SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO: ADMINISTRACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS CODIGO: APP-80117-PD-05 VERSION: 3.0 Fecha:16/07/2010 Página 1 de 3 OBJETIVO: Definir las actividades para identificar, analizar, controlar, y eliminar las causas de las No Conformidades reales o potenciales detectadas en el Sistema Integrado de Gestión y control de Calidad (SIGCC), con el fin de mitigar su impacto y emprender las acciones para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia, a través del Procedimiento del Plan de Mejoramiento Institucional (PMI), o del Procedimiento de Plan de Manejo de Riesgos. DESARROLLO 1. ACCIONES CORRECTIVAS El procedimiento que se describe a continuación aplica a todos los Macroprocesos, procesos y procedimientos que requieran definir acciones correctivas, distintas a aquellas que responden a las detecciones de las Auditorías Externas (Auditoria General de la República y Auditoría realizada dentro de un proceso y/o ciclo de certificación) y de la Auditoría realizada por la Oficina de Control Interno, en cuyo caso debe aplicarse directamente el Procedimiento Plan de Mejoramiento Institucional. . Siempre que se defina una acción correctiva debe anexarse el análisis de determinación de causas, mediante los procedimientos que consideren pertinentes, entre ellos el Método Delphi. 1.1. FUENTES QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS: Seguimiento y medición de los procedimientos y de los productos (Auditorías). Incumplimiento o variación de la legislación aplicable a los macroprocesos o procesos. Resultado ejercicios de autoevaluación Incumplimiento de procedimientos. Peticiones, Quejas y Reclamos. Comunicaciones de las partes interesadas. Sugerencias de un Directivo, de otra dependencia o del Grupo que administra el SIGCC Presencia de situaciones recurrentes o de alguna situación que al no ser tratada pueda derivarse en un problema de mayor magnitud. Resultados del seguimiento a objetivos propuestos. Mediciones de satisfacción del cliente. Materialización de Riesgos 1.2. PROCEDIMIENTO Una vez presentada alguna de las situaciones referidas en el numeral anterior, el responsable del procedimiento o dependencia, convoca a un Círculo de Mejoramiento, SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO: ADMINISTRACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS CODIGO: APP-80117-PD-05 VERSION: 3.0 Fecha:16/07/2010 Página 2 de 3 para analizar las causas de la detección, aplicando el método que el Círculo considere más apropiado. Detectadas las causas, se deben identificar las acciones que, de mejor forma y con mayor oportunidad contribuyen a eliminarlas. Cuando haya acuerdo sobre las acciones a seguir, se definen los demás ítems requeridos para plantear el Plan de Mejoramiento El responsable del Macroproceso, proceso o procedimiento diligencia el formato acción correctiva, anexo a este procedimiento: de Remite a la Oficina de Planeación el Plan de Mejoramiento, el formato diligenciado y el acta del Círculo de Mejoramiento. Esta remisión puede hacerse por medios electrónicos, adjuntando los archivos respectivos. La Oficina de Planeación revisa la propuesta, para evaluar que se ajusta a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (numeral 8.5.2 de las NTC) y a este procedimiento. Surtida la evaluación técnica de calidad, la Oficina de Planeación remite la respuesta al responsable del Macroproceso o proceso para su incorporación al Plan de Mejoramiento Institucional. Una vez formulado el Plan, se sigue el Procedimiento Plan de Mejoramiento vigente. 1.3. CONTROL La dependencia que propone la acción correctiva debe evaluar la eficacia de las acciones propuestas dentro de la evaluación anual de la Gestión que realice. 2. ACCIONES PREVENTIVAS El procedimiento que se describe a continuación aplica a todos los Macroprocesos, procesos y procedimientos que requieran definir acciones preventivas. 2.1. FUENTES QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES PREVENTIVAS: Seguimiento y medición de los procedimientos y de los productos Recomendaciones dentro de un proceso de auditoría Variación de la legislación aplicable a los macroprocesos o procesos. Resultado ejercicios de autoevaluación . Peticiones, Quejas y Reclamos. Comunicaciones de las partes interesadas. Sugerencias de un Directivo, de otra dependencia o del Grupo que administra el SIGCC Resultados del seguimiento a objetivos propuestos. Mediciones de satisfacción del cliente. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) MACROPROCESO: ADMINISTRACION PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO: ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS CODIGO: APP-80117-PD-05 VERSION: 3.0 Fecha:16/07/2010 Página 3 de 3 2.2. PROCEDIMIENTO Una vez presentada alguna de las situaciones referidas en el numeral anterior, el responsable del procedimiento o dependencia, convoca a un Círculo de Mejoramiento y sigue el procedimiento del Plan de Manejo de Riesgo institucional vigente. 2.3. CONTROL La dependencia que propone la acción preventiva debe evaluar la eficacia de las acciones propuestas dentro de la evaluación anual de la Gestión que realice. GLOSARIO Acción preventiva Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.. No conformidad potencial Eventual incumplimiento de un requisito. Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Acción Correctiva: Acción encaminada a eliminar la causa de la no conformidad detectada con el fin de evitar su recurrencia. Ciclo de Certificación: proceso, generalmente de tres años, mediante el cual una firma certificadora, debidamente acreditada por el organismo competente, verifica, en el primer año el cumplimiento de los requisitos establecidos en las Normas Técnicas de Calidad, otorga un certificado sujeto a verificaciones y a través de auditorías que adelanta en los dos años subsiguientes, coteja el mantenimiento de los requisitos. ANEXO Formato acción correctiva o preventiva. APROBADO POR: LUIS FERNANDO AYALA PABON Director Oficina de Planeación FECHA: 16/07/2010