Radicado No. 20133710477853 Fecha: 11-12-2013 ~MAroR 1111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 tIE !lOGOfAn e l!i!:<:JIl1'!YAI'lIA Ol!' ~R«t} CESAR HENRY MORENO TORRES Alcalde Local de Puente Aranda En cumplimiento a las funciones asignadas a ésta Oficina, se programo una visita a la Alcaldía Local a su cargo con el propósito de realizar un arqueo a la caja menor y verificar el cumplimiento de las normas que rigen los procesos administrativos y operativos de las cajas menores, el buen uso, control y agilidad en la utilización de los fondos, la cual fue realizada el día 4 de Diciembre de 2013 encontrándose lo siguiente: 1. Mediante Resolución 010 del 18 de Enero de 2013, se constituyó la caja menor de la Alcaldía Local de Puente Aranda con una cuantía equivalente a Cuatrocientos Mil Pesos ($400.000.00) y se designo como responsable de la misma a la servidora pública Rosalba Sáenz GÓmez. Posteriormente y mediante Resolución 080 del 23 Abril de 2013 se designa como responsable al servidor público BITIO ANGEL RODRIGUEZ, en razón a que mediante memorando NO.2013-3350056283 del 18 de febrero de 2013 la Directora de Gestión Humana de la Secretaria Distrital de Gobierno ordena la reubicación laboral de la funcionaria Rosalba Sáenz GÓmez. Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 TeL 3387000 - 3820660 Infonnación Unea 195 www.gobiernobogota.gov.ea ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification BOGOTÁ HU<1ANA Radicado No. 20133710477853 Fecha: 11-12-2013 Al.CAUléAIItJ\YI:)fl; 1111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 ClIOOO'l'A D.t Sl!CAlITAl'íIAI:lI! GiOIM!At«> 3. En el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenía en su poder Catorce (14) cheques en blanco del número 752978 al 752991, todos con el sello de "Páguese a la orden del primer beneficiario". de la cuenta la cuenta corriente No. 220-04880-5 del Banco del Banco de Occidente. 4. Se evidencio que la póliza que ampara el funcionario responsable se encuentra vigente hasta el 7 de Agosto de 2014. 5. Se evidencio que en el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenia un vale provisional de fecha Noviembre 18 de 2013 a nombre del notificador Albenio de Jesús Bolívar por valor de $ 86.801.00, el cual cumplía 17 días sin legalizar, situación que incumple lo normado en el numeral 3.4 que dice .."la legalización de dicho avance deberá efectuarse a la semana siguiente sin que supere los cinco (5) días siguientes a su legalización y no se podrá entregar nuevos recursos al servidor público hasta tanto no haya legalizado el gasto anterior". De la Resolución NO.340 del 4 de Septiembre de 2013. 6. A la fecha de la visita la administración no ha realizado arqueos de caja menor, incumpliendo con lo descrito en el numeral 9 "Arqueos" que trata" .... el Autorizador del Gasto practicaran periódicamente y en forma sorpresiva arqueos ..... " De la Resolución 340 del4 de Septiembre de 2013. 7. No fue posible verificar que se hubiera enviado una copia de la resolución de la constitución de la caja menor a la Secretaria de Hacienda, situación que incumple lo normado en el numeral 2.3 "Constitución" que dice: "... Copia de la Resolución aprobada se enviara a la Secretaria de Hacienda" de la Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013. 8. En el momento del arqueo se encontró el cheque número NO.752976, anulado por mal diligenciamiento, el cual no cumplió con el procedimiento que dice." Se debe elaborar acta y el número del cheque debe ir anexo al acta de anulación, el resto del cheque debe ser destruído. Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Cenification BOGOTÁ HU<1ANA 11111 1111IU Radicado No. 20133710477853 Fecha: 11-12-2013 Al..CIiIl.!l!AMA.on 1I11II111111111111111111111111111111111111 nlll 1111111111 11111 1111111111 1111111 tlE eooorA (le. i$!!CI'li:!YAl<IA DI! ~1'l1'f() Por lo descrito anteriormente es importante se tomen las acciones correctivas necesarias las cuales deben coordinar y tener los controles que garanticen el cumplimiento estricto de la norma, el buen uso, manejo y agilidad en la utilización de los recursos del fondo de caja menor y los procedimientos que afecte. Es importante aplicar el procedimiento y dar cumplimiento al Decreto 061 de febrero de 2007, la Resolución NO.DDC-0000001 de mayo 12 de 2009 "por la cual reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en Efectivo", Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 por la cual se adopta y actualiza Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaria Distrital Gobierno y Alcaldías Locales. ZA FORERO DAZA e Control Interno Revisó I Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza Proyectó: Edgar Fernando Sierra Oíaz. Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www,gobiernobogota.gov.ea ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification 14 se la el de