PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE NOMBRE DEL INSTRUCTIVO METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA VERSIÓN CODIGO PÁGINA 15-Jul-16 01 EI-I-003 1 de 6 1. OBJETIVO Crear una metodología para evaluar de manera objetiva los planes de mejoramiento que permita verificar el logro de las acciones correctivas y/o preventivas establecidas en los planes de forma oportuna, las metas e indicadores con criterios previamente establecidos y que evalúen con objetividad los compromisos adquiridos. 2. ALCANCE Aplica a las evaluaciones de los planes de mejoramiento Institucionales producto de auditorías internas y externas. 3. RESPONSABLE El responsable de la aplicación de este instructivo es el jefe de la oficina de Control Interno y su equipo de colaboradores. 4. DEFINICIONES Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable Acción Preventiva: Acción tomada o a tomar para eliminar los riesgos identificados en un determinado proceso. Auditoria Interna: es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Evaluación: Es un juicio cuya finalidad es establecer, tomando en consideración un conjunto de criterios o normas, el valor, la importancia o el grado de cumplimiento de las responsabilidades y competencia asignadas. Hallazgo: Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectadaSER) con el criterio (deber ser). Indicador: Son puntos de referencia, que brindan información cualitativa o cuantitativa, conformada por uno o varios datos, constituidos por percepciones, números, hechos, opiniones o medidas, que permiten seguir el desenvolvimiento de un proceso y su evaluación, y que deben guardar relación con el mismo. Mejoramiento: Cambio o progreso de una cosa que está en condición precaria hacia un estado mejor. PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE NOMBRE DEL INSTRUCTIVO METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA VERSIÓN CODIGO PÁGINA 15-Jul-16 01 EI-I-003 2 de 6 Seguimiento: Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso. Plan de mejoramiento: Es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y de las observaciones formales provenientes de los órganos de control. 5. CONTENIDO Esta metodología quizás sea de los más utilizados para hacer auto-evaluación y mejora continua, permitiendo alcanzar niveles satisfactorios de eficiencia y eficacia. Lo que se pretende con la aplicación de esta metodología es que al final de las evaluaciones cada color tenga las siguientes interpretaciones: 1. Color verde: Aparecerán en color verde las acciones propuestas que a la fecha de la evaluación estén cumplidos en más de un 80% con respecto a lo comprometido en cada una de las acciones de mejoramiento que se han propuesto. Cabe anotar que para tener un nivel satisfactorio en la evaluación final de los Planes de Mejoramiento, en promedio se debe obtener un rango de 2 equivalente a un porcentaje de cumplimiento igual o superior al 80% en las acciones de mejoramiento a las cuales se comprometió el sujeto auditado, de lo contrario la Oficina de Control Interno se verá obligada a dar traslado a la autoridad competente para que adelante las investigaciones a que haya lugar. 2. Color amarillo: En color Amarillo aparecerán aquellos compromisos que se ubiquen en un rango de 1 equivalente a porcentaje de cumplimiento de 50% a 79%, lo que significa que es necesario adelantar actividades que permitan dar cumplimiento a las acciones propuestas si se trata de evaluaciones intermedias, en el caso de que se trate de la evaluación final se entenderá por incumplido el Plan de Mejoramiento y esto será causa para dar traslado a la autoridad competente para que realice la correspondiente investigación por su incumplimiento. Queda claro entonces, que para el caso de las evaluaciones intermedias, cuando se presentan resultados inferiores al 80% existe la posibilidad de avanzar en las próximas revisiones, razón por la cual esta se genera una alerta temprana de significativo apoyo para enfatizar en dar cumplimiento a los compromisos adquiridos y que en la evaluación final se pueda superar el 80%, necesario para dar cumplimiento a los Planes de Mejoramiento. PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE NOMBRE DEL INSTRUCTIVO METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA VERSIÓN CODIGO PÁGINA 15-Jul-16 01 EI-I-003 3 de 6 3. Color rojo: Aparecerán en color Rojo todas aquellas acciones cuyo rango será de 0 cuando el cumplimiento este por debajo del 49%, es decir se entenderá como incumplimiento del Plan de Mejoramiento si su evaluación es la definitiva, en cuyo caso se dará traslado de inmediato a la autoridad competente para que se adelanten las correspondientes investigaciones a que haya lugar; si por el contrario es una evaluación intermedia esto servirá para fortalecer mucho más el trabajo frente a aquella acciones que no presenten un grado de avance significativo. Con base en la metodología del semáforo en la evaluación final de los Planes de Mejoramiento se puede presentar la situación siguiente con la correspondiente interpretación: COLOR RANGOS PORCENTAJE INTERPRETACION VERDE 2 ≥ 80% CUMPLE AMARILLO 1 ≥ 50% y ≤ 79% INCUMPLE ROJO 0 ≤ 50% ESTADO CRITICO Criterios de evaluación: Con el propósito de realizar una evaluación objetiva de los Planes de Mejoramiento se han diseñado unos criterios de evaluación que deberán ser tenidos en cuenta tanto en las evaluaciones periódicas como en la evaluación definitiva que realiza el equipo o la persona que realiza la evaluación del Plan de Mejoramiento. Es importante que estos los criterios que a continuación se relacionan también se tengan en cuenta por parte del funcionario o dependencia auditada en el proceso de implementación y cumplimiento del respectivo Plan de mejoramiento: PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE NOMBRE DEL INSTRUCTIVO METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA VERSIÓN CODIGO PÁGINA 15-Jul-16 01 EI-I-003 4 de 6 Criterios de evaluación del plan de mejoramiento con base en la escala establecida. ESCALA CRITERIOS CUMPLE INCUMPLE ESTADO CRITICO Hay total coherencia o armonización entre los hallazgos identificados y las acciones de mejoramiento y correspondencia con las metas e indicadores propuestos Alguno de los componentes del Plan de Mejoramiento son incoherentes y no existe correspondencia entre ellos, lo cual no permite evaluar objetivamente las acciones de mejoramiento propuestas. Tota incoherencia y desarticulación de los diferentes componentes el Plan de Mejoramiento, lo cual no permite hacer una evaluación objetiva del Plan El avance de las acciones de mejoramiento guarda directa relación con el tiempo programado para su implementación de acuerdo a las metas e indicadores establecidos. Cuando el avance de las acciones de mejoramiento presentan un avance inferior al 80% según el tiempo establecido en el Plan teniendo en cuenta la fecha de evaluación del Plan. Cuando el grado de cumplimiento de las acciones de mejoramiento es inferior al 50% se está en estado crítico, según la fecha en que se realice la evaluación del Plan Si al realizar la evaluación final del Plan de mejoramiento el Evaluación avance en final del Plan promedio de las de acciones de Mejoramiento mejoramiento es igual o superior al 80% se entenderá que hay cumplimiento del Plan Cuando en la evaluación final el avance en el cumplimiento de las acciones de mejoramiento esta entre el 50% al 79% se entenderá como incumplido el Plan con las implicaciones de carácter legal que esto representa. Coherencia del contenido Evaluaciones intermedias Se presenta el estado crítico cuando al final de la evaluación el grado de avance de las acciones de mejoramiento este por debajo del 50%, en cuyo caso hay repercusiones de carácter legal. PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE NOMBRE DEL INSTRUCTIVO METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO Tiempos Evidencia soportes VIGENCIA VERSIÓN CODIGO PÁGINA 15-Jul-16 01 EI-I-003 5 de 6 Los tiempos planteados para realizar las acciones son suficientes permitiendo realizarlas de manera completa Las evidencias a que soportan el cumplimiento de o las acciones son suficientes y sustentan claramente el avance superior al 80% de la acción propuesta. Algunos tiempos establecidos en las acciones son suficientes para la realización de las actividades Los tiempos establecidos por actividad son insuficientes para la realización de las acciones Algunas de las evidencias que soportan el cumplimiento de las acciones no permiten corroborar objetivamente el cumplimiento de las acciones propuestas No se presentan evidencias o las presentadas no dan cuenta del cumplimiento de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento. 6. NORMATIVIDAD Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”. Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno”. Decreto 0388 del 14 de Julio de 2016 “Por medio del cual se reglamenta la elaboración, seguimiento y la evaluación de los Planes de Mejoramiento, producto de las auditorías internas realizadas a las diferentes dependencias, por la Oficina de Control Interno de la Alcaldía de Pasto”. Resolución 5580 de 2004 de la Contraloría General de la Republica “por la cual se reglamenta la metodología de los Planes de mejoramiento y se modifica parcial mente la Resolución Orgánica 5544 de 2003”. Resolución 003 de 2005 de la Auditoria General de la Republica “por la cual se dictan Normas sobre Planes de mejoramiento de las Contralorías “. Resolución 061 del 19 de febrero de 2013. Resolución orgánica 7350. PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE NOMBRE DEL INSTRUCTIVO METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIA VERSIÓN CODIGO PÁGINA 15-Jul-16 01 EI-I-003 6 de 6 7. CONTROL DE CAMBIOS. No. REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Elaborado por: (Original firmado) EDWIN LAGOS PORTILLA Contratista Revisado por: FECHA DE APROBACIÓN VERSIÓN ACTUALIZADA Aprobado por: (Original firmado) (Original firmado) ALEXANDRA ERASSO PANTOJA ALEXANDRA ERASSO PANTOJA Líder Proceso Mejora Continua Líder Proceso Evaluación (E) Independiente (E)