Visitas de Seguimiento Edición: 5 Abril. /11 DATCER-97 4 COPROMISOS ADQUIRIDOS DERIVADOS DE LA VISITA DE SEGUIMIENTO. Las muestras seleccionadas en la visita de seguimiento deben ser presentadas al laboratorio subcontratado por ANCE y seleccionado por el solicitante o, en su caso, por el titular del certificado que corresponda, a efecto de que se realicen las pruebas que establezca la NOM o NMX correspondiente. Una vez que el laboratorio emite el informe de pruebas, éste debe ser remitido a ANCE. En aquellos casos en que el resultado de la visita de seguimiento o verificación haya sido negativo, o cuando la misma no pueda llevarse a cabo por causa imputable al interesado, ANCE, debe comunicar de inmediato a las autoridades competentes y al titular del mismo la suspensión o cancelación del certificado NOM, sin perjuicio de las sanciones que procedan. Visitas de Seguimiento Edición: 5 Abril. /11 VISITAS DE SEGUIMIENTO DEL PERSONAL TECNICO DE ANCE 1. SEGUIMIENTO Una vez que el solicitante obtiene un certificado de conformidad con una norma o pliego de condiciones o dictamen a través de nuestra Asociación, queda sujeto a visitas de seguimiento periódicas por el personal técnico de ANCE desarrollándose éstas en los domicilios que para este fin se registraron ante ANCE, pudiéndose realizar también en comercio, dichas visitas se realizan por lo menos una vez al año y tienen por objeto comprobar que el producto o familia de productos certificados continua cumpliendo con la norma certificada y criterios de certificación de cada norma en específico, medi ante muestreo de producto dependiendo de la modalidad en la que se ha emitido el certificado, y en su caso, si utiliza adecuadamente la contraseña oficial NOM en todos y cada uno de los productos cer tificados. 2. PROGRAMACIÓN DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO La programación de las visitas de seguimiento es de tal forma que se cubra la totalidad de los certificados otorgados. El titular del certificado normalmente puede recibir un aviso con tres días hábiles de anticipación para que disponga de un responsable que atienda la visita. De considerarse oportuno por ANCE, la visita se puede realizar sin previo aviso. La cantidad de visitas que se programen a los certificados dependerá del procedimiento de evaluación de la conformidad correspondiente. En particular para las normas de producto competencia de la Secretaria de Economía, la programación de la visita de seguimiento puede ser de dos tipos: a) Anual programada aleatoriamente y/o b) Anual por selección aleatoria de empresas. Visitas de Seguimiento Edición: 5 Abril. /11 DATCER-97 La visita de seguimiento por selección aleatoria de empresas puede aplicarse en forma adicional a la visita de seguimiento anual programada aleatoriamente. Si al momento de realizar una visita de seguimiento no es atendida oportunamente, se genera un comunicado de suspensión de los certificados y en caso de domicilio o empresa inexistente se cancelan automáticamente los certificados. 3. METODOLOGIA DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO. REUNION PREVIA El propósito de esta reunión es la presentación del personal técnico de ANCE con la persona encargada de atender la visita además de explicar el objeto y alcance de la misma. DESARROLLO En la visita de seguimiento los requisitos a verificar dependen de la norma y de la modalidad de producto certificado y de manera general se tienen contemplados tres aspectos: a) Inspección documental En etapa es importante que el titular del certificado presente copia de la documentación técnica ingresada para obtener la certificación, debidamente sellada por esta Asociación, así como copia del contrato de prestación y certificado otorgado o copia del mismo ya que se revisaran que los requisitos documentales con las que fue otorgado el certificado, se siguen cumpliendo. Adicionalmente se verificará que se cuente con un registro de reclamaciones y quejas de los productos o familia de productos certificados, referente al cumplimiento con la norma de producto que fue certificada así como las acciones tomadas por el titular. Visitas de Seguimiento Edición: 5 Abril. /11 b) Inspección visual Se verifica que el producto o familia de producto ocularmente corresponde con la información y condiciones con las que inicialmente fue certificado. c) Identificación de muestras. Se tomarán muestreo de producto de manera aleatorio para envío a pruebas de laboratorio las cuales serán identificadas por el personal de esta Asociación. A solicitud del titular de los certificados se tomará de muestra testigo la cual quedará en resguardo de titular y la cual podrá utilizar previa autorización del organismo, con el propósito de corroborar el resultado de pruebas de laboratorio referente a la primera muestra. De igual forma, se revisan aquellos puntos que de acuerdo a Políticas y Procedimientos de Evaluación de la Conformidad, Procedimientos Particulares de Certificación y Procedimientos de Evaluación de la Conformidad, deben ser verificados para la norma y modalidad en la que se ha emitido el certificado, como por ejemplo: las instalaciones, sistema de calidad, registros de pruebas, registro de capacitación, control de proceso, manuales de reconstrucción, etc. REUNION DE CIERRE En esta reunión el personal técnico de ANCE debe presentar al responsable de atenderle el “informe de visita de seguimiento" de los productos certificados. Dicho documento contiene las deficiencias u observaciones detectadas de la visita, así como las recomendaciones que debe llevar a cabo el titular para mantener el certificado. El personal técnico de ANCE debe dar la oportunidad de aclarar cualquier duda sobre los planteamientos presentados y debe solicitar al responsable de atender la visita su firma de conocimiento y conformidad con el Informe.