Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión

FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA
FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR
PRODUCTIVO
Manual de Organización
de Archivo
Administrativo o Gestión
LA PAZ – BOLIVIA
1.
Objetivo
EL manual tiene por objeto establecer los pasos metodológicos que se debe
seguir en la organización, guarda, custodia y plazo de conservación de la
documentación
2.
Definiciones
 Administración de Documentos. Conjunto de métodos y prácticas
destinadas planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
organización, conservación y uso de los documentos de Archivo (Pemex.
2004)
 Archivo de gestión: Unidad de la administración de los documentos de
uso diario y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad
Administrativa.
 Asunto. Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes
de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de
características homogéneas al que están integrados. Es el tema, motivo,
argumento, etc. de que trata un expediente o documento de archivo, que
se genera como consecuencia de una acción administrativa.
 Clasificación de Archivo. Proceso de identificación y agrupación de
expedientes homogéneas, en base a la estructura de clasificación
determinado por el Archivo Central.
 Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa
en su posesión física y que no implica la propiedad jurídica ni el derecho a
restringir el acceso a los documentos.
 Organización documental. Conjunto de actividades destinadas a
ordenar, clasificar información documental.
 Valor Documental. Valor de los documentos que tienen características
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o
concentración
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3.
Ámbito de Aplicación
Principios Básicos:
Están sujetas a la aplicación de estas disposiciones todas las dependencias
de la Secretaría Ejecutiva, Direcciones, Proyectos y Programas del
FONDESIF.
 Los Directores de las Direcciones son los responsables de la custodia de los
documentos de acceso restringido y confidencial.
 Cada Unidad Administrativa es el responsable de mantener en forma
organizada los documentos generados o recibidos en el desarrollo de su
actividad administrativa, a afecto de proporcionar en forma oportuna, la
documentación solicitada.
4.
Administración de documentos:
4.1
Tipología Documental
 Correspondencia de las Unidades Administrativas
 Documentos normativos, jurídicos
 Resoluciones
 Actas
 Reglamentos
 Acuerdos
 Manuales
 Expedientes del personal
 Hojas de vida
 Archivos personales
 Memoria institucional
 Informes
 Todos los documentos que reflejan las actividades del FONDESIF
 Circulares
 Informes
 POA
 Evaluaciones
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 Documentos generados a partir de las Fuentes de Financiamiento y
Entidades Financieras










4.2
Proyectos
Convenios
Contratos
Resoluciones
Informes
Desembolsos
Créditos y recuperaciones
Estados financieros
Plan de operaciones
Documentos administrativos
Separación de Documentos. El primer paso en la organización de
archivos consiste en la separación de documentos de apoyo informativo de
los documentos del archivo
Separación de documento
Documentos de apoyo
Eliminación
Documentos sin vigencia administrativa
Documentos con vigencia administrativa
Escriba aquí el cargo
Ordenación
Transferencia
Organización
Instalación
Hoja de transferencia
Archivo Central
Fernández, P. Manual de organización de archivos
4.2.1 Documentos de apoyo Informativo. Los documentos de apoyo
informativo están constituidos por documentos que han sido recogidos para
servir de ayuda a la gestión administrativa, pueden ser: fotocopias, folletos,
copias, que una vez cumplida su misión administrativa, pueden ser
destruidas.
 Mientras dure su función y para una buena utilización, es conveniente
agruparlas por categorías temáticas
 No se debe mezclar con los documentos del archivo administrativo
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 Las fotocopias no se deben transferir al Archivo central
4.2.2 Documentos Administrativos. Se clasifican en:
 Correspondencia
 Expedientes
 Series Documentales
Correspondencia.
 Cada soporte documental debe ir acompañada de su respuesta
 Los documentos que se adjuntan a la documentación, se archivan en
forma conjunta
 La correspondencia que forma parte de un expediente, se archiva con el
expediente.
 La correspondencia que no forma parte de un expediente (documentos
suelto) se la agrupa en:
 Interna
 Externa
Expedientes:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos, ordenada de
acuerdo con el procedimiento o trámite seguido.
 Cada expediente se debe archivar en carpetas
 Las carpetas deben llevar datos de identificación de la serie:





FONDESIF
Código de clasificación
Nombre de la Unidad Administrativa
Título general de la serie
Fecha de iniciación y conclusión del trámite
Resumen del trámite
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ACF-002-2.1-DAF
Departamento de
Administración y
Finanzas – RR.HH.
Proceso de Selección
Convocatoria 001/03Contratación
Director Administrativo
20/enero/2003
15/marzo/2003
(Director Administrativo:
Lic.Edgar Loayza
 No se deben separar los originales del expediente. En caso de ser
solicitado, es preferible sacar una copia del documento solicitado.
 En el caso de los documentos que forman parte de los expedientes
“Fuentes de Financiamiento” e “Instituciones Beneficiarias”, se deben
conservar, desde el inicio del proceso hasta la culminación de la
operación en un solo legajo, respetando las normas de clasificación
establecidas por el Archivo Central para este tipo de documentos.
 Los documentos del expediente central de “Fuentes de Financiamiento
e Instituciones Beneficiarias”, no deben mezclarse con copias de apoyo
informativo.
Series documentales
Están formados por el conjunto de expedientes, o documentos que se
producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o
función.
4.3.
Clasificación de Documentos
Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos, dentro de
una estructura establecida para el efecto.
El FONDESIF, para la clasificación de los documentos de “Fuentes de
Financiamiento y Entidades Beneficiarias”, ha desarrollado una estructura de
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clasificación, adecuada para este tipo de información documental, que
permite agrupar los documentos en expedientes independientes.
(Anexo N° 1)
Para la documentación administrativa de los Archivos de Gestión, el
FONDESIF, tiene el sistema de clasificación, el cual tiene una estructura
jerárquica y lógica, que permite subdivisiones de acuerdo a las actividades
de las diferentes Unidades Administrativas de la institución. (Anexo
Organigrama Institucional)
Tabla General:
AF-001
Secretaría Ejecutiva
1.1 Auditoría Interna
AF-002
Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas
2.1 Departamento de Administración y Finanzas
2.2 Departamento de Contabilidad
2.3 Departamento de Sistemas
2.4 Unidad de Archivo
AF-003
Dirección de Jurídica
3.1 Departamento de Análisis, Procesos y Contratos
3.2 Departamento de Administración, Seguimiento y
Realización de Activos y Contingentes
AF-004
Dirección de Fortalecimiento Financiero e Institucional
4.1 Departamento de Asistencia Financiera
4.2 Departamento de Programas y Convenios
Especiales
AF-005
Dirección de Seguimiento y Control
5.1 Departamento de Asistencia Financiera
5.2 Departamento de Programas y Convenios
Especiales
AF-006
FONDESIF
Dirección de Financiamiento y Desarrollo Sectorial
6.1 Departamento de Financiamiento
6.2 Departamento de Desarrollo Sectorial
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4.3.1 Número de Clasificación:
El número de clasificación permite identificar mediante la notación
Alfanumérica, el lugar donde está ubicado el documento, expediente
o series documentales (Implica la pertenencia a una actividad
determinada)
AF-002-2.3-DS
AF
Archivo FONDESIF
002
Dirección
Finanzas
2.2
Departamento de Sistemas
DS
Departamento de Sistemas
de
Administración,
Contabilidad
y
4.3.2 Proceso de clasificación
 Identificar a que expediente corresponde el documento
(correspondencia, documento mercantil, formularios, etc.)
 Identificar a que serie documental pertenece el expediente
 Asignar el número de clasificación al documento (Todos los datos:
Nº de clasificación, título del expediente, se deben colocar en la
carpeta del expediente, para facilitar su localización)
4.3.3 Correspondencia externa
 La correspondencia, documentos, que no tengan relación con
actividades específicas de la institución, deben separarse y
organizarse de acuerdo a la estructura definida para este tipo de
documentos:
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CLASE: División geográfica
BO
GOBIERNO CENTRAL
Contraloría General de la República
Corte Nacional Electoral
Congreso
Ministerios
GOBIERNO MUNICIPAL
XL
XE
ORG. e INSTITUCIONES LATINOAMERICANAS
ORG. E INSTITUCIONES EUROPEAS
 Dentro de cada división la correspondencia se ordena en forma
alfabética por instituciones
 Las instituciones que tienen dependencias, se ordena de acuerdo
a la estructura jerárquica orgánica oficial.
4.4
Ordenamiento físico y señalización
Una vez clasificado el documento (asignado el código), se procede al
ordenamiento dentro de la carpeta o carpetilla, así como la
señalización de las carpetas de expedientes y series documentales
para facilitar su rápida localización.
4.4.1 Ordenamiento interno de los expedientes
De acuerdo a las características de la documentación se aplicarán
criterios de ordenamiento, cronológico, alfabético o numérico.
 Para la correspondencia se aplica el ordenamiento cronológico por
gestión, y la subdivisión alfabética por institución.
 Para los expedientes que incluyan actas, reuniones, informes, el
orden será cronológico
 Los documentos de recursos humanos: Archivos del personal,
hojas de vida, el ordenamiento será alfabético.
 Para los documentos contables, el ordenamiento será numérico
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4.4.2 Señalización
Para identificar el contenido de las carpetas o de los encuadernados
se señalizarán con los siguientes datos:
 Nombre de la Unidad Administrativa
 Número de clasificación
 Título de la serie
 Fecha de apertura y conclusión del expediente
 Información complementaria sobre el expediente, si procede.
Carpetas suspendidas (Gavetas)
Los soportes, carpetas suspendidas, deben llevar el código de
clasificación y el título del expediente en la parte superior de la
carpeta.
4.5
Conservación de los documentos
 Los documentos importantes no se perforan
 Usar soportes adecuados para la conservación de documentos
importantes.
 Los documentos de circulación restringida y los confidenciales
deben guardarse en sitios seguros y bajo llave.
 Los documentos requieren espacio seco, luz artificial, humedad de
45 a 65%
 No ubicar los documentos al lado de ventanas y fluorecentes. La
luz debe ser indirecta
 No ubicar los documentos en lugares por donde pasen cañerías
de agua
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4.6
Transferencia de documentos
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos
pasan del Archivo de Gestión de las Unidades Administrativas al
Archivo Central
Los documentos que deben ser transferidos, acompañados del
formulario de transferencia de documentos al Archivo Central son:
 Documentación de apoyo informativo, cuyos originales estén bajo
la custodia de las Direcciones de Departamento, pero que la
información puede ser accesible.
 Documentación de procesos administrativos concluidos
(documentos sin vigencia administrativa)
 La documentación objeto de transferencia debe estar organizada
 La documentación a transferirse deberá enviarse en cajas con su
respectiva identificación.
4.7
Baja o destrucción de documentos de los archivos de gestión
Para la baja definitiva de los documentos de archivo de gestión, se
deberá considerar lo siguiente:
 Copias de documentos, cuyos originales están debidamente
organizados y localizados,
 Documentación que no forma parte de un trámite.
 Documentos borradores, que tengan un producto final.
 Impresos que no tengan relación con la institución
 Fax, siempre que exista un original.
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5.
Préstamo de Documentos
 El personal de FONDESIF tiene derecho de acceso a los recursos
documentales de la institución, de acuerdo a normas establecidas
para el efecto.
 El Archivo central y el Archivo de gestión de las diferentes Unidades
Administrativas, facilitan el préstamo de documentos al personal que
soliciten con fines de información administrativa.
 Mientras dure el préstamo, la unidad solicitante es responsable de su
conservación, cuidado e integridad.
 El Archivo central y el Archivos de Gestión de las Unidades
Administrativas, pueden restringir el acceso a la documentación cuya
consulta pueda poner en peligro su integridad.
 La consulta de la documentación es en los espacios asignados en el
Archivo central y en las Oficinas de las unidades administrativas.
 Se puede reproducir documentos con la autorización de los
responsables y siempre que las condiciones de conservación de los
documentos lo permitan.
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