Manual de Compras y Administración de Bienes

PROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
MA-33-01-V6
Bogotá, D. C.; 27 de mayo de 2015
MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
MA-33-01-V6
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
DESCRIPCIÓN
0
1
2
3
4
5
Ene de 1995
15/Ene/01
30/Sep/03
20/Feb/09
27/Abr/09
01/Junio/10
Versión Inicial expedida mediante Circula Normativa No. 08
Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 31
Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 44
Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 68
Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 70
Actualización realizada mediante Circular Normativa No. 76
A continuación se relacionan los cambios efectuados al manual, entre
otros:
-
6
27 de mayo de 2015
Elaboró (Actualización)
-
Ampliación del alcance.
Se incluyen los principios rectores de la contratación, el régimen
de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés.
Se agrega el título de Requisitos para la gestión contractual.
Actualización de los montos y cotizaciones.
Se ampliaron las competencias para los ordenadores de gasto.
Conformación del Comité de Compras.
Actualización del monto de adquisición por licitación.
El procedimiento para el pago se amplió el detalle para este punto.
Revisó
Aprobó
Original Firmado
Firma:
Original Firmado
Firma:
Original Firmado
Firma:
Nombre: Luis Fernando
Alvarez Contreras
Cargo: Analista Senior de
Cuentas y Servicios
Nombre: Cesar Augusto
Valderrama Sanchez
Cargo: Director Administrativo
y de Operaciones
Nombre: Roberto Sanz de
Santamaría
Cargo: Gerente de
Operaciones, Tecnología y
Administrativa
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BIENES
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TABLA DE CONTENIDO
1
DESCRIPCIÓN .................................................................................................................................5
2
OBJETIVO ........................................................................................................................................5
3
ALCANCE .........................................................................................................................................5
4
POLÍTICAS .......................................................................................................................................5
5
REFERENCIA NORMATIVA .............................................................................................................5
6
REQUISITOS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL ........................................................................8
7
8
6.1
CAPACIDAD PARA CONTRATAR............................................................................................8
6.2
PLANEACIÓN Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN. ....................................................8
6.3
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES .........................................................................................8
6.4
CONTRATACIONES CON IGUAL OBJETO Y CONTRATISTA. ................................................8
MONTOS, MODALIDADES, NÚMERO DE COTIZACIONES Y COMPETENCIAS.............................9
7.1
MONTOS Y COTIZACIONES ...................................................................................................9
7.2
COMPETENCIAS. .................................................................................................................. 10
COMITÉ DE COMPRAS ................................................................................................................. 11
8.1
9
OBJETO ................................................................................................................................. 11
PROVEEDORES ............................................................................................................................ 12
9.1
QUIENES PUEDEN SER PROVEEDORES ............................................................................ 12
9.2
REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE PROVEEDORES ........................................................ 12
9.3
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ....................................................................................... 13
10 ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD ...................................................................... 13
11 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS ............................... 13
11.1
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ...................................................................................... 13
11.2
REQUERIMIENTOS PARA EL PROVEEDOR ........................................................................ 14
11.3
COTIZACIONES Y OFERTAS ................................................................................................ 14
11.4
CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN ................................................................................. 15
11.5
ELABORACIÓN DEL PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS ..................................................... 16
12 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE CONTRATO .............................................. 16
12.1
CELEBRACIÓN ...................................................................................................................... 16
12.2
DOCUMENTACIÓN................................................................................................................ 16
12.3
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS............................................................................................ 17
13 LICITACIONES ............................................................................................................................... 17
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13.1 CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA O PLIEGOS DE
CONDICIONES .................................................................................................................................. 17
14 SUPERVISIÓN DE LAS ADQUISICIONES...................................................................................... 18
15 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES.............................................................................................. 18
15.1
RECIBO DE LOS BIENES ...................................................................................................... 18
15.2
ADMINISTRACIÓN DE BIENES ............................................................................................. 19
15.3
CONTEOS FÍSICOS ............................................................................................................... 19
15.4
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES ........................................................................... 19
15.5
ELEMENTOS DE CONSUMO ................................................................................................ 19
15.6
REPARACIÓN DE BIENES .................................................................................................... 19
15.7
BAJA DE BIENES................................................................................................................... 20
15.7.1
Por hurto o pérdida ......................................................................................................... 20
15.7.2
Por daño, obsolescencia o desuso .................................................................................. 20
15.7.3
Por venta ........................................................................................................................ 20
16 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO ............................................................................................... 20
16.1
EXPEDICIÓN DE LA ORDEN DE PAGO ................................................................................ 21
17 PUBLICIDAD EN LA WEB .............................................................................................................. 21
17.1
PUBLICACIONES EN LA WEB DE PROCESOS DE SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS .... 21
18 CONVOCATORIA DE VEEDURÍAS CIUDADANAS ........................................................................ 22
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1 DESCRIPCIÓN
Por medio del presente Manual se actualizan las normas y principios bajo los cuales la FINANCIERA DE
DESARROLLO NACIONAL - FDN adelanta el proceso de adquisición de los bienes y servicios que requiere
para su operación y la correspondiente administración y control de dichos bienes.
2 OBJETIVO
El propósito del presente Manual es el de establecer al interior de la entidad los criterios, directrices, normas
y procedimientos que en materia contractual deben ser aplicadas en cualquiera de las fases de los procesos
para la adquisición de bienes, obras o servicios que adelante la Financiera de Desarrollo Nacional – FDN.
Las reglas que se establezcan en este manual se aplicarán a todos los procesos de contratación según
corresponda, de conformidad con lo señalado en cada una de sus etapas, previa, contractual y postcontractual, garantizando la eficiencia, eficacia y efectividad en los procesos que la entidad utilice.
De igual manera, el presente manual será una guía de contratación que permitirá a los trabajadores y
contratistas de la entidad, conocer de manera práctica, los diversos roles y actividades que se deban adelantar
a lo largo de toda actividad contractual de la FDN.
3 ALCANCE
Este Manual está dirigido a todos los funcionarios que participan en el Proceso de adquisición, administración
y control de los bienes y servicios que requiere la entidad para su operación, bien sea como solicitantes,
ordenadores, ejecutores o interventores.
De igual manera, regula el procedimiento para las contrataciones que requiera adelantar la FDN con sus
propios recursos o para aquellos que deba celebrar en desarrollo de negocios celebrados con terceros, desde
la identificación de la necesidad del bien, obra o servicio, las modalidades de selección, elaboración del
contrato, ejecución, supervisión e interventoría hasta la liquidación de los mismos, sin perjuicio de las
disposiciones contractuales y normas aplicables en cada caso particular.
Este manual no aplica para aquellos contratos/convenios/negocios con terceros que tengan manual específico
de contratación ni tampoco cuando en ejecución de recursos públicos la FDN deba adelantar procesos de
selección y contratación bajo el régimen de contratación pública.
En tal virtud, el presente Manual de Compras y Administración de Bienes debe ser interpretado de manera
integral y sistemática, en concordancia con las normas de derecho privado. En consecuencia, ningún
trabajador o contratista de la FDN podrá desarrollar procedimientos adicionales o diferentes a los previstos
en este documento.
4 POLÍTICAS
Las actuaciones que se adelanten para la adquisición, administración y control de bienes y servicios deberán
desarrollarse con arreglo a los principios a que se refieren los artículos 209 y 267 de la Constitución Política
de Colombia, así como los demás principios legales que a continuación se relacionan a título enunciativo:
igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, Buena fe, legalidad,
planeación, selección objetiva, transparencia, y responsabilidad. Así mismo deben considerar las políticas
socio ambientales, de seguridad y salud y de calidad de la Entidad.
5 REFERENCIA NORMATIVA
De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 la contratación de la FDN en su
calidad de entidad financiera de carácter estatal, no está sujeta a las disposiciones del Estatuto General de
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Contratación de la Administración Pública y se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables a sus actividades.
Sin perjuicio de lo anterior, según lo dispuesto por los artículos 13 y 15 del Decreto Ley 1150 de 2007, acorde
con su régimen legal especial, la FDN aplicará los principios de la función administrativa y de la Gestión Fiscal
de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, según sea el caso y estará sometida al
régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
De conformidad con lo anterior, los contratos, órdenes de servicio o de compra, que adelante la FDN se regirá
por lo establecido en el presente Manual de Compras y Administración de Bienes y las normas de derecho
privado previstas en la legislación mercantil, financiera y civil, así como las demás normas concordantes.
5.1 PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN.
Todas las actuaciones y procesos de carácter contractual que adelante la FDN, se sujetarán y orientarán por
las normas contempladas en el derecho privado y los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, de conformidad con lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley
1150 de 2007, y los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.
En virtud de lo anterior, en todo proceso de contratación se tendrán en cuenta los siguientes principios:
1.
Principio de Legalidad. En la contratación que lleve a cabo la FDN se atenderán todas las normas
previstas en este Manual y las del derecho privado que le sean aplicables.
2.
Principio de Buena Fe. Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones y los
contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la
naturaleza de los mismos, según la Ley, la costumbre o la equidad, so pena de indemnizar los
perjuicios que se causen.
3.
Principio de Confidencialidad. Los administradores y empleados de la FDN se abstendrán de utilizar
indebidamente información privilegiada, guardando y protegiendo la reserva comercial e industrial de
la FDN, de sus Oferentes y Contratistas.
4.
Principio de Igualdad. La FDN buscará en los procesos de contratación que se adelanten, que todas
las personas que participen y que se encuentren en la misma situación de hecho y de derecho, reciban
el mismo tratamiento y se sometan a las condiciones previstas para cada proceso.
5.
Principio de Transparencia. El proceso de contratación deberá realizarse con base en
procedimientos de selección objetiva y el cumplimiento de las reglas que garanticen la calidad,
imparcialidad e igualdad de oportunidades.
6.
Principio de Equidad: El principio de equidad debe inspirar y gobernar el proceso contractual,
conservando siempre la equivalencia de sus contraprestaciones y el equilibrio contractual.
7.
Principio de Moralidad. Todas las actuaciones que adelante la FDN a través de sus trabajadores y
contratistas, se desarrollarán con estricta observancia de los intereses colectivos y en atención al
cumplimiento de los fines que la Ley le ha otorgado a la Entidad.
8.
Principio de Responsabilidad: En virtud de este principio, los empleados de FDN están obligados a
vigilar la correcta ejecución del objeto del contrato y a proteger los derechos de la Empresa,
respondiendo por sus acciones, omisiones, actos o hechos que afecten el normal desarrollo del
proceso de selección o la ejecución del contrato.
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9.
Principio de Eficiencia: Los procesos de contratación se adelantarán de manera que la FDN pueda
seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses y ejecutar el contrato respectivo, con
los más apropiados recursos técnicos, económicos y humanos.
10. Principio de Eficacia. La FDN adoptará las medidas previstas en el presente Manual de
Contratación, con el propósito de lograr que los contratos cumplan su finalidad, previendo todos los
factores que los puedan obstaculizar y adoptando las medidas que conduzcan al saneamiento de los
defectos que se puedan presentar.
11. Principio de Economía. La FDN procurará suprimir los trámites, requisitos y autorizaciones que sean
innecesarias y que entraben los procesos de contratación, con el fin de fortalecer la planeación de los
mismos, establecer los mecanismos que agilicen la contratación y que permitan subsanar la ausencia
o falta de requisitos en las ofertas formuladas, no necesarios para la comparación de las propuestas.
En desarrollo del principio de economía, los procesos de contratación se adelantarán, teniendo en
cuenta la optimización de los recursos, buscando siempre las mejores condiciones contractuales para
la Entidad desde el punto de vista técnico, económico y jurístico.
12. Principio de Celeridad. La FDN a través de sus trabajadores y contratistas, impulsará oficiosamente
los procesos de contratación de tal manera que los contratos puedan celebrarse y ejecutarse con la
mayor brevedad.
13. Principio de Publicidad. La FDN adelantará los procesos de contratación, informando a la
comunidad a través de su página WEB, dependiendo de las particularidades de cada una de las
Modalidades de Selección previstas en el presente Manual.
5.4 RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, a todos los procesos de
contratación que adelante la FDN, se les aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto
en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y Capítulo I de la
Ley 1474 de 2011 y todas las normas que en el futuro las modifiquen o adicionen. También les aplicará las
inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el Código de Ética y Buen Gobierno de la FDN.
En consecuencia, quien esté incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en
las normas anteriormente referidas, y en las demás que las adicionen, deroguen o modifiquen, no podrá
participar en los procesos de selección ni celebrar contratos con la FDN.
Los administradores, representantes legales, asesores, consultores y en general todo contratista y/o en
general cualquier persona que preste sus servicios a la FDN, deberán abstenerse de participar por sí o por
interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación de la FDN que
impliquen conflicto de interés.
Se considera que también existe conflicto de intereses cuando el asunto afecte o se relacione con un miembro
de la familia de cualquier administrador de la FDN o se trate de sociedades en las que aquellos ocupen un
cargo directivo.
Para asegurar que no se llegue a presentar conflicto de intereses, la FDN incluirá dentro de los contratos a
proveedores una cláusula relativa a “Conflictos de Interés”, donde el contratista declara que ha revisado sus
expedientes y que considerando el alcance de los servicios que prestará no tiene ningún conflicto de intereses
que le impida la la celebración de contratos con la FDN.
En caso de que exista cualquier circunstancia en la que la parte contratante dentro de FDN considere que
podría haber conflicto de intereses ya sea por relación familiar lejana, relaciones comerciales anteriores, o
cualquier otra, deberá informar al Presidente o a cualquiera de los miembros del Comité Evaluador, antes de
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iniciar los acercamientos comerciales con el objeto de que se valide o invalide la participación de ese
proveedor.
6 REQUISITOS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL
6.1
CAPACIDAD PARA CONTRATAR
La contratación de la FDN será adelantada única y exclusivamente por las personas designadas en el
presente manual, aplicando los límites establecidos en las respectivas delegaciones. Para efectos del
presente Manual, se entenderá que la persona con capacidad para contratar corresponde al Funcionario
Autorizado u Ordenador del Gasto.
6.2
PLANEACIÓN Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN.
Como parte de la adecuada planeación que deben realizar todas las áreas de La FDN en sus actividades, la
contratación que requiera cada una de ellas deberá atender a una adecuada programación, de forma tal que
garantice la oportunidad, la eficiente utilización de los recursos y el cumplimiento de los cometidos
encomendados a la Entidad.
De este modo, a más tardar al inicio de cada vigencia se deberá realizar el Plan de Compras de la Entidad y
una programación de la contratación.
6.3
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
En cumplimiento del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y del artículo 4 del Decreto 1510 del 17 de julio del
2013, y como complemento a la elaboración del presupuesto de la entidad, todas las áreas informarán a la
Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativa las compras y contrataciones que vayan a adelantar
durante la vigencia, independientemente de la cuantía o modalidad, de conformidad con la metodología que
para tal fin se establezca.
La FDN debe preparar su Plan Anual de Adquisiciones con base en las necesidades que se establezcan y
conozcan para el año siguiente. Esta actividad se realiza durante el último trimestre del año y podrá ser objeto
de ajustes de acuerdo con las modificaciones al presupuesto anual de la FDN.
Cuando se conozca el bien, obra o servicio que se requiere, cada área debe identificarlo utilizando el
Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra Eficiente, e indicar el valor estimado del contrato, el
tipo de recursos con cargo a los cuales la FDN pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del
contratista, la fecha aproximada en la cual se iniciará el Proceso de Contratación, el mes proyectado de
compra, la cantidad, el valor presupuestado incluido IVA y la descripción del elemento.
La Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativa consolidará el Plan Anual de Adquisiciones y
tramitará su publicación en la página web de la Entidad, a más tardar el 31 de enero de cada año.
6.4
CONTRATACIONES CON IGUAL OBJETO Y CONTRATISTA.
Si al realizar la planeación de su contratación el área respectiva identifica que requerirá realizar durante la
misma vigencia diferentes contrataciones con el mismo objeto y el mismo contratista, las cuales sean
susceptibles de la modalidad de suministro, dicha área deberá tramitar el respectivo contrato, el cual estará
sujeto a las reglas para la contratación correspondiente, detalladas en el numeral 7 de este manual
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7.1
MONTOS, MODALIDADES, NÚMERO DE COTIZACIONES Y COMPETENCIAS.
MONTOS Y COTIZACIONES
Para efectos de establecer los parámetros y mecanismos de control por cuantías a través de los cuales la
FDN debe tramitar y controlar la adquisición de bienes y servicios, se aplicarán los siguientes niveles y
competencias en términos de salarios mínimos mensuales legales vigentes:
MONTO
Hasta
10
excluido IVA
smlmv
Más de 10 y hasta 40
smlmv excluido IVA
Más de 40 y hasta 250
smlmv excluido IVA
Más de 250
1000 smlmv
IVA
Más de 1000
2500 smlmv
IVA
y hasta
excluido
y hasta
excluido
Más de 2500 smlmv
excluido IVA
ORDENADOR DEL
GASTO
AUTORIZADO
Presidente
o
Representante Legal,
Vicepresidencia
responsable de la
adquisición, Gerencia
de
Operaciones,
Tecnología
y
Administrativo
Presidente
o
Representante Legal,
Vicepresidencia
responsable de la
adquisición, Gerencia
de
Operaciones,
Tecnología
y
Administrativo
Presidente
o
Representante Legal,
Vicepresidencia
responsable de la
adquisición.
Presidente
o
Representante Legal
Comité de Compras
Junta Directiva
MODALIDAD
COTIZACIONES
Orden de
servicios
compra
o
Orden de
servicios
compra
o
1
3
Contrato
3
Contrato
3
Contrato y Proveedor
inscrito en la Cámara de
Comercio
Licitación, Concurso de
méritos o Contratación
directa de acuerdo con
instrucciones de la Junta
Directiva
3
Acompañados
de
estudio de conveniencia y
oportunidad
Sin importar la cuantía no se requerirá pluralidad de ofertas en los eventos descritos a continuación:





Cuando después de formular una solicitud de oferta privada o pública, no se presente ninguna o las
recibidas no cumplan con lo exigido en el documento de Solicitud de Oferta o Términos de Referencia.
Cuando se trate de contratos conexos, complementarios, dependientes o inherentes al objeto de otro
contrato.
Cuando se trate de convenios o contratos interadministrativos.
Cuando en el mercado sólo exista un proveedor del bien o servicio a adquirir o exista una relación de
dependencia tecnológica.
Cuando se trate de contratos de compra o arrendamiento de bienes inmuebles.
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





Cuando se trate de un bien o servicio con características específicas como software especializado.
Los servicios bajo la modalidad de suscripción, afiliación o inscripción.
Cuando solo una persona resulte seleccionada, una vez surtido el trámite de preselección de
proponentes.
Cuando el bin sea de extrema urgencia para evitar la parálisis en el funcionamiento de la entidad o
para prevención de riesgos en sus actividades, en sus funcionarios o en sus bienes.
Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales, o de ejecución de trabajos que
solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo
de actividades científicas o tecnológicas.
Cuando se trate de la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la
FDN, que se deben celebrar cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta
para prestar el servicio a contratar.
Tampoco se requerirá pluralidad de ofertas para compras menores a 40 smlmv excluido IVA adquiridas
directamente en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la
Superintendencia de Industria y Comercio entendiéndose que dichas adquisiciones se realizan a precios de
mercado.
Las compras entre 10 y 40 smlmv excluido IVA con cargo al presupuesto de la FDN requieren visto bueno de
uno de los siguientes funcionarios que debe ser diferente al Gestor de la compra:




Vicepresidencia Financiera
Vicepresidencia de Estrategia y Desarrollo
Vicepresidencia Jurídica
Gerencia de Operaciones, Tecnología y Administrativa
Compras de Tecnología de más de 100 smlmv excluido IVA deben ser aprobados por el Comité de
Operaciones, Tecnología y GEL.
Ante la ausencia de un Vicepresidente, el Presidente podrá delegar la función de ordenador del gasto
autorizado a otro Vicepresidente o a un Gerente de la misma Vicepresidencia.
7.2
COMPETENCIAS.
a. Para Órdenes de Servicio o de Compra de hasta 40 smlmv excluido IVA, el ordenador del gasto
autorizado es el Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativo.
b. Para Contratos de más de 40 hasta 250 smlmv excluido IVA el ordenador autorizado del gasto es el
Vicepresidente correspondiente.
c.
Para Contratos de más de 250 hasta 1000 smlmv excluido IVA, el ordenador autorizado del gasto es
el Presidente.
d. Para Contratos de más de 1000 hasta 2500 smlmv excluido IVA, el ordenador autorizado del gasto
es el Presidente previa aprobación por parte del Comité de Compras
e. Para Contratos de más de 2500 smlmv excluido IVA el ordenador autorizado del gasto es el
Presidente previa aprobación por parte de la Junta Directiva.
Será responsabilidad del Vicepresidente, Director, Jefe de Oficina del área que identifica y justifica la
adquisición, realizar los trámites establecidos en el presente manual para seleccionar al oferente, o
individualizar a aquellos a quienes se les formulará invitación, dependiendo de la Modalidad de Selección
correspondiente, la pertinencia e idoneidad del bien, obra o servicio, según sea el caso y solicitar la
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elaboración del contrato, velando en todo momento por el impulso oficioso y cumplimiento de las normas y
pautas dispuestas en el presente Manual de Compras y Administración de Bienes.
8
COMITÉ DE COMPRAS
8.1 OBJETO
El Comité de Compras tiene como objetivo aprobar la adquisición de bienes o servicios cuyo valor supere los
mil (1000) salarios mínimos mensuales vigentes y hasta dos mil quinientos (2500) salarios mínimos
mensuales vigentes excluido IVA, evaluando y recomendando al ordenador del gasto la contratación de la
oferta que cumpla con lo establecido en los términos de referencia y que sea la oferta más favorable y
conveniente para la entidad.
Integrantes:
El Comité de Compras está integrado por:
–
–
–
–
Presidente o quién este delegue
Abogado de la Vicepresidencia Jurídica quién actúa como secretario
Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativo
Director de Operaciones y Administrativo, con voz pero sin voto a excepción que actúe como reemplazo
del Gerente de Operaciones, Tecnología y Administrativo ante su ausencia
Invitados al Comité:
El Director de Auditoría Interna, o su delegado, será invitado permanente con voz pero sin voto.
Igualmente, los miembros del Comité podrán invitar a sus sesiones a trabajadores y/o contratistas de la FDN
que por su competencia, conocimiento y según el caso bajo estudio sean requeridos para la ilustración de
determinados temas.
Asistirá como invitado el Vicepresidente y/o Gerente del Área interesada en la adquisición del bien o servicio
en tanto su presencia sea necesaria.
Dichos invitados asistirán con voz, pero sin voto
Sesiones y decisiones:
Para deliberar y tomar decisiones será necesario contar con un quórum mínimo de dos (2) miembros y voto
mínimo de dos (2) miembros del mismo incluyendo el Presidente o a quién este delegue.
El Comité se reunirá cuando se requiera. Podrá reunirse con la presencia de los participantes, o por
conferencia telefónica, conexiones remotas o cualquier otro medio de comunicación.
Las adquisiciones de bienes y servicios que hayan sido aprobadas por la Junta Directiva, no requerirán de
aprobación del Comité de Compras.
Secretaría:
La Secretaría del Comité será ejercida por la Vicepresidencia Jurídica a través de sus abogados, la cual tendrá
las siguientes funciones:
 Citar a los miembros del Comité a las sesiones a que haya lugar.
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 Elaborar el orden del día de cada sesión y remitir a los miembros e invitados la documentación
requerida en cada sesión.
 Elaborar las actas de cada sesión, llevar en debida forma el archivo y custodia de las mismas y remitir
copia de las actas al expediente del proceso de selección respectivo.
9
9.1
PROVEEDORES
QUIENES PUEDEN SER PROVEEDORES
Podrán participar en los procesos de selección y constituirse en proveedores de la FDN las personas que no
se encuentren dentro de las causales de inhabilidad, incompatibilidad y prohibiciones señaladas por la
Constitución y la Ley para la contratación estatal.
La FDN cuenta con un listado de sus proveedores, al cual podrán integrarse las personas naturales o jurídicas
que se vinculen como proveedores de la entidad.
En la medida que las normas sobre el particular así lo requieran, la FDN exigirá a los proveedores su
inscripción en el Registro Único de Proponentes.
No podrá ser proveedor de la FDN en ningún tipo de contrato y orden de compra o de servicio, la persona
natural o jurídica que haya incumplido anteriormente con las compras o servicios solicitados o que los servicios
post venta no hubiesen sido los requeridos por la Entidad.
9.2
REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE PROVEEDORES
La FDN cuenta con el formato de Vinculación de Persona Natural - FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, según el
caso, donde se registran los datos del proveedor y el cual enuncia toda la documentación que debe ser
remitida por el proveedor para su vinculación con la FDN.
Este formato debe reposar en la carpeta del proveedor con sus respectivos documentos.
Todos los proveedores serán objeto de consulta de las listas vinculantes al momento de presentar el formato
de Vinculación de Persona Natural-FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, de acuerdo con el Manual de
Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo realizada por la Dirección
de Riesgos.
Cuando después de un año de la suscripción del formato de Vinculación de Persona Natural –FR-22-07 o
Jurídica –FR-22-08, por parte del Proveedor, se requiera suscribir un otrosí o un nuevo contrato con el mismo
proveedor se actualizará la información, utilizando el mismo formato de vinculación y consecuentemente será
objeto de una nueva consulta de las listas vinculantes, de acuerdo con el Manual de Administración de
Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo realizado por la Dirección de Riesgos.
La FDN no suscribirá ningún contrato con proveedores, persona natural o jurídica, que se encuentren
reportados como Responsables Fiscales a la fecha de presentar el formato de Vinculación de Persona Natural
–FR-22-07 o Jurídica –FR-22-08, de acuerdo con el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de
Activos que debe consultar el último listado emitido por la Contraloría General de la República. Para el caso
de las Personas Jurídicas, dicha inhabilidad aplica en relación con alguno de sus accionistas o representante
legal. Por consiguiente, al hacer la consulta de listas vinculantes de acuerdo con el Manual de Administración
de Riesgos de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, la Dirección de Riesgos deberá
asegurarse que no exista dicha inhabilidad.
Lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad que tiene cada funcionario de notificar a la Dirección de Riesgos
la información que le pueda llegar en cualquier momento referente a la inclusión del proveedor, de su
representante legal o de alguno de sus accionistas en la lista de Responsables Fiscales de la Contraloría
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MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
MA-33-01-V6
General de la República o cualquier otra lista relacionada en el Manual de Administración de Riesgos de
Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.
9.3
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La FDN tiene establecido el formato FR-33-07 FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES, el cual
debe ser diligenciado por el funcionario encargado de la supervisión de la calidad y cumplimiento de los
requisitos de la compra del bien o servicio a la entrega o a la finalización del contrato o la prestación del
servicio.
En el caso de contrataciones derivadas de negocios para terceros el informe del Supervisor que autorice el
pago reemplazará el formato antes indicado, pero en el mismo se incluirán, como mínimo los mismos datos
del citado Formato.
El formulario contiene aspectos como calidad, tiempo de respuesta, precio, garantía, respaldo y cualquier otro
aspecto que el funcionario que evalúa al proveedor considere importante. Así mismo contiene un espacio para
que el funcionario registre sus recomendaciones.
10
ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
Para aquellas adquisiciones superiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes
(500smlmv), se deberá elaborar un estudio mediante el cual se deje evidencia del análisis de la conveniencia
y la oportunidad de realizar la adquisición.
Con base en dicho estudio el Presidente de la FDN evaluará y decidirá sobre la conveniencia de la adquisición.
11
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS
Para llevar a cabo el proceso de selección de proveedor, el Gestor tendrá en cuenta aspectos relativos al tipo
de bien o servicio que se va a contratar, sus características, precios, cantidad y cuantía, tipo de proveedor o
contratista que puede suministrarlo y realizará las respectivas cotizaciones de acuerdo con el monto del bien
o servicio a adquirir.
11.1 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Una vez se decida la adquisición de un bien o servicio con cargo al presupuesto de la FDN, el Gestor solicitará
el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que se deberá adjuntar al Contrato, orden de
compra o de servicio correspondiente. Para el caso de aquellas adquisiciones de negocios de terceros que
no van con cargo al presupuesto de la FDN, en lugar del CDP se deberá utilizar el Certificado de Disponibilidad
de Recursos (CDR).
Todos los Contratos, órdenes de compra o de servicio, antes de iniciar su proceso de contratación, deberán
contar con el respectivo CDP o CDR. Ninguna compra u orden de servicio podrá ser contratada sin el
cumplimiento de este requisito.
Adicionalmente, la FDN no suscribirá ningún tipo de contrato, orden de compra o de servicio con persona
natural o jurídica que haya incumplido anteriormente alguna compra o servicio o que los servicios post venta
no sean los requeridos por la Entidad.
En el caso de pagos para los que no se registre el contrato o la orden de compra o de servicio, tales como
servicios públicos o la administración del edificio, se deberá expedir el correspondiente RPC (Reserva
Presupuestal de Comprometido). En el caso de los contratos y órdenes de compra o de servicios no se
requiere porque el registro correspondiente hace las veces de RPC.
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MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
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Cuando se presenten solicitudes de compras o adquisiciones de bienes y servicios con cargo a los recursos
de la FDN y no se cuente con disponibilidad presupuestal el Director de Planeación Financiera podrá realizar
un traslado presupuestal, el cual deberá ser aprobado por la Vicepresidencia Financiera o la Presidencia
cuando el traslado sea dentro del mismo rubro o aprobado por la Junta Directiva cuando el traslado sea de
un rubro a otro.
Cuando no se pueda realizar el traslado presupuestal de un rubro u otro, se deberá solicitar una adición a la
Junta Directiva.
No se podrán fraccionar contratos con el objetivo de que ninguno de los contratos resultantes de dividir un
mismo objeto supere el monto de las atribuciones para su aprobación o para distribuir entre diferentes rubros
presupuestales.
11.2 REQUERIMIENTOS PARA EL PROVEEDOR
Siendo el poseedor del conocimiento técnico o especializado, el área interesada en la contratación deberá
elaborar los requerimientos para lo cual deberá elaborar un informe mediante el cual se registre el punto de
vista técnico sobre la adquisición.
El área interesada en la contratación dará a conocer a los proveedores las condiciones de su requerimiento
las cuales deberán contener la siguiente información cuando aplique:







Tipo de bien o servicio que se desea adquirir y cantidad del mismo.
Características técnicas y calidad exigidas.
Garantías requeridas y servicio de postventa.
Tiempo de entrega.
Descuentos.
Certificaciones de calidad y certificaciones ambientales del producto a adquirir.
Requisitos Ambientales, sociales y de seguridad y salud.
El Gestor deberá mantener al Área de Compras enterada en todo momento de cualquier proceso en curso,
así como de la etapa en que se encuentre.
11.3 COTIZACIONES Y OFERTAS
La cotización u oferta es el documento que presentan los proveedores a la entidad en el que especifican el
tipo de bienes o servicios requeridos, cantidad, disponibilidad de los mismos, precios, calidad, garantía,
modalidad de pago, tiempo de entrega y certificaciones de calidad y ambientales.
En caso de tratarse de prestación de servicios en tecnología de información (software o hardware) las
cotizaciones enviadas por el proveedor deberán tener en cuenta y dejar evidencia como mínimo de los
siguientes aspectos:








Acuerdos de niveles de servicio y operación ofrecidos por el proveedor.
Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las actividades desarrolladas.
Propiedad de la información.
Restricciones sobre el software empleado.
Normas de seguridad informática y física a ser aplicadas.
Procedimientos a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de equipos o
información.
Procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma
por parte del tercero una vez finalizado el servicio (cuando aplique).
Certificación por parte del tercero contratado de que dispone de un plan de contingencia y continuidad
debidamente documentados (cuando aplique).
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MANUAL DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
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11.4 CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN
Los términos de referencia o pliegos de condiciones fijarán los requisitos mínimos que deben cumplir el
proponente y su oferta o propuesta, entre los cuales podrá tener en cuenta las condiciones jurídicas, de
experiencia, técnicas y/o financieras.
La selección de las cotizaciones o propuestas las hará la FDN teniendo en cuenta las mejores condiciones
en cuanto a calidad, precio, experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera del oferente, los
cuales serán objeto de verificación de cumplimiento.
La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de
escogencia resulte ser la más ventajosa para la entidad. Tratándose de concursos de mérito, tal ponderación
dará prelación a los aspectos técnicos y de experiencia
Cuando se use la modalidad por precalificación, los criterios para la elaboración de la respectiva lista corta se
consignarán en las respectivas invitaciones a expresar interés y se fundamentarán en la evaluación de las
condiciones de idoneidad del interesado para acometer la tarea respectiva. En el evento en el cual el número
de interesados que acrediten las condiciones para ser precalificado exceda el máximo establecido para el
efecto en la respectiva invitación, se procederá como se disponga en la misma.
En los casos en que se requiera concepto técnico o especializado sobre los bienes o servicios a adquirir
(cualquiera que sea el monto de la adquisición), el Área de Compras requerirá al área solicitante realizar la
evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores y elaborar un informe mediante el cual se pueda
conocer desde el punto de vista técnico la mejor opción para la adquisición (teniendo en cuenta no solo los
aspectos técnicos sino también la experiencia relevante del oferente en el campo de que se trate). Esto aplica,
por ejemplo, para la adquisición de servicios de tecnología, hardware y software, y para la contratación de
servicios
Cuando en el mercado sólo exista un proveedor del bien o servicio a adquirir, o se trate de un bien o servicio
con características específicas como suscripciones, software especializado, pasajes, entre otros o cuando el
bien sea de extrema urgencia para evitar la parálisis en el funcionamiento de la entidad o para prevención de
riesgos en sus actividades, en sus funcionarios o en sus bienes, se podrá considerar solamente la cotización
presentada por éste.
Para la contratación que tenga como objeto la adquisición o suministro de bienes con características
uniformes, la FDN tendrá en cuenta como únicos factores de evaluación aquellos relacionados con el tiempo
de entrega, el precio, la forma de pago y la garantía de calidad de los bienes ofrecidos.
Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales, o de ejecución de trabajos que solo
puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de
actividades científicas o tecnológicas, la FDN podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica
que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestre la idoneidad y experiencia
directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario obtener previamente varias
ofertas.
Igual regla opera para la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión de la FDN,
que se deben celebrar cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta para prestar el
servicio a contratar.
El contrato que se suscriba, deberá contener como mínimo la expresa constancia de la circunstancia anterior,
las condiciones de cumplimiento del contrato incluyendo el detalle de los resultados esperados y la
transferencia de tecnología a la entidad contratante en caso de ser procedente.
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BIENES
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La FDN tendrá en cuenta los valores de fletes, seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor
para la entrega de los bienes o servicios, así como los riesgos, incluido el riesgo cambiario, condiciones de
pago, volúmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio
11.5 ELABORACIÓN DEL PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS
La orden de compra o de servicios con cargo a recursos propios o de terceros se elaborará en el área de
Compras, previa solicitud, con memorando del área Gestora utilizando el formato existente para tal efecto.
Para el caso de adquisiciones de bienes, se relacionarán las especificaciones de éstos, la cantidad y el valor
de los mismos, la garantía, plazo de entrega y forma de pago. Tratándose de servicios, se registrará el lugar
de prestación del servicio, la fecha de iniciación y de terminación, la descripción, el valor, la garantía y forma
de pago.
Todos los pedidos de bienes y servicios deberán incluir un supervisor o responsable del mismo.
12
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE CONTRATO
12.1 CELEBRACIÓN
La adquisición de un bien o servicio se realizará mediante la celebración de un contrato escrito cuando el
valor de la adquisición sea igual o superior a cuarenta (40smlmv) o cuando, aunque sea inferior a este monto,
el Gestor lo considere necesario en consideración a las características y condiciones de la adquisición y la
Vicepresidencia Jurídica esté de acuerdo.
Los contratos deben dejar evidencia de los siguientes aspectos:








Objeto del contrato y alcance de ser el caso
Disponibilidad presupuestal
Duración y plazo
Valor
Condiciones socio ambientales de seguridad y salud ocupacional.
Forma de pago
Supervisión
Garantías
Para los contratos donde el contratista tenga acceso a información de la FDN, y en particular los de
tercerización, se debe tener en cuenta lo establecido por las circulares externas 52 de 2007 y 42 del 2012 de
la Superintendencia Financiera de Colombia relativas a la seguridad de la información y en particular el
numeral 3.1.
Los contratos serán elaborados por un abogado de la Vicepresidencia Jurídica y firmados por un
Representante legal.
Para los contratos de prestación de servicios en tecnologías de la información (software o hardware) y de
compra de equipos (hardware) o programas (software) se deberá tener en cuenta en el texto del contrato los
aspectos que sobre el particular trata el numeral 11.3.
12.2 DOCUMENTACIÓN
Los contratos de adquisición de bienes y servicios deben contener como mínimo los siguientes documentos:


Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Certificado de existencia y representación legal de la empresa.
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






Ofertas presentadas.
Oferta seleccionada.
Estudio de conveniencia y oportunidad, si es mayor de 1000 smlmv.
Acta del Comité de Compras, si es mayor de 1000 smlmv o autorización de la Junta Directiva
cuando sea mayor a 2500 smlmv
Verificación de conocimiento del cliente a listas vinculantes.
Documentos que a juicio del Oficial de cumplimiento se requieran como parte del conocimiento del
cliente.
Evaluación del proveedor, si éste ha prestado con anterioridad servicios a la FDN
(FR-33-07 Formato de Evaluación de Proveedores).
También se deberá hacer mención del supervisor del contrato quién deberá ser un empleado de planta.
12.3 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
Con el fin de declararse a paz y salvo, los contratos que celebre la FDN serán objeto de liquidación de común
acuerdo por las partes contratantes. Para el caso de los contratos de prestación de servicios suscritos con
personas naturales, no será necesario elaborar acta de liquidación.
13
LICITACIONES
Cuando el monto de la adquisición sea superior a 2500 smlmv la adquisición debe contar con la aprobación
de la Junta Directiva. Junto con la aprobación, la Junta Directiva autorizará adelantar el proceso de selección
correspondiente bien sea de Licitación o Concurso de Méritos cuando se trate de consultoría, observando los
principios de la función administrativa (Art. 209 C.N.), de la gestión fiscal (Art. 267 C.N.) y de la contratación
pública, observando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad.
Cuando se trate de concursos de méritos, la FDN podrá adelantar procesos abiertos o con precalificación.
La formulación de invitaciones es una actividad preparatoria dirigida a la precalificación de interesados y no
supondrá el inicio del concurso de méritos de que se trate, por lo que no requerirá autorización de la Junta
Directiva.
13.1 CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA O PLIEGOS DE CONDICIONES
Los términos de referencia o pliegos de condiciones que sirven de base para el desarrollo de los procesos de
licitación, deberán incluir como mínimo la siguiente información:











Objeto del contrato
Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos
Presupuesto
Requisitos sociales, ambientales y de seguridad y salud ocupacional
Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los
mismos
Criterios de desempate
Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las ofertas, referidos a la futura
contratación
Fecha y hora límite de presentación de las ofertas
Término para la evaluación de las ofertas y adjudicación del contrato
Plazo y forma de pago del contrato
Se definirán los mecanismos de comunicación interactiva con los participantes, indicando el carácter
de oficial de los mensajes de datos para el respectivo proceso y señalando la aplicación de la Ley
527 de 1999.
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BIENES
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Las invitaciones a conformar lista de precalificados en los concursos de consultores, deberán incluir como
mínimo:








Objeto de la precalificación
Número máximo de interesados que pueden conformar la lista de precalificados. En la medida en que
sólo un interesado se presente, o habiéndose presentado varios interesados sólo uno satisfaga los
criterios de la precalificación, la lista podrá constar de un solo integrante.
Requisitos mínimos para participar y ser habilitado
Factores de escogencia de los precalificados, pudiendo en igualdad de condiciones incluir el sorteo,
para lo cual se convocará a los interesados
Documentación requerida para acreditar las condiciones de participación
Fecha, lugar y hora límite para entregar la manifestación de interés
Términos del proceso de precalificación
Se definirán los mecanismos de comunicación interactiva con los interesados bajo los postulados de
la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.
No se requerirá indicar las condiciones negociables detalladas del proceso a adelantar con los precalificados
(plazo, presupuesto, forma de pago, etc.) cuando a juicio de la FDN ello no resulte ser indispensable para
adelantar la precalificación. La lista de precalificados tendrá la vigencia que se haya indicado en la invitación
a manifestar interés, pero su conformación no obliga a la entidad a abrir el proceso de concurso de méritos
de que se trate. Con todo, en el evento de hacerlo dentro del plazo de vigencia, los precalificados tendrán
derecho a presentar oferta en los términos y bajo las condiciones que la entidad les comunique al invitarlos a
ofertar.
14
SUPERVISIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Toda adquisición de un bien o servicio debe contar con un supervisor. Cuando la adquisición se realice a
través de un contrato, orden de compra o de servicio se dejará evidencia de dicha supervisión.
El funcionario encargado de la supervisión debe verificar el cumplimiento del objeto y de cada una de las
cláusulas del contrato. Para impartir la aprobación de los pagos correspondientes, el Supervisor debe firmar
cada una de las cuentas de cobro o facturas que presente el proveedor o contratista como evidencia de que
el bien o servicio se recibió o prestó a satisfacción. Cuando el desembolso corresponda al último pago, el
Supervisor, además debe diligenciar y firmar el Formato de Evaluación de Proveedores FR-33-07 y adjuntarlo.
En todos los casos, el Supervisor tendrá las facultades y deberes consagrados en el artículo 84 de la Ley
1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
15
ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES
15.1 RECIBO DE LOS BIENES
Mediante el proceso de recepción, el funcionario encargado de las funciones del almacén constatará que los
bienes o servicios suministrados cumplan con los requisitos exigidos.
La recepción de los bienes se encuentra a cargo del área de Cuentas y Servicios y del supervisor y en ella se
constatará que los bienes y servicios entregados correspondan a las especificaciones, cantidades y demás
características establecidas en el pedido y con lo descrito en la remisión o factura del proveedor, dejando
evidencia escrita de esta verificación.
Una vez recibido el bien se realiza su registro en el aplicativo ERP de SAP.
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BIENES
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15.2 ADMINISTRACIÓN DE BIENES
El área de Cuentas y Servicios es responsable de la administración de los bienes y servicios y la supervisión
del uso adecuado y racional así como del mantenimiento que requieran los bienes.
Como pautas generales se tendrán en cuenta las siguientes:
Todo funcionario debe recibir y entregar por inventario los bienes que se les confíen para el desempeño de
sus funciones. La entrega y devolución se perfeccionará mediante la entrega material de los mismos y el
diligenciamiento del formato FR-32-06 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE CARGOS respectivo, de que trata
el manual de recursos humanos (MA-32-01 MANUAL DE RECURSOS HUMANOS).
El área de Cuentas y Servicios deberá llevar un registro clasificado, codificado, permanente y actualizado con
el fin de obtener información precisa sobre la disponibilidad y asignación de cada uno de los bienes de
propiedad de la entidad tales como inmuebles, vehículos, equipos y muebles y enseres, los cuales deben ser
registrados en el aplicativo correspondiente.
El área de Cuentas y Servicios podrá apoyarse en el área de Tecnología para la administración de los bienes
que están a cargo de esta área, incluyendo servidores, equipos de comunicación, equipos de escritorio y
portátiles o cualquier otro equipo tecnológico que se utilice en la Entidad
15.3 CONTEOS FÍSICOS
El área de Cuentas y Servicios con el concurso de la Auditoría Interna realizará un conteo físico de sus bienes
a más tardar el 10 de enero de cada año, o en todo caso antes de la fecha límite para la remisión de los
Estados Financieros y demás información complementaria a la Superintendencia Financiera de Colombia. En
este conteo se verificará la existencia física de cada bien frente a los registros del aplicativo, produciéndose
las actas correspondientes las cuales indicarán en estado en que se encuentra.
En caso de diferencias se realizarán las observaciones y justificaciones necesarias y se informará al área de
contabilidad para que proceda a realizar los registros necesarios.
15.4 RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES
Cada funcionario será responsable de los bienes o elementos que le hayan sido asignados para el desempeño
de sus funciones así como del uso racional de los mismos.
En caso de pérdida de los bienes, el área de Cuentas y Servicios, quien es el área encargada de la Seguridad
de los bienes de la Entidad, con el apoyo de la Auditoría Interna , realizará las investigaciones y determinará
si el bien debe ser restituido por el empleado.
15.5 ELEMENTOS DE CONSUMO
Los bienes de consumo tales como útiles, papelería y elementos de aseo y cafetería, serán depositados en
un lugar seguro y debidamente controlados en su recepción y entrega por el área de Cuentas y Servicios.
15.6 REPARACIÓN DE BIENES
El área de Cuantas y Servicios o el área de Tecnología, según el caso, deberán controlar adecuadamente la
salida de bienes para reparación llevando los registros que sean necesarios en los pedidos de servicios.
La salida de bienes por reparación no generará registros contables.
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15.7 BAJA DE BIENES
Se presenta cuando se retiran de los inventarios y estados financieros de la entidad materiales o elementos
por daño, obsolescencia, venta o hurto.
15.7.1 Por hurto o pérdida
En este evento la persona responsable del bien debe informar inmediatamente al área de Cuentas y Servicios
sobre las circunstancias en que ocurrió el hecho. En caso de que no informe sobre la pérdida, será
responsable de la reposición del bien a la empresa.
El área de Cuentas y Servicios, con el apoyo de Auditoría Interna, realizará la correspondiente investigación.
Verificada la sustracción o pérdida, quien tenga a su cargo los bienes o elementos procederá a presentar la
denuncia ante las autoridades competentes siempre que el valor del mismo sea igual o superior a un salario
mínimo legal mensual vigente.
El área de Cuentas y Servicios procederá a dar de baja los elementos correspondientes, anexando los
antecedentes del caso y si es procedente realizará la reclamación a la empresa aseguradora.
15.7.2 Por daño, obsolescencia o desuso
Son aquellos bienes que por deterioro, obsolescencia o desuso deben darse de baja. Tratándose de equipos
(sistemas, comunicaciones, etc.) le corresponderá al área de Tecnología conceptuar sobre su obsolescencia y
en todo caso decidirá el área de Cuentas y Servicios. Toda baja de elementos debe ser autorizada por la
Vicepresidencia Financiera.
15.7.3 Por venta
La FDN podrá dar en venta los bienes de su propiedad que no requiera para su servicio buscando para el
efecto los mejores precios de mercado. Cuando el valor de los elementos objeto de la venta supere doscientos
cincuenta (250) salarios mínimos mensuales legales vigentes, la correspondiente oferta se publicará en un
medio de comunicación de amplia circulación en el lugar donde se efectúe la venta.
16
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO
El Gestor deberá solicitar el pago de facturas y cuentas de cobro por la adquisición de bienes o servicios,
propios o derivados, al Área de Cuentas y Servicios utilizando el formato definido para el efecto y teniendo en
cuenta las fechas establecidas por Contabilidad para la recepción de facturas. Dicho memorando deberá ir
acompañado por todos los documentos requeridos para el pago incluyendo:






Factura o cuenta de cobro del proveedor debidamente firmada y aceptada por el interventor,
supervisor o Gestor.
Pedido del bien o servicio.
Formulario de evaluación del proveedor firmado por el supervisor en el caso en que sea el único o
último pago y que ocurra luego de recibido el bien o prestado el servicio.
Comprobantes de pago o certificados de cumplimiento de pagos parafiscales. EI Gestor verificará que
el contratista cumpla con sus obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral y
Parafiscales (Cajas de compensación familiar, SENA e ICBF), verificación que podrá realizar
solicitando certificación del Revisor Fiscal, del Representante Legal del contratista o mediante la
obtención de los recibos de pago correspondientes.
Informes del contratista en caso que el contrato o la orden de compra así lo requiera.
Para las compras de negocios de terceros que hayan sido aprobadas por el comité del negocio, se
deberá adjuntar copia del extracto del acta correspondiente.
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Para efectos de establecer los parámetros y mecanismos de control por cuantías a través de los cuales la
FDN debe tramitar y controlar los pagos de bienes y servicios, se aplicarán los siguientes niveles y
competencias en términos de salarios mínimos mensuales legales vigentes:
MONTO
Hasta 250 smlmv excluido IVA
Más de 250 smlmv excluido IVA
PAGADOR AUTORIZADO
Gerente o Vicepresidente del Área Gestora
Vicepresidente del Área Gestora o Presidente
El Área de Cuentas y Servicios podrá devolver el memorando al Gestor en caso que encuentre que no cumple
con los requisitos mínimos establecidos. En caso de conformidad, procederá a expedir la orden de pago
correspondiente.
16.1 EXPEDICIÓN DE LA ORDEN DE PAGO
La Orden de Pago que expida el área de Cuentas y Servicios debe ir acompañada de los siguientes
documentos:





Memorando de Solicitud de Pago utilizando formato establecido para ese efecto.
Factura o cuenta de cobro del proveedor debidamente firmada y aceptada por el interventor.
Pedido del bien o servicio.
Formulario de evaluación del proveedor firmado por el supervisor en el caso en que sea el único o
último pago y que ocurra luego de recibido el bien o prestado el servicio.
Comprobantes de pago o certificados de cumplimiento de pagos parafiscales. EI área de Cuentas y
Servicios verificará que el contratista cumpla con sus obligaciones frente al sistema de Seguridad
Social Integral y Parafiscales (Cajas de compensación familiar, SENA e ICBF), verificación que podrá
realizar solicitando certificación del Revisor Fiscal, del Representante Legal del contratista o mediante
la obtención de los recibos de pago correspondientes.
Así mismo el Área de Compras conservará en el folder del proveedor el formulario de evaluación firmado por
el supervisor.
El Área de BackOffice de Operaciones será la encargada de efectuar los pagos verificando la disponibilidad
de recursos.
17
PUBLICIDAD EN LA WEB
La FDN publicará en su página web el Plan de Compras Anual y el listado de los contratos celebrados, listado
que será actualizado dentro del mes siguiente.
Si la adquisición fue ordenada por Junta Directiva a través de proceso licitatorio, la FDN realizará la
publicación en su página web de los términos de referencia indicando los principios y requisitos de la
adquisición, de conformidad con las disposiciones sobre el particular contenidas en la legislación mercantil.
Las publicaciones en la página web se mantendrán durante dos años.
La ciudadanía podrá formular sus observaciones a través de los mecanismos habilitados en la página web.
17.1 PUBLICACIONES EN LA WEB DE PROCESOS DE SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
Para los procesos de solicitud pública de ofertas se realizarán las siguientes publicaciones:


Un proyecto de Términos de Referencia
El aviso de apertura al proceso de selección
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




Los términos de referencia definitivos y sus adendos
El informe de evaluación de las ofertas
Las observaciones al informe de evaluación
El acta de apertura de sobres
La designación del oferente seleccionado
El área interesada será responsable de elaborar todos los documentos y de entregarlos al área de tecnología
con tiempo suficiente para su publicación según los acuerdos de servicios.
Vencidos los plazos de permanencia en la página web, el área de tecnología deberá conformar un archivo de
los mismos y conservar dichos documentos electrónicos. De igual manera, toda la información contenida en
los documentos electrónicos que se produzcan durante un proceso de contratación realizado con el apoyo de
herramientas tecnológicas, hará parte del archivo electrónico de la FDN y constituirá uno de los elementos
del expediente del proceso de contratación. El área de sistemas deberá adoptar las medidas necesarias para
la salvaguarda de la información.
Para procesos que se adelanten de acuerdo con la Ley 80 de 1993, se deberá publicar la apertura del proceso
en el SECOP e incorporar un link en la publicación de la página web apuntando a la página correspondiente
en el mismo SECOP.
18
CONVOCATORIA DE VEEDURÍAS CIUDADANAS
La FDN en cumplimiento de órdenes impartidas por la Presidencia de la República a través de la Directiva
Presidencial número 12 de 2002, permitirá el acceso a las veedurías ciudadanas para realizar control social
a cualquier proceso de selección de contratistas, para lo cual se les debe suministrar toda la información y
documentación pertinente, utilizando las tecnologías de información.
Las veedurías ciudadanas, establecidas de conformidad con la ley, podrán desarrollar su actividad durante la
etapa precontractual, contractual y pos-contractual de los procesos de contratación, haciendo
recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades que administran y ejecutan el contrato y ante los
organismos de control del Estado, para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los
funcionarios públicos. Así mismo, podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el
proceso.
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