(ral) distribución de productos de textiles

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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
(RAL)
DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE TEXTILES
PARTE I
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
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DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE TEXTILES
Parte I
Procesos en la Entrega y Recepción de Mercancías
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA
RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS TEXTILES-
PARTE I
ÍNDICE
Procesos en la Entrega y Recepción de Mercancías
1. Introducción
2. La Cadena de Suministro y de Transporte
2.1. Etapas de la Cadena de Suministro y Transporte
3. Recomendaciones sobre cada una de las etapas de la Cadena de Suministro
3.1. Coordinación y Gestión de la recogida de los Envíos
3.1.1. Acuerdos: Proveedor/Cargador – Operador de Transporte/Transportista
3.1.2. Planificación del Transporte
3.1.3. Orden de la Recogida – Entrega de Mercancía y Trazabilidad
3.1.4. Carga y Preparación del Viaje
3.2. Coordinación y Gestión del Tránsito de Transporte
3.2.1. Acuerdos: Proveedor/Cargador – Operador de Transporte/Transportista
3.2.2. Reducción del Periodo de Tránsito
3.3. Coordinación y Gestión de la Entrega y Recepción del Envío
3.3.1. Acuerdos: Proveedor/Cargador – Operador de Transporte/Transportista Distribuidor
3.3.2. Reducción del Tiempo de Respuesta de Entrega: Optimización del Periodo
de Entrega
3.3.3. Incremento de la Eficiencia de la Recepción
3.3.4. Responsabilidad sobre la Descarga
3.3.5. Normas básicas de presentación de la mercancía y su transporte
3.3.6. Condiciones especiales de fecha y hora de entrega
4. Información necesaria sobre los Pedidos
4.1. 1er Caso: Pedido del Centro de Distribución al Proveedor
4.2. 2º Caso: Pedido de la Tienda al Proveedor
5. Ficha Logística – RAL TEXTIL
6. ANEXOS: Escenarios EDI-EANCOM para la Optimización del Ciclo de Pedidos
6.1. Proveedor - Cliente (Plataforma o Tienda)
6.2. Proveedor - Operador Logístico - Cliente (Plataforma o Tienda)
6.3. Proveedor – Agente de Transporte - Cliente (Plataforma o Tienda)
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RAL -DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS TEXTILES-
PARTE I
Procesos en la Entrega y Recepción de Mercancías
1. Introducción
Las Recomendaciones AECOC para la Logística - RAL - sobre “Distribución de Productos
Textiles” son reglas y especificaciones logísticas que facilitan el funcionamiento correcto de
cada una de las partes integrantes de la cadena de suministro. Las RAL sobre “Distribución
de Productos Textiles” han sido desarrolladas y acordadas por el Grupo de Trabajo AECOC,
constituido por representantes de empresas de proveedores y distribuidores del sector Textil, y
empresas de transporte. Asimismo, el Comité de Logística de AECOC como el Consejo
Directivo de AECOC acuerdan el presente desarrollo RAL y su aplicación en el ámbito de la
cadena de suministro.
Esta primera parte de este desarrollo incluye las prácticas que deben aplicarse en el entorno
de la cadena de suministro y transporte en toda su amplitud, desde la recogida de mercancía
en origen hasta su entrega en destino, incluido el tránsito del transporte. En cada uno de estos
procesos se detallan las actividades preliminares, los acuerdos, las especificaciones de
operaciones y planificaciones, la información, la trazabilidad y la aplicación de los Estándares
de comunicación EAN·UCC. Esta parte pone de manifiesto la necesaria coordinación que
debe darse entre todas las empresas vinculadas con el proceso global del suministro. Las
empresas deben adquirir compromisos de mejora y comunicación permanentes en los
diferentes ámbitos donde interactuan. El resultado de esta actuación es un proceso global
óptimo que siempre debe estar sujeto a la innovación, planificación, aplicación y revisión de
formas de trabajo conjunto, con el fin de readaptarse a un mercado cambiante y competitivo.
Desde AECOC queremos agradecer la colaboración y el esfuerzo realizado para la realización
de estas RAL a las siguientes empresas:
DISTRIBUIDORES
ALCAMPO, S.A.
CAPRABO, S.A.
CORTEFIEL
EL CORTE INGLÉS, S.A.
EROSKI, S.C.
GRUPO CARREFOUR
FABRICANTES
AZNAR S.A. (MARIE CLAIRE)
EL CORTE MODERNO, S.A.
SARA LEE S.A.(GRUPO SANS)
OPERADOR LOGÍSTICO /
AGENCIA DE TRANSPORTE
EXEL LOGISTICS, S.A.
TIBBETT & BRITTEN
TRANSPORTES GÓMEZ
Así como a las compañías y empresas que integran el Comité de Logística de AECOC:
FABRICANTES
CAMPOFRIO, S.A.
CIA. COCA-COLA ESPAÑA, S.A.
GRUPO DANONE
HENKEL IBERICA, S.A.
KOIPE, S.A.
NESTLE ESPAÑA, S.A.
PROCTER & GAMBLE, S.A.
UNILEVER ESPAÑA, S.A.
UNILEVER FOODS ESPAÑA
(AGRA), S.A.
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DISTRIBUIDORES
CAPRABO, S.A.
DIA, S.A.
EROSKI, S.C.
EUROMADI, S.A.
GRUPO CARREFOUR
GRUPO UNIGRO
IFA ESPAÑOLA, S.A.
MERCADONA, S.A.
SUPERMERCADOS SABECO, S.A.
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OPERADORES LOGÍSTICOS
EXEL LOGISTICS IBERICA, S.A.
SDF IBÉRICA, S.A.
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PARTE I
2. La Cadena de Suministro y de Transporte
La Cadena de Suministro engloba todas las operaciones que contribuyen a transferir un
producto desde el momento que está disponible por el proveedor hasta la entrega de este en
su destino. La Cadena de Transporte incluye todos los procesos implicados en el control o
movimientos de mercancías entre cualquiera de las etapas de la cadena de suministro, desde
el proveedor al consumidor final.
Flujos de productos en la cadena de suministro y transporte de productos textiles y
operaciones:
PUNTOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO / OPERACIONES
ORIGEN/RECOGIDA
TRÁNSITO
DESTINO / ENTREGA Y
RECEPCIÓN
FLUJO FÍSICO
Proveedor
(P)
Transporte
(TR)
Distribuidor
(D)
Entrega a Centro
Distribución
(P-TR-CD)
Proveedor
(P)
Transporte
(TR)
Distribuidor
(D)
Entrega Directa a Tienda
(P-TR-EDT)
de
2.1. Etapas de la Cadena de Suministro y Transporte
Las mejores prácticas de la cadena de suministro y transporte abarcan la infraestructura,
los procesos y la organización de cada una de las tres etapas siguientes:
1. La Recogida/Carga de los Envíos.
2. El Tránsito del Transporte.
3. La Entrega de los Envíos.
RECOGIDA/CARGA
TRÁNSITO
ENTREGA
Estas mejores prácticas están destinadas a facilitar:
•
•
•
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El Flujo Físico de Mercancías.
El Flujo de Información.
El Nivel de Servicio.
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PARTE I
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Las recomendaciones sobre la Cadena de Suministro y Transporte se aplican en el ámbito
de dos flujos físicos: Entrega a Centro de Distribución (P-TR-CD) y Entrega Directa a
Tienda (P-TR-EDT).
Estas recomendaciones generales pueden particularizarse para cada flujo, aplicándose,
todas o parte de las mismas, según los requerimientos de mejora de los puntos concretos,
además de adecuarlas según las características de cada flujo específico.
PROVEEDOR
DISTRIBUIDOR
CENTRO
DISTRIBUCIÓN
Flujo de Mercancías
Flujo de Información
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PARTE I
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3. Recomendaciones sobre cada una de las etapas de la Cadena de Suministro
3.1. Coordinación y Gestión de la recogida de los Envíos
RECOGIDA/CARGA
TRÁNSITO
ENTREGA
3.1.1. Acuerdos
Proveedor/Cargador – Operador de Transporte/Transportista:
• Establecer programas de recogidas regulares de envíos (aplicar horarios y
métodos de trabajo).
• Definir mecanismos de coordinación de respuesta rápida a las emergencias y
recogidas imprevistas.
• Documentar los acuerdos de servicios de recogida y las condiciones de la
entrega y recepción de los envíos. El proveedor/cargador debe transmitir al
operador de transporte/transportista los acuerdos establecidos en la Ficha
Logística RAL TEXTIL (Ver Apartado 5).
• Aplicar criterios y mecanismos de la recogida y envío de pedidos en el punto de
recogida del proveedor, teniendo en cuenta:
1. Planificación del transporte.
2. Orden de la recogida, entrega de mercancías y trazabilidad (seguimiento de
los envíos).
3. Carga y preparación del viaje.
4. Orden de la recogida en función de los diferentes puntos de destino.
PROVEEDOR
TRANSPORTE
DISTRIBUIDOR
3.1.2. Planificación del Transporte
1. Preliminar. Soportes de Información para la Planificación:
Distribuidor
• Utilizar medios de comunicación como el EDI (Intercambio Electrónico de
Documentos – nivel avanzado) u otros medios como el FAX (nivel básico), así
como los IA (Identificadores de Aplicación del EAN·UCC 128) para facilitar las
previsiones de demanda con los datos de salidas y stock de almacenes y
tiendas, entre otros fines para:
• Ayudar al proveedor en su planificación de la producción.
• Facilitar servicios de entregas más regulares en el curso del año.
• Racionalizar la utilización y planificación del transporte.
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Proveedor
• Hacer uso de medios de comunicación como el EDI (nivel avanzado) u otros
medios como el FAX (nivel básico), así como los IA (Identificadores de
Aplicación del EAN·UCC 128) para facilitar el proceso que abarca:
• La recepción del pedido.
• La agrupación de pedidos.
• La comprobación de inventarios.
• La preparación de la expedición.
Operador de Transporte/Transportista
• Emplear medios de comunicación como el EDI (nivel avanzado) u otros medios
como el FAX (nivel básico).
• Disponer de sistemas de comunicación en el transporte.
2. Operaciones. Proveedor/cargador – Operador de Transporte/Transportista:
• Planificar y gestionar la demanda de servicio de recogidas y envíos teniendo en
cuenta:
- La carga física de los envíos.
- La agrupación de mercancías en envases terciarios (paletas, roll container,
etc.).
- Las condiciones de entrega y recepción reflejadas en la Ficha Logística RAL
TEXTIL.
- La documentación del envío.
• Pasar rápidamente la orden de recogida del pedido al transportista para que en
el momento de recibirlo, conozca su capacidad de respuesta de servicio, con el
fin de acelerar este proceso.
• Minimizar las variaciones de los volúmenes de recogidas, que junto con la
regularidad de los aprovisionamientos del distribuidor contribuyen:
- A mejorar la recogida de mercancías.
- A mejorar la utilización de los activos de la producción, distribución y
transporte.
- A realizar envíos más exactos y con mayor nivel de servicio.
• El transportista debe planificar a partir de las previsiones del proveedor y a largo
plazo, con suficiente tiempo y margen de maniobra.
3.1.3. Orden de la Recogida - Entrega de Mercancía y Trazabilidad
Información y Trazabilidad
• El proveedor en la orden de recogida y entrega al transportista indicará la
siguiente información a través de un medio de comunicación como el EDI (nivel
avanzado) u otros medios como el FAX (nivel básico).
Datos mínimos para facilitar la planificación del transporte (todos están
contemplados en el mensaje estándar EDI EANCOM® IFCSUM - Instrucción de
Transporte Múltiple - Ver Anexo 6.3.):
1. Persona y teléfono de contacto del proveedor.
2. Dirección del punto donde se recogen los envíos.
3. Peso y volumen (brutos) por cada tipo de mercancía (unidad de carga
paletizada, bulto, artículos de gran longitud, mercancías de alta densidad,…).
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4. Fecha de la recogida del envío.
5. Hora de recogida o periodo de tiempo para realizar la recogida.
6. Si procede, proveedor y transportista confirmarán lo planificado de la recogida
con la suficiente antelación y el orden de prioridades de los pedidos.
7. Medios de carga/descarga existentes (muelle, transpaletas,…).
8. Tipo de porte (pagados o debidos).
9. Observaciones.
• El proveedor transmitirá las condiciones de entrega pactadas con el cliente al
transportista y las acordará con éste según los datos definidos en el Documento
Privado de Actividades y Servicios – DPA - de las RAL Cadena de
Transporte, como son:
- Datos del receptor.
- Fecha de la entrega del envío.
- Hora de entrega.
- Ejecuciones de carga y descargas de mercancías.
NOTA: Todos los datos que sean constantes en el tiempo se incorporarán
directamente en la Ficha Logística RAL TEXTIL.
• Para la calidad, la trazabilidad y el control de los servicios es necesario que el
transportista disponga de la información que se detalla a continuación.
Asimismo, esta información debe corresponder con la unidad de transporte, esto
está contemplado en el mensaje estándar EANCOM® IFCSUM:
1. Información administrativa, identificación de la mercancía y observaciones:
- Número de albarán y fecha.
- Pedido del consignatario (número de pedido del cliente -destino-).
- Identificación EAN·UCC de la Referencia del bulto.
- Identificación EAN·UCC de la Expedición/Referencia de la expedición.
- Observaciones (particularidades del envío).
2. Información del remitente y consignatario (destinatario):
- Nombre, código postal y teléfono del remitente.
- Nombre, dirección, localidad, país, código postal
consignatario.
y
teléfono
del
3. Información de las mercancías del envío. Datos de la mercancía del envío:
- Tipo: unidad de carga paletizada, bulto, artículos de gran longitud,
mercancías de alta densidad…
- Peso y volumen.
- Número de bultos y número de bultos por cada unidad de carga terciaria.
- Unidades de transporte.
- Material consignado(*) en el envío.
(*)
Material Consignado: Material que acompaña o forma parte del producto
motivo de la transacción, y que es recuperable por el proveedor para
posteriores transacciones. Por ejemplo: expositores, palets de manutención,
envases de cristal u otro tipo de material recuperable.
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4. Información sobre los portes, costes y seguros:
- Tipo de portes (pagados o debidos).
- Comisión de reembolso.
- Tipo de reexpedición (de agencia a destino).
- Reembolso (cobro al consignatario).
- Tipo de seguro.
- Valor de la mercancía en caso de seguro a todo riesgo.
5. Información sobre devoluciones:
- Número del proveedor correspondiente a la devolución del cliente.
6. Información y tratamiento de los kits o módulos constituidos de varias partes
independientes (embalajes):
- El conjunto se trata como una sola referencia.
- La etiqueta de los embalajes debe incluir la información del todo (la
identificación de la referencia) y la información específica de la parte que se
trate.
• El proveedor entrega el Albarán y el DPA al transportista o sólo el Albarán con
los datos del DPA.
• El proveedor añadirá la lista de contenido o Packing List sobre las unidades
de carga mixta o multiproducto con el fin de agilizar las verificaciones de
recogidas y entregas de mercancías. La lista de contenido incluye:
- Código de articulo de proveedor.
- Descripción.
- Número EAN·UCC de cada bulto contenido.
- Cantidad de subembalajes contenidos en el bulto o unidad de carga por
referencia.
- Destino.
- Número de pedido del cliente o número del albarán.
• El transporte dispondrá de sistemas de comunicación entre otros fines para:
- Información de servicios de recogidas y entregas.
- Trazabilidad del propio transporte y de los envíos.
3.1.4. Carga y Preparación del Viaje
Configuración de las Unidades de Carga
• La carga debe estar configurada de forma que permita optimizar la utilización del
transporte según las RAL UCE (Unidades de Carga Eficiente). En el caso de
que la configuración de carga no sea óptima, aplicar el análisis de proceso de la
unidad de carga y costes, descritos en dichas RAL.
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3.2. Coordinación y Gestión del Tránsito de Transporte
RECOGIDA/CARGA
TRÁNSITO
ENTREGA
3.2.1. Acuerdos
Proveedor/Cargador – Operador de Transporte/Transportista:
Definición del Periodo de Tránsito de Transporte:
Se define como el tiempo que transcurre desde la salida de la expedición en el
punto de origen hasta el momento de llegada al muelle de descarga.
• Todas las partes deben aplicar los siguientes acciones para optimizar el periodo
de tránsito del transporte:
1. Reducción del periodo de tránsito:
• Aplicar sistemas de seguimiento y toma de decisiones.
• Emplear equipos de conductores.
• Ampliar los horarios de expedición y recepción de mercancías.
2. Programas de entregas consensuados:
• Pre-programar las entregas.
• Reducir las puntas en las expediciones.
3. Reducción de la variación del periodo de tránsito:
• Aplicar tecnologías de comunicación en el transporte.
• Mejorar el mantenimiento de los equipos.
• Mejorar el programa del conductor mediante la optimización de rutas.
• Notificar la situación de la expedición.
• Establecer criterios exactos de asignación de volúmenes de cargas al
transportista.
PROVEEDOR
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TRANSPORTE
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3.2.2. Reducción del Periodo de Tránsito
1. Optimización del Periodo de Tránsito. Periodo de Tránsito:
• Los proveedores y distribuidores deben trabajar conjuntamente con los
transportistas con el fin de coordinar los horarios de expedición y recepción.
• El transportista debe conocer los datos de la persona de contacto reflejada en la
Ficha Logística RAL TEXTIL y el modo de contactar con ella.
• Deben aplicarse sistemas de seguimiento y toma de decisiones:
• Se recomienda a los transportistas que apliquen sistemas de comunicación
permanente en el transporte para:
- Optimizar los procesos de toma de decisiones rápidas.
- Establecer bases de datos históricas precedentes de periodos de tránsito.
- Realizar la trazabilidad (seguimiento de los envíos) en la cadena de
transporte.
• Emplear equipos de conductores:
• Se recomienda siempre que sea técnica y económicamente factible,
establecer equipos de conductores.
• Ampliar los horarios de expedición y recepción de mercancías:
• Se recomienda:
- En los casos necesarios, que proveedores y distribuidores amplíen sus
horarios de expedición y recepción con el fin de evitar puntas o
acumulación de operaciones en los Centros de Distribución de ambos.
- Que en los Centros de Distribución de proveedor y distribuidor se
planifiquen los medios de manutención disponibles teniendo en cuenta la
priorización de las cargas y descargas del transporte.
2. Optimización del Periodo de Tránsito. Programas de Entregas:
• Se recomienda que:
- Los servicios de compras y recepción del distribuidor estén coordinados en el
desarrollo de programas de entregas.
- Proveedor y distribuidor programen las entregas de forma regular y
permanente.
- Proveedor y distribuidor coordinen las actividades promocionales y gestionen
los objetivos internos enfocados a mejorar la programación de las entregas.
3. Optimización del Periodo de Tránsito. Variaciones del Periodo de Tránsito:
• Los transportistas deben aplicar sistemas de comunicación permanente en el
transporte con el fin de evitar paradas y:
- Tener acceso a informes meteorológicos.
- Tener acceso a información de mapas.
- Disponer de datos de tráfico para plantearse cambios de rutas.
- Mantener informados a proveedor y distribuidor de la situación del transporte.
• El transportista debe cumplir con todos los requisitos de las normas vigentes en
materia de mantenimiento del transporte y equipos.
• El proveedor y transportista deben coordinar las horas de recogida y entrega
teniendo en cuenta los horarios de menor tráfico posible.
• En caso de avería, el transportista debe notificar la situación del transporte y
tener previstas las actuaciones consiguientes.
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• Proveedor y transportista deben acordar criterios de asignación de volúmenes de
cargas en las entregas.
• El proveedor puede evaluar los servicios de transporte y las variaciones del
periodo de tránsito a partir de uno de los mensajes estándares EANCOM®;
OSTRPT - Situación de Despacho para Operadores Logísticos o IFTSTA Situación de Transporte para Transportistas (Ver Anexos 6.2. y 6.3.).
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3.3. Coordinación y Gestión de la Entrega y Recepción del Envío
RECOGIDA/CARGA
TRÁNSITO
ENTREGA
3.3.1. Acuerdos en la Entrega y Recepción
Proveedor/cargador - Operador de Transporte/Transportista - Distribuidor:
Definición del Proceso de Entrega y Recepción:
Dentro del proceso de relación comercial Cliente - Proveedor, la entrega y
recepción es el proceso mediante el cual se materializa el compromiso, adquirido
por el proveedor, de poner a disposición del distribuidor la mercancía solicitada a
través del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales
acordadas. La entrega y recepción implica, por tanto, a todas las gestiones de
planificación, movimiento físico, y control administrativo del flujo de producto entre
proveedor, distribuidor y operador de transporte/transportista.
• Proveedor y distribuidor deben contemplar el impacto - en la utilización del
transporte - que producen los acuerdos en materia de horarios/plazos de entrega
y en estipulaciones técnico/administrativas reflejados en la Ficha Logística RAL
TEXTIL.
• Aplicar criterios y mecanismos de entrega y recepción de los pedidos en el punto
de entrega del distribuidor, teniendo en cuenta:
1. Reducción del tiempo de respuesta de entrega a partir de:
- Programación y cumplimiento de los horarios.
- Ampliación de las horas de recepción.
- Agilización de las operaciones de descarga.
- Empleo de embalajes terciarios, cajas móviles y roll container.
- Utilización de equipos de manutención e infraestructuras adecuados en el
punto de recepción.
2. Incremento de la eficiencia de la recepción con:
- Envío anticipado del Aviso de Expedición o Albarán Electrónico (DESADV).
- Utilización del Packing List.
- Aplicación de la Etiqueta EAN·UCC 128 de Transporte.
- Configuración eficiente de las Unidades de Carga (RAL UCE).
- Coordinación y gestión de la recepción del pedido en la plataforma del
distribuidor.
3. Responsabilidad sobre la descarga.
4. Normas básicas de presentación de la mercancía y su transporte.
5. Condiciones especiales de fecha y hora de entrega.
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3.3.2. Reducción del Tiempo de Respuesta de Entrega: Optimización del Periodo de
Entrega
1. Programa y Cumplimiento de los horarios:
• El proveedor y distribuidor deben reflejar en el pedido la fecha de la entrega y
confirmar esta, además de definir y concretar la hora y muelle o tienda.
• El Distribuidor en todos los casos debe:
- Dar día, hora y lugar donde debe efectuarse la entrega.
- Acordar con el proveedor el plazo de entrega regular de mercancías.
• Se recomienda que los distribuidores programen las descargas de los
transportes en función de:
- La programación de fechas y horas y/o periodos programados.
- Los flujos de entrega asociados al volumen y la regularidad de las descargas.
- En caso que no exista programación de la entrega se asignará un turno de
descarga en función de la hora de llegada del vehículo al recinto de
recepción. El vehículo, una vez dentro del recinto, se desplazará por los
distintos puntos de descarga sin necesidad de guardar nuevos turnos de
descarga.
• Casos a contemplar en el caso de cambios de fecha y hora de entrega:
1. Estipuladas en la Ficha Logística (Pedido):
- La fecha de entrega prevista debe incluirse en los pedidos y así deben
entenderlo los responsables de los departamentos comerciales y logísticos
del proveedor y el distribuidor.
- Cuando el distribuidor necesita cambiar la fecha prevista de entrega en el
pedido debe entonces solicitar con una semana de antelación la nueva
fecha de entrega.
- Siempre el proveedor confirmará la fecha y hora de entrega al distribuidor.
2. Por parte del Distribuidor:
- Cuando al distribuidor le resulta inviable recepcionar la mercancía en la
fecha confirmada con el proveedor, es decir, no tiene capacidad para ello,
este debe acordar el aplazamiento de la entrega a una nueva fecha que no
exceda de una semana con respecto a la confirmada. Si dicho aplazamiento
excede de este periodo, entonces las partes deben ponerse de acuerdo,
notificando al agente de transporte correspondiente, para decidir devolver la
mercancía o acordar otra nueva fecha de entrega.
- Para vehículos de carga completa, el distribuidor avisará al proveedor con la
suficiente antelación, es decir, antes de que la mercancía entre en el ciclo de
entregas, cuando solicite el cambio de la fecha confirmada con el proveedor.
- Para vehículos de carga fraccionada, el distribuidor avisará al proveedor con
la suficiente antelación - antes de que la mercancía entre en el ciclo de
entregas - cuando solicite el cambio de la fecha confirmada con el
proveedor.
3. Por parte del Proveedor:
- En todos los casos, el proveedor avisará con la suficiente antelación al
agente de transporte correspondiente, cuando solicite cambio de la fecha
confirmada con el distribuidor.
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2. Ampliación de las horas de recepción:
• Se recomienda ampliar los horarios de recepción por parte del distribuidor, así
como la adecuación de éstos a los horarios de servicios o reparto por parte del
proveedor, con el fin de evitar excesiva concentración horaria para realizar las
entregas.
3. Agilización de las operaciones de descarga:
• Se recomienda que antes de acordar la forma de entrega, proveedor y
distribuidor analicen las repercusiones de costes que tiene el modo
seleccionado.
• Se recomienda que proveedor, distribuidor y transportista estudien
coordinadamente y apliquen mecanismos de manutención adecuados y
operativos de descargas rápidas.
4. Empleo de embalajes terciarios, cajas móviles y roll containers:
• Se recomienda que proveedores y distribuidores consoliden las cargas en el
modelo de paletas EUR de 800x1.200 mm o de 800x600 mm y sigan las
especificaciones de las RAL UCE.
• Para casos de envíos pequeños de paquetería, se recomienda consolidar varios
pedidos de proveedores en un envase terciario o envases secundarios.
• Se recomienda el empleo de cajas móviles y roll containers siempre que sea
técnica y económicamente factible.
5. Empleo de equipos de manutención e infraestructuras adecuados en el
punto de recepción.
• Deben existir muelles con plataformas regulables que puedan adaptarse a los
diferentes tipos de vehículos para poder facilitar las operaciones de descarga.
• Deben existir carretillas adecuadas que puedan ejecutar correctamente las
operaciones dentro de la caja del vehículo.
• Debe realizarse, en los casos que se requiera, acuerdo previo sobre el vehículo
adecuado a las limitaciones de las infraestructuras de los muelles de recepción.
Este acuerdo debe reflejarse en la Ficha Logística.
• En la Ficha Logística debe reflejarse la responsabilidad que tiene cada una de
las partes con relación a los riesgos de daños personales y de productos
cuando:
- El receptor manipula las mercancías con o sin carretilla dentro del vehículo y
el conductor del vehículo manipula las mercancías con o sin carretillas en el
muelle del receptor.
3.3.3. Incremento de la Eficiencia de la Recepción
Entrega y Recepción. Optimización de la Entrega-Recepción
1. El Aviso de Expedición o Albarán Electrónico:
• Se recomienda el envío anticipado del mensaje EDI EANCOM® DESADV (Aviso
de Expedición) al distribuidor, emitido siempre desde el lugar de expedición
donde está la mercancía (Ver Anexos Apartado 6).
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PARTE I
• El proveedor incluirá en el Aviso de Expedición anticipado, los siguientes datos
necesarios, (independientemente de otros necesarios que también pueden
aparecer en el albarán):
• Información de suministro del proveedor (Documento Albarán Papel/Aviso de
Expedición):
1er Caso: Albarán/Aviso de Expedición del Pedido, desde el Proveedor
al Centro de Distribución:
- Nombre del cliente CD/dirección envío/Punto operacional de quien hace el
pedido.
- Número de la expedición del proveedor.
- Número de pedido del CD.
- Fecha pedido/fecha expedición/fecha entrega deseada (fecha que resulta de
la modificación de la fecha de entrega que aparece en el pedido).
- Codificación EAN·UCC de las unidades de consumo y de los agrupamientos
del envío (Ver Nota1).
- Cantidad enviada e importe (Ver Nota2).
- Cantidad no enviada e importe (Ver Nota2).
- Fecha prevista para la entrega de los restos de pedido (Ver Nota3).
- Número de Bultos de la expedición.
- Mercancía sin cargo o regalo (Ver Nota4).
DESADV
Aviso de Expedición
PROVEEDOR/
Operador de
Transporte
RECADV
CENTRO
DISTRIBUCIÓN
Plataforma Cliente
Confirmación Recepción
2º Caso:
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Albarán/Aviso de Expedición del Pedido, desde el Proveedor
a la Tienda:
Nombre del cliente/dirección envío/Punto operacional de quien hace el
pedido.
Número de la expedición del proveedor.
Número de pedido de la tienda o Gran Superficie.
Fecha pedido/fecha expedición/fecha entrega deseada (fecha que resulta de
la modificación de la fecha de entrega que aparece en el pedido).
Codificación EAN·UCC de las unidades de consumo y de los agrupamientos
del envío (Ver Nota1).
Cantidad enviada e importe (Ver Nota2).
Cantidad no enviada e importe (Ver Nota2).
Fecha prevista para la entrega de los restos de pedido (Ver Nota3).
Número de Bultos de la expedición.
Mercancía sin cargo o regalo (Ver Nota4).
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PARTE I
DESADV
Aviso de
Expedición
PROVEEDOR/
Operador de
Transporte
TIENDA
RECADV
Distribuidor
Confirmación
Recepción
Nota1: En el DESADV sólo se considera la codificación de los agrupamientos como norma.
Asimismo en el flujo físico de la recepción se considera sólo la codificación de los
agrupamientos.
Nota2: En el DESADV no se indica precio de la mercancía. Sin embargo si que se puede
indicar el precio del transporte o flete.
Nota3: En el DESADV no puede indicarse la fecha prevista para la entrega de los restos de
pedido.
Nota4: En el DESADV no se especifica si la mercancía es sin cargo o de regalo.
• En todos los casos que se requiera se incluirá:
- Especificar la cantidad de unidades de material consignado (paletas, cajas,
etc.).
- Instrucciones de manipulación relacionadas con la unidad y el nivel de
embalaje.
- Identificación de la mercancía sin cargo o de regalo.
2. Aplicación de la Etiqueta EAN·UCC 128 de Transporte:
• Agilizar el proceso de la comprobación de las cantidades en las cargas y
descargas, gracias a la captura automática de los datos.
• Los datos de la Etiqueta deben corresponderse con los que contiene el mensaje
aplicado estándar EANCOM® PRICAT (Ficha de Producto).
• Proveedor y distribuidor deben analizar el proceso y eliminar las actividades de
la entrega y recepción que aportan valor añadido mínimo o cero.
3. Configuración eficiente de las Unidades de Carga:
• Se recomienda que el proveedor aplique las especificaciones de las RAL UCE
con el objeto evitar los costes de adaptación de las unidades de carga:
- Paletizar y armonizar las unidades de carga.
- Alinear las alturas de las unidades de carga paletizadas con los huecos de
almacén del distribuidor según RAL UCE (Unidades de Carga Eficiente).
- Realizar la consolidación de paletas de intercambio para las recogidas de las
mismas.
• Se recomienda aplicar el análisis de cálculo de costes basados en las
actividades, para conocer los impactos de costes de las reconfiguraciones de las
unidades de carga.
• Se recomienda de forma general y para todos los pedidos con un número de
cajas inferior a la que contiene la paleta estándar la compra por capas de
productos completas, con el fin de conseguir técnicamente la óptima
manipulación de los productos.
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PARTE I
• Se recomienda que en los pedidos cuyo número de cajas sea inferior al de la
capa de paletización, la entrega se efectúe conjuntamente con otros productos
de iguales características de compra (paleta multiproducto). En este último caso
proveedor y distribuidor acordarán previamente la forma de la presentación de la
mercancía:
- Unidad de carga monoproducto.
- Unidad de carga multiproducto.
4. Coordinación y gestión de la recepción del pedido en la plataforma del
distribuidor:
• Los albaranes de entrega deben contener todos los datos necesarios para la
cadena total de suministro, según el mensaje estándar EANCOM® DESADV
(Aviso de Expedición). En todos los casos, la documentación de la entrega debe
darse en mano junto, con el albarán del proveedor.
• El receptor dará conformidad a la recepción del número de bultos (1) mediante
la aplicación de un sello con firma y fecha sobre el albarán del proveedor, en el
cual se podrá hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido".
(1)
La mercancía presentada sobre la paleta puede constituir o no un bulto.
Tendrá tal consideración de bulto cuando la paleta forme parte del embalaje, y
sea la unidad expresada en la carta de porte y/o en el documento entregado por
el remitente al Operador de Transporte/Transportista. En otro caso, la mercancía
sobre la paleta constituirá tantos bultos cuantos objetos o conjunto de objetos,
claramente diferenciados del resto del envío, contengan la paleta. En este caso
la paleta hace simplemente de soporte de la mercancía. Asimismo, se
recomienda la inclusión en el albarán del contenido del número de bultos de la
unidad de carga y su contemplación en la gestión del transporte.
• Una vez recepcionada la mercancía, debe comprobarse la lista de contenido o
Packing List de las unidades de carga mixta o multiproducto con el fin de agilizar
las verificaciones de recogidas y entregas de mercancías.
• El receptor de la mercancía indicará en el albarán de entrega la información de la
hora de entrada acordada, hora de llegada, y hora de salida (2).
(2)
Con objeto de conocer cada parte del proceso de la entrega y recepción debe
tenerse en cuenta en la entrega y recepción la HORA DE LLEGADA (entrada en
recinto, comunicación del control de seguridad al responsable de recepción),
HORA DE INICIO (descarga, recepción y administración de la documentación),
HORA DE FINALIZACIÓN de la entrega y recepción y HORA DE SALIDA.
• La recepción de la mercancía no debe estar condicionada por la retirada de otra
mercancía pendiente de recogida. Las condiciones de las retiradas de estas
mercancías se incluirán en la Ficha Logística.
• Las deficiencias de las mercancías observadas en la recepción deberán
indicarse en el albarán de entrega, requiriéndose la firma del transportista en
todas las copias del documento de entrega.
• Se realizará la descarga y el tratamiento de la mercancía en mal estado en
función de los acuerdos reflejados sobre esta materia en la Ficha Logística.
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PARTE I
• En caso de rechazo de mercancía por parte del cliente, éste aplicará un sello
identificativo de rechazo en el albarán de entrega, incluyendo el nombre del
centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma de la persona responsable
de la recepción.
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3.3.4. Responsabilidad sobre la Descarga
La Descarga. Responsabilidad de la Descarga:
Definición del Proceso de Descarga:
Es el acto puntual físico del proceso de entrega y recepción, consistente en
trasladar la mercancía desde el vehículo que la ha transportado hasta el punto
donde el receptor esté en disposición de recepcionarla. Este punto de recepción
debe ubicarse cerca del muelle, de forma que el receptor pueda proceder a la
identificación de la mercancía, y el descargador pueda mantener el control hasta el
momento en el que el receptor dé la conformidad de la misma.
La responsabilidad sobre la ejecución de la descarga se indicará en la Ficha
Logística, y bajo una de las dos condiciones que se detallan a continuación - para
el caso de Carga Completa:
1. Entrega sobre camión:
• Implica la accesibilidad directa a la mercancía por los elementos de manutención
disponibles.
2. Entrega sobre muelle (Plataforma) o a pie de establecimiento (Tienda):
• Implica el acto de la descarga.
En ambos casos, el receptor pondrá a disposición del descargador los elementos
de manutención apropiados.
RAL CADENA DE TRANSPORTE (Carga Completa)
EN LA ENTREGA SOBRE CAMIÓN:
EN LA ENTREGA SOBRE MUELLE:
Proveedor y distribuidor deben Proveedor y distribuidor deben
ambos reflejar explícitamente en ambos reflejar explícitamente en
la Ficha Logística:
la Ficha Logística:
Las condiciones de la entrega ƒ Las condiciones de la entrega
sobre camión.
sobre muelle.
ƒ Las estipulaciones e información ƒ Las
estipulaciones
e
técnico
administrativas
del
información
técnico
–
contrato en general y otras
administrativas.
consecuencias que den lugar a ƒ La(s) parte(s) que asume(n) el
manipulaciones o movimientos de
coste de la ejecución de las
mercancías ajenas a la entrega
descargas (uno de ellos o
que se trata.
ambos).
ƒ
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3.3.5. Normas básicas de la presentación de la mercancía y su transporte
1.
•
•
•
•
•
La Norma Básica de la presentación de las mercancías y su transporte:
Unidad de carga paletizada y retractilada.
Camión precintado.
Paleta y presentación de la unidad de carga en buen estado.
Textos de información legibles sobre las unidades de carga.
Símbolos de seguridad para el tratamiento de la manipulación, transporte y
almacenaje de las mercancías.
• La responsabilidad de daños a las mercancías y la cobertura de seguro contra
estos daños queda establecida por el proveedor que contrata el transporte y
conoce el valor de las mercancías, y el Operador de Transporte/Transportista. Si
el seguro que tiene el transportista no cubre el valor de las mercancías entonces,
proveedor y transportistas deberán acordar el valor de una nueva póliza seguro.
2. Las faltas de bultos de las expediciones durante el transcurso de periodos
de tiempo determinados. Modos que resuelven esta problemática:
• RAL: En todas las expediciones o envíos se identificarán sus unidades de carga
o componentes, se realizarán las lecturas automáticas y/o los controles unitarios
no automáticos de los bultos. Se exceptúan estas acciones y se plantean de otro
modo en los casos que existan garantías a través de pactos de calidad
concertada.
• RAL: Se recomienda la aplicación de los criterios y pactos de Calidad
Concertada en cada eslabón de la cadena de calidad.
3.3.6. Condiciones especiales de fecha y hora de entrega
En todos los casos debe existir constancia de los comunicados de las condiciones
especiales según la forma siguiente:
Secuencia
Interlocutor
Comunicados Distribuidor
1
Comercial
Distribuidor
Información y medio de
comunicación
Demanda
de
pedido
y
condiciones del plazo de
→
entrega previsto, vía FAX u
otro medio.
Interlocutor
Proveedor
Comercial
→ ProveedorLogística
2
Solicitud de conformidad de
fecha y hora de la recepción
Recepcionista
← del pedido con condiciones
Distribuidor
especiales, vía FAX u otro
medio.
←
ProveedorLogística
3
La conformidad de la fecha y
hora de la recepción del
Recepcionista
con
condiciones
→ pedido
Distribuidor
especiales, vía FAX u otro
medio.
→
ProveedorLogística
NOTA: Si el Recepcionista no confirma la fecha y hora de la entrega del pedido con
condiciones especiales, entonces el Proveedor no debe realizar el envío del pedido.
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PARTE I
4. Información necesaria sobre los Pedidos
4.1. 1er Caso: Pedido del Centro de Distribución al Proveedor
Pedido a Proveedor (Documento Pedido):
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre del cliente.
Punto operacional de quien hace el pedido (EDI – nivel avanzado).
Número de pedido del Centro de Distribución.
Fecha de pedido/Fecha entrega.
Codificación EAN·UCC de las unidades de consumo y de los agrupamientos.
Cantidad del pedido.
Dirección de quien pide.
Dirección donde se entrega (Centro de Distribución o Tienda).
Pedido valorado a precio neto.
Condiciones pactadas.
Tipo de porte pactado (pagado o debido).
Observaciones para indicaciones especiales.
4.2. 2º Caso: Pedido de la Tienda al Proveedor
Pedido a Proveedor (Documento Pedido):
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Nombre del cliente.
Punto operacional de quien hace el pedido (EDI – nivel avanzado).
Número de pedido de la tienda o Gran Superficie.
Fecha de pedido/Fecha entrega.
Codificación EAN·UCC de las unidades de consumo y de los agrupamientos.
Cantidad del pedido.
Dirección de quien pide.
Dirección donde se entrega.
Pedido valorado a precio neto.
Condiciones pactadas.
Tipo de porte pactado (pagado o debido).
Observaciones para indicaciones especiales.
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5. Ficha Logística – RAL TEXTIL
DATOS DE LAS EMPRESAS CLIENTE Y PROVEEDOR
Cliente
Razón social:
Domicilio social:
Tel.:
Fax:
E-mail:
Proveedor
Razón social:
Domicilio social:
Tel.:
Fax:
E-mail:
E-mail:
E-mail:
INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS
Centro Logístico Cliente nº:
Dirección:
Personas de Contacto:
Tel.:
Fax:
E-mail:
Centro Logístico Proveedor nº:
Dirección:
Personas de Contacto:
Tel.:
Tel.:
Fax:
Fax:
E-mail:
E-mail:
Tel.:
Fax:
E-mail:
INFORMACIÓN DE ENTREGAS
Receptor / Cliente
Días de
recepción
Proveedor
X Horario de recepción
Plazos de entrega:
Petición / confirmación hora previa descarga a Receptor /
cliente
si
no
(marcar con círculo)
Petición / confirmación previa de entrega de Proveedor
si
no
(marcar con círculo)
ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO – ADMINISTRATIVA
Estipulaciones
Información
Modalidad de entrega
Entrega sobre camión
Entrega sobre muelle
X
Descarga por cuenta de
Cliente
Proveedor
X
Parque de Paletas
Pool de paletas
Paletas no retornables
Paletas intercambiables
Parque de Perchas
Perchas no retornables
Perchas intercambiables
Otros
Entrega de prendas en camión a granel
Cajas retornables
Material consignado
OTRA INFORMACIÓN
ƒ
ƒ
Procedimientos para el tratamiento de las devoluciones.
ƒ
Limitaciones en tipo de vehículos respecto al recinto de
Acuerdos entre Cliente y Proveedor sobre incidencias en ƒ
las entregas.
la entrega.
Acuerdo sobre la retirada de mercancías con deficiencias ƒ
detectadas en el momento de la entrega.
ƒ
ƒ
Acuerdo sobre la retirada de mercancías detectadas
posteriormente a la entrega.
ƒ
ƒ
ƒ
Fijar los periodos vacacionales de los proveedores.
Acuerdo sobre de las condiciones de entrega de las ƒ
Prendas Colgadas.
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Información técnica de la mercancía.
Parámetros que se acuerdan medir (indicadores).
Sistema de medición de parámetros en la recepción
Acuerdo de homologación de Perchas.
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6. ANEXOS: Escenarios EDI-EANCOM para la Optimización del Ciclo de Pedidos
6.1. Proveedor - Cliente (Plataforma o Tienda)
En este escenario, el proveedor recibe el pedido (ORDERS) de las Plataformas o las
Tiendas del cliente, o bien, si comparte la gestión de pedidos con su cliente, es él quién
envía la propuesta de pedido (ORDERS).
Una vez procesado el pedido, se prepara su expedición, a partir de la identificación de las
unidades de envío con etiquetas EAN·UCC 128. Además, se emite un Aviso de
Expedición (DESADV) que especifica el contenido de cada unidad de envío. En este
sentido, se debe:
•
•
Emitir un único Aviso de Expedición (DESADV) por pedido.
Emitir el DESADV una vez el camión está cargado como mejor práctica para dar una
fiabilidad absoluta al servicio, es decir, para sincronizar el flujo físico con el flujo de
información.
Finalmente, el cliente responde con un mensaje de Confirmación de Recepción
(RECADV), que permite al proveedor cerrar el ciclo con el envío de la Factura (INVOIC).
ORDERS
Pedido o Propuesta de
Pedido
DESADV
Aviso de Expedición
PROVEEDOR/
Operador de
Transporte
CLIENTE
Plataforma CD/
Tienda
RECADV
Confirmación Recepción
INVOIC
Factura
Este es el proceso de Optimización de la Expedición – Recepción de Mercancías, una
mejor práctica que tiene por objeto mejorar y agilizar el proceso asociado a la entrega y
recepción de mercancías mediante el seguimiento de las mismas, a través de la cadena
de suministro, concretamente con el SSCC (Código Seriado de la Unidad de Envío:
Identificador de aplicación EAN·UCC 128 de Trazabilidad IA(00)) y la utilización de los
mensajes EDI-EANCOM (Aviso de Expedición – DESADV y Confirmación de la
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Recepción – RECADV) que permiten la conexión del flujo de información con el físico,
facilitando además los procesos administrativos de facturación.
6.2. Proveedor - Operador Logístico - Cliente (Plataforma o Tienda)
A continuación, se ilustra un ejemplo para este escenario:
7º
INVOIC
Factura
2º
ORDERS
3º
PROVEEDOR
1º
DESADV
Aviso de
Expedición
Pedido o Propuesta de
Pedido
IN
SD
Ins
ES
tru
c
De ci
ó
s
pa n d
OS
ch e
TR
Si
tua
PT o
De ció
sp n d
ac
ho e
ALBARÁN
PAPEL
6º
OPERADOR LOGÍSTICO
Gestiona el Stock del
Proveedor
DISTRIBUIDOR
V
4º
AD
S
e
RECADV
d
DE
iso ici ón
v
A ed
Confirmación
p
Ex
de la Recepción
5º
1. Dado que en este escenario el stock del proveedor es gestionado por el operador
logístico, es recomendable que exista también un nivel de entregas eficientes entre
proveedor y operador con la utilización simultánea del Aviso de Expedición (DESADV)
y el EAN·UCC 128 en las unidades de envío, que permita agilizar a su vez, los
procesos entre el operador y el cliente final.
2. En este escenario, el proveedor recibe el pedido (ORDERS) de las Plataformas o las
Tiendas del cliente, o bien, si comparte la gestión de pedidos con su cliente, es él
quién envía la propuesta de pedido (ORDERS) a su cliente.
3. El proveedor comunica la orden de entrega - a través de una Instrucción de Despacho
(INSDES) - para que el operador pueda ejecutar la entrega al cliente. Con este tipo de
mensaje se puede generar complementariamente el albarán de entrega del proveedor.
4. Lo más eficiente para este escenario, es que a su vez, el operador comunique - con el
Aviso de Expedición (DESADV) - al distribuidor/cliente la entrega de la mercancía que
este ha solicitado a su proveedor. De esta forma el distribuidor puede planificar y
preparar la recepción. Es decir, el operador logístico prepara la mercancía
identificándola con el EAN·UCC 128 y envía al punto de destino un Aviso de
Expedición (DESADV) detallando el contenido de los envíos a partir de los números
de matrícula SSCC - Código Seriado de la Unidad de Envío - de las unidades de envío
(palets, cajas o bultos).
5. Una vez recepcionada y controlada la mercancía - identificando los bultos a través del
SSCC - el cliente envía un mensaje de Confirmación de Recepción (RECADV) al
operador logístico.
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6. La situación de tránsito es comunicada por el operador a su proveedor mediante el
mensaje de Situación de Despacho (OSTRPT), es decir, el operador informa a su
cliente del estado de las órdenes de entrega, así como de las incidencias, si las
hubiera.
7. En este estado, puede cerrarse el ciclo con el envío de la factura del proveedor al
cliente a través del mensaje Factura (INVOIC), agilizando el proceso administrativo de
facturación.
Es recomendable que adicionalmente, entre operador y proveedor, se intercambie la
Información de Stocks (INVRPT) para corregir diferencias de inventario y poder garantizar
el nivel de servicio al cliente.
6.3. Proveedor - Agente de Transporte - Cliente (Plataforma o Tienda)
Al igual que en el caso anterior, se ilustra el siguiente ejemplo:
7º
INVOIC
Factura
2º
ORDERS
3º
PROVEEDOR
1º
DESADV
Aviso de
Expedición
Pedido o Propuesta de
Pedido
IF
CS
Tr Inst
UM
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sp cc
IF
ort ión
T
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Si
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Tr
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6º
AGENTE TRANSPORTE
Gestiona el Stock del
Proveedor
DISTRIBUIDOR
V
4º
AD
S
e
RECADV
d
DE
n
iso ici ó
v
A ed
Confirmación
p
Ex
de la Recepción
5º
Como puede comprobarse es el mismo escenario que el descrito en el punto 6.2., pero
teniendo en cuenta otro tipo de mensajes al tratarse de un agente de Transporte, en este
caso estamos definiendo la Situación de Transporte (IFTSTA), equivalente a la Situación
de Despacho (INDES) y la Instrucción de Transporte Múltiple (IFCSUM) descrita en el
apartado 3.1.3. de este documento.
La OPTIMIZACIÓN DE LA EXPEDICIÓN – RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS permite,
mediante el EAN·UCC 128, el mensaje EDI DESADV (Aviso de Expedición) y los
Acuerdos de Calidad Concertada, tener el seguimiento de la mercancía a lo largo
de toda la cadena de suministro y mejorar las funciones asociadas como la carga
de camiones y descargas en los centros de distribución o tiendas, los controles
de recepción, la programación de las entregas y los procesos administrativos de
facturación en función de la confirmación de la recepción.
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