PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Anuncio
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Documento: Revisión: Fecha: ELABORADO POR: REVISADO POR: PA-06 0 16.05.06 APROBADO POR: Responsable del Sistema y el Director de Medio Ambiente Concejal de Medio Ambiente Equipo Técnico de Apoyo Fdo.: Fdo.: Fdo.: pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. ÍNDICE 0.- HISTÓRICO DE REVISIONES. ........................................................................................3 1.- OBJETO ..............................................................................................................................4 2.- ALCANCE. .........................................................................................................................4 3.- GENERAL...........................................................................................................................4 3.1.- DEFINICIONES. .......................................................................................................4 3.2.- REFERENCIAS. ........................................................................................................4 4.- PROCEDIMIENTO.............................................................................................................6 4.1.- COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.). ................................................................6 4.2.- COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.). ..............................................................6 5.- REGISTROS........................................................................................................................7 6.- ANEXOS. ............................................................................................................................7 pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 2 de 2 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. 1. HISTÓRICO DE REVISIONES. Las revisiones que se han hecho de este procedimiento, las fechas y las causas son las siguientes: NÚM. REV. FECHA HISTÓRICO DE REVISIONES pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 3 de 3 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. 2.- OBJETO El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna en el Ayuntamiento, así como regular y asegurar la comunicación externa entre el Ayuntamiento y terceras partes. 3.- ALCANCE. El procedimiento de comunicaciones externas e internas es de aplicación a toda la organización del Ayuntamiento, desde la fecha de emisión del mismo. Alcanza las actividades relacionadas con: Comunicar la política, los objetivos y las metas ambientales a todo el personal, así como informar sobre la evolución del comportamiento ambiental del Ayuntamiento (Declaración Medioambiental) a todas las partes interesadas. Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la gestión ambiental. Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del sistema de gestión a todas las personas implicadas. Dar a conocer la política ambiental y los aspectos más relevantes del sistema de gestión al exterior, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas externas. Queda expresamente fuera del alcance del presente procedimiento, las comunicaciones que el Ayuntamiento establezca con la Administración Central o Autonómica, y que resulten de carácter rutinario. 4.- GENERAL. 4.1.- DEFINICIONES. Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de los cuales consta el Ayuntamiento. Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. A todos los efectos, las quejas, reclamaciones, denuncias, etc. con carácter ambiental, serán regidas de acuerdo a lo recogido en el presente procedimiento. 4.2.- REFERENCIAS. Serán documentos de referencia los siguientes: pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 4 de 4 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. Reglamento (CE) núm. 761/2001, de 19 de marzo, por el que se permiten que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales. UNE 150009 EX Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO 14.001:1996 a Entidades Locales. Reglamento (CE) Nº 196/2006 de la Comisión de 3 de febrero de 2006 por el que se modifica el anexo 1 del Reglamento (CE) Nº 761/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo para tener en cuenta la norma EN ISO 14001:2004 y se deroga la Decisión 97/265/CE. Manual de Gestión Ambiental. pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 5 de 5 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. 5.- PROCEDIMIENTO. 5.1.- COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.). C.I. Descendentes: Por parte de cualquier departamento, área o servicio del Ayuntamiento, se establecerán las C.I. ambientales que se estimen convenientes. Los canales de comunicación serán tales que aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el remitente. C.I Ascendentes: Cualquier persona del Ayuntamiento que desee comunicarse con un estamento superior de la misma, dispondrá de los medios y canales necesarios para ello: boletines de empresa, buzón de sugerencia y/u otros. Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se seguirá obligatoriamente la cadena jerárquica. Todas las comunicaciones internas relevantes (desde el punto de vista del receptor) serán obligatoriamente contestadas. En el caso de las comunicaciones internas, se considerará válida la vía del correo electrónico como medio de comunicación, pudiéndose no utilizar el formato anexado al final del presente procedimiento. Los canales de comunicación existentes en el Ayuntamiento serán los siguientes: - Correo ordinario(entrada y salida). - Correo interno (entrada y salida). - Correo electrónico. - Fax. - Orales. - Buzones de sugerencia. Estos canales de comunicación serán utilizados para recoger las preocupaciones del personal en cuanto al comportamiento ambiental de la entidad local y el sistema de gestión ambiental adoptado. Respecto al correo electrónico, se instalará un "buzón de opinión" en el cual todo el personal puede dejar por escrito sus inquietudes, sugerencias, opiniones o preguntas al respecto. Está información será analizada mensualmente por el Personal Técnico de Apoyo, que contestará de forma particular al interesado, si procede, y/o la dará a conocer al personal que considere oportuno a través del correo electrónico. El Responsable del SGA es el responsable a su vez de transmitir toda esta información al Concejal de Medio Ambiente a través de informes, con el objeto de que la opinión del personal sea tenida en cuenta en las revisiones del sistema. 5.2.- COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.). El Alcalde, con el fin de hacer público su compromiso con el medio ambiente, difundirá la política de gestión del Ayuntamiento. Por su parte, el Concejal de Medio Ambiente difundirá cualquier cuestión de pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 6 de 6 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. carácter ambiental que considere relevante y pueda impulsar la gestión ambiental en su ámbito de influencia. Para ello podrá utilizar los siguientes canales: comunicaciones directas, participación en foros, publicación de artículos en prensa y revistas o medios de comunicación en general. Estas mismas vías podrán ser utilizadas para responder a cualquier cuestión de carácter medioambiental general planteada por otras administraciones, ciudadanos, proveedores, etc. Las peticiones de información ambiental así como todo tipo de denuncias, quejas, etc. pueden ir dirigidas mediante teléfono, fax, por escrito, etc. al Ayuntamiento con carácter general o a diferentes técnicos con carácter particular como son el Equipo Técnico de Apoyo, el responsable del Sistema de Gestión Ambiental, el Arquitecto o el Ingeniero Municipal, en función de su naturaleza. Las peticiones de información, quejas, denuncias, etc. de carácter ambiental serán analizadas por el técnico que las haya recibido. Cuando vayan dirigidas al Ayuntamiento en general, la persona que recibe la comunicación la pondrá en conocimiento del Equipo Técnico de Apoyo. Cuando merezcan respuesta, el técnico correspondiente emitirá comunicado de respuesta en base a su procedimiento interno. El técnico que recibe la petición, denuncia o queja llevará un registro de tales cuestiones, donde dejará constancia del motivo, así como la decisión y contenido de la respuesta, en el caso de que proceda su contestación, conforme a la ficha recogida como Anejo núm. 2. Para la comunicación de la Declaración Ambiental, se procederá a: - Redactarla y editarla, con una actualización anual o cuando hallan ocurrido cambios ambientales importantes. - Ponerla a disposición de todas aquellas personas (tanto personal del Ayuntamiento como vecinos del municipio) que la requieran. - Remitir copias de la misma a los Estamentos que la soliciten. - Será propuesta y redactada por el Equipo Técnico de Apoyo y aprobada y firmada por el Concejal de Medio Ambiente. 5.3.- REGISTROS. Los registros de gestión generados por la aplicación de este procedimiento serán los siguientes: Los informes de recopilación de las sugerencias, opiniones o inquietudes del personal. Las decisiones para comunicaciones formales externas sobre aspectos ambientales significativos. 6.- ANEXOS. Los Anexos asociados al presente procedimiento son los siguientes: pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 7 de 7 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. ANEXO 1: ESQUEMA EXPLICATIVO. ANEXO 2: FICHA DE COMUNICACIONES (R1-PA-06) pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 8 de 8 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. ANEXO 1 ESQUEMA EXPLICATIVO RESPONSABLE DEL SISTEMA Y EQUIPO TÉCNICO DE APOYO MANDOS INTERMEDIOS ASCENDENTE DESCENDENTE COMUNICACIONES INTERNAS PERSONAL LABORAL COMUNICACIONES EXTERNAS RECEPCIÓN SOLICITUDES O QUEJAS/DENUNCIAS REGISTRO ARCHIVO SOLICITUD NO EVALUACIÓN NECESIDAD DE REPUESTA SÍ RESPUESTA COMITÉ pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 9 de 9 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now! PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTER- PA-06 Rev. NAS Y EXTERNAS Pág. ANEXO 2 FICHA DE COMUNICACIONES R1-PA-06 FICHA RESUMEN DE COMUNICACIONES NÚM. FICHA RECEPCIÓN COMUNICACIÓN: EXTERNA INTERNA CENTRO: RECEPTOR: FECHA: PROCEDENCIA: FORMATO: EXTRACTO DE LA COMUNICACIÓN: EVALUACIÓN Y RESPUESTA SERVICIO/DEPARTAMENTO IMPLICADOS: CALIFICACIÓN: CONTENIDO RESPUESTA: FORMATO: FECHA: ACCIONES EMPRENDIDAS / OBSERVACIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: FIRMA: FECHA: pdfMachine A pdf writer that produces quality PDF files with ease! Página 10 de 10 Produce quality PDF files in seconds and preserve the integrity of your original documents. Compatible across nearly all Windows platforms, if you can print from a windows application you can use pdfMachine. Get yours now!
