Código GGH-02 v.01 Página 1 de 3 Guía para la Gestión del Talento Humano ROL: Auxiliar de Gestión Documental PROCEDIMIENTO EN QUE PARTICIPA: control documental DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Depende del Líder del Proceso de Gestión Documental EDUCACIÓN • Titulo de secretariado ó • auxiliar en archivística • • FORMACIÓN Conocimiento de las Normas ISO 9001. Manejo de Office. Conocimiento de Informática. HABILIDADES • • • • • • • • • • • Compromiso Institucional • Conocimiento del trabajo Trabajo en Equipo Disposición al servicio Relaciones interpersonales. Iniciativa Responsabilidad Adaptación al cambio Gestión y utilización de Recursos e información Competencia lecto-escritura Capacidad de transformar e innovar. EXPERIENCIA Seis (6) Meses en el área relacionada. Código GGH-02 v.01 Página 2 de 3 Guía para la Gestión del Talento Humano RESPONSABILIDAD • Aplicar y adaptar herramientas modernas para la organización, el manejo y la conservación de los archivos de la institución. • Establecer procedimientos para el manejo de la correspondencia dentro y fuera de la Institución. • Atender y tramitar los servicios requeridos por los usuarios y sus inquietudes al respecto. • Participar en la planeación, programación, organización, ejecución y control de las actividades propias de su cargo y de la dependencia. • Velar por la adecuada presentación de la oficina, organizar el archivo respectivo. • Participar en el cálculo y análisis de los indicadores de Gestión del proceso. • Participar activamente en la evaluación de la Medición de la Satisfacción del Cliente incluyendo sus quejas y reclamos y proponer acciones de mejora. AUTORIDAD COMUNICACIÓN Con el líder del proceso de Gestión Documental, así: • • • • • • Personalmente. Correo electrónico. Sametime. Teléfono. Reuniones. Otros medios de de información institucionales. Con el Administrador del aplicativo de Gestión Documental de las siguientes formas: • • • • • • Personalmente. Correo electrónico. Sametime. Teléfono. Reuniones. Otros medios de de información institucionales. Con los mensajeros de la siguiente manera: • • • Personalmente. Correo electrónico. Sametime. Código GGH-02 v.01 Página 3 de 3 Guía para la Gestión del Talento Humano • • • Teléfono. Reuniones. Otros medios de de información institucionales. • Ejecutar las acciones correctivas y preventivas del proceso en el que participa. • Colaborar en la elaboración de los planes de mejoramiento del proceso. Con el Grupo de Mejoramiento de Gestión Documental por medio de: • Participar activamente en las reuniones del Grupo de Mejoramiento. • Colaborar en la actualización del centro interactivo del proceso y hacer un uso efectivo de la información allí disponible. • • • • • • Participar proactivamente en el desarrollo de las auditorias para el mejoramiento continuo del proceso • Cumplir con las tareas asignadas por el jefe inmediato y que estén relacionadas con la naturaleza del cargo. OBSERVACIONES: Correo electrónico. Sametime. Teléfono. Reuniones.