vicegobernador - Kiwanis International
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VICEGOBERNADOR Sus compañeros socios de Kiwanis lo han elegido para uno de los cargos de liderazgo clave de su distrito. Entre sus responsabilidades se incluyen ayudar a los clubes a mantener o aumentar su membresía, crear nuevos clubes, garantizar la participación en capacitaciones sobre liderazgo para clubes, y aumentar el compromiso y el ánimo de los socios del club. La energía que le brinde a este cargo ayudará a mantener la salud y la vitalidad de los clubes de su zona y, por ende, de Kiwanis. RESPONSABILIDADES De la misma manera en que el presidente del club es su líder, el vicegobernador es el líder de la zona. El vicegobernador se esfuerza por trabajar con los clubes existentes y abrir nuevos clubes para fortalecer a Kiwanis dentro de las comunidades de la zona. Este cargo es la conexión entre los clubes y la organización global Kiwanis en materia de comunicación, recursos, oportunidades de capacitación e información. El vicegobernador trabaja en estrecha colaboración con los líderes de los clubes, en especial, con los presidentes de clubes, para garantizar que se sientan respaldados y tengan acceso a información para mejorar continuamente la experiencia de sus socios. ATRIBUTOS Y DESTREZAS Conoce las comunidades de su zona Conoce las actividades básicas de un club Kiwanis Tiene voluntad para aprender y usar el sistema de elaboración de informes en línea de Kiwanis Conoce las herramientas y los recursos de Kiwanis Es organizado y puede administrar bien el tiempo Puede forjar relaciones con los líderes de los clubes de la zona VICEGOBERNADOR •• •• •• •• •• •• OBLIGACIONES •• •• •• Desarrolla un plan de acción de la zona, que incluye un plan de membresía de esta Actúa como líder para el equipo de membresía de la zona Es responsable de cumplir los objetivos de membresía de la zona GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 81 OBLIGACIONES(cont.) La mayoría de las obligaciones del vicegobernador ayudan a los cuatro roles del distrito: 1. Ayuda y fortalece los clubes existentes •• •• •• •• •• •• •• Visita los clubes de la zona Evalúa, capacita, ayuda y brinda apoyo a los clubes Kiwanis de la zona Coordina la ayuda para los clubes, comunicándose con los consejeros certificados de los clubes de la zona, los miembros del equipo de membresía del distrito y Kiwanis International Ofrece herramientas y recursos para abordar áreas de oportunidad Impulsa el fortalecimiento de la membresía en la zona ayudando a los clubes existentes con las tareas de invitación y compromiso Facilita las reuniones de los comités de la zona Es anfitrión en las visitas del gobernador 2. Abre nuevos clubes •• •• •• •• Identifica las comunidades como posibles ubicaciones de clubes nuevos Dirige el equipo de apertura de clubes de la zona Conecta a un club patrocinante con un nuevo club Actúa como mentor de nuevos clubes 3. Ofrece capacitación sobre Kiwanis a los clubes, en coordinación con Kiwanis International •• •• •• Trabaja con el instructor principal o certificado para coordinar servicios de capacitación para presidentes de clubes Promueve la participación en oportunidades de capacitación en liderazgo de clubes Participa en la capacitación para vicegobernadores 4. Proporciona los Programas de Servicio y Liderazgo y la Campaña Mundial por los Niños a los clubes y a través de ellos •• •• •• •• •• 82 Comparte mensajes clave con los clubes Ofrece información relevante a los clubes para que se la incluya en los boletines informativos Garantiza una transición sin dificultades entre el vicegobernador anterior, el actual y el sucesor Ayuda a identificar al vicegobernador electo Es miembro de la Junta Directiva del distrito (si corresponde) WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Designación del equipo de liderazgo de la zona Para tener éxito como líder de la zona, necesitará ayuda de un equipo de liderazgo de la zona La política del distrito o la tradición de la zona pueden sugerir algunos miembros clave para el equipo. Otros se obtendrán a partir del análisis que usted haga de sus necesidades para que el año sea productivo y exitoso. Analice los cargos de liderazgo existentes en la zona con el actual vicegobernador, los ex vicegobernadores y con otras personas cuyo asesoramiento considere valioso. Algunas posibles designaciones de la zona incluyen un presidente de comité para la visita del gobernador y expertos que puedan brindar apoyo directo a los comités del club. Para cada cargo, defina las tareas, identifique las habilidades necesarias y pídale al socio, en persona, que sea parte de se equipo. Use el formulario de designación de cargo para definir y crear su equipo. Ejemplo de formato para la designación de cargos Título del cargo: ____________________________________________________________________________ Responsabilidades: _________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Tareas principales y fechas objetivo para la finalización de cada una: TAREAS FECHAS DE FINALIZACIÓN __________________________________________________________________________ VICEGOBERNADOR __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Características personales que se necesitan para tener éxito: _______________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Persona que acepta el cargo: _________________________________________________________________ Dirección: _________________________________________________________________________________ Teléfono: __________________________________________________________________________________ Dirección de correo electrónico: _______________________________________________________________ GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 83 Plan de acción de la zona Los líderes eficaces comprenden claramente las responsabilidades y expectativas de su cargo en relación con Kiwanis International, el distrito y los clubes. El vicegobernador establece una visión clara para el siguiente año a través de objetivos de desarrollo de la zona. Elija objetivos de la zona que sean específicos y alcanzables. Diseñe pasos específicos y un plazo para concluir cada uno. Defina quién es responsable de cada paso y comunique los pasos y las responsabilidades a todos los que tengan un rol en el logro de cada objetivo. Distribuya el borrador de un plan de acción de la zona, que incluya objetivos, pasos y plazos, en la reunión preliminar del consejo de la zona. Después del debate, desarrolle y distribuya un plan de acción final a todos los líderes de clubes y zona. Este puede servir como base para las verificaciones de progreso que realiza el vicegobernador en forma regular con las personas responsables. Los clubes deben identificar sus objetivos anuales antes del 1 de octubre. Esto incluye los objetivos de membresía, los objetivos del comité y los objetivos específicos de las actividades de la Junta. Solicite una copia de estos objetivos a cada club y considere de qué manera tienen un impacto en los objetivos colectivos de la zona. Tener estos objetivos a mano le dará al vicegobernador una oportunidad inmediata de analizar áreas que son importantes para el club e identificar mejor el tipo de apoyo que aprecian. Como parte del plan de acción de la zona, incluya un plan de membresía de la zona que describa en forma específica los objetivos de membresía de cada club, así como los planes de formación de clubes. Consulte las páginas 85 a 86 para comprender mejor el plan de membresía de la zona. Ejemplo de formato de plan de acción de la zona Objetivo: (un enunciado específico de los resultados deseados y la fecha de finalización). PASOS DE ACCIÓN PERSONA RESPONSABLE FECHA DE FINALIZACIÓN FECHAS DE PROGRESO ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ 84 WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Plan de membresía de la zona El vicegobernador es responsable de lograr los objetivos de membresía en la zona durante el año. Este esfuerzo se realiza en colaboración con su equipo de membresía de la zona, que incluye a consejeros certificados del club, quienes se focalizan en los clubes existentes, y un formador de clubes. En especial, el equipo de membresía de la zona supervisa y alienta la apertura de nuevos clubes, y el fortalecimiento de la membresía en los existentes. A continuación, le indicamos cómo crear un plan de membresía: Antes de que comience el año 1. Asista a la capacitación para vicegobernadores y familiarícese con los recursos provistos por Kiwanis International en www.kiwanis.org/laformula. 2. Obtenga información de membresía del actual vicegobernador de cada club. Cuando se reúna con los dignatarios entrantes de cada club, analice los objetivos de membresía y el apoyo a nuevos clubes en la zona. Preste especial atención a los clubes que se han organizado recientemente. 3. Identifique sitios posibles para nuevos clubes e inicie los pasos de formación de clubes. 4. Considere de qué manera les comunicará a los líderes y socios del club las prioridades y el progreso en cuanto a la membresía de la zona durante el año. Use lo siguiente: •• •• •• Sesiones de capacitación Boletines informativos de la zona Visitas oficiales al club y la Junta Durante el año administrativo 1. Progrese en la apertura de un nuevo club Kiwanis durante la primera mitad del año (octubre-marzo). 2. Fortalezca un club Kiwanis existente. VICEGOBERNADOR 3. Asegúrese de que el apoyo y la tutoría sean continuos para los clubes que se hayan organizado en los últimos 12 meses. 4. Lidere con el ejemplo: cumpla con sus compromisos para participar personalmente en actividades específicas de membresía. 5. Continúe comunicando las prioridades y el progreso en cuanto a la membresía de la zona. 6. Reconozca a los clubes e individuos que logran sus objetivos de membresía. 7. Patrocine a un socio para que se una a su club durante el año. 8. Ofrézcale asesoramiento a su sucesor en materia de membresía de la zona para el siguiente año administrativo. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 85 Posibles áreas de establecimiento de objetivos •• •• •• •• •• •• •• •• •• 86 Aumente el impacto en la comunidad Membresía neta para la zona, ___ por ciento ( ___ socios) Formación y desarrollo de clubes Inclusión de ex alumnos de CKI y Key Club, y de padres de Programas de Servicio y Liderazgo como socios potenciales Orientación a todos los socios nuevos Compromiso de los socios actuales Reconocimiento regular de los socios por sus logros Éxito de membresía de Programas de Liderazgo y Servicio, como Kiwanis Kids, Builders Club, Key Clubs, CKI, Aktion Clubs y Key Leader (cuando corresponda) Publicidad positiva en la comunidad WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Evaluación preliminar de los clubes por parte del vicegobernador (A completarse en junio para cada club de la zona). Su éxito como vicegobernador depende, en última instancia, del éxito que tenga cada club de la zona en el fortalecimiento de la cantidad y la calidad de la membresía y el servicio durante el año administrativo. Su habilidad para ayudar a los clubes a crecer, a brindar mejores servicios a la comunidad y a satisfacer las necesidades de sus socios comienza con un completo entendimiento de las fortalezas y debilidades de cada club. Establezca una relación positiva y servicial con los presidentes entrantes y manténgala todo el año. Pasos 1. Reúnase con el actual vicegobernador y analice cada club. Tenga en cuenta la impresión que el vicegobernador tiene de las fortalezas notables y las mejoras posibles. 2. Solicítele al vicegobernador copias de los informes mensuales de cada club (octubre-abril). Observe tendencias positivas y negativas de cada club. Estos informes estarán disponibles para usted en copia electrónica cuando su mandato haya comenzado oficialmente. VICEGOBERNADOR 3. Comuníquese con los presidentes entrantes de todos los clubes. Comparta con ellos su dirección postal, su número de teléfono y su dirección de correo electrónico. Aliéntelos a comunicarse cuando necesiten ayuda. Pregúnteles sobre sus impresiones del actual estado del club, incluidas las fortalezas y los posibles desafíos para el próximo año. Registre estos comentarios. Analice los objetivos de sus clubes y la manera en que estos abordarán los posibles desafíos que pueden afrontar durante su mandato. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 87 Evaluación de clubes y juntas El distrito puede solicitarle al vicegobernador que realice una evaluación. Esto no es una exigencia de Kiwanis International, pero podría ser una magnífica referencia durante el año, a medida que realiza seguimientos a las conversaciones y visitas. Los recursos que pueden resultarle de utilidad para su evaluación incluyen el ejemplo de agenda de reunión del club de la página 59 y los ejemplos de agendas de reuniones de la Junta de las páginas 55 a 56. Recuerde que cada club puede tener un formato único. Las siguientes son algunas de las principales áreas a las cuales se les debe prestar atención: •• Reunión del club – Lugar de la reunión – Actividades de bienvenida – Organización de la reunión – Compañerismo – Planificación de programas •• Reunión de la Junta – Asistencia – Cumplimiento del presupuesto y los estatutos – Actividades de los comités – Gestión administrativa – Puntualidad de los informes y pagos •• Áreas especiales – Participación en Programas de Servicio y Liderazgo – Niños Pequeños: Prioridad Uno (planes, logros y grado de participación del club) – Representación en convenciones de distrito y de Kiwanis International – Revisión de los estatutos del club – Constitución del club – Fundación de caridad •• •• 88 Solicitudes de materiales de parte del club Información adicional sobre el valor especial para el gobernador, el secretario del distrito y los comités del distrito WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Ejemplo de evaluación de reunión de la Junta Nombre del club: club Kiwanis de______________________________________________________________ Presidente entrante:_________________________________________________________________________ Número de teléfono del presidente entrante:____________________________________________________ Correo electrónico del presidente entrante:______________________________________________________ Comentarios sobre las fortalezas/problemas del club______________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Revisión de informes mensuales: (observe tendencias significativas en áreas como nuevos socios, compromiso de socios, asistencia a las reuniones, programas de las reuniones, oportunidades de servicio, esfuerzos de recaudación de fondos). _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ Comentarios del presidente entrante sobre el club:_______________________________________________ _________________________________________________________________________________________ VICEGOBERNADOR _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 89 Ejemplo de evaluación de reunión del club FECHA DE LA REUNIÓN DEL CLUB: ___________________________/_________/____________ Excelente Bueno Regular Malo Ideas de mejoras Ceremonias de apertura Reconocimiento a invitados Acciones del comité Informes (Hágalos concisos, indique el progreso). Servicio a la comunidad Programa Continuar con los preparativos Introducción Orador Gracias Membresía Participación Camaradería Invitación Retención Programas de Servicio y Liderazgo Actividades interclubes Presupuesto Publicidad Promoción de los Objetos de Kiwanis Participación en las actividades de la zona, el distrito y Kiwanis International *Nota: Si desea obtener sugerencias sobre cómo mejorar áreas débiles del club, consulte www.kiwanis.org/laformula 90 WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Consejo de la zona PROPÓSITO Kiwanis International alienta a todos los vicegobernadores a organizar un consejo de la zona. A través de reuniones regulares del consejo, el vicegobernador tiene la oportunidad de trabajar con los líderes de los clubes y la zona para conseguir lo siguiente: •• •• •• •• •• •• •• Resolver problemas comunes de los clubes Compartir ideas y éxitos Evaluar el progreso hacia el logro de los objetivos del club, la zona y el distrito Resolver problemas menores antes de que sean graves Dar seguimiento a las presentaciones de informes Promover programas de la zona, el distrito y Kiwanis International Coordinar la implementación de proyectos y eventos que abarquen a toda la zona, como la visita del gobernador del distrito y la apertura de un nuevo club Kiwanis. Además, en la reunión del consejo de la zona que se realiza el 15 de abril, se deben elegir un nuevo vicegobernador y un vicegobernador electo. Consulte los estatutos de su distrito para conocer el proceso adecuado y destine tiempo a este asunto. TAMAÑO Y COMPOSICIÓN En la mayoría de las zonas, la membresía de los consejos incluye al vicegobernador y a los presidentes de los clubes. En muchos consejos, también se incluye a los secretarios de clubes, el vicegobernador electo, dignatarios designados de la zona y vicegobernadores o representantes de CKI y Key Club. REUNIONES Idealmente, el consejo debería reunirse en forma mensual. Si esto no es posible, planifique al menos una reunión por trimestre. Recomendamos utilizar comunicaciones electrónicas periódicas. VICEGOBERNADOR Al menos dos reuniones del consejo pueden realizarse en combinación con otras actividades a las que se espera que asistan los presidentes de clubes: 1. Capacitación para presidentes de clubes (mayo/junio). Esta es su primer oportunidad de reunirse con los presidentes entrantes. Aproveche la ocasión para analizar los detalles de los objetivos del club, la zona y el distrito y buscar posibles ubicaciones de nuevos clubes en la zona. Su apoyo será importante en el proceso de creación de clubes. 2. Elecciones de zona. Revise atentamente los estatutos del distrito para conocer requisitos como notificaciones por escrito, la definición de quórum y el plazo para la finalización. El ex vicegobernador inmediato por lo general preside la conferencia. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 91 SUGERENCIAS DE TEMAS PARA LA AGENDA DE LOS CONSEJOS DE LA ZONA QUE SE REALIZAN DURANTE EL AÑO •• •• •• •• •• •• •• 92 Informe de progreso respecto de los objetivos del club, la zona y el distrito Informes de cada club sobre los logros principales, los próximos eventos y los problemas actuales Promoción de próximos eventos y proyectos de la zona, el distrito y Kiwanis International Análisis de los esfuerzos de membresía: haga que cada club informe el progreso de su invitación y la retención de socios. Conecte a los clubes que necesiten ayuda con clubes más fuertes de la zona y dedique un segmento de la reunión a compartir ideas y estrategias para mejorar la calidad de la experiencia en el club. Promoción de próximos eventos de Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club y Key Leader Informes breves por parte de dignatarios designados de la zona (cuando corresponda) Actualización del calendario de la zona WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Visita oficial del gobernador PROPÓSITO •• •• Una celebración de toda la zona con el gobernador, organizada por el vicegobernador y los clubes de la zona Una oportunidad para que el gobernador se conecte y brinde apoyo a los socios del club y los líderes de la zona ASISTENCIA •• •• •• •• Todos los socios de Kiwanis de la zona están invitados a asistir. Cuando el calendario y los detalles del evento sean los definitivos, aliente a los clubes a inscribirse. Es común que un club tenga suficientes socios asistentes para calificar como interclub. Los líderes de clubes y zonas generalmente asisten a una reunión del consejo de la zona antes del evento. También se invita al equipo de liderazgo de los Programas de Servicio y Liderazgo de Kiwanis (Kiwanis Kids, Builders Club, CKI y Aktion Clubs). Invite a los medios locales. PLANIFICACIÓN Las visitas oficiales del gobernador son variadas. Algunos eventos consisten en una cena con un programa formal, otros son proyectos de servicio. Pregúntele al gobernador si tiene alguna preferencia. Recuerde: esta es una oportunidad para que se conecte con los clubes de su zona y celebre los logros en áreas clave como membresía y esfuerzos de apertura de clubes, recaudación de fondos e impacto en la comunidad. De modo que debería crear un evento que se adapte mejor al propósito. Mientras sea vicegobernador designado, establezca un comité de zona especial para planificar y llevar a cabo todos los preparativos. Reúnase con este comité para determinar obligaciones específicas y plazos. Haga un seguimiento regular para asegurarse de que se cumplan todas las fechas límite. El comité de eventos hará lo siguiente: •• •• •• •• •• Planificar el presupuesto. Determinar los gastos, incluidas las comidas de los invitados, y establecer costos por club y por persona. Asegurarse de que se cubran todos los gastos. Establecer una fecha con el gobernador. ¿Asistirá el cónyuge o la pareja del gobernador? ¿Habrá líderes del distrito o invitados especiales que acompañen al gobernador? ¿Se quedará el gobernador hasta el día siguiente? ¿Desea el gobernador programar una fecha para una reunión privada con el vicegobernador? ¿Existen necesidades o preparativos especiales? Determinar las obligaciones financieras de la zona. VICEGOBERNADOR •• Determinar el lugar específico, el programa y el menú, y firmar el contrato. Asegurarse de que haya suficiente espacio para el evento y de que la sala esté disponible para una reunión del consejo de la zona antes del evento. Organizar un horario tentativo para el día, que incluya una reunión privada del vicegobernador con el gobernador, una reunión del consejo de la zona, discursos y actividades especiales para el gobernador. Enviarle el programa con anticipación al gobernador para que lo revise. Confirmar oradores, presentadores, entretenimiento, etc. Preparar y distribuir invitaciones/formularios de inscripción a los clubes, invitados especiales y clubes del Programa de Servicio y Liderazgo. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 93 En función de la formalidad del evento, el comité también podría realizar lo siguiente: •• •• •• Determinar un programa específico para la cena, que incluya presentaciones, oradores, un discurso del gobernador, entretenimiento, reconocimientos especiales y presentaciones. La agenda deberá incluir los tiempos de cada actividad. Haga participar a otros socios de la familia Kiwanis en el programa/ evento según corresponda. Verifique que todas las presentaciones y los reconocimientos estén preparados. Organice la cabecera de la mesa y los materiales y equipos que se necesiten (tarjetas de ubicación, centros de mesa, atril, campana, mazo, pancartas, banderas, carteles, identificaciones con nombres, sistema de sonido, etc.). Desarrolle y produzca programas impresos (si corresponde). Agenda sugerida Una visita oficial a una zona le brinda al gobernador una magnífica oportunidad de trabajar directamente con los líderes del club, brindar información, motivar y recibir opiniones. Para los eventos que tienen un programa formal, sugerimos la siguiente agenda: 1. Inicio formal por parte del gobernador 2. Invocación (opcional) 3. Presentación de los dignatarios y presidentes de distrito presentes 4. Pase de lista de los clubes 5. Presentación del gobernador (quien preside desde este punto en adelante) 6. Relación de la zona con los objetivos del distrito a. Servicio b. Membresía c. Formación de clubes d. Creación de clubes CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids y Aktion Club e. Asistencia a la convención de Kiwanis International f. Asistencia a la convención y los eventos de distrito 7. Revisión del estado de los clubes de la zona a. Fortalecimiento de la membresía y formación de clubes b. Actividades completadas o en progreso c. Análisis de planes para los próximos meses 8. Estado de lo clubes CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids y Aktion Club a. Esfuerzo cooperativo y supervisión por parte de los clubes patrocinantes b. Ayuda necesaria para los clubes (Programas de Servicio y Liderazgo) 94 WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 9. Ayuda necesaria para los clubes a. Inquietudes sobre cuestiones administrativas b. Recaudación de fondos c. Niños Pequeños: Prioridad Uno d. CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids y Aktion Club e. Otras áreas de servicio (servicios comunitarios y para jóvenes, valores humanos y espirituales) f. Relaciones públicas g. Programas de reuniones del club (intercambio de programas) h. Capacitación sobre Kiwanis 10. Próximos eventos a. Club b. Zona c. Distrito 11. El distrito mira hacia el futuro a. Comentarios del gobernador sobre fortalezas y oportunidades b. Debate sobre cómo pueden ayudar los líderes de los clubes y la zona 12. Si resulta relevante, deje tiempo en la agenda para la elección de un nuevo vicegobernador y gobernador electo. Consulte los estatutos del distrito para conocer el proceso adecuado. VICEGOBERNADOR 13. Levantamiento de la sesión GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 95 Capacitación para presidentes de clubes PROPÓSITO Preparar a los presidentes entrantes para que lleven a cabo sus responsabilidades de manera exitosa PERSONAS RESPONSABLES Un instructor certificado ha sido elegido por su distrito y capacitado por Kiwanis International para facilitar este programa de capacitación en cada zona. El vicegobernador entrante coordina la fecha, el lugar, las invitaciones y otros aspectos logísticos. QUIÉN ASISTE Presidentes entrantes de clubes y el vicegobernador entrante. Se alienta a quienes estén ausentes en la sesión de capacitación a que completen este requisito a través del curso de capacitación en línea en www.KiwanisOne.org/cle (Inglés). De ser posible, el líder entrante también puede asistir a una sesión de recuperación con el instructor certificado o en la convención de distrito, si se ofrece en el evento. PLAZO La sesión que se dicta en un salón de clases debe realizarse en abril, mayo o junio. Las sesiones de recuperación o los cursos en línea deben concluirse antes del 1 de octubre. MATERIALES DE RECURSOS •• •• •• Guía para instructores de capacitación para presidentes de clubes Libro de actividades para participantes de la capacitación para presidentes de clubes Otra información y materiales de su distrito EQUIPOS NECESARIOS El instructor puede necesitar un anotador en un atril y marcadores, un proyector LCD y una pantalla. DISTRIBUCIÓN La distribución ideal para una participación máxima es una disposición de mesas de manera tal que los participantes estén enfrentados y se promueva la interacción. PLANIFICACIÓN •• •• •• •• 96 Determine la fecha, el horario y la ubicación con su instructor certificado de Kiwanis. Organice una reunión de planificación con el instructor certificado, al menos tres a cuatro semanas antes de la sesión, para discutir los temas que se tratarán y el rol del vicegobernador en la agenda. El instructor certificado será quien dirija la sesión, sin embargo, puede haber oportunidades para que usted participe. Envíe invitaciones a los presidentes de clubes entrantes y solicite una confirmación de asistencia al menos un mes antes de la sesión de capacitación. Haga llamadas telefónicas de seguimiento a los invitados una semana antes de la sesión de capacitación. WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Recursos Lista de verificación mensual del vicegobernador Marzo-mayo (antes de la finalización de su mandato) FF Planifique asistir a la conferencia de capacitación para vicegobernadores. FF Familiarícese con el sitio web de su distrito. Busque las políticas y estatutos más actuales de su distrito. Verifique las fechas, los horarios y los lugares de eventos significativos y ultime los planes para asistir. FF Solicite nombres e información de contacto de los presidentes de clubes y secretarios entrantes de la zona. FF Designe miembros para el equipo de liderazgo de la zona y cree una nómina del equipo. Incluya a cada presidente de club y secretario entrante, a las personas designadas, a su predecesor y a su sucesor (si los conoce). Envíe una copia de la nómina a la oficina del distrito y a cada miembro del equipo. FF Comuníquese con el instructor certificado de su zona para coordinar el lugar, las fechas y el horario de la capacitación para presidentes de clubes. Se recomienda que las sesiones de capacitación se realicen en abril, mayo o junio. FF Preséntese a sí mismo y a sus contrapartes de CKI y Key Club que fueron elegidas en febrero, marzo o abril. FF Haga planes para asistir a las convenciones de distrito y de Kiwanis International. FF Comuníquese con cada presidente de club entrante de la zona. Aliéntelos, y aliente a otros socios de los equipos de liderazgo de su club, a asistir a la capacitación disponible para su cargo a través de un curso en un salón de clases o en línea antes del 1 de octubre. Esta capacitación es especialmente importante para los presidentes de clubes y secretarios, pero los cursos también se ofrecen para miembros de la Junta, presidentes de comités y muchos otros líderes. FF Únase al actual vicegobernador cuando visite clubes para comenzar su evaluación preliminar. (Consulte la página 87 para obtener más información.) FF Reúnase con el equipo de membresía de su zona para analizar planes para el próximo año. Este equipo incluye al formador certificado de clubes y los consejeros certificados de clubes. FF Identifique un lugar para un club nuevo y fechas clave para invitar a nuevos socios. FF Asista a la convención de Kiwanis International. Aliente la asistencia de los presidentes de clubes entrantes, los secretarios y el equipo de liderazgo de la zona. FF Planifique sus reuniones del consejo de la zona para que se realicen en forma mensual o al menos una vez por trimestre. VICEGOBERNADOR Junio (antes de la finalización de su mandato) Julio (antes de la finalización de su mandato) FF Intente conocer a cada uno de los presidentes de clubes entrantes de la zona. Puede invitarlos a cenar para conocerse. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 97 Agosto (antes de la finalización de su mandato) FF Pídale a cada presidente designado que se comprometa a patrocinar un nuevo socio durante el mes de octubre. FF Complete su encuesta de lugares para nuevos clubes y envíele una propuesta de nuevo club al gobernador en su convención del distrito Septiembre (antes de la finalización de su mandato) FF Invite y apadrine a un nuevo socio para darle la inducción a su club. Programe una ceremonia de inducción en octubre para demostrar su énfasis en la membresía. FF Revise sus notas de la convención del distrito y diseñe un plan de implementación de programas que beneficiarán a sus clubes. FF Comience a trabajar en su plan de acción de la zona, incluido el plan de membresía. Octubre-septiembre Cada mes: •• •• •• •• •• Revise el informe mensual de cada club y busque oportunidades para celebrar los logros y ofrecer ayuda. Comuníquese con cada presidente de club. Compare la información disponible con el plan de acción de la zona para asegurarse de que esté encaminado hacia los objetivos. Revise el progreso del equipo de formación de clubes. Revise el progreso de los consejeros de clubes designados para los clubes que tienen dificultades. Cada trimestre: •• •• Realice una reunión del consejo de la zona. Consulte las páginas 91 y 92 para obtener información sobre cómo crear una agenda que logre su propósito. Visite los clubes de su zona. Octubre FF 98 Revise los objetivos anuales de cada club. Sobre la base de estos objetivos, complete el plan de acción de su zona, incluido el plan de membresía de esta, y envíeselo al gobernador. WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Noviembre FF Promueva el Mes de la Familia Kiwanis, la Semana de la Fundación Kiwanis International, la Semana Internacional de los Key Club y los fines de semanas para Key Leaders. Enero FF Haga planes para asistir a la convención de Kiwanis International. Aliente a los socios del club de su zona a hacer lo mismo. Visite la página www.KiwanisOne.org/convention para inscribirse cuando encuentre las mejores tarifas. Febrero FF Invite a los posibles candidatos a vicegobernador electo a analizar las responsabilidades y obligaciones de este cargo. Marzo FF Programe elecciones de la zona en la próxima reunión del consejo de la zona. Se le recomienda al ex vicegobernador que presida esta parte de la reunión. Revise los estatutos del distrito para conocer requisitos como notificaciones por escrito, la definición de quórum y el plazo para la finalización. Abril FF Participe en el Día Mundial Kiwanis FF VICEGOBERNADOR Mayo Coordine un horario para reunirse con el vicegobernador designado en junio, después de su asistencia a la conferencia de capacitación para vicegobernadores. Junio FF Aliente a los clubes a asistir y enviar delegados a la convención del distrito. FF Reúnase con el vicegobernador designado y ofrézcale ayuda. FF Asista a la convención de Kiwanis International. GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 99 Julio FF Haga planes para asistir a la próxima convención del distrito. FF Revise el progreso del equipo de formación de clubes, si aún no ha formado ningún club. FF Revise el progreso de los consejeros de clubes designados para los clubes que tienen dificultades. Agosto FF Asista a la convención de su distrito. Septiembre FF Reúnase con su sucesor para garantizar una transición sin dificultades de un vicegobernador al siguiente. Octubre (después de la finalización de su mandato) FF Como ex vicegobernador inmediato, actúe como presidente de la elecciones de la zona. Revise los estatutos del distrito para conocer requisitos como notificaciones por escrito, la definición de quórum y el plazo para la finalización. ¡Felicitaciones por su año de éxito! 100 WWW.KIWANISONE.ORG +1-317-875-8755 Notas GUÍA DE LIDERAZGO DE KIWANIS INTERNATIONAL 101 Me impresionó la urgencia de las acciones. El conocimiento no es suficiente, es necesario aplicarlo. Tener la voluntad no es suficiente, debemos hacer. —Leonardo da Vinci Encuentre más recursos en línea, en www.KiwanisOne.org www.KiwanisOne.org.(Inglés).
