Plazo para conservar la documentación y la

septiembre de 2010
Plazo para conservar la documentación y
la contabilidad en las empresas
Por: CP, MBA, MF José Luis Jasso Ayala
jljasso@castillomiranda.com
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (“CFF”)
de manera general establece que se deberá de
conservar la documentación y la contabilidad durante un
plazo de cinco años, contando a partir de la fecha que
se presentaron o debieron de haberse presentado las
declaraciones con ellas relacionadas. Sin embargo, este
artículo también hace mención que la contabilidad y la
documentación correspondiente a actos cuyos efectos
fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de
referencia comenzará a computarse a partir del día en el
que se presente la declaración fiscal del último ejercicio
en que se hayan producido dichos efectos, por último
también menciona sobre este mismo tema, que ciertos
documentos se deberán conservar por todo el tiempo en
el que subsista la sociedad.
Con base a lo anterior, tenemos que pueden existir
situaciones especiales o documentación específica que
debiera de conservarse por más tiempo de la regla
general de los cinco años o inclusive hasta de manera
permanente. De hecho, el Código de Comercio
establece que cuando no se especifique en dicho código
un plazo más corto, la prescripción ordinaria en materia
comercial se completará por el transcurso de diez años.
El siguiente listado contiene distintos nombres de
documentos típicos de las empresas para los cuales se
señala una recomendación del tiempo “mínimo” que
debieran de conservarse dichos documentos:
Actas constitutivas........................................................................ De manera permanente
Actas de aumento o disminución de capital social....................... De manera permanente
Asientos de diario......................................................................... 5 años
Aumentos / disminuciones de obligaciones fiscales.................... De manera permanente
Avalúo de propiedad.................................................................... 5 años
Balanza de comprobación anual.................................................. 5 años
Balanza de comprobación mensual............................................. 5 años
Catálogo de cuentas.....................................................................De manera permanente
Constancias de distribución de dividendos o utilidades.............. 5 años
Conciliaciones bancarias.............................................................. 5 años
Contratos de asociación en participación.................................... De manera permanente
Contratos vigentes....................................................................... Durante su vigencia
Contratos vencidos...................................................................... 5 años
Correspondencia legal................................................................. De manera permanente
Correspondencia fiscal................................................................ De manera permanente
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Declaraciones de pagos provisionales......................................... De manera permanente
Declaraciones anuales................................................................. De manera permanente
Declaraciones informativas.......................................................... De manera permanente
Dictamen financiero de auditores................................................. De manera permanente
Documentación de la propiedad de activos fijos.......................... De manera permanente
Documentos de marcas y patentes.............................................. De manera permanente
Estados de cuenta bancarios....................................................... 5 años
Estados financieros anuales........................................................ De manera permanente
Estudios de precios de transferencia........................................... 5 años
Facturas a clientes....................................................................... 5 años
Facturas de proveedores............................................................. 5 años
Fusión o escisión de sociedades................................................. De manera permanente
Pólizas de seguro activas............................................................ Durante su vigencia
Pólizas de seguro inactivas......................................................... 5 años
Registros de activos.................................................................... De manera permanente
Registros de empleados activos.................................................. De manera permanente
Registros de empleados no activos............................................. 5 años
Registros de nómina.................................................................... De manera permanente
Registro Federal de Contribuyentes............................................ De manera permanente
Registros de plan de retiro o pensión.......................................... De manera permanente
Reportes de auditoria interna....................................................... 5 años
Es importante señalar que en adición al listado anterior,
las empresas deberán de tener cuidado con la
determinación del plazo para la conservación de la
contabilidad y la documentación, cuando existan efectos
fiscales para los cuales se deberá de computar el plazo
de referencia a partir del día en el que se presente la
declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan
producido dichos efectos.
Recomendaciones adicionales
•
Centralizar toda la información en un solo lugar
de ser posible.
•
Hacer un listado de la información en archivo.
•
Clasificar los documentos entre temporales y
permanentes.
•
Asignar la responsabilidad de la entrada y salida
de documentos a una sola persona con sus
controles respectivos.
•
Tener un adecuado respaldo de la información
electrónica (preferentemente en otro lugar y
localización a aquel donde se encuentre el
equipo de cómputo).
•
Explorar la opción de la conservación de cierta
documentación y contabilidad de manera
electrónica, para después del tiempo “mínimo”
antes mencionado.
Conclusión
Es importante que las empresas realicen un análisis
detallado sobre la conservación de la documentación y
la contabilidad, ya que la regla de los cinco años no se
puede utilizar de manera general. Por otro lado,
mencionar también que se debe de considerar igual de
importante que las empresas cuenten con un adecuado
control y respaldo sobre la documentación y
contabilidad.
El CP, MBA, MF José Luis Jasso Ayala es Socio
Director de Horwath Castillo Miranda oficina Monterrey.
 2010 Castillo Miranda y Compañía, S.C. es miembro de
Crowe Horwath International, una asociación Suiza.
Cada firma miembro de Crowe Horwath International es una
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El contenido de esta publicación es de carácter general.
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septiembre de 2010
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