La mejor solución para la sincronización de datos de producto

La mejor solución para la
sincronización de datos de producto
AECOC
Con más de 25.000 empresas asociadas, AECOC es
una de las mayores agrupaciones empresariales del
país. Nacida en 1977 para ofrecer al sector de gran
consumo un lenguaje común, el código de barras, la
asociación ha ido ampliando sus áreas de actividad,
trabajando actualmente para unir los esfuerzos de la
industria y la distribución en aquellos proyectos que
precisan del trabajo conjunto.
GS1 en cifras
• 111 organizaciones nacionales
• Más de 150 países emplean sus
estándares para los negocios
• 1.300.000 compañías asociadas
• 1.800 trabajadores en el mundo
AECOC en el Sector Salud
AECOC en el Sector Salud
• Más de 900 empresas asociadas
• Grupos de trabajo
• Más de 400 usuarios EDI
Liderazgo mundial
AECOC es el representante único en España de
GS1, la organización que lidera a nivel mundial el
desarrollo y la implantación de estándares para los
negocios, como el código de barras, el intercambio
electrónico de documentos (EDI), o el EPC
(Electronic Product Code). AECOC participa activamente en los órganos de gestión y desarrollo de
estándares de GS1. El desarrollo de los estándares
se realiza a través de un proceso global abierto a la
participación de las empresas en un esfuerzo
común para proporcionar soluciones que se adapten a sus necesidades.
• 24.750 empresas utilizan GDSN para
intercambiar datos de producto de
más de 10.000.000 de artículos.
• 1660 empresas del sector salud
intercambian más de 400.000 fichas
de producto en 53 países.
aecocdata y la sincronización de datos
La Sincronización de Datos es el proceso de comu-
es un catálogo centralizado de datos
nicación de los datos de los productos que un
de producto que permitirá compartir toda la infor-
proveedor ofrece a sus clientes. Este proceso se
mación que necesita su cliente de forma rápida,
realiza a través de la red global de sincronización de
segura, estándar y en tiempo real. El servicio aecocdata
datos
ofrece la funcionalidad de catálogo estándar GDSN,
(GDSN
/
Global
Data
Synchronisation
Network) regulada por estándares internacionales.
CERTIFIED
necesaria para operar en esta red global.
Una base de datos
centralizada a la que
accederán todos sus clientes
GDSN
P rove
edor A
aecocdata
P rove
C a tálo g o A
edor B
C atálog o B
P rove
edor C
Beneficios
Los beneficios son visibles en:
¿Cuánto cuesta no sincronizar datos?
Área Comercial
Los estudios que hemos realizado en este campo
• Mejora el proceso de alta de artículos y actualiza-
muestran que un proveedor puede perder hasta 57€
ción de datos, reduciendo tiempos y costes
• Mejor disponibilidad del producto en la oficina de
por pedido incorrecto de media. Por el mismo error el
mayorista o distribuidor estaría perdiendo hasta 39€.
farmacia
• Gestión eficiente del surtido y promociones.
Un proveedor que gestione 1.000 pedidos/facturas*
• Modelo de datos de información único para todos
al año, estaría perdiendo 8.760 €/año por la falta de
los clientes
Área logística
sincronización de datos de producto.
* Se considera pedido erróneo todo aquel que no
• Armonización de descripciones
puede ser mecanizado tal cual llega. Es el tipo de
• Reducción de costes logísticos (stock, optimiza-
pedido que el proveedor necesitará corregir por
ción del transporte, demoras,…)
• Reducción de problemas en procesos automatizados de almacenaje
medios manuales o informáticos para poder
gestionarlo. Los típicos errores en un pedido
provocados por mala sincronización de datos de
• No más pedidos por agrupaciones inexistentes
producto son: GTINs desactualizados, no uso del
• Reducción de entregas rechazadas por discrepan-
GTIN de las agrupaciones, uso GTIN producto
cias con lo pedido
regular en vez del GTIN promocional, número de
unidades/caja o cajas/palet incorrecto, etc.
Área Administrativa
• Reducción de errores por entradas manuales
Más información en:
• Reducción de costes por corrección y actualización de datos
• Reducción del número de pedidos incorrectos
• Reducción del número de facturas incorrectas.
www.aecoc.es
Apartado: Estándares
gs1>GDSN>Beneficios GDSN
Podrá descargar la Calculadora de
costes, con la que podrá acercar el
resultado a su casuística.
1er paso. Preparación de la información
El paso previo a la Sincronización de Datos es la
preparación de a información. La preparación de la
información es responsabilidad del Proveedor.
Es fundamental asegurar que se dispone de toda la
+
Ventas
información necesaria en el modelo de datos GDSN
Cadena de Suministro
que solicitan nuestros clientes.
En este modelo de datos, los atributos son de
Pedido - Factura - Albarán
diferente naturaleza: codificación, descripciones,
dimensiones, pesos, impuestos, marcas, etc. haciendo necesario en algunas ocasiones la colaboración
Referenciación y mantenimiento datos
de diferentes áreas de la organización. También es
importante definir e implementar los procesos inter-
Calidad de Datos
nos necesarios que aseguren la calidad de la información que se envía al cliente vía GDSN.
x48
U
a
x48
X 48
x6
Los usuarios de aecocdata disponen de
un servicio de Auditoría de Calidad de
Datos de forma totalmente gratuita
D
U
L
SaecAocdata
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ocd
aec UD
SAL
X6
aluSalud
Salud Salud
aecocdata
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e
o
aecocdata
aecocdata
2º paso. Carga y publicación
El servicio aecocdata define 2 procesos básicos a
realizar por el proveedor para Sincronizar los Datos
con sus clientes.
1 Carga del catálogo de productos: Carga de la
información en aecocdata a través de 2 posibles
vías a la elección del proveedor:
SED - Servicio de Entrada de Datos: Sencilla
aplicación
distribuida de forma gratuita por
AECOC, que opera con un fichero Excel.
Integración - Vía automatizada e integrada con
los Sistemas Informáticos, resultando la solución
más eficiente.
2 Publicación en privado para clientes: A través
del proceso de publicación el proveedor realiza la
gestión de qué conjunto del catálogo de referencias cargadas en aecocdata es visible para cada
uno de sus clientes.
El proceso de publicación es operable desde la
web de gestión del servicio aecocdata, desde el
SED y desde los sistemas integrados con aecocdata
1
Carga de
Catálogo
2
Publicación
en privado
para clientes
AECOC le ayuda
Atención personalizada: Se le asignará un interlocutor de AECOC para que pueda guiarle en todo el
proyecto de Sincronización de Datos.
Formación: cursos presenciales y a distancia, gratuitos para los usuarios de aecocdata.
Asesoría telefónica para ayudarle en el funcionamiento del sistema y aclararle las dudas de comprensión de los atributos de la ficha de producto.
Auditoría de calidad de datos, con seguimiento
personalizado de la mejora de calidad, gratuito para
los usuarios de aecocdata.
Integración completa con sus sistemas informáticos
aecocdata@aecoc.es
T. 93 252 39 00
Anexo
Ficha de producto
Distribución Farmacéutica
Identificación
GTIN
Histórico GTIN (producto remplazado)
Código nacional
Nombre laboratorio proveedor
Referencia interna laboratorio
Descripción
Siglas en el envase
Código grupo terapéutico
Código Familia/Subfamilia
Información logística
Alto, ancho y profundo
Peso bruto
Fechas
Fecha efectiva
Fecha de inicio de disponibilidad
Fecha de discontinuidad por fin de producción
Primera fecha de pedido
Última fecha de pedido
Vida útil
Características
Resto atributos GDSN
Almacenamiento en frío (s/n)
Descripción codificada del artículo
Vida útil
Unidad base (s/n)
Principios activos
Unidad de consumo (s/n)
Estupefaciente (s/n)
Unidad de expedición (s/n)
Psicótropo (s/n)
Unidad de facturación (s/n)
Descripción tipo aportación
Unidad de pedido (s/n)
Indicador de peligrosidad
Marca
Nombre funcional
Embalaje marcado como retornable (s/n)
Brick de la Global Product Classification
Número de capas
Número de cajas por capa
GTIN del artículo jerárquicamente inferior
Precios e impuestos
PVL
Cantidad contenida del artículo jerárquicamente inferior
Precio de tarifa
Precio libre
PVP (con IVA)
IVA
Embalaje marcado con
precio(s/n)
Realizado con la colaboración de:
La Misión de AECOC
Contribuir a hacer más eficientes y
sostenibles las relaciones entre las
empresas de producción y
distribución, aportando mayor valor
al consumidor a través de la
identificación de oportunidades de
mejora a lo largo de toda la cadena.
Miembro de
Ronda General Mitre 10
08017 Barcelona
T: 00 34 932 523 900
F: 00 34 932 802 135