PROCESO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL Código: IVC-I-01 Versión: 1.0 INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Fecha: Febrero 27 de 2015 Página: 1 de 16 1. Objetivo El objeto del presente documento es el de orientar a los funcionarios de las Direcciones Territoriales y Oficinas especiales del Ministerio del Trabajo para la correcta medición, seguimiento, evaluación y reporte de los Indicadores del proceso de IVC que aplica a nivel territorial. 2. Alcance Este instructivo comprende desde la socialización de los indicadores propuestos por el nivel central hasta el reporte del seguimiento y evaluación de los mismos. 3. Definiciones IVC: Inspección, vigilancia y control. Visitas de verificación: Es la visita que el Inspector de Trabajo o funcionario competente realiza a los centros de trabajo para verificar que los menores autorizados para trabajar por el Ministerio, lo estén haciendo en las actividades permitidas y en las condiciones establecidas en las normas vigentes. Resoluciones de primera instancia decididas en términos: Se refiere al primer Acto Administrativo, mediante el cual se decide de fondo en primera instancia una investigación administrativo laboral en cumplimiento de los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas especiales que le aplique. 4. Generalidades El seguimiento y evaluación de los indicadores del proceso de Inspección, Vigilancia y Control son consolidados en el Nivel Central con la información reportada por las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales; para que cada territorial tenga su propia herramienta de seguimiento y evaluación, la Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial ha generado el archivo “INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial)”, que contiene los Indicadores del proceso de IVC que son aplicables al nivel territorial; este archivo contiene los formatos “Hoja de Vida del Indicador” y el formato “Seguimiento y Evaluación del Indicador ASIG-F-04” correspondiente a cada uno de ellos. Adicionalmente se envió a los Directores Territoriales un memorando en donde se remiten los indicadores propuestos por IVC a partir del año 2015 y se dan algunos lineamientos sobre la responsabilidad de cada Director de hacer el seguimiento, medición y reporte oportunamente dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes. Los Indicadores que aplican a nivel territorial son: IVC – ID – 07: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes autorizados por el Ministerio. El objetivo de este indicador es establecer el porcentaje de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los Niños, Niñas y Adolescentes autorizados por el Ministerio. IVC – ID – 08: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales. PROCESO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL Código: IVC-I-01 Versión: 1.0 INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Fecha: Febrero 27 de 2015 Página: 2 de 16 El objetivo de este indicador es Relacionar los procedimientos sancionatorios laborales decididos que se cumplen en términos legales frente al número total de procedimientos sancionatorios laborales decididos. 5. Medición Indicador: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los autorizados por el Ministerio: niños, niñas y adolescentes La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los Niños, Niñas y Adolescentes autorizados a trabajar por este Ministerio, dividido por el número de autorizaciones de trabajo a Niños, Niñas y Adolescentes expedidas por el Ministerio. “# de visitas de verificación / # de autorizaciones” Esta medición debe realizarse mensualmente, se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes y el resultado debe reportarse como un porcentaje. La meta propuesta de este indicador es llegar al 100% al término del cuatrienio 2015 – 2018 así: 50% para el año 2015 70% para el año 2016 80% para el año 2017 100% para el año 2018 Indicador: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales: La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de actos administrativos decididos en términos en primera instancia, divididos por el total de actos administrativos decididos en primera instancia. “# de Resoluciones de primera instancia decididas en términos / # de Resoluciones de primera instancia decididas” Para establecer el valor de las anteriores variables se debe llevar el registro actualizado de todas las Investigaciones administrativo laboral que se adelantan en cada territorial con toda la información relevante para una de ellas incluyendo: • • La fecha de inicio de la investigación, (si es de parte, es la fecha de radicación de la solicitud; si es de oficio, es la fecha del auto mediante el cual se designa al funcionario competente para que inicie la investigación). Fecha de notificación primera Instancia, (notificación de la primera resolución que decide de fondo la investigación). Se identifican y todas y cada una de las investigaciones laborales cuya notificación de la primera resolución que decide de fondo la investigación se haya realizado en el mes a reportar; este valor corresponde al denominador de la fórmula: “# de Resoluciones de primera instancia decididas”. PROCESO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL Código: IVC-I-01 Versión: 1.0 INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Fecha: Febrero 27 de 2015 Página: 3 de 16 Se calcula el número de días utilizado por el Ministerio para decidir de fondo cada investigación mencionadas en el párrafo anterior, restando la fecha de inicio de la investigación de la fecha de notificación de la primera resolución que decide de fondo la investigación. Ejemplo: Fecha de notificación = 29/04/2015 menos Fecha inicio = 01/02/2015 resultado = 87 días. El número de estas investigaciones, cuyos días utilizados por el Ministerio para decidir de fondo sea igual o menor que el establecido en la norma (artículo 83 Ley 1437 de 2011), será el valor del numerador de la fórmula: “# de Resoluciones de primera instancia decididas en términos”. Esta medición debe realizarse mensualmente y se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes; el resultado debe reportarse como un porcentaje. La meta propuesta de este indicador es llegar al 70% al término del cuatrienio 2015 – 2018 así: 50% para el año 2015 55% para el año 2016 60% para el año 2017 70% para el año 2018 6. Seguimiento y Evaluación El seguimiento y Evaluación debe ser de manera consolidada de toda la territorial, incluyendo el resultado de los Grupos de Trabajo Interno e Inspecciones Municipales si los hay. Los valores obtenidos en la forma anterior, deben registrarse frente a cada uno de los meses en la columna “Resultado” del formato correspondiente de “SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL INDICADOR"; Igualmente frente a cada medición mensual obtenida, debe registrarse en la columna “Análisis del Indicador” un texto breve con los factores que incidieron para llegar a ese resultado. Si el resultado de la medición identificado automáticamente en la columna “Rango de Evaluación” está en Riesgo, color amarillo o en Crítico, color rojo; debe diligenciarse el recuadro “Acciones a Implementar” con un Plan de mejoramiento que contenga acciones preventivas o correctivas según el resultado. Es muy importante que no se borren o alteren los demás campos, celdas, filas o columnas ya que el formato contiene fórmulas cuya modificación alteraría la medición. 7. Reporte de Indicadores Para el reporte del avance y seguimiento de los Indicadores, por favor utilizar solamente el archivo que se adjunta a este documento y remitirlo únicamente en forma digital al correo ocarvajal@mintrabajo.gov.co del Asesor de la Dirección IVC, Omar Alberto Carvajal Díaz. Le medición es mensual y su reporte debe efectuarse los primeros diez (10) calendario de cada mes, desde el correo electrónico institucional del Director Territorial o en su defecto desde el correo institucional de la territorial con autorización expresa del Director Territorial. PROCESO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL Código: IVC-I-01 Versión: 1.0 INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Fecha: Febrero 27 de 2015 Página: 4 de 16 El reporte de estos Indicadores será tenido en cuenta para la calificación y evaluación semestral de los Directores Territoriales en los Acuerdos de Gestión o en la Evaluación del Desempeño, según sea el caso. 8. Anexos Se anexa los formatos enunciados en un archivo de Excel que contiene Hoja de Vida de cada Indicador y Formato para Seguimiento y Evaluación de cada uno de ellos: • INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial).