el modelo simplificado ya utilizado en versiones anteriores, el cual considera cuatro dimensiones de madurez: Nivel Repetible Metodologías: Esta dimensión se refiere a la definición de los procesos a ser aplicados en las actividades relacionadas con la gestión de portafolios y la dirección de proyectos y programas de la organización PMO: Se refiere a todas las características y atributos de la Oficina de Gestión de Proyectos Herramientas: Se refiere al uso de herramientas de software que apoyan la gestión de portafolios y la dirección de proyectos y programas Personas: Se refiere a las capacidades, habilidades, conocimientos y experiencia de los miembros de la organización respecto de la gestión de portafolios y la dirección de proyectos y programas Este modelo, en función del desarrollo y aplicación formal de prácticas en las cuatro dimensiones presentadas define 5 niveles de madurez y considera 22 variables para su cálculo. Nivel Inicial La organización conoce la importancia de la gestión de proyectos y la necesidad de desarrollar las capacidades de gestión de proyectos en la organización. No existe una aplicación sistemática de prácticas. • Prácticas no formales. • Alta dependencia de las habilidades personales e individuales. • Solo algunos proyectos tienen éxito. • Reportes de proyectos no satisfacen a los interesados. 08 La organización reconoce que se requiere definir y desarrollar un conjunto de procesos comunes. El éxito de un proyecto se repite en otros. • Diseño e inicio de la implantación de una Metodología. • Entrenamiento en Dirección de Proyecto. • Guía de Mejores Prácticas (GMP). • Plan de implementación de la GMP. • Lenguaje y entendimiento común. La organización cuenta con procesos de gestión definidos y que se aplican sistemáticamente en todos los proyectos. • Metodología adoptada y utilizada en toda la organización. • Aprobación formal de cada Fase del Ciclo de Vida. • Plan para todos los proyectos. • Reportes de proyectos estándares y utilizados. • Áreas de la Guía del PMBOK® consistentemente utilizadas: • Alcance • Calidad • Tiempo • Comunicaciones • Recursos Humanos Se reconoce que la mejora de procesos de la gestión de proyectos es necesaria para mantener una ventaja competitiva. • Comité Estratégico de Proyectos. • PMO estratégica. • Priorización de proyectos. • Carga y nivelación de Recursos. • Control de Costos y Valor Ganado. • Se agregan a las áreas de la Guía del PMBOK® consistentemente utilizadas: • Costos • Riesgos • Adquisiciones • Interesados • Integración La organización evalúa regularmente su situación, y decide las mejoras que se deben realizar. • Métricas del proceso de Dirección de Proyectos. • Agenda formal de Comité Estratégico de Proyectos con PMO. • Revisiones de la Guía de Mejores Prácticas. • Lecciones Aprendidas y m ejoramiento continuo. • Benchmarking. • Auditorías del proceso de Dirección de Proyecto. • Evaluación de Madurez OPM3®. 09 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Performance de los Proyectos Niveles de Performance La performance o rendimiento de un proyecto se mide por el resultado en relación al cumplimento de sus objetivos, y a las restricciones impuestas al proyecto por la organización. Estos factores son plazo, presupuesto, satisfacción del cliente, utilización de recursos, entre otros. Según los resultados de los factores determinantes de la performance presentados previamente, las organizaciones fueron clasificadas en cuatro niveles de performance de acuerdo a los resultados de sus proyectos: En el contexto de este estudio, la performance se mide en base a indicadores relacionados con: Alta Media Alta Satisfacción del cliente Media Baja Presupuesto Baja Plazo Se consideran estos aspectos ya que resultan más fáciles de medir en una encuesta, y se correlacionan con la aplicación de metodologías y prácticas de gestión de proyectos, programas o portafolios. Porcentaje promedio de sobretiempos Porcentaje de proyectos que terminan dentro del plazo Porcentaje promedio de sobrecostos Porcentaje de proyectos que terminan dentro del presupuesto Resultados del proceso de medición de la satisfacción Uso de de los clientes Existencia productos de Proceso o servicios de medición desarrollados de satisfacción por los proyectos de clientes gestionados por la PMO Corresponde al nivel más bajo de esta clasificación, donde se agrupan las organizaciones con menor cantidad de proyectos dentro del plazo y presupuesto, mayor promedio de sobrecostos (50%) y sobretiempos (57%), nula o escasa presencia de un proceso de satisfacción de clientes, menor satisfacción de clientes, menor uso por parte de los clientes del producto o servicio entregado a través de los proyectos gestionados. Corresponde al nivel medio bajo, donde se encuentran las empresas con un promedio del 25% en sobrecostos y un 28% en sobretiempos. Presencia de un proceso de medición para la satisfacción de clientes, obteniendo un 25% de los clientes satisfechos. Corresponde al nivel media alta, donde se agrupan las organizaciones con un promedio 17% en sobrecostos y un promedio de 14% sobretiempo en los proyectos. Resultados del proceso de medición de los clientes en un 49% de clientes satisfechos. Corresponde al nivel más alto, donde se encuentran las oficinas con mayor cantidad de proyectos dentro del plazo y presupuesto, menor promedio de sobrecostos (4%) y sobretiempos (4%), existencia de un proceso de medición de satisfacción de clientes y mayor satisfacción de estos (64%), conjuntamente con un mayor uso por parte de los clientes del producto o servicio entregado a través del proyecto. Factores que determinan la performance 10 11 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Cuadro Resumen: Impacto de la Madurez Madurez Proyectos El 7% de las PMO tiene un nivel de madurez alta lo que lleva a que el 91% de sus proyectos alcance una alta performance. 91% Alta performance Madurez Alta 7% de PMOs : 69% Baja performance Madurez Media 80% de PMOs 61% Baja performance Madurez Baja 13% de PMOs Niveles de Madurez en la muestra Madurez 12 Medio Inicial Repetible Definida 13% 55% 26% Gestionada 6% Alto Gestionada 13 I. Madurez y Performance 15 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Impacto de la Madurez Madurez en relación a las dimensiones de performance. menta ras au Mient urez la Mad MO… de la P Madurez total Ámbito de Contribución t ta la Sa Aumen Ámbito de contribución de la Gestión Corporativa de Proyectos. ntes los Clie Clientes Satisfechos Objetivo: Agregar valor a la organización, llevándola hacia la excelencia en la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios de Proyectos. Visión y Misión Clientes Insatisfechos Plani cación Estrategia Organizacional Plani cación n de las ones o Operaciones aación) (Op mización) n de isfacció Gestión de Portafolio Dismi nuye Desvi ación de… Sobrecosto y Sobretiempo Los Proyectos Correctos · Gestión coordinada de la cartera para lograr as · estrategias y objetivos de la organización, acorde a su visión, misión y valores. Apoyar a las decisiones de inversión. Composición de la Cartera según Nivel de Madurez Gestión de las Operacioness (El día a día) Nuestras Prácticas y Activos para el éxito de los Proyectos Gestión Proyectos y Programas Proyectos Exitosos · Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyectos y programas para cumplir con los requisito del mismo. % Proyectos Performance alta 91% 35% 65% 69% 31% % Proyectos Performance baja 9% Alto Bajo Inicial Gestionada La tendencia indica claramente que la performance de los proyectos se incrementa a medida que el nivel de madurez de la organización crece, por lo que aquellas organizaciones que tienen internalizada una metodología estándar y los procesos, las personas idóneas y los servicios de la PMO son parte integral de la gestión corporativa, tienen una alta performance en sus proyectos. Al mismo tiempo, en dichas organizaciones, los proyectos con baja performance son muy pocos, alcanzando solo un 9%. Niveles de Madurez 16 17 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Madurez De acuerdo a este modelo, considerando la muestra de 171 encuestados, la distribución en los distintos niveles es: Formalmente, la Gestión Corporativa de Proyectos (OPM, por sus siglas en inglés) es un marco de trabajo que provee una visión holística para la gestión de proyectos, programas y portafolios de modo de lograr ejecutar la estrategia organizacional en forma consistente y predecible, permitiendo mejorar resultados y tener ventajas competitivas sostenibles para la organización. Esto se logra a través de la gestión sistemática de estos proyectos, programas y portafolios integrada con la gestión estratégica de la organización para alcanzar así sus objetivos, tanto estratégicos como operacionales. Niveles de Madurez 0% El nivel de madurez de las organizaciones en este ámbito, es el grado de desarrollo de las capacidades de la organización (o área), para lograr que sus proyectos estén alineados con los objetivos del negocio, tanto a nivel táctico como estratégico. En otras palabras, la madurez en Gestión Corporativa de Proyectos permite seleccionar proyectos alineados con la estrategia (proyectos correctos) y ejecutarlos cumpliendo con los objetivos propios de cada proyecto (proyectos exitosos) 6% 13% Para este estudio, el modelo de madurez utilizado define los siguientes niveles: 1 3 2 4 5 Inicial (N=20) 26% Repetible (N=92) Definido (N=48) N=171 Gestionado (N=11) Optimizado (N=0) Optimizado: Benchmarking Gestionado: Mejora continua 55% Un 13% de las organizaciones están en el Nivel de Madurez Inicial. En estas organizaciones reconocen la importancia de la gestión de proyectos y la necesidad de desarrollar las capacidades de gestión de proyectos en la organización, sin embargo no existe una aplicación sistemática de prácticas. En este nivel de madurez, no se cuenta con información que permita identificar las condiciones que hacen fallar a los proyectos y así trabajar sobre éstas, y tampoco es posible identificar los procesos que hayan influido en los proyectos exitosos, de modo que se puedan replicar en futuras iniciativas. Aquellas organizaciones que están en este nivel deben actuar con urgencia, llevando a cabo iniciativas de desarrollo en las cuatro dimensiones de madurez: Metodologías, PMO, Herramientas y Personas. El 55% de las organizaciones están en el Nivel Repetible. En estas organizaciones reconocen que se requiere invertir en metodología, de modo de contar con un conjunto de procesos comunes de gestión de proyectos, a ser aplicados en todos sus proyectos. También existe formalmente una PMO, aunque muchas veces sin un plan de desarrollo claro y definido. Repetible: Se reconoce el valor de los procesos Si bien estas organizaciones han avanzado, la PMO debe diseñar una estrategia para establecer la sistematización de los procesos de gestión de proyectos que agreguen valor. De acuerdo a los datos de este estudio, si la PMO permanece en este estado por más de 3 años, corre el riesgo de ser vista como una carga burocrática para las funciones de los involucrados, lo que las coloca en riesgo de perder apoyo y desaparecer. Inicial: Punto de partida 18 19 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez El Nivel de madurez Definido, queda representado por el 26% de las organizaciones. En las cuales los procesos establecidos se aplican sistemáticamente en todos los proyectos. Este es un nivel de estabilidad de las PMOs, en relación a los servicios entregados a los proyectos y en la valoración de su aporte a la organización. Sin embargo su expectativa de permanencia se podría ver amenazada por las mayores exigencias que los interesados de nivel directivo requieran respecto al desempeño de los proyectos, a los niveles de servicio y a los procesos internos de la PMO, lo que implica revisar y optimizar los servicios y funciones mediante planes de mejoras concretos. Un 6% de las organizaciones están en el Nivel Gestionado. En este nivel, se reconoce que la mejora de procesos de gestión de proyectos es necesaria para mantener una ventaja competitiva. Sin embargo deben adoptar y establecer una cultura de mejora continua, evaluar regularmente su estado, comparándose con otros (benchmarking) y decidiendo las mejoras que se deben realizar utilizando evaluaciones cuantitativas respecto del impacto de éstas en su performance. Niveles de Performance 5% 25% 28% Por último, dentro de los 171 encuestados, no se encontraron organizaciones en Nivel Optimizado. Baja (N=9) Media-Baja (N=47) N=171 Performance Media-Alta (N=72) Alta (N=43) La performance o rendimiento de los proyectos llevados a cabo por una organización, está relacionada con el cumplimento de sus objetivos en función de las restricciones impuestas al proyecto por la organización: plazo, presupuesto, satisfacción del cliente, utilización de recursos, etc. Una alta performance es fundamental en el logro de los objetivos estratégicos de la organización, ya que cualquier desviación puede causar pérdidas o costos de oportunidad. Por ejemplo, actualmente es muy importante que los productos o servicios que son el resultado de los proyectos estén a tiempo; el “time-to-market” es una ventaja competitiva en mercados cada vez más exigentes. 42% Un 33% de las organizaciones, presenta niveles de Performance Baja o Media-Baja, lo que significa que, presentan la menor proporción de proyectos dentro del plazo y presupuesto, mayor promedio de sobrecostos y sobretiempos, nula o escasa presencia de un proceso de satisfacción de clientes, menor satisfacción de clientes y un menor uso por parte de los clientes de los productos o servicios entregados a través de los proyectos gestionados. De acuerdo a esta medición, las organizaciones se clasificaron en cuatro niveles de performance: El mayor porcentaje de organizaciones, se encuentra en el nivel de Performance Media-Alta, con un 42%, donde se agrupan las organizaciones con un promedio 17% en sobrecostos y un promedio de 14% sobretiempo en los proyectos, con resultados del proceso de medición de los clientes en un 49% de clientes satisfechos. Alta Media Alta Media Baja Baja Acorde a este modelo, considerando la muestra de 171 encuestados, la distribución de la performance en los distintos niveles es la siguiente: Sólo un 25% alcanza una Performance Alta, lo que significa que tienen una mayor proporción de proyectos dentro del plazo y presupuesto, menor promedio de sobrecostos y sobretiempos, existencia de un proceso de medición de satisfacción de clientes y mayor satisfacción de estos y un mayor uso por parte de los clientes del producto o servicio entregado a través del proyecto. Lo más importante a destacar en este contexto es que: • Las organizaciones de Performance Baja desperdician 3,2 veces más dinero en proyectos, que las de Performance Alta. • En el mismo sentido, en las organizaciones de Performance Baja, los proyectos se atrasan 14,3 veces más que en las de Performance Alta. Variables de la Performance A continuación se muestran las métricas de las principales variables que componen la performance de los proyectos y los análisis correspondientes a los resultados obtenidos. 20 21 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Gestión de Costos Un 23% de los casos indica que entre un 81% y 100% de sus proyectos cumplen con el presupuesto, sin embargo, en un 39% de los casos, menos de un 60% de los proyectos cumplen con el presupuesto y más aún, en un 18% de los casos no se gestiona el presupuesto. Otro aspecto analizado en el estudio, es el rango de sobrecosto que presentan los proyectos. Los resultados se muestran en la siguiente tabla. A modo de ejemplo: el 20% de los proyectos terminan bajo el presupuesto en el 54% de las PMO. En el extremo opuesto, el 14% de los proyectos terminan con más de un 75% de sobrecostos en el 27% de las PMOs. Un ... % de los proyectos Porcentaje de proyectos dentro del presupuesto 23% 18% Entre 81% y 100% En el ...% de las PMO Terminan ... 20% bajo el presupuesto 54% 44% en el presupuesto 71% 24% con hasta un 25 % de sobrecosto 70% 19% entre un 26% y un 50% de sobrecosto 50% 13% entre un 51% y un 75% de sobrecosto 34% 14% con más de un 75% de sobrecosto 27% Entre 61% 80% 9% Presupuesto Entre 41% y 60% Sobrecosto Entre 21% y 40% Menos de 20% 11% No se gestionan los costos 20% Ejemplo 19% Asumamos que estamos en una de las organizaciones que afirma que un 19% de sus proyectos termina con un sobrecosto de entre 26% y un 50%, digamos que es un 30%. Respecto de los costos de los proyectos que son gestionados por la PMO 31% 24% ¿Valdría la pena invertir anticipadamente parte de esos 300 mil dólares en una PMO para mejorar la madurez y disminuir las desviaciones no sólo de este, sino que de toda la cartera de proyectos? 17% 11% 9% 4% Terminan bajo el presupuesto 22 Terminan en el el presupuesto Terminan con hasta un 25% de sobrecosto Terminan con sobrecosto entre un 26% y un 50% Si el presupuesto anual asignado a proyectos en esta organización es de 5 millones de dólares y asumiendo que la distribución en la cartera de proyectos es más o menos uniforme, el 19% de los proyectos representaría aproximadamente un costo de 1 millón de dólares y un sobrecosto del 30% equivaldría a 300 mil dólares adicionales. Terminan con sobrecosto entre un 51% y un 75% 4% Terminan con más de un 75% de sobrecosto No se gestionan los costos 23 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Gestión de Plazos Un 25% de los encuestados indica que entre un 81% y 100% de sus proyectos cumplen con los plazos, sin embargo, en un 41% de los casos, menos de un 60% de los proyectos cumplen con los plazos y más aún, en un 8% de los casos no se gestionan los plazos. Porcentaje de proyectos dentro del plazo Un ... % de los proyectos 25% Entre 81% y 100% 26% Entre 61% 80% Entre 41% y 60% 8% Entre 21% y 40% Menos de 20% No se gestionan los tiempos 11% También se solicitó a los participantes que señalaran el rango de sobretiempo de sus proyectos. Los resultados se muestran en la siguiente tabla. A modo de ejemplo: un 15% de los proyectos terminan antes del plazo planificado en el 56% de las PMO. En el extremo opuesto, un 12% de los proyectos terminan con más de 75% de sobretiempo en el 30% de las PMO. En el ...% de las PMO Terminan ... 15% 56% 45% 82% 19% con hasta 10% de sobretiempo 78% 18% entre 11% y 30% de sobretiempo 70% 18% entre 31% y 50% de sobretiempo 58% 14% entre 51% y 75 % de sobretiempo 43% 12% con más de 75% de sobretiempo 30% Tiempo estimado Sobretiempo acumulado Sobretiempo 21% 9% Hipótesis Respecto de los plazos de los proyectos que son gestionados por la PMO Asumiendo que estamos en una PMO que está en el 43% que afirma que el 14% de sus proyectos tiene un sobretiempo entre 51% y 75%. Digamos que para uno de esos proyectos, cuya duración planificada es de 1 año y la desviación es de un 60%, significa que el proyecto durará 19 meses. 37% ¿Cuánto deja de ganar el negocio en esos 7 meses? 15% 12% 9% Terminan antes del plazo planificado 24 11% 6% Terminana en el plazo planificado Terminanantes con hasta un 10% de sobretiempo Terminan con un sobretiempo entre un 11% y un 30% Terminan con un sobretiempo entre un 31% y un 50% Terminan con un sobretiempo entre un 51% y un 75% 7% 3% Terminan con más de un 75% de sobretiempo No se gestionan plazos 25 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Satisfacción de Clientes Satisfacción vs Madurez La aceptación de los resultados de los proyectos por parte del cliente, es una medida que se asocia a la variable de satisfacción del cliente, que representa una métrica de cumplimiento del alcance del proyecto. Si bien no es una métrica objetiva y es más bien un indicador subjetivo, permite identificar el nivel de cumplimiento de los criterios de aceptación de los productos o servicios comprometidos por los proyectos. En base a lo indicado anteriormente, se preguntó a los participantes si aplicaban algún mecanismo de medición de la satisfacción de sus clientes y el resultado obtenido es que un 81% de los casos indica que sí realiza algún proceso de medición de este aspecto, obteniendo los resultados que se presentan a continuación:. 9% 32% 19% NO 81% SI 44% Satisfactorio Muy satisfecho 25% Satisfecho Regular 5% 40% Insatisfactorio 55% 24% Muy insatisfactorio no mide la satisfacción 57% 42% 24% Regular 36% 18% 5% 4% Insatisfactorio Sobre los resultados obtenidos, un 53% indica que tiene resultados satisfactorios o muy satisfactorios en sus mediciones. Por otra parte, el 24% obtiene resultados regulares y un 4% obtiene resultados insatisfactorios. Este último segmento, en el que los resultados de los proyectos realmente no se hacen cargo de las necesidades del negocio (o lo hace parcialmente), indica una clara ineficiencia en función del logro de sus objetivos. Si se considera que los clientes de los proyectos, son los interesados que pondrán los resultados del proyecto en operación y se producirán los beneficios para el negocio, es importante tener en cuenta lo indicado en el gráfico siguiente. El cual muestra que un 91% de proyectos termina con una alta satisfacción del cliente en las organizaciones con madurez Gestionada (un 6% de la muestra) y en los casos de Madurez Definida (un 26% de la muestra), corresponde a un 66% de los proyectos. Sin embargo en el 69% restante, la satisfacción es regular o baja. Además, en términos generales, el gráfico refleja claramente que a medida que la organización es más madura, mayor es la satisfacción de los clientes de los proyectos. 26 9% 22% 6% 9% Muy satisfactorio 0% 0% Inicial (N=20) 6% Repetible (N=92) 9% Definido (N=48) 0% Gestionado (N=11) Optimizado (N=0) La PMO tiene una gran responsabilidad en este aspecto, mediante la incorporación de métricas, dándole visibilidad al desempeño de los proyectos y sus resultados, gestionando el apoyo de los interesados cuando los proyectos tienen dificultades y favoreciendo la difusión de los proyectos exitosos, que permiten reconocer el valor de la madurez y la propia PMO. Por último, es importante también conocer cuáles son los mecanismos para medir la satisfacción. El siguiente gráfico, muestra que la mayoría de las organizaciones, un 52%, utiliza las encuestas de satisfacción. Por otro lado, un 42% utiliza mecanismos indirectos como el nivel de aceptación de los entregables. Cualquiera sea el mecanismo, la medición de la satisfacción es relevante, ya que permite llevar a cabo acciones de mejora continua a partir del feedback de los clientes. 27 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Cómo se mide la satisfacción de clientes Uso de productos o resultados por los clientes 52% Realización de encuestas de satisfacción a los clientes Nivel de aceptación de entregables 42% Seguimiento de indicadores de satisfacción (reclamos, problemas) 31% Entrevistas periódicas a clientes 30% Otro Un 76% de los proyectos declara que existe una alta tasa de utilización de los productos o servicios resultados de los proyectos (siempre y casi siempre). Sin embargo, en el otro 24%, los productos o servicios no son utilizados (“a veces” o “casi nunca"), luego de ser entregados por los proyectos para su operación. En este último caso, hay una clara falta de alineamiento entre los proyectos y los objetivos de negocio. Hipótesis Si nos encontramos en una empresa cuyo presupuesto anual para proyectos es de 5 millones de dólares, asumiendo una distribución más o menos uniforme del presupuesto, el 24% de los proyectos cuyo producto o servicio no se usa, representaría una pérdida directa de 1,2 millones de dólares, además del beneficio planteado en el caso de negocio que sustentó la autorización del proyecto. 3% Nota: Pregunta de selección múltiple Uso posterior de los productos según nivel de Madurez 35% 33% 10% 41% 44% Nunca Casi Nunca A veces Casi Siempre 42% 30% 10% 15% 0% 28 Siempre 36% 21% 10% Inicial (N=20) 55% 5% Repetible (N=92) 2% Definida (N=48) 9% 2% 0% Gestionada (N=11) 0% 0% Optimizada (N=0) 29 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Propuesta para el camino de mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos 30 31 Gestión Corporativa de Proyectos Etapas del Camino de Mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos (cuadro anterior) Transformación de la Organización Planificación Estratégica Organizacional: • Estrategia de transformación del negocio para cumplir los objetivos de largo plazo. • Estrategia de transformación de las operaciones para capitalizar las oportunidades inmediatas. Proyecto de Mejora de la Madurez en Gestión Corporativa de Proyectos: • Diseño y ejecución de la estrategia de mejora de las competencias de la organización para escoger los proyectos correctos y ejecutarlos en forma exitosa. • El plan debe actuar gradualmente en los cuatro ámbitos de la madurez. Desarrollo de las Dimensiones de la Madurez PMO: • La PMO es centro de acción del desarrollo de la madurez, pues en nuestra visión, la PMO no es sólo un proveedor de servicios de monitoreo y control, sino que es un facilitador de la gestión de proyectos y un impulsor de las mejoras en la madurez de la organización. Procesos y Metodologías: • Definición de los procesos a ser aplicados en las actividades con la gestión de Portafolios y la dirección de Proyectos y Programas. Personas: • Definición de las capacidades, habilidades, conocimientos y experiencia requeridos para la gestión de portafolios y la dirección de proyectos y programas. • El plan se debe ajustar a la realidad de cada persona. Herramientas: • Las herramientas se deben configurar en torno a las capacidades de la organización, de modo de centralizar el registro y facilitar la comunicación de la información relevante. Midiendo el Impacto de la Madurez Midiendo el Impacto de la Madurez Utilizando como base los datos de la muestra de este estudio, a continuación se presenta un ejercicio de “medición del impacto de la madurez”, el que permite contar con una Matriz de Retorno de la Inversión en Madurez. El ejercicio consiste en valorizar el desperdicio en términos de sobrecostos de los proyectos y lo que se puede “dejar de perder” si se logra subir desde un nivel inferior de madurez a uno superior. Para hacer estos cálculos, la información utilizada, en cada nivel de performance son los siguientes: Porcentaje de Proyectos que presenta sobrecosto, porcentaje promedio de sobrecosto, el porcentaje promedio de atraso. Se considera una cartera de proyectos con un presupuesto asignado de 100.000.000 USD. Claramente la baja performance conlleva un desperdicio de presupuesto que probablemente las organizaciones no han considerado en la evaluación económica de sus negocios, pero al quedar evidenciado en forma explícita por una gestión de control de las PMO, es posible tomar medidas para evitar o disminuir estas pérdidas implícitas. Más aún, la PMO se puede “comprometer” a reducir algún % de este sobrecosto, disminuyendo las pérdidas asociadas, como parte de sus metas, lo que significa que ya está entregando un valor monetario a su gestión y siendo parte de las mejoras de los negocios de la organización. Matriz de Retorno de la inversión en Madurez En la siguiente matriz, se muestra el porcentaje de ahorro en función del sobrecosto en los proyectos de pasar de un nivel de Madurez a otro, por ejemplo: pasar del nivel Repetible al Gestionado, la PMO se ahorra un 56% de los sobrecostos que tenía en el nivel Repetible. Inicial Inicial Repetible Repetible 29% Gestionado 46% 69% 24% 56% 42% 32 33 Nota: Datos obtenidos considerando una cartera de Proyecto de USD$100 M, en base a sobrecostos y sobretiempos promedios obtenidos en el estudio “El valor de las oficinas de proyectos 2016”. 34 35 II. Metodología 37 Gestión Corporativa de Proyectos Midiendo el Impacto de la Madurez Metodología Por último, la mayoría de las oficinas de proyectos se desempeñan en el área de las tecnologías de información. Al igual que en las versiones anteriores, se mantuvo la encuesta como principal herramienta de recopilación de información, la cual ha ido evolucionando año a año, recogiendo comentarios y sugerencias de los participantes Muestra Cálculo del Nivel de Madurez Para calcular el Nivel de Madurez, se sumó el puntaje obtenido en las 4 dimensiones (PMO, Metodologías, Personas y Herramientas), cada dimensión con un máximo de 50 puntos con un total máximo de 200. Utilizando la siguiente tabla se determina el Nivel de Madurez: La encuesta fue realizada principalmente de manera online, y en algunos casos de manera presencial entre Enero 2016 y Junio 2016, incluyendo a 171 diferentes encuestados que trabajan en oficinas de proyectos de distintas organizaciones, tanto nacionales como internacionales, con oficinas en Chile. El perfil de los encuestados es el siguiente: Nivel Inicial • Responsable de la PMO (58%) Repetible • Miembro del personal de la PMO (28%) Score 0 - 50 50 - 100 100 - 140 • Gerente del área al que la PMO reporta o pertenece (9%) • Otro interesado o participante de PMO no descrito anteriormente (5%) Gestionado 140 - 180 Optimizado 180 - 200 El 96% de las oficinas de proyectos que participaron del estudio se encuentran y desarrollan sus labores en la Región Metropolitana. La muestra se divide en las siguientes industrias: Industria de la empresa a la que pertenece la PMO Cálculo del Nivel de Performance Para obtener el Nivel de Performance, se sumó el puntaje obtenido en los distintos factores, llegando a un máximo de 30 puntos. Utilizando la siguiente tabla, se determina el Nivel de Performance: 27% Consultoría 15% Consumo Masivo Industrias Básicas 10% 16% 9% 2% 15% 1% Energía y Recursos Nivel Score Servicios Financieros Bajo 0,0 - 7,5 Ciencia y Salud Medio - Bajo 7,5 - 15,0 Manufacturero Medio - Alto 15,0 - 22,5 Alto 22,5 - 30,0 Otros Sector Público Tecnología, Medios y Telecomunicación 4% 1% En cuanto al tamaño de las organizaciones que participaron, el 96% de ellas son empresas grandes y el 4% restante son PYMES (pequeñas y medianas empresas). 38 39 Gestión Corporativa de Proyectos Nuestro Equipo de Trabajo Midiendo el Impacto de la Madurez Sergio Concha Socio Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Carlos Fuentealba Director Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Loreto Reyes Directora Académica Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Miguel Torres Gerente Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Rocío González Líder PMO Club Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Shadia El Masou Consultor Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Daniela Espinoza Consultor Gestión Corporativa de Proyectos Deloitte Miguel Torres, Carlos Fuentealba, Shadia El Masou, Rocío González, Daniela Espinoza, Loreto Reyes, Sergio Concha, Sergio Murúa Sergio Murúa Director Centro Desarrollo Gestión Proyectos T.I. Universidad Técnica Federico Santa María Contáctenos Sergio Concha Socio Gestión Corporativa de Proyectos Consulting (56) 227 298 802 sconcha@deloitte.com Rocío González Marticorena Líder PMO Club Gestión Corporativa de Proyectos Consulting (56) 227 298 439 rgonzalezm@deloitte.com Sergio Murúa Director Centro Desarrollo Gestión Proyectos T.I. Universidad Técnica Federico Santa María (56) 223 531 480 Oficina central Rosario Norte 407 Las Condes, Santiago Chile Fono: (56) 227 297 000 Fax: (56) 223 749 177 deloittechile@deloitte.com Regiones Simón Bolívar 202 Oficina 203 Iquique Chile Fono: (56) 572 546 591 Fax: (56) 572 546 595 iquique@deloitte.com Av. Grecia 860 Piso 3 Antofagasta Chile Fono: (56) 552 449 660 Fax: (56) 552 449 662 antofagasta@deloitte.com Los Carrera 831 Oficina 501 Copiapó Chile Fono: (56) 522 524 991 Fax: (56) 522 524 995 copiapo@deloitte.com Alvares 646 Oficina 906 Viña del Mar Chile Fono: (56) 322 882 026 Fax: (56) 322 975 625 vregionchile@deloitte.com Chacabuco 485 Piso 7 Concepción Chile Fono: (56) 412 914 055 Fax: (56) 412 914 066 concepcionchile@deloitte.com Quillota 175 Oficina 1107 Puerto Montt Chile Fono: (56) 652 268 600 Fax: (56) 652 288 600 puertomontt@deloitte.com www.deloitte.cl Deloitte presta servicios profesionales de auditoría, impuestos, consultoría y asesoría financiera, a organizaciones públicas y privadas de diversas industrias. Con una red global de firmas miembro en cerca de 164 países, Deloitte brinda su experiencia y profesionalismo de clase mundial para ayudar a que sus clientes alcancen el éxito desde cualquier lugar del mundo en donde operen. 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