manual de organización y funciones. (mof oficina de infrestuctura)

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES.
(MOF OFICINA DE
INFRESTUCTURA)
2011
PRESENTACIÓN
El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Infraestructura, es un
documento técnico normativo que contiene disposiciones básicas que regulan y fijan la
estructura orgánica, funciones y relaciones de la Oficina y sus unidades ejecutivas hasta el
nivel de los cargos.
El Manual de Organización y Funciones es importante por cuanto es un instrumento
de gestión institucional, en el cual proporciona información a los Órganos de Gobierno,
funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura
general de la organización, así como las interrelaciones formales que corresponda. Asimismo
facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del
personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones.
2
INDICE
Pág.
I.-
GENERALIDADES:
1.1
1.2
1.3
FINALIDAD
BASE LEGAL
AMBITO
03
03
03
II.-
DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
04
III.-
CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS
06
DEL ORGANO DE DIRECCCION
DEL ORGANO DE APOYO
Del ORGANO DE LINEA
06
08
11
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
21
IV.-
3
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE
INFRAESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
SAN MARTIN - TARAPOTO
TITULO I
GENERALIDADES
1.1.-
FINALIDAD.El presente Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Infraestructura de
la Universidad Nacional de San Martin - Tarapoto, tiene por finalidad, precisar su
estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones
de cada una de las unidades; e instruir al trabajador respecto a los deberes y
responsabilidades del cargo que le ha sido asignado.
1.2.-
BASE LEGAL
Su base legal es:
1.3.-
a).-
Ley Universitaria Nº 23733;
b).-
Ley de presupuesto sector Publico
c).-
Norma de la Presidencia del Consejo de Ministros.
d).
Resolucion Jefatural N° 003-94-INAP/DNR, que aprueba la Directiva N°
002.94-INAP/DNR
AMBITO
El ámbito de aplicación del presente Manual de Organización y Funciones
comprende a toda la Oficina de Infraestructura, incluyendo sus unidades de trabajo.
1.4.-
APROBACION
EL Manual de Organización y funciones es aprobado por el Señor Rector
4
TITULO II
DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
2. 1..- Son Funciones de la Oficina de Infraestructura:
a) Proponer políticas específicas para el desarrollo y aplicación de
programas de infraestructura.
b) Elaborar y mantener actualizado el Plan de Desarrollo Físico de la
Universidad.
c) Gestionar los requerimientos de recursos en general que demanda la
ejecución de las actividades que realiza la oficina.
d) Dirigir, controlar y supervisar la ejecución de los programas de
infraestructura.
e) Organizar y programar la elaboración de los expedientes técnicos de
acuerdo a la ejecución de los proyectos establecidos en la Plan de
Desarrollo Físico así como en el Plan de Desarrollo de la Universidad.
f) Elaborar los expedientes técnicos de las obras a ejecutarse.
g) Emitir los informes técnicos relacionados con las actividades que
ejecuta.
h) Otras funciones que le asigne el Vicerrector Administrativo
2.2.-
La Estructura Orgánica de la Oficina de Bienestar Universitario es la siguiente:
ÓRGANO DE DIRECCION
:
Director de la Oficina de Bienestar
Universitario
ÓRGANO DE APOYO
:
Secretaria.
ÓRGANO DE LINEA
:
Unidad de Estudios
Unidad de Liquidación de Obras
5
2.3.-
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
INFRAESTRUCTURA
DE
LA
OFICINA
VICE RECTORADO
ACADEMICO
OFICINA DE
INFRAESTRUCTURA
SECRETARIA
UNIDAD DE
UNIDAD DE
UNIDAD DE
OBRAS
ESTUDIOS
LIQUIDACION
CUADRO DE DISRIBUCION DE CARGOS
CARGO CLASIFICADO
TOTAL
SITUACION
O
DIRECCION

Director Oficina de Investigación y
Desarrollo
 Secretaria
 Técnico administrativo
UNIDAD D OBRA

Jefe

Arquitecto

Técnico de Dibujo y Diseño

Técnico Administrativo III

Auxiliar Administrativo
UNIDAD DE ESTUDIOS

Jefe de Unidad

Ingeniero IV

Técnico Administrativo II
UNIDAD DE LIQUIDACIONES

Jefe de Unidad

Ingeniero V

Técnico Administrativo III
P
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
Docente-confianza
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
14
6
6
OBSERVACION
01
01
01
01
8
DE
TITULO III
CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS
CAPITULO I
DEL ORGANO DE DIRECCION
1.-
CARGO.Director
2.-
UNIDAD ORGANICA.Oficina Infraestructura
3.-
FUNCION ESPECIFICA.Dirige, coordina y formula las políticas de los proyectos y obras de la
UNSM-T
4.-
FUNCIONES.-
a).-
Planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la gestión
administrativa de acuerdo a las normas vigentes e imparte las directivas
pertinentes para garantizar el buen funcionamiento de la oficina.
b).-
Asesora a los demás órganos de la Universidad en asuntos relacionados con
las actividades de infraestructura.
c).-
Participa en el proceso de formulación de los planes a corto, mediano y
largo plazo en el área de su competencia.
d).-
Realizar el control y seguimiento de la ejecución de obras y servicios de
mantenimiento, reparación, revisión e instalación.
e).-
Realizar periódicamente los diagnósticos y análisis de la situación de la
oficina y de la planta física de las diferentes dependencias de la universidad.
f).-
Conducir, controlar y supervisar los procesos de Adjudicación de menor
cuantía y servicios de: Obras de Licitación, Concurso de Precios, Concurso
de Llave de mano y por administración de acuerdo a las normas
establecidas.
g).-
Realizar las coordinaciones con las Unidades Orgánicas sobre la planta
física, especialmente de proyectos y obras, para diseñar los proyectos de las
7
edificaciones y demás instalaciones.
h).- Realizar las Inversiones preventivas de la universidad.
i).- Otras funciones que le asigne el vice rectorado Académico
5.-
6.-
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Vicerrector Académico.
-
Tiene autoridad sobre las unidades componentes de la oficina a su cargo.
-
Coordina con el Vice Rector, Directivos de otras dependencias de la
Universidad, en asuntos relacionados con las funciones de la Oficina a su
cargo.
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento de sus funciones.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.El Jefe de la Oficina de Investigación y Desarrollo debe ser un Docente Ordinario
Principal o Asociado a dedicación exclusiva o tiempo completo, designado por el
Consejo Universitario a propuesta del Rector.
8
CAPITULO II
DEL ORGANO DE APOYO
1.-
CARGO.Secretaria II.
2.-
UNIDAD ORGANICA.Oficina Infraestructura
3.-
FUNCION GENERAL
-
4.-
Recepción y tramite Documentario
FUNCIONES.a).-
Organiza y controla el tramite documentario y el archivo de la oficina de
infraestructura.
b).-
Recepciona, registra, prepara el despacho, clasificar y distribuir la
correspondencia y documentación que ingresa y sale de la Oficina de
Infraestructura.
c).-
Mantener actualizado el archivo de documentos, haciendo el respectivo
seguimiento de los documentos clasificados de la Oficina.
d).- Atender y orientar a docentes, estudiantes de la UNSM-T, y al
público en general, sobre consultas y gestiones a realizar en la
Oficina.
e).- Tomar dictado, redactar y digitar la documentación que le asigne el Director.
f).-
Preparar y coordinar la agenda de reuniones, inspecciones, recepciones de
obra del Director
g).- Velar por la conservación, seguridad y cuidado de patrimonio, mobiliario y
documentos asignados a la oficina.
h).- Otras que le sean asignadas por el Director de la Oficina
5.-
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende directamente del Director de la Oficina de Infraestructura
-
No ejerce autoridad sobre personal.
9
-
6.-
Coordina con los Jefes de las Unidades, en asuntos relacionados con el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la
conservación e integridad de los documentos de la Oficina de Bienestar
Universitario.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar.
-
Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point)
-
Experiencia laboral de 02 años de Secretariado, preferentemente en la
Administración Pública.
1.-
CARGO.Técnico Administrativo
2.-
UNIDAD ORGANICA.Oficina Infraestructura
3.-
FUNCION GENERAL
4.-
Ejecutar las actividades técnicas para el proceso de determinación.
FUNCIONES.a).-
Realizar el Reporte Mensual de Asistencia de Personal.
b).- Realizar el Informe Mensual de consumo de materiales por obra,
Mensualmente.
c).-
Realizar el informe de Remuneraciones por cada Obra.
d).- realizar las liquidaciones de obras ejecutadas.
e).- realizar tramitación de Licencias de Construcción.
f).-
Control de Personal en Campo
g).- Tramitación de documentos de Inscripción a ESSALUD del personal
de obras..
h).- Otras que le sean asignadas por el Director de la Oficina
10
5.-
6.-
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende directamente del Director de la Oficina de Infraestructura
-
No ejerce autoridad sobre personal.
-
Coordina con los Jefes de las Unidades, en asuntos relacionados con el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la
conservación e integridad de los documentos de la Oficina de Bienestar
Universitario.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título Técnico de Administración u otro similar.
-
Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point)
-
Experiencia laboral de 02 años de, preferentemente en la Administración
Pública.
11
CAPITULO III
DE LOS ORGANOS DE LINEA
UNIDAD DE OBRAS
1.-
CARGO.Jefe
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de Obras
3.-
FUNCION GENERAL
Organizar , dirigir, inspeccionar , supervisar y controlar los planes y
actividades de la unidad
4.-
FUNCIONES.a)
Dirigir y supervisar la elaboración de documentos de Obra de
acuerdo con las normas legales.
b)
Formula la cartera de Obras que conforman el presupuesto de
Inversión, para su aprobación por la oficina de Infraestructura.
c)
Coordinar con la Unidad de Estudios, para la formulación del
Presupuesto de Inversión en lo que compete y programación del
gasto para su calendarización con la Unidad de Inversión.
d)
Planificar y controlar los avances de obra para las valorizaciones
correspondientes.
e)
Dirigir y supervisar las obras y coordinar la recepción de obras de
acuerdo a los contratos, emitiendo los informes técnicos
correspondientes.
f)
Dirigir y supervisar la elaboración de los términos de referencia para
la contratación de la supervisión de acuerdo a las normas vigentes.
los resultados del plan de la unidad.
12
5.-
g)
Coordinar con las dependencias de la universidad sobre ejecución de
las obras y supervisar el desarrollo de las mismas.
h)
Elaborar y evaluar los informes físicos financieros de obra, según
modalidad de ejecución.
i)
Otra función afines que le encomienda la Dirección de la OBU.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Director de la Oficina de Infraestructura.
-
Tiene autoridad sobre el personal a su cargo.
-
6.-
Coordina permanentemente con el Director de la Oficina de
Infraestructura y También coordina con los Órganos de Dirección
y Oficinas Administrativas, siempre que el desempeño de las
funciones a su cargo, así lo requieran.
RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la
Unidad a su cargo.
7.-
1.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título Profesional Universitario en Civil o Arquitectura.
-
Experiencia en cargos de responsabilidad directiva en la
Administración Pública.
-
Experiencia en conducción del personal.
CARGO.Arquitecto II
2.-
UNIDAD ORGANICA.Oficina de Infraestructura – Unidad de Obras.
3.-
FUNCION GENRALEjecución de Actividades Relacionados a proyectos de arquitectura.
13
4.-
5.-
6.-
FUNCIONES.a).-
Programación de Actividades de Proyectos de arquitectura.
b).-
Diseñar los Proyectos de Arquitectura.
c).-
estudiar y opinar sobre expedientes técnicos de proyectos de trabjo
relacionados con la arquitectura.
d).-
realizar estudios de habilitación de pistas y veredas.
e).-
Otras que le sean asignadas por el Jefe de la Unidad.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Jefe de la Unidad de Obras.
-
No tiene mando sobre personal.
-
Coordina con conocimiento de su Jefe, con el personal de las
unidades académicas y administrativas en asuntos relacionados con
el cumplimiento de sus funciones
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones encomendadas.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
-
Título Profesional de Arquitecto.
-
Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point)
AUTO CAD,ARHICAD.
-
Experiencia laboral de 05 años, preferentemente en la Administración
Pública.
1.-
CARGO.Técnico en Dibujo
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de Obras
14
3.-
FUNCION GENERAL
Ejecutar labores de dibujo arquitectónico y de diseños generales.
4.-
5.-
FUNCIONES.a)
Efectuar el seguimiento del plan de funcionamiento del Área
y informar a la unidad.
b)
Dibuja los planos que los especialistas le encomienden, sean
Estructuras, eléctricos, sanitarios.
c)
Dibujar las ampliaciones de los planos de edificaciones y de
mejoramiento de la infraestructura universitaria.
d)
Organizar y mantener en buen estado la plano teca de los
Proyectos así como de las edificaciones de la Universidad.
e)
Actualizar los planos de las edificaciones existentes de propiedad de
la Universidad y que han sido modificados o se realizaron
ampliaciones en sus instalaciones.
f)
Velar por la seguridad y conservación de los instrumentos y
materiales de dibujo que estén a su responsabilidad.
g)
Otra función afines que le encomienda el jefe de Unidad.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del jefe de la Unidad de obras
-
No tiene autoridad sobre el personal
-
6.-
Coordina permanentemente con el jefe de unidad, siempre que el
desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran.
RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la
Unidad a su cargo.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título técnico relacionado con el cargo,
-
Experiencia laboral de 01año en el cargos de responsabilidad
-
Conocimiento y dominio en Autocad.
15
1.-
CARGO.Técnico administrativo
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de Obras - Almacen
3.-
FUNCION GENERAL
Organiza, coordina y desarrolla las actividades referidas a la recepción
de almacenaje y distribución de bienes adquiridos por la UNSM-T.
4.-
5.-
FUNCIONES.a)
Recepciona el ingreso de materiales, en buen estado de acuerdo a las
órdenes de compra o guías de remisión o según el asesoramiento del
jefe inmediato si el caso lo requieres..
b)
Efectuar el control de consumo de materiales por diversas obras en
ejecución.
c)
Verificar el destino de materiales que salen del almacén para las
obras.
d)
Realizar informes diarios de ingreso y gasto de materiales,
herramientas y otros asignados.
e)
Efectuar el informe de pedidos de materiales, de acuerdo a las
necesidades de cada obra.
f)
Realizar el informe físico valorizado de consumo de materiales de
cada obra en ejecución.
g)
Otras funciones que designe el jefe de unidad.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del jefe de la Unidad de obra.
Si tiene autoridad sobre el personal a su cargo.
Coordina permanentemente con el jefe de unidad y siempre que el
desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran.
16
6.-
RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la
Unidad a su cargo.
7.-
1.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título técnico en Administración, Contabilidad o carrera a fin.
-
Experiencia en cargos de responsabilidad
Almacenes.
-
Conocimiento de computación, experiencia en conducción de
Personal.
en Administración de
CARGO.Auxiliar Administrativo
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de obras - Almacén
3.-
FUNCION GENERAL
Ejecuta operaciones y actividades de recepción, almacenamiento, control,
Despacho de los materiales a fin de garantizar el normal desarrollo del
almacén.
4.-
FUNCIONES.a)
Apoyo en la recepción de los materiales adquiridos por la UNSM-T.
b) Verificar sus datos con los documentos de fuente, órdenes de
compra, guías de remisión, etc.
c) Ejecutar la ubicación física de los materiales.
d) Informar periódicamente de los materiales próximos a terminarse.
e) Controlar los combustibles en stock.
f)
5.-
Otras funciones que designe el jefe de unidad.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del almacenero.
NO tiene autoridad sobre el personal a su cargo.
17
-
6.-
Coordina permanentemente con el jefe de unidad, siempre que el
desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran.
RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la
Unidad a su cargo.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título Técnico en Administración o carreras afines
Experiencia no menor de 02 años en Administración de Almacenes
Conocimientos de Computación.
UNIDAD DE LIQUIDACIONES
1.-
CARGO.Jefe
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de Liquidaciones
3.-
FUNCION GENERAL
Ejecutar labores de liquidación de las obras ejecutadas por la UNSM-T.
4.-
FUNCIONES.a) Planear, proponer, dirigir, organizar y ejecutar las acciones y
procesos de supervisión de la ejecución liquidación de obras,
proyectos de Inversión.
b) Evaluar las acciones de supervisión y liquidación de obras.
c) Dirigir la organización de Base de Datos de obras y proyectos
ejecutados a liquidarse.
d) Emitir informes técnicos, asesorar y absolver consultas, en asuntos
de su competencia.
e) Elaborar y proponer normas técnicas en materia de su competencia.
f) Otras funciones que le asigne el director de la oficina de
Infraestructura
18
5.-
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Director de la Oficina de Infraestructura
Universitario.
-
Tiene autoridad sobre el personal a su cargo.
-
6.-
Coordina permanentemente con el Director de la Oficina de
Infraestructura y También coordina con los Órganos de Dirección y
Oficinas Administrativas, siempre que el desempeño de las
funciones a su cargo, así lo requieran.
RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la
Unidad a su cargo.
7.-
1.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
Título Profesional de Ingeniero Civil,
-
Experiencia no menor de 02 años en conducción de grupos humanos
-
Experiencia en conducción y gestión de personal.
-
Capacitación especializada en el área.
CARGO.Ingeniero
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de Liquidaciones
3.-
FUNCION GENRAL
Compatibilizar rendiciones de cuentas de proyectos o actividades ejecutados
por administración directa o convenio.
4.-
FUNCIONES.a).-
Presentar informes mensuales de avances físicos financieros de
proyectos o actividades que se le asigne.
b).-
revisar y dar conformidad a los expedientes técnicos que se le
encargue.
19
5.-
6.-
c).-
inspeccionar y evaluar la ejecución de los proyectos, obras y
actividades, formulando las recomendaciones del caso.
e).-
Apoyar en la organización de Base de Datos de obras y proyectos
ejecutados a liquidarse.
f).-
Otras que le sean asignadas por el Jefe de la Unidad.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Jefe de la Unidad de Liquidaciones
-
No tiene mando sobre personal.
-
Coordina con conocimiento de su Jefe, con el personal de las
unidades académicas y administrativas en asuntos relacionados con
el cumplimiento de sus funciones
RESPONSABILIDAD.Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones encomendadas.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
-
Título de Ingeniero civil.
-
Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point)
-
Experiencia laboral de 03 años.
1.-
CARGO.Técnico Administrativo
2.-
UNIDAD ORGANICA.Unidad de Servicio Medico
3.-
FUNCION GENERAL
Apoyar en las elaboración de rendiciones de cuenta de proyectos de
inversión, de acuerdo a las normas y técnicas – legales establecidas.
20
4.-
FUNCIONES.a).-
Participar en la programación técnico- Administrativas de la Unidad.
b).-
Interpretar análisis de laboratorio, placas, radiografías,
electrocardiogramas y similares;
c).-
Revisar y visar ls documentos fuentes de rendiciones de cuentas de
los proyectos, obras ejecutadas en la modalidad de encargo o
convenio.
d).-
Ejecutar el seguimiento de la ejecución financiera de proyectos y
obras ejecutadas por administración directa.
Formular cuadros comparativos de la ejecución presupuestal de
proyectos de inversión.
e).-
5.-
6.-
f).-
Reportar los saldos presupuestales al cierre de la ejecución financiera
de cada obra o proyecto de inversión.
g).-
Recabar la documentación que sustenta las rendiciones de cuentas en
las acciones de trabajo de campo.
h).-
Otras que le asigne el Director de la OBU.
JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.-
Depende jerárquicamente del Jefe de la Unidad de Liquidaciones
-
No Tiene autoridad sobre el personal a su cargo .
-
Coordina permanentemente con el Jefe de la Unidad y Oficinas
Administrativas, siempre que el desempeño de las funciones a su
cargo, así lo requieran.
RESPONSABILIDAD.Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la
Unidad a su cargo.
7.-
EXIGENCIAS PARA EL CARGO.-
-
Título Técnico en Contabilidad o Administración
-
Experiencia laboral no menor de 02 años en la especialidad.
-
Conocimientos de computación.
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TITULO IV
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organización y Funciones, es de
responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina Infraestructura.
SEGUNDA.- El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Infraestructura
puede ser reestructurada por necesidad institucional o por disposición
superior, enmarcándose dentro de las normas legales pertinentes.
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