Deducción de Gastos de Viaje

Deducción de Gastos de Viaje
Por: L.C. César Hernández Maciel
jhernandez@horwath.com.mx
Los gastos de viaje o viáticos se pueden
definir de manera general como aquellos
recursos financieros que son asignados a
personas que llevan a cabo un viaje o traslado
a un punto diferente de su lugar habitual de
trabajo. Estos recursos se utilizarán para
cubrir
conceptos
como
hospedaje,
alimentación y traslados.
Las erogaciones por viáticos pueden
representar una partida muy importante
dentro del rubro de gastos generales de
algunas compañías, principalmente de
servicios, y resulta necesario establecer e
implementar una adecuada política para el
pago de estos gastos.
hospedaje, alimentación y renta de autos que
se apeguen en la medida de lo posible a lo
que dispone la Ley para su deducción.
Podemos mencionar que la fracción III del
artículo 29 de la Ley del Impuesto Sobre la
Renta (LISR) establece que se podrán deducir
los gastos. Sin embargo, los viáticos o gastos
de viaje se señalan dentro de los gastos no
deducibles en la fracción V del artículo 32 del
mismo ordenamiento, considerando que sí
podrán ser deducibles pero con algunas
restricciones
que
se
analizarán
a
continuación.
Estas políticas o lineamientos, que se
establezcan para el control de los gastos de
viaje, deberán especificar las reglas sobre su
uso y aplicación así como establecer reglas
que se deberán observar en los documentos
que amparen dichos gastos.
En materia de deducción de gastos de viaje,
es importante mencionar que son diversos los
requisitos que hay que cumplir para estar en
posibilidades de llevar a cabo la mencionada
deducción, de ahí que una correcta definición
de políticas y lineamientos para el control de
viáticos deberá establecer, entre otros, que
los comprobantes que amparen los gastos
sean documentos que cumplan con requisitos
fiscales
e
indicar
montos
máximos
autorizados por conceptos tales como
Requisitos para su deducibilidad
1. Gastos estrictamente indispensables
Para deducir un gasto para efectos de la LISR,
éste debe reunir los requisitos generales y
particulares establecidos en la ley; el caso de
los viáticos no es la excepción. En este rubro,
uno de los requisitos generales aplicable a
todas las deducciones es que se trate de un
gasto estrictamente indispensable.
2. Conceptos deducibles
La mencionada fracción V del artículo 32 de
la LISR señala, de manera general, que los
viáticos son un gasto no deducible a menos
de que se destinen a:
a)
b)
c)
d)
e)
Hospedaje
Alimentación
Transporte
Uso o goce temporal de automóviles
Pago de kilometraje
El artículo 29-A del CFF establece los
requisitos mínimos que debe contener un
comprobante para efectos fiscales, los cuales
son:
I.
II.
III.
IV.
3. Beneficiarios de los viáticos
V.
Los gastos de viaje deberán erogarse a favor
de personas que tengan relación de trabajo
con el contribuyente en términos del
Capítulo I, del Título IV de la LISR (salarios y
servicios personales subordinados) o le
presten un servicio profesional (Art. 32 fracc.
V LISR).
VI.
En los términos del artículo 20 de la Ley
Federal del Trabajo, se entiende por relación
de trabajo la prestación de un trabajo
personal subordinado a una persona,
mediante el pago de un salario.
4. Faja de 50 km
Los viáticos deben aplicarse fuera de una faja
de 50 kilómetros que circunde al
establecimiento del contribuyente (Art. 32
fracc. V LISR).
La faja de los 50 kilómetros deberá
considerarse respecto al establecimiento del
contribuyente, entendiéndose como tal aquel
en el cual presta normalmente sus servicios la
persona a favor de quien se realiza la
erogación, ya sea en el país o en el extranjero
(fracción V, del artículo 32 de la LISR y 49 del
RLISR).
5. Comprobación de los gastos
El beneficiario del viático deberá proporcionar
al contribuyente una relación de los gastos
anexando los comprobantes respectivos, los
cuales deberán reunir los requisitos que
señala el Código Fiscal de la Federación
(CFF).
VII.
Contener
impreso
el
nombre,
denominación o razón social, domicilio
fiscal y clave del Registro Federal de
Contribuyentes (RFC) de quien los expida
Contener impreso el número de folio
Lugar y fecha de expedición
Clave del RFC de la persona a favor de
quien se expida
Cantidad y clase de mercancías o
descripción del servicio que amparen
Valor unitario consignado en número e
importe total consignado en número o
letra, así como el monto de los impuestos
que se trasladan, desglosados por tasa de
impuesto
Número y fecha del documento
aduanero, así como la aduana de
importación, tratándose de ventas de
primera mano de mercancías de
importación
Adicionalmente, los comprobantes deberán
contener la fecha de impresión y datos del
impresor autorizado del mismo; la vigencia
de los comprobantes será de dos años a partir
de su fecha de impresión, que se indicará en
el documento.
Cuando los viáticos beneficien a personas que
presten
al
contribuyente
servicios
profesionales, los comprobantes deberán ser
expedidos
a
nombre
del
propio
contribuyente.
Si los viáticos benefician a personas que
prestan servicios personales subordinados
(trabajadores), los comprobantes podrán ser
expedidos a nombre de dichas personas.
Los gastos erogados en el extranjero deberán
estar amparados con documentación que no
debe reunir todos los requisitos fiscales, y
tampoco requiere de ser impresa en
establecimientos autorizados por el SAT; sin
embargo, sí deberán señalar el nombre,
denominación o razón social y domicilio de
quien la expida; lugar y fecha de expedición;
descripción del servicio que amparen; el
monto total de la contraprestación pagada
por los servicios y en ésta deberá asentarse el
nombre, denominación o razón social del
usuario del servicio, y además contener los
requisitos que conforme a la legislación del
país en que resida quien expide el
comprobante, deba incluir el mismo.
6. Límites y requisitos adicionales de
deducción
El artículo 32 fracción V de la LISR, establece
los siguientes límites y requisitos:
Concepto
Alimentación
Renta de autos
Hospedaje
Monto máximo deducible
En territorio nacional:
$750.00 diarios por beneficiario
En el extranjero:
$1,500.00 diarios por beneficiario
Comentarios
Deberá acompañar la documentación relativa
al hospedaje o transporte.
Si la documentación acompañada es sólo la de
transporte, se deberá efectuar el pago de los
alimentos con tarjeta de crédito a nombre de
la persona que realiza el viaje.
En territorio nacional o en el
extranjero:
$850.00 diarios
En territorio nacional:
Sin límite
En el extranjero:
$3,850.00 diarios
Deberá acompañar la documentación relativa
al hospedaje o transporte.
Tratándose de gastos de viaje con motivo de
seminarios o convenciones, efectuados en el
país o en el extranjero se estará a lo siguiente:
Cuando el total del gasto forme parte de la
cuota de recuperación establecida y en la
documentación que lo ampare no se
desglose el importe correspondiente a las
erogaciones por gastos de viaje, sólo será
deducible de dicha cuota, una cantidad que
no exceda el límite por día destinado a la
alimentación descrito anteriormente. La
diferencia resultante no será deducible en
ningún caso.
Deberá acompañar la documentación relativa
al transporte.
pero para que éstos sean deducibles se
requiere:
•
•
•
•
7. Gastos de automóviles propiedad de los
trabajadores
El artículo 50 del reglamento de la LISR, en
relación con el artículo 32 fracción V de la
LISR, considera como viáticos a los gastos de
automóviles propiedad de los trabajadores,
•
Que los gastos se eroguen por concepto
de
gasolina,
aceite,
servicios,
reparaciones y refacciones
Que sean consecuencia de un viaje
realizado para desempeñar actividades
propias del contribuyente
Esta deducción no podrá ser mayor a 93
centavos M.N. por kilómetro recorrido,
sin exceder de veinticinco mil kilómetros
recorridos en el ejercicio, es decir,
$23,500.00 al año
La documentación comprobatoria que
ampare estos gastos deberá ser expedida
a nombre del contribuyente, siempre que
éste los distinga de los comprobantes que
amparen gastos de automóviles de su
propiedad
Estos gastos deberán erogarse en
territorio nacional y se deberá acompañar
documentación relativa al hospedaje de
la persona que conduzca el vehículo
8. Boletos de avión como comprobante
fiscal
La regla I.2.4.4. de la Resolución Miscelánea
Fiscal 2008 – 2009 (vigente a partir del 1° de
junio de 2008) señala que servirán como
comprobantes fiscales, respecto de los
servicios amparados por ellos, los siguientes
documentos:
•
•
•
Las copias de boletos de pasajero, guías
aéreas de carga, órdenes de cargos
misceláneos y comprobantes de cargo
por exceso de equipaje, expedidos por las
líneas aéreas en formatos aprobados por
la Secretaría de Comunicaciones y
Transportes o por la International Air
Transport Association (IATA)
Las notas de cargo a agencias de viaje o a
otras líneas aéreas
Las copias de boletos de pasajero
expedidos por las líneas de transporte
terrestre de pasajeros en formatos
aprobados
por
la
Secretaría
de
Comunicaciones y Transportes o por la
IATA
Es importante mencionar que los boletos de
avión electrónicos expedidos por las líneas
aéreas son aceptados como comprobantes
fiscales siempre que los mismos sean emitidos
en el formato aprobado por la IATA.
Implicaciones de los viáticos no deducibles
1. Para los trabajadores
De conformidad con la fracción XIII, del
artículo 109 de la LISR, los viáticos se
consideran ingreso exento para el trabajador,
siempre que sean efectivamente erogados en
servicio del patrón y se compruebe tal
circunstancia con documentación de terceros
que reúna requisitos fiscales.
En consecuencia, se considerará que los
viáticos pierden la exención para el
trabajador, cuando no se trate de un gasto
erogado en servicio del patrón, es decir, se
trate de un viaje personal del trabajador, o no
se compruebe con documentación de
terceros que reúna requisitos fiscales (con la
excepción de los comprobantes del
extranjero).
El no efectuar pagos de alimentos con tarjeta
de crédito cuando no se acompañe
documentación relativa la hospedaje, no
acompañar la documentación indicada para
poder deducir ciertos conceptos, etc., no
serán causales para considerar un ingreso
gravado para el trabajador la erogación del
viático, siempre que se cuente con el
comprobante que reúna requisitos fiscales.
2. Para los accionistas
De conformidad con la fracción III, del
artículo 165 de la LISR, se consideran
dividendos distribuidos, las erogaciones que
no sean deducibles y beneficien a los
accionistas. Por lo tanto, todos los viáticos
erogados a favor del accionista que no sean
deducibles en los términos de la LISR, se
considerarán dividendos.
Deducción de consumos en restaurantes
que no se consideren gastos de viaje
1. Requisitos
El artículo 32 fracción XX de la LISR señala
que el 87.5% de las erogaciones por
consumos en restaurantes, que se apliquen
dentro de una faja de 50 kilómetros que
circunde
al
establecimiento
del
contribuyente, serán no deducibles. Para que
proceda la deducción de la diferencia
(12.5%),
el
pago
deberá
hacerse
invariablemente mediante tarjeta de crédito,
de débito o de servicios, o a través de los
monederos electrónicos que al efecto
autorice el Servicio de Administración
Tributaria. En ningún caso, los consumos en
bares serán deducibles, inclusive si fuesen
considerados como un gasto de viaje.
Para estos efectos, el artículo 55 del
Reglamento de la LISR establece que se
entiende que, para que la erogación sea
deducible, el pago de la misma deberá
efectuarse con tarjeta de crédito o débito,
expedida a nombre del contribuyente que
desee efectuar la deducción, debiendo
conservar la documentación que compruebe
lo anterior.
Como puede apreciarse, la cantidad de
requisitos que los contribuyentes tienen que
cumplir para la deducción de los gastos de
viaje son múltiples, en algunos casos,
complejos y su cumplimiento aumenta
considerablemente su carga administrativa.
Por lo anterior, es necesario que se
desarrollen estrategias en las que las
compañías fomenten y desplieguen políticas
y procesos para el control de gastos por
concepto de viáticos.
© 2008 Castillo Miranda y Compañía, S.C.
El L.C. César Hernández Maciel es Gerente de
Control Financiero de Horwath Castillo
Miranda.
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