INSTITUTO TECNOLOGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES DR. DAVID A. ALANIS DAVILA RESUMEN: PROCEDIMIENTOS DE ALINEAMIENTO DE LOS PLANES DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN CON LA ESTRATEGIA DE NEGOCIO ALUMNA : MIRNA DELGADILLO A01045638 CD. JUAREZ, CHIH. Julio 26, 2005 EVOLUCION DE LA PLANIFICACION DE SISTEMAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA Existen 4 fases que nos describen el procedimiento de planificación de Sistemas de información: Fase I : La introducción de la informática en la organización. En resumen podemos decir, que desde la aparición de la Informática en las empresas en los años 60’s, solo ha sido parte de la empresa como departamento de servicio y enfocado solamente a las necesidades de los usuarios. Dedicados al proceso de datos estas personas se convertían solamente en una parte aislada de la organización. Donde solo los especialistas de esta rama se dedicaban a operar grandes máquinas con extremos requerimientos. Aunque en aquel entonces los planes informáticos se limitaban a los planes de desarrollo e implementación de petición de usuario todavía el departamento de sistemas de información o datos aparecía como un departamento dependiente de los servicios administrativos. Conforme pasaba el tiempo las organizaciones se han dado cuenta que el departamento de Sistemas de Información es una parte esencial para la toma de decisiones, entonces la alta gerencia tiene el objetivo de unir este departamento con el propósito de reducir costos en el área de procesos de información. También podemos ver al igual que hoy en día, los procesos dentro de la organización donde la los sistemas de información hacen más hincapié son los procesos de Finanzas relacionados entre sí (Contabilidad, Nómina y Facturación). SI Objetivos Fase II: Expansión Anárquica- de las aplicaciones informáticas. Continuando con la segunda fase donde podemos observar que el se sigue un patrón de expansión anárquica en las aplicaciones informáticas. El departamento de Sistemas de Información sigue siendo el responsable de asignar recursos y prioridades a las diferentes peticiones de la unidades funcionales. Atractivo y novedoso Implementar Reducción de costo Fase III: Coordinación SI-objetivos de la empresa. En la fase tres, podemos observar que la solución que se propone es tomar las decisiones de asignación de recursos a los niveles que les corresponde. Todavía en algunas empresas el departamento de sistemas de información ha sido el encargado indirectamente de las tomas de decisión en donde en su caso la alta gerencia debería de hacer responsable. Estratégia de Necesidades Corporativas Solicitudes de Aplicaciones Plan de SI + Proyectos SI Coordinador Interdepartamental SI Estratégia de Presupuesto Aplicación al desarollo Propuestas del Plan de SI Fase IV: Interdependencia estrategia de la compañía-TI/SI. Por ultimo tenemos la fase IV que nos permite integrar las posibilidades de los sistemas de información con la estrategia de la empresa en el momento final de formularla. PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE TI/SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO Un Plan de Sistemas y Tecnología de Información debe de incluir los siguientes pasos para poder cumplir con el proceso de planificación: 1.- Lista de proyectos a desarrollar en los próximos 3-5 años. 2.- Referencia a la situación en el momento de preparar el plan. 3.- Prioridad de cada proyecto. 4.- Para proyectos a desarrollar en el primer año. 5.- Mecanismos de evaluación 6.- Lista de actividades de la empresa donde la Tecnología de información pueda utilizarse como herramienta de soporte. Ejemplo: Esquema de procedimiento para el Plan de TI/SI ( Cordis de México.) Director General Subdirector de Finanzas Subdirector de Producción Subdirector de Edificio Subrector de RH Proceso de Planificación en Cordis de México COMITÉ DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN Director General Subdirector Subdirector Subdirector Subdirector Subdirector Subdirector de de de de de de QC Finanzas Producción PE/Lean RH Edificio Equipo de Trabajo Ingenieros de Calidad Ingenieros de Lean/PE Contadores Ingenieros de Manufactura Supervisores de Producción Ingenieros de Planta y Edificio Técnicos de Ingeniería Técnicos de Lean Técnicos de Manufactura Jefes de Grupo (Producción) Subdirector a cargo de SI Director de SI/TI Director Operativo (O Leader del Proyecto) * Ingenieros de Sistemas * Técnicos de Sistemas Las fases principales del procedimiento de planificación son las siguientes: Fase I. Presentación y compromiso del equipo. En esta fase se constituye el equipo de trabajo que llevará a cabo el esfuerzo de planificación y su presentación a la organización. Todas estas actividades son de importancia y el compromiso para desarrollarlo es por parte de todos los niveles y áreas de la organización. Sin embargo el rol más importante es el de la alta gerencia, ya que tiene la responsabilidad de generar este Plan de TI/SI. Fase II. Descripción de la situación actual. Una vez formado el equipo de trabajo y comprometida la organización en su conjunto con el esfuerzo de planificación, el siguiente paso es describir la situación actual de la compañía desde dos dimensiones: 1) El Negocio, y 2) Los sistemas existentes. Fase III. Elaboración del Plan de TI/SI. En esta fase se lleva a cabo la planificación propiamente dicha. El primer paso es documentar las necesidades de información de las distintas áreas funcionales del negocio. Con las necesidades documentadas, se deben formular propuestas de actuación que incidan directamente con las líneas estratégicas de la compañía. Fase IV. Programación de actividades. En esta fase se detallan las acciones específicas en forma de proyectos a llevar a cabo durante el primer año de vigencia del plan. Conclusión El proceso de planificación del Sistema de Información y Tecnología de Información puede ser diferente entre una organización a otra esto debido a la infraestructura que se tenga y los diversos niveles que interactúan entre ellas. Siempre se debe tomar en cuenta que cualquier resultado que se genere de cualquier actividad se debe de registrar en los documentos diseñados para este fin, y siempre considerando que el resultado final de todo lo que se documente será con formatos homogéneos. En conclusión, el desarrollo del plan estratégico para los SI/TI debe de haber la interacción de los diferentes departamentos de la organización así como el soporte técnico, describir la situación actual del negocio; generándose así las necesidades del negocio para a su vez desarrollar el plan de acción y empezar a obtener resultados. Todas estas actividades son muy importantes siempre y cuando las decisiones estén tomadas al enfoque del negocio para alcanzar el éxito en toda la organización. Aplicación en el proceso de Planificación de TI/SI en la Empresa. Cordis es una compañía de Producto Médico que tiene su Corporativo en New Jersey, NY y compañías hermanas alrededor del mundo (Miami, Holanda, Italia, Canadá, Puerto Rico y México) a pesar de que Cordis en México solamente tiene 7 años de antigüedad y los Sistemas de Información se han ido mejorando al paso del tiempo. Para describir mejor el Plan de los Sistemas de Información y Tecnología de Información aplicado a la empresa donde trabajo se van a seguir las diferentes fases mencionadas en este articulo: Fase I: Presentación y compromiso del equipo En esta etapa podemos mencionar que Cordis de México y la alta gerencia forman los equipos de trabajo dependiendo de las metas que el corporativo indique y siempre tomando en cuenta que para cada meta en especifico se encuentra asignada a diversas áreas según corresponda, sin embargo la mayor parte de los equipos de trabajo se encuentran formados de las áreas funcionales de la compañía. Fase II: Descripción de la situación actual En Cordis de México la descripción de la funciones de negocio de acuerdo a la estrategia de la empresa son las metas asignadas para cada departamento y/o las metas a futuro que indica el corporativo. Ejemplo: 1.2.3.4.5.- Implementación 100% 1ra fase de Lean en todas las areas 0% de quejas de cliente Cumplir al 100% con el cliente Seguir los procedimientos Plan estratégico a 5 años Todas estas funciones del negocio permiten la participación de los diferentes departamentos de la Compañía a los diferentes niveles. Estas metas están asignadas a todo Corporativo por lo tanto todas las compañías de Jonson & Jonson están siendo evaluadas con las mimas funciones del negocio. Fase III: Elaboración del Plan Estratégico Unos años atrás Cordis estuvo fuera de cumplimiento, debido a la falta de información en el producto, cualquier dato que no este indicado en la etiqueta es muy delicado para la venta de este producto. Sin embargo dentro de las funciones del negocio se tomó a consideración y con mucha preocupación la medida de 0% de quejas de cliente y Seguir con los procedimientos. A continuación se muestra una estructura del proceso de Plan de Tecnología y Sistema de Información: Acciones Estratégicas D E P A R T A M E N T O S Producción Estratégia de Cordis de México Plan de Tecnologías y Sistemas de Información Lean Compliance Seguridad Plan 5 años X X Seguridad X X Recursos H. X X Plan Informático X Calidad X X X Sistemas X X X Plan de Hardware Y Software 1.- Sistema de información para registro de lotes aceptados 2.- Sistema de información para registro de 0 accidentes 3.- Sistema para registro de 0% quejas de cliente Proyectos a desarrollar Asignación de # de proyecto de acuerdo al area de aplicación y equipo a desarrollarlo. Fase IV: Programación de actividades En Cordis de México al momento de que un equipo de trabajo recibe una actividad se elabora un Plan del Proyecto donde se registra el tiempo de duración de cada proyecto, responsables y actividades especificas de cada persona. En caso de que una actividad se retrase, se prepara una junta con todos los departamentos de la compañía y se muestra el porqué del retraso.