Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno Rige a partir de Setiembre, 2013 PCCI-GC-DG-01 Revisado por: Gestoras de Calidad Kattia Murillo Alfaro. Yamileth Retana Palma. Fecha: Agosto, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Revisado por: Jefatura PCCI Adrian Gómez Díaz Fecha: Agosto, 2013 Página 1 de 11 Versión:01 Revisión: 01 Aprobado por: Dirección SFE. Magda González Arroyo Fecha: Agosto, 2013 1. OBJETIVO Recopilar en un documento las definiciones que son usadas con mayor frecuencia en los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad en el SFE. 2. ALCANCE Este diccionario resume las definiciones de los documentos relacionados con: Manual de Calidad Procedimientos generales de gestión. Instructivos, manuales de uso y todo documento que de una u otra forma se relacione en forma directa o indirecta con el Sistema de Gestión de Calidad del Servicio Fitosanitario del Estado. 3. CLIENTES Todos los funcionarios del SFE. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO GC -EX-01 GC -EX-132 PCCI-GC-PG-01 GC -EX-31 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Norma INTE-ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de Calidad. Norma INTE-ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad-Fundamentos y Vocabulario Procedimiento para la elaboración y aprobación de documentos en el SFE. NIMF 5. Glosario de términos fitosanitarios. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 2 de 11 Versión:01 Revisión: 01 5. CONTENIDO A continuación se definen algunos de los conceptos más comunes, relacionados con los términos de Gestión que se utilizan en los documentos del Sistema de Calidad del Servicio Fitosanitario del Estado. 5.1 Siglas AC: Acción correctiva. AI: Auditoría Interna. AP: Acción Preventiva. MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería. NC: No conformidad. PCCI: Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno. SFE: Servicio Fitosanitario del Estado. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. TNC: Trabajo no conforme. Las siglas de los departamentos o unidades del SFE se pueden consultar en el PCCI-GC-PG-01 Procedimiento para la Elaboración de Documentos en el SFE. Para definiciones técnicas consultar la sección de definiciones de cada procedimiento operativo o técnico, así como el GC-Ex-31 NIMF 5- Glosario de términos Fitosanitarios. 5.2 Definiciones - Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. - Acción preventiva: Acción tomada para prever una no conformidad potencial u otra situación parcialmente indeseable. - Acreditación: Es el procedimiento mediante el cual un organismo autorizado reconoce formalmente que una organización es competente para la realización de una determinada actividad. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 3 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría. - Análisis Químico: El análisis químico es el conjunto de técnicas y procedimientos empleados para identificar y cuantificar la composición química de una sustancia. En un análisis cualitativo se pretende identificar las sustancias de una muestra. En el análisis cuantitativo lo que se busca es determinar la cantidad o concentración en que se encuentra una sustancia específica en una muestra. - Aprobación: Que cumple los requerimientos técnicos y de formato establecidos en este documento. - Aseguramiento de la Calidad: El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para la calidad. - Auditor: Persona que efectúa, total o parcialmente, las operaciones requeridas para la evaluación de un laboratorio. - Auditoría: Examen sistemático, independiente y documentado para determinar si las actividades de calidad y los resultados relacionados cumplen con las disposiciones planteadas y si estas disposiciones son implementadas efectivamente y son apropiadas para alcanzar los objetivos. - Auditoría Interna: Revisión formal de la eficiencia de un sistema de calidad, la cual es realizada por personal del laboratorio. - Auditoría Externa: Revisión formal de la eficiencia de un sistema de calidad, la cual es realizada por personal ajeno al laboratorio. - Autoridad: Grado de autorización que se le otorga a la(s) persona(s) que ocupa(n) un determinado puesto de trabajo, para la toma de decisiones, conforme con las responsabilidades definidas para ese puesto de trabajo. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 4 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Calibración: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los valores de una magnitud indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes de esa magnitud realizados por patrones. - Capacitación: Cursos brindados por personal interno o externo a la organización con el fin de fortalecer o desarrollar los conocimientos y habilidades de la (s) persona (s) que ocupa (n) un determinado puesto de trabajo. - Característica: rasgo diferenciador de un producto o servicio. - Característica de calidad: rasgo diferenciador inherente de un producto o servicio. - Cliente interno: Gerencias o programas del Servicio Fitosanitario del Estado a los que el laboratorio brinda sus servicios. - Cliente externo: Sector agrícola, industria de sustancias químicas, empresas, compañías, personas físicas u otros que soliciten los servicios de los laboratorios del Servicio Fitosanitario del Estado. - Conformidad: Cumplimiento de un requisito. - Control: Función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. - Control de Calidad: Es el conjunto de medidas necesarias para observar y conservar la fiabilidad de un método analítico. Ejemplo de estas medidas son: recuperaciones en muestras, control de equipos. - Copia controlada: Copia de un documento del sistema de calidad, aprobado y registrado por el responsable de calidad, entregada al personal para su uso. Las copias controladas están identificadas en la primera página en el Control de copias, con una marca en el cuadro que indica “Copia Controlada”. El documento original no lleva marca y se archiva bajo custodia. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 5 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Copia no controlada: Copia de un documento del sistema de calidad, cuya distribución es controlada por el responsable de calidad. Las copias no controladas están identificadas en la primera página en el Control de copias, con una marca en el cuadro que indica “Copia no controlada”. El documento original no lleva marca y se archiva bajo custodia. - Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. - Dirección: Dirección ejecutiva del Servicio Fitosanitario del Estado. - Documento: Información como registro, especificación, procedimiento documentado, plano, informe, norma u otro y su medio de soporte, el cual puede ser papel, o cualquier dispositivo o medio electrónico de almacenamiento, fotografía o una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos se denominan “documentación”. - Documento activo: Documento que se encuentra en uso en el sistema de gestión. - Documento controlado: Procedimiento, política, arreglo o sistema escrito, relacionado con el documento del sistema de calidad que está sujeto a control, para asegurar que se utiliza la misma versión revisada y está disponible para el personal que lo aplica. - Documento externo: Documento emitido por personas ajenas al sistema de calidad y que es utilizado en el SFE. - Documento de origen interno: Documento redactado, revisado, aprobado y emitido por personal de SFE. - Documento obsoleto: Documento original retirado del sistema de calidad, identificado por un sello de “Documento Obsoleto” bajo custodia de la Gerencia de Calidad. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 6 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Documento original: Documento que se almacena bajo custodia del encargado del sistema de calidad. - Ensayos interlaboratoriales: Organización, ejecución y evaluación de ensayos sobre objetos o materiales idénticos o similares, realizados por dos o más laboratorios de acuerdo con condiciones predeterminadas. - Entrenamiento en el puesto de Trabajo: entrenamiento de la(s) persona(s) que ocupa(n) un determinado puesto de trabajo para que aprendan y apliquen la sistemática o las rutinas definidas en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad relacionados con su puesto de trabajo. - Evaluación de riesgos: proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios peligros teniendo en cuenta la adecuación de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no aceptables. - Evidencia objetiva (auditoría): declaraciones de hechos que son verificables. - Experiencia: Puestos de trabajo, tareas o actividades y períodos de tiempo que deben haber sido desempeñados por una persona que desee ocupar un determinado puesto de trabajo en la organización. - Fecha de emisión: Fecha en que entra en vigor el documento. - Formación: Grado académico o profesional que debe (n) poseer la (s) persona (s) que ocupa (n) un determinado puesto de trabajo, por ejemplo: primaria, bachiller en secundaria, técnico en alguna especialidad, diplomado, licenciatura, maestría o doctorado. - Formulario: Se denomina formulario a la plataforma, plantilla o página que contiene campos vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad. - Hallazgo de auditoría: resultados de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 7 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Indicador: se utiliza para medir con claridad los resultados obtenidos con la aplicación de programas, procesos o acciones específicos, con el fin de obtener el diagnóstico de una situación, comparar las características de una población o para evaluar las variaciones de un evento. - Inducción: Proceso mediante el cual se familiariza al nuevo trabajador con la empresa y sus colaboradores, con el fin de que el mismo comprenda y acepte sus políticas, valores, normas, beneficios, etc. - Información: Conjunto organizado de datos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades del laboratorio. - Instructivo: Conjunto de instrucciones que indican el funcionamiento básico de un equipo determinado, material o documentación. - Interrelación: Principales relaciones que deben mantener las personas que ocupan un determinado puesto de trabajo para el cumplimiento de sus responsabilidades, tanto internas como externas a la organización. Debe incluirse tanto el puesto de trabajo que le apoya jerárquicamente, así como los puestos de trabajo a los cuales apoya. - Laboratorio: Lugar físico que se encuentra especialmente equipado con diversos instrumentos y elementos de medida o equipo, con el fin de satisfacer las demandas y necesidades de sus clientes. - Laboratorio oficial: Laboratorios del Servicio Fitosanitario del Estado, del Ministerio de Agricultura y Ganadería de acuerdo a lo establecido en la Ley de Protección Fitosanitaria. - Lista o control maestro de documentos: Registro que indica el estado de vigencia de todos los documentos del sistema de gestión de calidad y cuáles son los departamentos que mantienen copias controladas de los mismos. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Página 8 de 11 Diccionario Gestión de Calidad Versión:01 Revisión: 01 - Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. - Manual de Calidad: Documento que enuncia la política de calidad y que describe el sistema de gestión. El Manual de Calidad remite a otros documentos relacionados con las disposiciones en materia de calidad. - Mejora continua: proceso de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo, para alcanzar mejoras en el desempeño global en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo, de forma coherente con la política de la organización. - Método de calibración: Procedimiento técnico definido para realizar una calibración - Método Validado: Método establecido al que se le aplican estudios sistemáticos de laboratorio para obtener las características de desempeño como: selectividad, especificidad, ámbito, linealidad, sensibilidad, límite de detección, límite de cuantificación, robustez, exactitud y precisión. - Muestra: Parte o porción extraída de un conjunto, la cual se considera representativa del total de este. - No conformidad: Incumplimiento de un requisito. - Objetivo: Finalidad de una acción. - Ofertas de servicios: Diferentes formas en que los oferentes presentan su intención de aplicar para un puesto en la organización, por ejemplo el Curriculum. - Organización: Conjunto de requisitos relacionados con los roles, las responsabilidades, la autoridad y la interrelación para un determinado puesto de trabajo. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 9 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Plaguicida: Cualquier sustancia o mezcla de sustancias que se destinan a combatir, controlar, prevenir, atenuar, repeler o regular cualquier plaga incluyendo los vectores de enfermedades humanas y de animales, así como de especies no deseadas que causen perjuicio o que interfieran en la producción agropecuaria y forestal. Los problemas asociados con el uso de plaguicidas tienen que ver con su toxicidad, capacidad de degradación y tendencia a acumularse en los organismos. - Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. En el caso del SFE, generalmente se manejan los planes anuales operativos, el plan operativo institucional y el plan estratégico. - Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoría. - Política de la calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. - Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. - Procedimiento: Forma o método especificado de desarrollar una actividad o proceso. Describe quien, como y que realiza dentro de una actividad específica o proceso. - Procedimiento de Gestión: Todos los documentos generados por el Sistema de Gestión de Calidad del SFE. - Procedimiento Operativo: Documentos que se generan para describir las actividades de las instancias técnicas y administrativas del SFE. - Procedimiento Técnico: Documento de laboratorio que describe el modo de realizar un actividad técnica. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 10 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Puesto de Trabajo: Conjunto de tareas y actividades específicas a desempeñar por la (s) persona (s) seleccionada (s) dentro de la organización, delimitadas mediante una clara definición de los roles, las responsabilidades, autoridad y las interrelaciones con otras entidades tanto internas como externas a la organización. - Reclutamiento y Selección de Personal: Es el proceso mediante el cual se identifica, se atrae y se determina a candidatos potencialmente calificados para ocupar los puestos vacantes dentro de la empresa - Registro: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades que se efectuaron o de los resultados alcanzados. El término “registros” se refiere a los informes, formularios, correspondencia y cualquier otro tipo de documentación. Los registros se pueden mantener en un medio impreso o electrónico. - Reporte: Documento que presenta los resultados de un análisis y demás información referente al ensayo. - Requisito: Versión de las necesidades dentro de un conjunto de especificaciones individuales cuantificadas o descriptivas de las características de una entidad, con el fin de facilitar su realización y examen. - Rol: Principales responsabilidades a desempeñar por la (s) persona (s) que ocupa (n) un determinado puesto de trabajo. - Responsabilidad: Conjunto de tareas, actividades y funciones específicas que son desempeñadas por la(s) persona(s) que ocupa(n) un determinado puesto de trabajo. - Sistema de Gestión de la Calidad: Es la estructura Organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la administración de la calidad. - Solicitud de empleo: Documento interno utilizado por la institución para recopilar datos diversos de los candidatos a un puesto determinado. PCCI-GC-DG-01 Rige a partir de Setiembre, 2013 Diccionario Gestión de Calidad Página 11 de 11 Versión:01 Revisión: 01 - Trabajo no conforme (producto no conforme): Producto o servicio que no cumple con las especificaciones de uso, de diseño o de proceso. - Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. - Trazabilidad de medición: Propiedad de un resultado de una medición mediante la cual puede ser relacionado con patrones apropiados, generalmente patrones nacionales o internacionales, a través de una cadena ininterrumpida de comparaciones. - Validación: Confirmación mediante evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para su utilización prevista. - Validación de métodos: Confirmación por examen y la provisión de evidencia objetiva de que se cumplen los requisitos particulares para un uso específico propuesto. - Verificación: Confirmación, mediante examen y aporte de evidencia, que los requisitos especificados han sido satisfechos. - Versión: Indica el número de veces que ha sido modificado un documento. CONTROL DE CAMBIOS: Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad. -----Última línea-----