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Tareas
Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en http://docs.intelisis.com
Tareas
1
Introducción
1.1
2
4
Configuración
2.1
3
Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP
Tipos de Tareas
6
Funcionalidad
3.1
Generar Tareas desde Movimientos y Cuentas
8
3.2
Generar Eventos a las Tareas
12
3.3
Registrar Avances de las Tareas
13
3.4
Agregar Anexos a las Tareas
16
Introducción
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Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP
Las tareas son aquellas actividades que se deben seguir para apoyar a los
diversos procesos que son factor importante en la operación de la organización.
La principal característica de crear tareas es la de delegar actividades para hacer
más eficientes los procesos de operación, estas son asignadas por un
responsable de las actividades a una persona que se encargará de la realización
de dicha tarea. Intelisis cuenta con la función de asignar tareas; como ejemplo
podemos poner el módulo de venta, al generar un movimiento se puede
asignar una tarea, que puede ser agendar una cita con un cliente, misma que
debe realizar y registrar el seguimiento.
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Configuración
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Tipos de Tareas
Para configurar el tipo de actividades que se realizarán en la tareas se sigue la
siguente ruta:
Ruta : Intelisis | Configurar | Otros | Tareas | Tipos
Intelisis ya tiene configuradas algunas opciones como se muestran en la imagen,
si así se desea, se pueden agregar más de acuerdo a las actividades de la
organización, si se agregan más tipos de tareas dar click en cerrar y guardar para
que queden establecidas al momento de generar una nueva tarea.
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Funcionalidad
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Generar Tareas desde Movimientos y Cuentas
Para poder generar una tarea desde estos dos módulos se utilizará como ejemplo
el movimiento Factura en el módulo de Venta.
Ruta: Intelisis | Comercial | Ventas | Movimiento Factura
Una vez que se tienen todos los campos requeridos para llevar a cabo una
factura, se creará una Tarea de la siguiente manera:
1. Tarea. Presionar el icono Tarea para que se muestre la ventana de tareas.
La ventana que se muestra contiene filtros para poder llevar una búsqueda más
eficiente, en esta ventana se pueden visualizar todas las tareas que se han
asignado, así como el seguimiento de las mismas.
1. Buscar. Este es un filtro que permite buscar alguna tarea ya asignada.
2. Vencimiento. Este filtro muestra las tareas de acuerdo al periodo de
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vencimiento seleccionado.
3. Usuario. Este Filtro muestra a los usuarios responsables de las tareas.
4. Proyecto. Este filtro muestra las tareas en el proyecto en el que se encuentra
trabajando.
5. UEN. Este filtro muestra las tareas en la UEN en el que se encuentra trabajando.
6. No comenzada. Esta pestaña muestra las tareas que aún no han sido
comenzadas.
7. En curso. Esta pestaña muestra las tareas que aún se encuentran en curso.
8. Completada. Esta pestaña muestra las tareas que ya han sido concluidas.
9. A la espera de otra persona. Esta pestaña muestra las tareas que están a la
espera de algún tercero.
10. Aplazada. Esta pestaña muestra las tareas que han sido aplazadas por el
responsable.
11. Cancelada. Esta pestaña muestra las tareas que han sido canceladas.
12. Eliminada. Esta pestaña muestra las tareas que han sido eliminadas.
13. Todas. Esta pestaña muestra todas las tareas que se han creado.
14 Asunto. En esta parte de la ventana es donde se encuentran las
características de la tarea, en este caso el asunto por el cual se asignó la tarea.
15. Número. Es el folio de la tarea.
16. Tipo. Se muestra el tipo de actividad que se realizará con la tarea.
17. Estado. Muestra el estatus en el que se encuentra esa tarea.
18. Prioridad. Muestra la prioridad que se le asignó a la tarea.
19. Vencimiento. Se muestra la fecha de vencimiento de la tarea.
20. Cerrar. Este botón permite cerrar la ventana.
21. Nueva. Con este botón se crea una tarea nueva.
22. Detalle. Cuando se selecciona la tarea, al dar click en este botón se abre una
ventana para hacer modificaciones a la tarea seleccionada.
23. Completar selección. Con este botón al seleccionar una tarea y presionarlo
se completa la tarea.
24. Actualizar. Actualiza la pantalla.
25. Imprimir.
26. Preliminar. Al presionar este botón se mostrará un reporte en formato PDF
con los detalles de las tareas.
27. Excel. Con este botón se exporta tal como se muestra en la ventana un
archivo Excel.
28. Personalizas vista. Con este botón se puede personalizar la consulta de las
tareas, añadiendo o suprimiendo columnas.
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Para generar una nueva tarea se debe de hacer lo siguiente:
1. Nueva. Presionar este botón para que se abra una nueva ventana.
2. Asunto. Colocar las características de la tarea, en este caso el asunto de la
actividad por el que se creó la tarea.
3. Tipo. Elegir el tipo de actividad que se realizará con la tarea.
4. Prioridad. Elegir la prioridad de la tarea, puede ser alta, normal o baja
5. Vencimiento. Asignarle una fecha de vencimiento.
6. Estado. Cuando se genera una nueva tarea elegir la opción No comenzada.
7. %. Asignarle un porcentaje de avance a la tarea.
8. Fecha de inicio estimada. Asignar una fecha estimada de inicio.
9. Fecha de conclusón estimada. Asignar una fecha estimada de término.
10. Seleccionar los días que se utilizarán para completar la tarea.
11. Fecha de inicio. Cuando se esté llevando a cabo la tarea, colocar la fecha de
en la que se inició.
12. Fecha conclusión. En el momento que se concluya la tarea, colocar la fecha
en la que se terminó.
13. Forzoso. Seleccionar si la tarea asignada es forzosa.
14. Usuario responsable. El usuario responsable será la persona que esté
asignando la tarea, este puede cambiar.
15. Usuario asignado. Asignar a una persona que será la responsable de llevar a
cabo la tarea.
16. Aceptar. Dar click al botón para generar y guardar la tarea.
Una vez que la tarea sea concluida el movimiento podrá ser afectado y se podrá
continuar con el proceso.
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Generar Eventos a las Tareas
Los eventos en las tareas son actividades que pueden generarse durante el
proceso de realización de la misma, si es el caso este evento deberá ser
registrado en la tarea para tener un conocimiento sobre las actividades realizadas
por la persona asignada a dicha tarea, para agregar los eventos se inicia de la
siguiente manera.
1. Click en Agregar Evento.
En la ventana Agregar Evento, se requiere llenar los siguientes campos.
1. Evento. Agregar la descripción del acontecimiento.
2. Fecha/Hora. Agregar fecha y Hora de la realización acontecimiento.
3. Aceptar. Para guadar el evento es necesario dar click en aceptar e
inmediatamente quedará en la bitácora de la tarea.
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Registrar Avances de las Tareas
Para registrar los avances de las tareas asignadas se hacen desde el módulo
Herramientas, sólo con algunas excepciones que se aclararán. La pantalla cambia
al momento de querer registrar avances, se agrega a la ventana la pestaña de
Bitácora y Comentarios, pestañas en las que se agregarán notas sobre los
avances. Hay que enfatizar que los movimientos no pueden ser afectados hasta
que las tareas creadas a ese movimiento estén concluidas.
La ruta para consultar las tareas creadas es la siguiente.
Ruta: Herramientas | Tareas
1. Seleccionar la tarea creada.
2. Click al botón Detalle.
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En la ventana de la Tarea (con los datos de la tarea que se creó) para registrar los
avances se deben modificar los siguientes datos.
1. Estado. Una vez iniciada la tarea debe de cambiar a estatus en curso, el
estado se cambiará de acuerdo al avance o circunstancia de la tarea, hasta
quedar en completada.
2. %. El porcentaje de la tarea tambien irá cambiando de acuerdo al avence que
se tenga.
3. Fecha de inicio. Seleccionar la fecha en la que se inició la tarea.
4. Fecha termino. Si la tarea se concluye, es necesario colocar la fecha en la que
se termina.
4. Comentario. Cada vez que se realice alguna actividad referente a la tarea, es
necesario hacer anotaciones en la pestaña de comentarios.
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Si a la tarea se le ha creado un evento, este quedará registrado en la prestaña de
bitácora como se muestra a continuación.
La tarea irá cambiado de posicisión de acuerdo al estado que se le asigne
durante el registro de sus avances hasta quedar en la pestaña de Concluida.
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Agregar Anexos a las Tareas
Los anexos son comentarios o documentos que se agregan a la tarea de acuerdo
al comportamiento de la misma, para agregar estos anexos se realizan las
siguientes acciones.
Seleccionar la tarea a la que se le agregará el anexo.
1. Presionar el botón Anexos para abrir la ventana de anexos.
2. En la ventana de anexos, presionar el botón editar para generar un anexo.
3. En la ventana Editar anexos, pestaña detalles, presionar el botón nuevo para
poder crear un anexo.
4. Tipo. Elegir el tipo de anexo que se va a crear, puede ser un comentario. una
imagen, un archivo, un link de internet, algún mensaje o un contrato,
5. Nombre. Al anexo asignarle un nombre.
6. Cargar Archivo. Si el anexo requiere de adjuntar algún archivo, esto se hace
desde el botón Cargar Archivo.
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Ya en la ventana para adjuntar el o los archivos llamada Especificar Dirección, se
realizan las siguientes acciones
1. Seleccionar el archivo que se quiere cargar con el botón de ayuda.
2. Oprimir el botón Guardar y Cerrar.
Una vez agregado el anexo, en este caso de ejemplo se agregó una imagen, se
mostrará de la siguiente manera:
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