Catalinataliaaaaa GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN CODIGO: RF-In01 VERSIÓN: 01 FECHA APROBACIÓN: 2014-10-06 SENADO DE LA REPÚBLICA 1. OBJETIVO Establecer las condiciones y actividades para solicitar la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario del aplicativo SIIF Nación. 2. ALCANCE Aplica para la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en SIIF Nación del Senado de la República. 3. RESPONSABLES Coordinador SIIF Nación del Senado de la República: es responsable de: enviar e inscribir a los usuarios interesados (de acuerdo al perfil asignado), a través de correo electrónico la citación de las capacitaciones programadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; 4. CONDICIONES GENERALES Para las cuentas de usuario de cajas menores (cuentadantes), deben anexar el acto administrativo por el cual fueron designados y tendrá vigencia por ese periodo. El soporte técnico para el correcto funcionamiento del SIIF Nación, será realizado por la División de Planeación y Sistemas. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros Director General Acto administrativo DESIGNAR COORDINADOR DE SIIF NACIÓN. 1 2 Mediante acto administrativo designar al funcionario de planta que desempeñara el rol de Coordinador SIIF Nación de la entidad, de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. SOLICITAR CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF NACIÓN Mediante oficio solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Coordinador SIIF Público, creación de cuenta de usuario, adjuntando: acto Nación del Senado administrativo, certificación laboral, fotocopia de la cédula y formato creación de usuario SIIF Nación. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ GRUPO EVALUADOR SGC Nombre: S. Mateus y C. Martínez Nombre: Magdalena Morera Rebolledo Nombre: Cargo: Jefe Sección de Presupuesto y Contratista División de Planeación y Sistemas. Cargo: Jefe División Financiera y de Presupuesto No. Acta y Fecha: 024 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Oficio del 6 de octubre de 2014 Página 1 de 6 Catalinataliaaaaa GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN SENADO DE LA REPÚBLICA No. Descripción de la Actividad CODIGO: RF-In01 VERSIÓN: 01 FECHA APROBACIÓN: 2014-10-06 Responsable o Rol Registros Ministerio de Hacienda y Crédito Público Solicitud CREAR CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF NACIÓN 3 Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crear usuario para coordinador SIIF Nación del Senado de la República y comunicar capacitación. Si no cumple con los requisitos se devuelve para completar la información solicitada. Actividad No. 2 ASISTIR A CAPACITACIÓN 4 5 Coordinador SIIF Asistir a capacitación programada por el Ministerio de Nación del Senado Hacienda y Crédito Público. DESIGNAR FUNCIONARIO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN (REGISTRADOR) Coordinador SIIF Designar funcionarios que sean necesarios para apoyar al Nación del Senado coordinador en la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en el SIIF Nación, los cuales tendrán el rol de registradores. REGISTRAR CREACIÓN DE CUENTA DE LOS PERFILES EN SIIF NACIÓN Registrar la solicitud de creación de cuenta en el SIIF Nación, determinando el perfil (ver anexo 1 de este instructivo). 6 7 8 Posteriormente, SIIF Nación emite un numero de solicitud, Coordinador SIIF Registro SIIF que será aprobada una vez se imprima el formato de Nación del Senado Nación solicitud y se diligencien los pasos de autorización (firma) por parte de: Jefe inmediato del responsable de la cuenta de usuario. Servidor público responsable de la cuenta de usuario. Coordinador SIIF Nación del Senado. ENVIAR SOLICITUD AL SIIF NACIÒN Enviar al correo electrónico destinado por el Coordinador Coordinador SIIF SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Nación del Senado formato de solicitud debidamente diligenciado, adjuntando los documentos requeridos: fotocopia de la cedula y certificación laboral o contrato. AUTORIZAR SOLICITUD Ministerio de Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crea Hacienda y usuario para SIIF Nación, comunica el usuario y clave para Crédito Público ingresar al aplicativo. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Solicitud Página 2 de 6 Catalinataliaaaaa GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN VERSIÓN: 01 FECHA APROBACIÓN: 2014-10-06 SENADO DE LA REPÚBLICA No. CODIGO: RF-In01 Responsable o Rol Descripción de la Actividad Registros Si no cumple con los requisitos se devuelve la solicitud, para completar la información requerida. Actividad No. 6 SOLICITAR AL COORDINADOR SIIF NACIÓN DEL SENADO, CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO Solicitar mediante oficio al coordinador del SIIF Nación del Senado de la República, crear, modificar o eliminar cuenta de usuario para el aplicativo SIIF Nación. 9 El oficio debe especificar los siguientes datos: Nombre completo del funcionario. Número de cedula de ciudadanía. Dirección de residencia. Números telefónicos (fijo y celular). Correo institucional. Perfil (de acuerdo al anexo 1 de este instructivo). Debe especificar si se requiere firma digital. Anexando también los siguientes documentos: Certificación laboral o copia del contrato. Fotocopia de la cedula de ciudadanía. Acto administrativo de designación cuentadantes únicamente). Jefes de dependencia del área financiera y los autorizados por el ordenador del gasto Oficio (para Nota: Si requiere firma digital tener en cuenta las actividades No. 11,12, 13, 14 y 15 de este instructivo. REVISAR SOLICITUD Revisar que la solicitud y la documentación este completa teniendo en cuenta la actividad anterior, el perfil solicitado debe estar de acuerdo con las funciones u obligaciones del servidor público. 10 Coordinador SIIF Nación del Senado Si cumple con los requisitos, continua con lo establecido en o registrador. las actividades No. 6, 7 y 8 consecutivamente. Solicitud Si no cumple con los requisitos se devuelve para completar la información solicitada. Actividad No. 9 o se rechaza por no cumplir con los requisitos. ASIGNACIÓN FIRMA DIGITAL SIIF NACIÓN SOLICITAR A CERTICAMARA FIRMA DIGITAL Coordinador SIIF Nación del Senado Enviar al correo electrónico destinado por Certicamara la 11 o asistente misma documentación que se envía al Ministerio de administrativo Hacienda y Crédito Público (ver actividad No. 9). presupuesto Paralelamente diligenciar la solicitud en la página web de Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Solicitud Página 3 de 6 Catalinataliaaaaa GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN SENADO DE LA REPÚBLICA No. Descripción de la Actividad CODIGO: RF-In01 VERSIÓN: 01 FECHA APROBACIÓN: 2014-10-06 Responsable o Rol Registros Certicamara, generando orden de pedido para el pago del certificado digital. SOLICITAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL 12 Solicitar mediante oficio a la División de Bienes y Servicios, Coordinador SIIF la autorización de la compra por caja menor del certificado Nación del Senado digital, de acuerdo a la orden de pedido emitido por Certicamara. REALIZAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL Coordinador SIIF 13 Presentar la orden de pedido al banco autorizado por Nación del Senado Certicamara, para realizar el pago. Teniendo en cuenta que el banco solo aceptara pagos en efectivo. ENVIAR SOPORTES DE PAGO A CERTICAMARA Coordinador SIIF Nación del Senado 14 Una vez realizado el pago, se envía los soportes a o asistente Certicamara, para la activación de la firma digital (Token) administrativo presupuesto ACTIVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL (TOKEN) 15 Una vez recibidos los soportes de pago, hacer entrega del kit para firma digital, que incluye: token, usuario, clave y manual de usuario. Nota: La activación del token tendrá vigencia de un año. Solicitud Orden de pedido Certicamara 6. PUNTOS DE CONTROL Verificar el tipo de perfil a asignar, acorde a las funciones u obligaciones del servidor público. 7. ANEXOS Anexo 1: perfiles SIIF Nación. Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Emisión del documento para divulgación e implementación. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada FECHA DE APLICACIÓN 2014-10-06 Página 4 de 6 Catalinataliaaaaa GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN SENADO DE LA REPÚBLICA CODIGO: RF-In01 VERSIÓN: 01 FECHA APROBACIÓN: 2014-10-06 Anexo 1: perfiles SIIF Nación. NOMBRE PERFILES SIIF NACIÓN Consulta. Consolidador programación presupuestal. Gestión caja menor. Gestión contable. Administrador fuente especifica. Administrador gestión presupuestal. Aprobador contable. Autorizador endosos. Beneficiario cuenta. Central de cuentas por pagar. Consolidación contable. Gestión modificación presupuestal Programador presupuestal Registrador usuarios Coordinador proyectos especiales Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 6 Catalinataliaaaaa GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN CODIGO: RF-In01 VERSIÓN: 01 FECHA APROBACIÓN: 2014-10-06 SENADO DE LA REPÚBLICA Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación. INICIO Designar coordinador SIIF Nación. Solicitar creación de cuenta de usuario coordinador SIIF Nación Crear cuenta de usuario coordinador SIIF Nación ¿Cumple con los requisitos? No Si Designar funcionario para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación (registrador) Registrar creación de cuenta de los perfiles en SIIF Nación Asistir a capacitación No Enviar solicitud al SIIF Nación ¿Cumple con los requisitos? Autorizar solicitud Si Solicitar al coordinador SIIF Nación del Senado, crear, modificar o eliminar cuentas de usuario No Enviar solicitud al SIIF Nación Autorizar solicitud Registrar creación de cuenta de los perfiles en SIIF Nación ¿Requiere firma digital? Si Si ¿Cumple con los requisitos? Revisar solicitud Solicitar a Certicamara firma digital. Solicitar pago de certificado digital No FIN FIN Activación de la firma digital (token) Enviar soportes de pago a Certicamara Realizar pago de certificado digital CONVENCIONES FLUJOGRAMA Actividad Decisión Conector de actividades Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 6