PROCEDIMIENTO RECONOCIMIENTO DE COMISIONES DE VENTA DE PORTAFOLIO DE SERVICIOS Versión: 1 Fecha: 04/07/2013 Aprobado: Representante por la Dirección Página 1 de 3 PROCESO: Mercadeo y Comunicación SUBPROCESO: N/A PROCEDIMIENTO. Reconocimiento de Comisiones de Venta de Portafolio de Servicios 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el reconocimiento de comisiones por venta del portafolio de servicios privados de la Cámara de Comercio de Cartagena 2. ALCANCE: Aplica a la venta del portafolio de servicios de la Cámara de Comercio de Cartagena 3. GENERALIDADES • Deben registrarse todos los clientes contactados en el formato de seguimiento a través de cualquier medio tecnológico y ser enviado semanalmente al Departamento de Planeación y Dirección Administrativa. • La Jefe de Mercadeo y Ventas y Ejecutivas de Negocio deben llevar un formulario donde registren visitas efectuadas, el cual es firmado por la ejecutiva de negocios y el cliente. • La Jefe de Mercadeo y Ventas debe realizar mínimo 4 visitas semanales y las Ejecutivas de Negocio deben realizar mínimo 10 visitas semanales • Las ejecutivas de negocios harán promoción de los servicios a través de llamadas telefónicas y tendrán su cuadro de seguimiento con cuadro de clientes suministrado por Jefe de Mercadeo y Ventas. • El área productora será la encargada de presupuestar las comisiones generadas en los productos vendidos • Las comisiones son sobre el valor de la venta bruta, es decir sin IVA • Serán reversadas las comisiones de aquellas facturas que han sido anuladas 4. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RECONOCIMIENTO DE COMISIONES DE VENTA DE PORTAFOLIO DE SERVICIOS Versión: 1 Fecha: 04/07/2013 Aprobado: Representante por la Dirección Página 2 de 3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 1. 2. 3. 4. 5. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Se identifican los clientes de acuerdo a las estrategias de mercadeo que Identificar incluyen segmentación de mercado, tipo de cliente, costo del producto y clientes potenciales portafolio de servicios. Adicionalmente los clientes serán obtenidos de la base de datos de registros. Mediante contacto telefónico o correo Establecer citas electrónico se establece el primer comerciales contacto con el cliente Se realiza la respectiva presentación de la Cámara de Comercio de Cartagena y Realizar visita al la naturaleza de la misma, cliente adicionalmente se presenta el portafolio de servicios de la entidad Mediante la conversación con el cliente Identificar se identifica la necesidad del mismo y se necesidades le ofrece el servicio específico de prioritarias del acuerdo a nuestro portafolio de clientes servicios y se realiza diagnóstico de la empresa Se hace cotización del servicio a la Realizar empresa interesada y el área cotización productora tiene 3 días hábiles para dar respuesta a elaboración de la cotización 6. Enviar cotización Mediante correo electrónico o visita se hace entrega de la cotización del producto ofrecido 7. Realizar seguimiento Mediante visita o telefónicamente se realiza seguimiento al cliente con el fin de hacer cierre efectivo de la venta 8. Solicitud facturación 9. 10. Facturar al Cliente Realiza de El área que haga el cierre de la venta solicita al departamento financiero la generación de la factura Se realiza y envía la factura al cliente. Ver procedimiento de facturación Se realiza seguimiento al cliente del RESPONSABLE EVIDENCIA Jefe de Mercadeo y ventas/Ejecutivas de Negocio Jefe de Mercadeo y ventas Ejecutiva de Negocio Formato Control de citas Jefe de Mercadeo y ventas Ejecutiva de Negocio Jefe de Mercadeo y ventas Ejecutiva de Negocio Área productora Jefe de Mercadeo y ventas Ejecutiva de Negocio Jefe de Mercadeo y ventas Ejecutiva de Negocio Área que cierre la Venta Departamento Financiero Área Productora Formato de visita comercial PROCEDIMIENTO RECONOCIMIENTO DE COMISIONES DE VENTA DE PORTAFOLIO DE SERVICIOS N° 11. ACTIVIDAD Seguimiento POSTVENTA Pagar comisiones DESCRIPCIÓN servicio prestado mediante encuestas de satisfacción las cuales son realizadas por el área productora y son analizadas por Mercadeo y Ventas Al final de cada mes la Jefe de Mercadeo envía la relación de los productos vendidos, en el cual se relacionan los productos que tuvieron cierre efectivo y susceptibles de comisión. Debe ser entregado los primeros 5 días de cada mes para ser ingresadas en la 1° quincena del mes Versión: 1 Fecha: 04/07/2013 Aprobado: Representante por la Dirección Página 3 de 3 RESPONSABLE Jefe de Mercadeo EVIDENCIA