Como tener una buena reunión

Como tener una buena reunión
A la mayoría de la gente no le gustan las reuniones. Dicen que son aburridas, largas y no se hace nada. Y
con frecuencia esa es la verdad. Así que para tener una buena reunión, necesitan hacerla interesante,
mantenerla dirigida y asegurarse de que se haga algo. Aquí hay ocho pasos hacia el éxito de su próxima
reunión.
1. Asegúrense de que necesitan tener una reunión. Las reuniones se necesitan cuando un grupo de
personas debe estar involucrado en una acción o en una decisión. No programen una reunión solo porque
es tiempo para tener una.
2. Establezcan un objetivo para la reunión. Sean muy claros en porqué van a tener una reunión y lo que
se necesita hacerse o decidirse. Dividan esa tarea en pasos o dividan la discusión en secciones—esa es la
agenda para su reunión. Al comienzo de la reunión digan, este es nuestro objetivo y si podemos hacer
esto, la reunión será un éxito. Al final de la reunión recuérdenles que lograron su objetivo. Esto deja a
todo el mundo irse sintiéndose exitoso y ellos estarán contentos de venir a su próxima reunión.
3. Denle las decisiones al grupo. Los participantes son dueños de la reunión. Déjenlos organizar la
agenda antes de la reunión o por lo menos que le añadan antes de que comience. Si necesitan tomarse
decisiones sobre el proceso (ya sea terminando una decisión que se está tardando demasiado por ejemplo)
entonces pregúntenle eso al grupo.
4. Permanezcan en el programa. Recuerden que cada minuto que una persona gasta en su reunión lo
podría estar gastando haciendo otras cosas. Ellos están con ustedes porque han decidido que su reunión es
importante. ¡Comiencen a tiempo y terminen a tiempo!
5. Presten atención a lo que es importante. Den cierta cantidad de tiempo para cada tema de la agenda
basados en qué tan importante es. Si el grupo comienza gastando mucho tiempo en detalles, pregúntenles
“¿es esto en lo que queremos pasar nuestro tiempo hablando?”. Muchos detalles pueden ser trabajados por
individuos o comités— las reuniones son para las decisiones que necesitan involucrar todo el grupo.
6. Mantengan la reunión en el camino. Su agenda es la herramienta que ustedes usan para asegurarse
que están a tiempo y en el tema correcto. Cuando asuntos alternos aparecen, ayuden al grupo a regresar al
camino. Si el asunto suena importante, revisen con el grupo. “Estamos hablando de un nuevo asunto—
¿es esto algo importante que debemos tomar tiempo para discutirlo?”.
7. Asegúrense que la gente participe. La gente piensa que una reunión es importante basados en algo
simple: si hablaron o no. Así que cada persona debe haber tenido la oportunidad de compartir sus ideas.
¡Está bien preguntarles a personas específicas lo que piensan! También deben estar preparados para
recordarle gentilmente a la gente cuando está hablando demasiado.
8. Tengan una buena facilitación. El facilitador es la persona que dirige la reunión y actúa en todos los
pasos de la lista anterior. Es un trabajo grande y no encaja bien con participar en la discusión. Así que si
necesitan que sus opiniones sean escuchadas, dejen que alguien más dirija la reunión. La buena
facilitación no sucede simplemente— es una habilidad que viene con entrenamiento y practica.
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