Instructivo Medición, Seguimiento y Evaluación Indicadores IVC

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Código: IVC-I-01
PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL
INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC
NIVEL TERRITORIAL
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 08 de 2015
Página: 1 de 7
1. Objetivo
El objeto del presente documento es el de orientar a los funcionarios de las Direcciones Territoriales y Oficinas
especiales del Ministerio del Trabajo para la correcta medición, seguimiento, evaluación y reporte de los
Indicadores del proceso de IVC que aplica a nivel territorial.
2. Alcance
Este instructivo comprende desde la socialización de los indicadores propuestos por el nivel central hasta el
reporte del seguimiento y evaluación de los mismos.
3. Definiciones
IVC: Inspección, vigilancia y control.
Visitas de verificación: Es la visita que el Inspector de Trabajo o funcionario competente realiza a los
centros de trabajo para verificar que los menores autorizados para trabajar por el Ministerio, lo estén
haciendo en las actividades permitidas y en las condiciones establecidas en las normas vigentes.
Autorización de menores para trabajar: Se refiere al permiso otorgado por el Ministerio para autorizar a niños y
niñas menores de 15 años para desempeñar actividades remuneradas y el trabajo de adolescentes entre 15 y
17 años.
Notificación de la primera decisión de fondo: Para el caso específico de estos indicadores, se refiere al primer
Acto Administrativo notificado, mediante el cual se decide de fondo en primera instancia un procedimiento
sancionatorio laboral.
Cumplimiento de los términos: Para el caso específico del indicador: “Visitas de verificación de las condiciones
de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas en Términos”, se refiere al establecido en el
procedimiento IVC-PD-03 “Autorizar o negar permiso para trabajar a niños, niñas o adolescentes”: La visita
deberá realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición de la autorización teniendo en cuenta
en consideración la duración del tipo de contrato artículo.
Cumplimiento de los términos: Para el caso del indicador “Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen
los términos legales”, se refiere al establecido en el artículo 83 de la Ley 1437 de 2011, Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, (3 meses = 90 días calendario).
4. Generalidades
El seguimiento y evaluación de los indicadores del proceso de Inspección, Vigilancia y Control son consolidados en
el Nivel Central con la información reportada por las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales; para que cada
territorial tenga su propia herramienta de seguimiento y evaluación, la Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y
Gestión Territorial ha generado el archivo “INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial3)”, que contiene los
Indicadores del proceso de IVC que son aplicables al nivel territorial; este archivo contiene los formatos “Hoja de
Vida del Indicador” y el formato “Seguimiento y Evaluación del Indicador ASIG-F-04” correspondiente a cada uno de
ellos.
Adicionalmente se envió a los Directores Territoriales un memorando en donde se remiten los indicadores
propuestos por IVC a partir del año 2015 y se dan algunos lineamientos sobre la responsabilidad de cada Director de
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hacer el seguimiento, medición y reporte oportunamente dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada
mes.
Los Indicadores que aplican a nivel territorial son:
IVC – ID – 07: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes
realizadas en Términos.
El objetivo de este indicador es Establecer el porcentaje de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de
los NNA que fueron realizadas dentro del término establecido en el Procedimiento.
IVC – ID – 08: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales.
El objetivo de este indicador es Establecer el porcentaje de cumplimiento de términos en los procedimientos
sancionatorios laborales iniciados a partir de 1 de enero de 2015.
5. Medición
Indicador: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas
en Términos:
La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de visitas de verificación de las condiciones de
trabajo de los NNA en términos / Número total de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los NNA.
“# Visitas en términos / # Total de visitas”
Variable 1 = “# Visitas en términos”: Hace referencia al número de visitas de verificación efectuadas en un periodo,
que hayan sido realizadas dentro de los dos meses siguientes a la fecha de otorgado el permiso al menor.
Variable 2 = “# Total de visitas”: Hace referencia al número total de visitas efectuadas en el mismo periodo.
Esta medición debe realizarse mensualmente, se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes se dividen y
el resultado es un porcentaje.
Indicador: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales:
Este indicador solamente tendrá en cuenta los Procedimientos que hayan sido iniciados a partir del 1 de enero de
2015; los procedimientos iniciados en fechas anteriores serán monitoreados en la ejecución del Plan de Acción en
cumplimiento de los planes de descongestión implementados en cada Territorial.
La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de actos administrativos de primera instancia en
cumplimiento de términos, notificados en el periodo dividido en el número total de actos administrativos de primera
instancia notificados en el periodo.
“# de actos administrativos de primera instancia en cumplimiento de términos, notificados en el mes / # de actos
administrativos de primera instancia notificados en el mes.”
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Variable 1 = “# de actos administrativos de primera instancia en cumplimiento de términos, notificados en el mes”:
Hace referencia a todas las notificaciones realizadas en un mes de los Actos Administrativos con primera decisión de
fondo del Procedimiento Sancionatorio Laboral cuyo término sea igual o menor a 90 días calendario.
Variable 2 = “# de actos administrativos de primera instancia notificados en el mes”: Hace referencia a todas las
notificaciones realizadas en un mes de los Actos Administrativos con primera decisión de fondo del Procedimiento
Sancionatorio Laboral.
Para establecer el valor de las anteriores variables se debe llevar el registro actualizado de todos los procedimientos
sancionatorios laborales que se adelantan en cada territorial con la información relevante para cada uno de ellos
incluyendo:
•
•
La fecha de inicio del procedimiento, (si es de parte, es la fecha de radicación de la solicitud; si es
de oficio, es la fecha del auto mediante el cual se designa al funcionario competente para que
inicie el procedimiento).
Fecha de notificación primera decisión de fondo, (es la fecha en que efectivamente se realiza la
notificación del primer Acto Administrativo que decide de fondo el procedimiento sancionatorio
laboral, incluyendo la averiguación preliminar).
Se identifican todas y cada una de las notificaciones realizadas en un mes de los Actos Administrativos con primera
decisión de fondo del Procedimiento Sancionatorio Laboral; este valor corresponde al denominador de la fórmula,
para el registro llamaremos “Total Notificaciones”.
Se calcula el número de días utilizado por el Ministerio para decidir y notificar cada uno de los procedimientos
sancionatorios laborales del párrafo anterior, restando la fecha de inicio del procedimiento de la fecha de notificación.
Ejemplo: Fecha de notificación = 29/04/2015 menos Fecha inicio = 01/02/2015 resultado = 87 días.
El número de procedimientos, cuyo término sea menor o igual a 90 días, será el valor del numerador de la fórmula,
para el registro llamaremos “Notificaciones en Términos”.
Esta medición debe realizarse mensualmente y se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes; el
resultado es un porcentaje.
6. Seguimiento y Evaluación
Indicador: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas
en Términos:
El seguimiento y Evaluación debe ser de manera consolidada de toda la territorial, incluyendo el resultado de los
Grupos de Trabajo Interno e Inspecciones Municipales si los hay.
Los valores obtenidos en la forma anterior, deben registrarse en el formato correspondiente de “SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL INDICADOR", que aparece en la hoja “VisitasMenores” del archivo adjunto, en los campos
correspondientes a cada mes en las columnas “Visitas en Términos” y “Total Visitas”, el resultado se genera
automáticamente:
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Periodo
Meta Por
Periodo
Ene
100%
Feb
100%
Mar
100%
Abr
100%
May
100%
Jun
100%
Jul
100%
Ago
100%
Sept
100%
Oct
100%
Nov
100%
Dic
100%
Visitas
en
Términos
Total
Visitas
Resultado
Rango de
Análisis del indicador
Evaluación
Factores que afectaron el indicador
Igualmente frente a cada medición mensual obtenida, debe registrarse en la columna “Análisis del Indicador” un
texto breve con los factores que incidieron para llegar a ese resultado.
Periodo
Ene
Meta Por
Visitas Permisos
Periodo
100%
Feb
100%
Mar
100%
Abr
100%
May
100%
Jun
100%
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100%
Ago
100%
Sept
100%
Oct
100%
Nov
100%
Dic
100%
Resultado
Rango de
Evaluación
Análisis del indicador
Factores que afectaron el indicador
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Las demás columnas de este recuadro están protegidas, es muy importante que no se borren o alteren los demás
campos, celdas, filas o columnas ya que el formato contiene fórmulas cuya modificación alteraría la medición.
La meta propuesta para este indicador es llegar al 100% y el rango de evaluación es:
Adecuado
Mayor o igual a 80%
Rangos de Evaluación
En riesgo
Entre igual a 70% a
menor de 80%
Crítico
Menor que 70%
Cuando el resultado del indicador, se encuentre en el rango “En riesgo” durante 2 meses consecutivas, se debe
generar una acción preventiva; cuando el resultado del indicador se encuentre en el rango “Crítico”, se debe generar
una acción correctiva.
Las acciones a implementar por el resultado de la medición, deben registrarse en el siguiente recuadro:
Indicador: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales:
El seguimiento y Evaluación debe ser de manera consolidada de toda la territorial, incluyendo el resultado de los
Grupos de Trabajo Interno e Inspecciones Municipales si los hay.
Los valores obtenidos en la forma anterior, deben registrarse en el formato correspondiente de “SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL INDICADOR", que aparece en la hoja “Procedsancionatorio” del archivo adjunto, en los
campos correspondientes a cada mes en las columnas “Notificaciones en Términos” y “Total Notificaciones”, el
resultado se genera automáticamente:
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Periodo
Meta Por
Periodo
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Feb
50%
Mar
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50%
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Ago
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50%
Oct
50%
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50%
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Notificados
en
Términos
Total
Notificados
Resultado
Rango de
Evaluación
Análisis del indicador
Factores que afectaron el indicador
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Igualmente frente a cada medición mensual obtenida, debe registrarse en la columna “Análisis del Indicador” un
texto breve con los factores que incidieron para llegar a ese resultado.
Periodo
Ene
Meta Por
Periodo
Notificados
en
Términos
Total
Notificados
Resultado
Rango de
Evaluación
Análisis del indicador
Factores que afectaron el indicador
100%
Feb
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100%
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100%
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100%
Jul
100%
Ago
100%
Sept
100%
Oct
100%
Nov
100%
Dic
100%
Las demás columnas del recuadro anterior están protegidas, es muy importante que no se borren o alteren los
demás campos, celdas, filas o columnas ya que el formato contiene fórmulas cuya modificación alteraría la medición.
La meta propuesta para este indicador es llegar al 100% y el rango de evaluación es:
Adecuado
Mayor o igual a 80%
Rangos de Evaluación
En riesgo
Entre igual a 70% a
menor de 80%
Crítico
Menor que 70%
Cuando el resultado del indicador, se encuentre en el rango “En riesgo” durante 2 meses consecutivas, se debe
generar una acción preventiva; cuando el resultado del indicador se encuentre en el rango “Crítico”, se debe generar
una acción correctiva.
Las acciones a implementar por el resultado de la medición, deben registrarse en el siguiente recuadro:
Código: IVC-I-01
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7. Reporte de Indicadores
Para el reporte del avance y seguimiento de los Indicadores, por favor utilizar solamente el archivo que se adjunta a
este documento y remitirlo únicamente en forma digital al correo ocarvajal@mintrabajo.gov.co del Asesor de la
Dirección IVC, Omar Alberto Carvajal Díaz.
Le medición es mensual y su reporte debe efectuarse los primeros diez (10) calendario de cada mes, desde el correo
electrónico institucional del Director Territorial o en su defecto desde el correo institucional de la territorial con
autorización expresa del Director Territorial.
El reporte de estos Indicadores será tenido en cuenta para la calificación y evaluación semestral de los Directores
Territoriales en los Acuerdos de Gestión o en la Evaluación del Desempeño, según sea el caso.
8. Anexos
Se anexa los formatos enunciados en un archivo de Excel que contiene Hoja de Vida de cada Indicador y Formato
para Seguimiento y Evaluación de cada uno de ellos:
•
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INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial)
Memorando 3300000 - 00020917 del 11 de febrero de 2015.
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