Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Servicios Generales DAF-SG-PO-16 Rige a partir de Agosto, 2014 Elaborado por: Control de Vehículos Nombre: Jeffrey Jiménez Oviedo Fecha: Julio, 2014 Solicitud y asignación de Vehículos Oficiales a los Departamentos, Unidades, Programas y Regiones del SFE Revisado por: Jefe SG Nombre: Azarías Ruiz Villalobos Fecha: Julio, 2014 Página Versión 02 1 de 3 Revisión 01 Aprobado por: Jefe DAF Nombre: Henry Vega Vega Fecha: Julio, 2014 1. OBJETIVO Establecer los controles necesarios para la solicitud y asignación de los vehículos oficiales del SFE. 2. ALCANCE El alcance de este procedimiento abarca a todos los Departamentos, Unidades, programas y Regiones que utilizan vehículos oficiales del SFE. 3. PRODUCTO Asignación y responsabilidad por parte del solicitante sobre los vehículos oficiales solicitados a la Unidad de Servicios Generales. 4. INDICADORES Cantidad de Vehículos oficiales asignados. Número de accidentes de tránsito con vehículos oficiales del SFE. Número de accidentes de tránsito con responsabilidad de funcionarios del SFE. 5. CLIENTES Todos los Departamentos, Unidades, programas y Regiones que utilizan vehículos oficiales del SFE. 6. DEFINICIONES 6.1 Siglas DAF: Departamento Administrativo Financiero. MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería. SFE: Servicio Fitosanitario del Estado. Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet y en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno DAF-SG-PO-16 6.2 Rige a partir de Agosto 2014 Solicitud y asignación de Vehículos Oficiales a los Departamentos, Unidades, Programas y Regiones del SFE Página Versión 02 2 de 3 Revisión 01 Definiciones técnicas Conductor: Funcionario que se designa para la conducción de un vehículo oficial. Vehículo Oficial: Vehículos destinados al traslado de funcionarios que así lo requieren para el cumplimiento de sus funciones. Contempla los medios de transporte destinados al uso oficial, que por compra, donación, programa, proyecto, convenio, préstamo o fideicomiso estén al servicio exclusivo del Servicio Fitosanitario del Estado. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-EX-02 Ley de Protección Fitosanitaria. N° 7664. GC-EX-10 Ley de Control Interno. N° 8292. GC-EX-21 Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del MAG. GC-EX-78 Ley de Tránsito. N° 9078. F-01-DAF-SG-PO32 Solicitud de permiso para conducir vehículos oficiales DAF-TS-PO-03 Reintegro de dineros de funcionarios del SFE 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES 8.1 Unidad de Servicios Generales: De acuerdo a la solicitud y justificación, la Unidad de Servicios Generales asigna la unidad vehicular correspondiente. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1. Cada jefe de Departamento, Unidad, programa o Región, solicitará por escrito a la Unidad de Servicios Generales, los vehículos oficiales según sus necesidades, lo anterior de acuerdo al artículo 19 del “Reglamento Autónomo para el uso de Vehículos del Ministerio de Agricultura y Ganadería”. 9.2. El jefe de cada Departamento, Unidad, programa o Región debe indicar en la solicitud a la Unidad de Servicios Generales, la cantidad de funcionarios con permiso para conducir vehículos oficiales, a fin de establecer la cantidad de vehículos, (se debe entender que no se asignará vehículo a cada persona) de forma permanente solo será de manera circunstancial. Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet y en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno DAF-SG-PO-16 Rige a partir de Agosto 2014 Solicitud y asignación de Vehículos Oficiales a los Departamentos, Unidades, Programas y Regiones del SFE Página Versión 02 3 de 3 Revisión 01 9.3. En caso de que un funcionario requiera obtener un permiso para conducir vehículos oficiales, completa y presenta el formulario F-01-DAF-SG-PO-32 en la Unidad de Servicios Generales. 9.4. El jefe de cada Departamento, Unidad, programa o Región solicitante debe indicar, qué tipo de vehículo es el más funcional de acuerdo a las rutas por las que deben transitar sus colaboradores. 9.5. En ningún caso se justificará que en un Departamento, Unidad, programa o Región, existan más unidades vehiculares que la cantidad de funcionarios asignados. 9.6. Los vehículos del SFE, deben permanecer en su sede de acuerdo con el lugar al cual están asignados, excepto, cuando se encuentre de viaje (de gira). Para atender labores de la institución deberán pernoctar en estacionamientos particulares que brinden adecuadas condiciones de seguridad, las cuales deberá ser evaluadas por el conductor del vehículo, bajo su exclusiva responsabilidad. En caso de generarse un pago por el servicio de parqueo, el funcionario podrá solicitar el rembolso por dicho pago, mediante el procedimiento DAF-TS-PO-03 Reintegro de dineros de funcionarios del SFE. (Art. 25 Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del MAG). 10. CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el formulario PCCI-GC-F-01 Formulario de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad. -----Última línea----- Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet y en custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno