Organizacion_FINAL - Apuntes de administracion

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
Facultad de Contaduría y Administración
División de estudios de posgrado
Organización e Integración
Expositores:
Roberto Velázquez Barajas
Adrián Golzarri Arroyo
Profesora:
Silvia A
A. Durand Bautista
Administración
Organización
“Para evitarte conflictos,
conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”
Juan Carlos Flores Legorreta
Funciones administrativas
Planeación
Control
Alcanzar
Alcanzar el objetivo
Dirección
Organización
Definición de organización
Agustín Reyes Ponce
Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones,
funciones
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el
fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Eugenio Sisto Velasco
Organizar
O
i
es agrupar y ordenar
d
l
las
actividades
i id d
necesarias
i
para alcanzar
l
l
los
fi
fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones. Autoridad,
responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe
existir.
existir
Definición de organización
Joseph L. Massie
La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos,
humanos asigna las
tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos
comunes.
Harold Koontz y Cyril O’Donnell
Organizar
es agrupar las
ciertos
asignar
a
O
i
l actividades
ti id d necesarias
i para alcanzar
l
i t objetivos,
bj ti
i
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto
en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
Definición de organización
Ernest Dale
o Detallar todo el trabajo para alcanzar las metas.
o Dividir la carga total de trabajo en actividades para ser ejecutadas en forma lógica y
cómoda por una persona o por un grupo.
grupo
o Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente
(Departamentalización).
o Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros de un todo unitario
y armonioso.
o Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarla.
mejorarla
Dinámica
C
Construcción
t
ió d
de un vehículo
hí l
Precios:
Bola de unicel
Cartulina
Taparrosca
Palito de madera
Tijeras
Cinta adhesiva
Cinta adhesiva
Pegamento
Tubo de plastilina
Caja de cartón
j
Reglas:
g
$50
$50
$
$50
$100
$100
$200
$200
$300
$500
$
Presupuesto: $2,000
Shhhh!!
15 min
Clasificación de las Organizaciones
Finalidad
• Lucrativas
• No lucrativas
No lucrativas
Actividad
• Industriales
• Agrícolas
• Servicios
Origen del capital
• Privadas
• Públicas
Elementos de la Organización
Importancia de la Organización
Es de carácter continuo
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social
Suministra los métodos
Evita la lentitud e ineficacia en las actividades
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos
Principios de la Organización
Del objetivo de la empresa
Especialización
Jerarquía
Paridad de autoridad y responsabilidad
Unidad de mando
Difusión de responsabilidad y autoridad
Amplitud o tramo de control
De la coordinación
Continuidad: mejora y reorganización
Diseño Organizacional
Especialización del trabajo
Empowerment
Departamentalización
Centralización y descentralización
Cadena de mando
Cadena de mando
Amplitud de control
Amplitud de control
Formalización
Especialización del trabajo
o No se asigna la realización de todo un trabajo a un solo individuo
individuo, sino
que se divide en varios pasos, cada uno de los cuales es llevada a cabo
por una persona diferente.
o Descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas.
o Facilita la asignación de autoridad y responsabilidad
Departamentalización
La departamentalización es la base sobre la cual los empleados se agrupa para el La
departamentalización es la base sobre la cual los empleados se agrupa para el
logro de las metas organizacionales.
o Funcional
o Por producto
o Geográfica
o Por procesos
Por procesos
o Por clientes
Cadena de mando
Línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles más altos de la
organización, hasta los niveles inferiores y define las líneas de autoridad y
responsabilidad.
Implica:
o Autoridad
o Responsabilidad
o Unidad
d d de
d Mando
d
Amplitud de control
Se refieren a cuantos subordinados puede supervisar un gerente
en forma eficaz y eficiente.
Centralización
La centralización se define como la concentración del Proceder y la
autoridad en los altos directivos de una Organización
Factores que afectan la centralización:
o Filosofía de la administración.
o Evolución
l ió del
d l crecimiento
i i
d la
de
l organización
i ió
o Dispersión geográfica de la organización
o Disponibilidad de controles efectivos
o Calidad de los administradores en los diferentes niveles
o Diversidad de los productos o servicios
Descentralización
Transferencia de la autoridad de toma de decisiones a niveles más bajos dentro de
la organización.
Permite más flexibilidad y una acción más rápida, adicional a que releva al
administrador de trabajo detallado que consume tiempo.
o Un medio ambiente cambiante
o Un estilo de liderazgo tendiente a la delegación
para lograr
g una adecuada coordinación
o Contar con los medios p
o Aprovechar la experiencia del personal de menor jerarquía en resolver
problemas por su cuenta
o No considerar necesario que las decisiones que se tomen en cualquier nivel de
la organización sean uniformes
Empowerment
Consiste en la delegación estructurada y sistemática del poder de decisión y
responsabilidad a los subordinados,
subordinados al tiempo que se les va desarrollando para que
asuman cada uno de los diferentes niveles de mando y decisión.
Crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que
tienen una influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia del
negocio, dentro de sus áreas de responsabilidad.
Formalización
Grado
G
d en que las
l actividades
ti id d de
d una organización
i ió están
tá estandarizadas,
t d i d y medida
did
en la cual el comportamiento de los empleados tiene como guía con una serie de
reglas y procedimientos.
Cuando la formalización es muy alta los empleados tienen muy bien delimitado lo
que tiene que hacer, cuando y como llevarlo a cabo; manejan siempre de la misma
manera los insumos y la rutina de trabajo,
trabajo de esto resulta una producción
consistente y uniforme.
Cuando
d la
l formalización
f
l
ó es baja,
b
ell comportamiento de
d los
l
empleados
l d
esta
relativamente no estructurado y gozan de una libertad.
Organización formal
La organización formal es el conjunto de relaciones establecidas entre los distintas
áreas de la organización, y establecidas mediante el proceso racional de
planificación para lograr la adecuación de esas relaciones a los fines.
fines
Características:
1) Número: Mínimo dos.
2) Interacción significativa: Comunican permanentemente
3) Marco normativo y valorativo: Hay reglas que respetar
4) Objetivos específicos: Objetivos tácticos y objetivos inmediatos
Organización informal
Una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni
requeridas por la organización formal,
formal sino que surgen
espontáneamente a medida que la gente se asocia entre sí.
Características:
o Surge a partir de las interacciones de la organización formal.
o Surge de manera espontánea.
o Son independiente de la voluntad de los que dirigen la organización.;
o Pueden llegar a contribuir a los objetivos de la organización así como también en
ciertas ocasiones pueden dificultar la consecución de los mismos.
o En general se dan entre las personas que tienen afinidad o comparten valores en
común.
Organización mecanicista
Se caracteriza por la alta especialización, departa mentalización
extensiva, escasa amplitud de control, alta formalización una red
de información limitada y poca participación de los empleados de
j en la toma de decisiones. Estructura rígida,
g , estrictamente controlada,, la
nivel bajo
especialización del trabajo crea empleos simples, rutinarios y estandarizados.
Características
o Tiene una jerarquía de autoridad formal.
o Crea estructuras organizacionales con muchos niveles.
o En
E la
l medida
did que la
l distancia
di
i entre la
l alta
l dirección
di
ió y las
l áreas
á
operativas
i
es
mayor, se tienden a imponer reglas y reglamentos.
Organización orgánica
o Su estructura es adaptativa y flexible en tan alto grado como lo
son la rigidez y la estabilidad de la organización mecanicista.
g
orgánica
g
tiene una ggran flexibilidad lo q
que le p
permite efectuar
o La organización
cambios con la rapidez que las necesidades así lo exigen.
o Aplican la división del trabajo, pero los empleos que las personas realizan en
ellas no están estandarizados.
o Los trabajadores
b d
tienen un alto
l grado
d de
d capacitación,
ó y se les
l faculta
f l para
manejar diversos problemas relacionados con el trabajo.
o Los integrantes requieren un mínimo de reglas formales y escasa supervisión
directa.
directa
Estructura Organizacional
LLa estructura de
d la
l organización
i ió se crea para realizar
li las
l funciones
f i
y las
l
actividades, y con el fin de cumplir los deberes y responsabilidades de los
componentes de la organización.
A través de la estructura se delega la autoridad, se asignan las responsabilidades y,
en función de éstas, se establecen los distintos niveles jerárquicos.
Representa la descripción ordenada de unidades administrativas de una empresa,
en función de sus relaciones de jjerarquía;
q ; y debe corresponder
p
a la representación
p
grafica del organigrama.
Estructura Organizacional
Quién
Qué
• Características físicas e intelectuales de la fuerza de trabajo
• Tareas a realizarse
Dónde
• Ubicación física de la organización y las áreas de trabajo
Cuándo
• Tiempo del proceso y flujo de trabajo
Para qué y cómo
• Razón organizacional, objetivos; y métodos de actuación
Elementos para analizar la estructura organizacional
Estructura simple
Diseño organizacional con departamentalización baja, gran amplitud de control,
autoridad centralizada en una sola persona y escasa formalización.
o Organización “plana” que tiene únicamente dos o tres niveles verticales.
o Distribución informal de empleados y un solo individuo en quien está
centralizada la autoridad para la toma de decisiones.
o Es muy común en las micro y pequeñas empresas, en las cuales el propietario y
el gerente es la misma persona.
Estructura funcional
Diseño Organizacional que reúne grupos a las especialidades ocupacionales que
son similares o relacionadas.
Esta organización facilita la supervisión, debido a que cada gerente es experto en
una gama limitada de habilidades, facilitando de igual forma el movimiento de
capacidades especializadas a donde más se necesitan.
Al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías, se
minimiza la duplicación de personas y equipo, el grupo de trabajo “habla el mismo
idioma .
idioma”
Estructura divisional
Estructura organizacional constituida por unidades o divisiones separadas o
semiautónomas.
Cada unidad o división en una estructura organizacional tiene una autonomía
relativamente limitada, con un gerente de división cuya responsabilidad es lograr
un buen rendimiento y ejercer la autoridad estratégica y operacional de la toma de
decisiones en su unidad.
Existe una estructura central que actúa como supervisor externo para coordinar y
controlar las divisiones.
Estructura de equipos
Formada por grupos o equipos de trabajo que realizan las actividades de la
organización.
En este tipo de estructuras la acción de facultar a los empleados es fundamental
por que no existe una línea rígida de autoridad administrativa que fluya desde la
alta dirección hasta los niveles operativos.
Los equipos
q p de empleados
p
están en libertad de diseñar su p
propios
p
trabajo
j en la
forma que consideren más adecuada.
Estructura matricial
Estructura en la que algunos especialistas de diferentes departamentos funcionales
son asignados para trabajar en uno o varios proyectos, bajo la dirección de un líder
o gerente de proyecto.
La adición de esta dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionales
de tipo horizontal hace, que, en realidad , se entretejan elementos de las
departamentalizaciones funcional y por productos; por eso se emplea el término
matriz.
matriz
Con esta estructura se instituye una cadena de mando doble, violándose así el
principio clásico de la “unidad de mando”.
Los empleados de la matriz tiene en realidad dos jefes: el gerente de su respectivo
departamento funcional y el gerente de su producto o proyecto.
Estructura de proyectos
Estructura organizacional en la
permanentemente a los proyectos.
cual
los
empleados
son
asignados
LLos empleados
l d y ell trabajo
t b j que realizan
li
son asignados
i d en los
l proyectos
t de
d manera
permanente.
Este tipo de estructura no tiene departamentos formales,
formales como la estructura
matricial.
En este tipo de estructura los empleados llevan sus capacidades, habilidades y
experiencias de específicas a otros proyectos de trabajo.
Manuales administrativos
Contenido del manual de organización
Contenido del manual de métodos y procedimientos
Contenido del manual de políticas, normas y estándares
Contenido del manual de proyectos
Contenido del manual de informática
Manual de usuario
Contenido del manual de informática
Manual de técnico
Una buena organización ayuda a:
o CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA CON BASE EN UNA BUENA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
o ESTABLECER UNA BUENA INTEGRACIÓN DE RECURSOS.
o CLARIFICAR LOS CONCEPTOS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y EJERCICIO
DE FUNCIONES.
Integración
“Para evitarte conflictos,
conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”
Juan Carlos Flores Legorreta
Integración
o Como fase del Proceso Administrativo, la integración representa la
etapa donde se ponen en práctica las decisiones tomadas.
T b j
Trabajar
¿C
¿Con qué?
é?
¿C
¿Con quién?
ié ?
Definición
“Obtener y articular
“Obt
ti l los
l elementos
l
t materiales
t i l y humanos
h
que la
l
organización y la planeación señalan como necesarios para el
g
social”.
adecuado funcionamiento de un organismo
Reyes Ponce
Integración de recursos
Recursos financieros
Recursos tecnológicos
Integración
Recursos humanos
Recursos materiales
Integración de recursos financieros
o Cantidad de dinero necesario para adquirir los bienes y servicios que
requiere la organización para llevar a cabo su operación.
o Aportaciones de los socios.
Fuentes de Financiamiento
o Proveedores y compras a crédito.
o Instituciones de crédito (públicas o privadas).
Instituciones de crédito (públicas o privadas)
o Emisión de obligaciones.
Integración de recursos tecnológicos
o Elección de los recursos tecnológicos adecuados para la
organización.
g
o Es necesaria una investigación que considere: tipo de
proveedor,
d
soporte, respaldo,
ld instalación
l ó e implementación,
l
ó
así como necesidades futuras.
Integración de recursos materiales
o Definición de las características y volúmenes de recursos materiales requeridos.
o Investigación de posibles fuentes de abastecimiento.
o Solicitud de cotizaciones o concurso de compra.
o Evaluación de materiales y proveedores.
o Decisión de adquisición.
o Financiamiento de pedido y/o contrato de acuerdo con requerimientos y calendarios.
o Recepción y evaluación de materiales recibidos.
p
y
Integración de recursos humanos
“La integración de personal consiste en ocupar y mantener así los puestos de la
estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los
requerimientos de fuerzas de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el
reclutamiento, selección, contratación, evaluación, planeación de carreras,
compensación y capacitación tanto de candidatos como de empleados en
funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas”
Koontz y Weihrich
y
Etapas del proceso de Recursos Humanos
Planeación de Recursos Humanos
Selección
Vacantes
P
Promoción
ió
Solicitud
Externo
Reclutamiento
Entrevista
P b
Pruebas Psicológicas
Interno
Entrenamiento
Contratación
Inducción
Investigación del Candidato
Entrevista con el jefe
Medición del Desempeño
Capacitación y Desarrollo
Examen Médico
Negociación
Final
Mantenimiento
Esquemas de integración
ESQUEMAS DE INTEGRACIÓN
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
Jerarquía Administrativa
Jerarquía Administrativa
Solución común a los problemas de 2 o más subunidades de una empresa que
d
dependen
d de
d un mismo superior.
Departamentalización
Diferenciación organizacional que provoca la especialización en departamentos
Asesoría
í
También conocido como staff. Son asistentes de ejecutivo que permiten aumentar
l información
la
i f
ió de
d la
l jerarquía
j
í y por lo
l tanto ell numero de
d toma de
d decisiones
d ii
y
resolución de conflictos.
Reglas y Procedimientos
Son decisiones ya tomadas por la empresa y que se deben seguir en determinadas
situaciones
Objetivos y Planes
Tiene la misma función que reglas y procedimientos pero por tiempo limitado.
Facilitan la integración cuando las circunstancias no son muy cambiantes o casi no
hay imprevistos
Distribución Física o Di
t ib ió Fí i
Arquitectónica
Su p
principal
p p
premisa es q
que la arquitectura
q
permite la p
p
proximidad física q
que torna
mas fácil la comunicación. Busca eliminar barreras, salas personales, sitios
reservados en cafetería y estacionamiento
Administración
Gracias
Roberto Velázquez Barajas
Adrián Golzarri Arroyo
“Para evitarte conflictos,
conflictos que tu lengua no se adelante a tu pensamiento”
Juan Carlos Flores Legorreta
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