¿Qué es la procrastinación y por qué tendemos a ella?

¿Qué es la procrastinación y por qué tendemos a ella?
20 de enero de 2011 | 17:57 - Sergio Parra
Yo tiendo a la procrastinación, a veces peligrosamente. La gente que me rodea, tiende a
la procrastinación. Probablemente todos vosotros tendéis en mayor o menor medida a la
procrastinación. Pero ¿qué diablos es la procrastinación y por qué está tan de moda
en Internet?
En pocas palabras, la procrastinación sería el hábito de aplazar las cosas que
deberíamos hacer, enredándonos en tareas menos importantes o incluso gastando
nuestro tiempo deliberadamente en cosas que nos obligamos a creer que son más
perentorias. Todo ello por miedo, por pereza, porque analizar demasiado algo nos lleva a
la parálisis! porque nuestro cerebro está diseñado para ello.
Posiblemente el término, hace unos años casi ajeno del acervo cultural de la gente, está
tomando relevancia gracias a Internet. Y es que Internet en sí mismo es una fuente
infinita de procrastinación, que se lo digan a los oficinistas que tienen un ordenador
delante y no dejan de entrar en Facebook para comentar fotos de gatitos.
Las distracciones son tan poderosas porque nos permiten evadirnos de lo que no
tenemos ganas de acometer. Aunque nuestros objetivos mentales sean razonables o
incluso necesarios para alcanzar algún fin importante, la mayoría de nosotros, en un
momento u otro, “nos despistamos”. No, lo haré mañana; no, todavía no me he puesto
con el inglés porque últimamente tengo mucho trabajo; no, me queda por resolver cuatro
cosas antes de acudir a la autoescuela! ¡son cosas muy importantes! ¡De verdad!
Si nuestro cerebro estuviera mejor ensamblado, quizá estaría dotado de una voluntad
más férrea que, ante las urgencias más serias, se atendría sólo a objetivos fijados
detenidamente.
Según el psicólogo Gary Marcus, esta generalizada propensión a las distracciones y las
ausencias mentales (y la facilidad para esgrimir excusas) es una consecuencia más de:
la deficiente integración entre un conjunto reflejo y ancestral de mecanismos orientados a
fijar objetivos (quizá compartido con todos los mamíferos) y un sistema deliberativo de
evolución más reciente, que, por inteligente que parezca, no siempre participa en el
proceso.
w w w . g o t t t r a i n i n g . e s
Las estadísticas nos indican que entre el 80 y el 95 % de los estudiantes universitarios
postergan sus obligaciones, y dos tercios de todos los estudiantes consideran que
tienen por costumbre postergar las cosas.
Según otros cálculos, entre el 15 y el 20% de todos los adultos se ven crónicamente
afectados; y no puedo por menos que preguntarme si el resto sencillamente miente. A la
mayoría de las personas les preocupa la tendencia a postergar; en general la describen
como algo malo, perjudicial y estúpido. Y, sin embargo, casi todos incurrimos en ella.
El problema, pues, es que a menudo aplazamos lo que es importante hacer, incluso para
mejorar nuestra vida de algún modo, a fin de sumergirnos en otras actividades que no
nos permitan sentir remordimientos: ver la televisión, por ejemplo. No digo que ver el
último capítulo de Lost no sea importante, pero seguramente es un objetivo con menos
prioridad que muchos otros.
Y ¿cuáles son las cosas que suelen excitar nuestra procrastinación al máximo?
Las tareas más susceptibles de ser postergadas reúnen, por lo general, dos condiciones:
no nos divierten y no es obligatorio realizarlas ahora mismo. A la menor oportunidad,
aplazamos las tareas que más rechazo nos producen y nos recreamos en lo divertido, a
menudo sin detenernos a pensar en el coste final. La postergación es, en suma, el hijo
ilegítimo de la tasa de descuento al futuro (la tendencia a devaluar el futuro respecto al
presente) y el uso del placer como brújula chapucera.
En fin, lo dicho, que mañana me pondré. Prometido.
Vía | Kluge de Gary Marcus
w w w . g o t t t r a i n i n g . e s
Ponerse en modo
hacer y terminar
¿Sabes cuál es el día de mayor productividad
en las empresas? El día antes de irse de
vacaciones. Todo el mundo quiere “cerrar
temas” antes de irse y se pone a trabajar
como un poseso. Ese día, en el que a veces
sólo se trabaja por la mañana, eres capaz de
cerrar frentes que llevaban abiertos semanas,
terminar tareas complejas, enviar propuestas,
escribir emails que tenías pendientes, tomar
decisiones, completar documentos, ponerte
de una vez con tareas procrastinadas e
incluso desatascar algún problema de un
compañero.
Ese día, tal vez por el desayuno, es uno de
los más productivos en el trabajo: te llegan las
horas que tienes, además avanzas un montón
y te sientes bien contigo mismo. ¿Y por qué
no actuamos así siempre?
* ¿Abrirías el Email nada más empezar?
* ¿Con cuántas tareas te pondrías a la vez?
* ¿Pedirías concentración a los que te
rodean?
* ¿Qué tarea elegirías para empezar?
* ¿Abrirías tu lector de feeds?
* ¿Te darías una vuelta por tus redes sociales?
* ¿Te meterías en la primera reunión que te
propusieran?
* ¿Abrirías skype o el messenger al empezar?
* ¿Te pondrías a descargar cosas o
“mariposear” online?
* ¿En qué momento harías las tareas
manuales o las rutinarias?
* ¿Cómo actuarías con las llamadas al
teléfono fijo o móvil?
* ¿Dejarías el Email abierto para chequearlo
cada cinco minutos?
Porque cuando tenemos tiempo de sobra la
mente se relaja (se descuida), llama a la
puerta de los malos hábitos, descuida la
organización, cae en la improvisación, se deja
llevar por distracciones, admite y recibe
cualquier interrupción... pierde eficacia. Y
luego nos lamentamos amargamente porque
nunca nos llegan las 8 horas.
Recuerda, sólo tienes tres horas y mucho
trabajo por delante. En cuanto te fuerzas a
pensar así tu actúas de un modo
completamente distinto:
Esto es falso. Las 8 horas del día siempre
llegan. De hecho sobran. Porque nuestro
problema no es el tiempo que tenemos sino lo
que hacemos con él. Y si no, prueba a hacer
este ejercicio que a mí hace tiempo que me
cambió la forma de trabajar y la forma en la
que veo el tiempo de trabajo.
3. Disfrutarás luego de tiempo extra para el
resto de cosas.
Imagina el día que tienes muchas cosas por
delante. Cuando vayas de camino al trabajo
mentalízate de que ese día sólo tienes tres
horas de trabajo. Sí, sólo tres. Tienes tres
horas para hacer todo lo que te habías
propuesto:
Consultoría, formación y teambuilding
1. Te pondrás el sombrero de “cerrar puertas
abiertas”
2. Harás antes y mejor las tareas importantes.
Cuando piensas así tu mente se pone en
modo Hacer-y-Terminar y avanzas por tus
tareas con una eficacia y resolución que te
sorprenderá. Del mismo modo que un viernes
o el día antes de vacaciones te fuerzas a ti
mismo a cerrar temas. Y lo consigues.
Por Berto Pena
www.thinkwasabi.com
www.gottraining.es
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#1 No leas el Email a primera hora
Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte,
hacer y terminar una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea Clave.
#2 Pon un Inbox físico en tu mesa
Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo (informes, facturas…) que
vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo
arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día “procesas” y decides qué hacer
con todo ese papeleo.
#3 Herramientas de captura siempre a mano
En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo
que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo
Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier
cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.
#4 “Arrincona” las tareas manuales
Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas
manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar
carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas
de máxima productividad es un error.
#5 Destina momentos para la actividad online
Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes
sociales…) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un
momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué
“ventana” del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y
rendimiento. Por ejemplo: “la última media hora de la mañana me dedicaré a todo
eso”.
#6 Utiliza auriculares
Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que estimule tu concentración o
bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo) que ayudarán
a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los auriculares ahuyentan
las ganas de interrumpirte que pueda tener algún compañero que pase a tu lado.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#7 Pide concentración a los que te rodean
Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes de empezar una tarea
importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco de silencio. Lo
entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo poco después para
poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en las cervezas después
de la oficina.
#8 “Arrincona” tus llamadas de teléfono
Muchas de las llamadas que haces sabes que las tienes que hacer por adelantado. En
lugar de salpicar todo tu día llamando ahora, luego, más tarde, concentra todas las
llamadas que puedas en el mismo tramo del día (por ejemplo 30 min.) y haz una
ronda de llamadas.
#9 Reduce y limita tus salidas
Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo primero que te dicen para
tratar cualquier tema es: “¿por qué no nos vemos y lo hablamos?”. El teléfono, una
videoconferencia… hay formas de tratar en remoto casi cualquier tema y son más
respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y si tienes que visitar a alguien, no
lo hagas a media mañana o media tarde, o romperás por completo tu ritmo de
trabajo.
#10 Cuenta y comunica tus rutinas
Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus rutinas de trabajo. Cómo
te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos estás más concentrado…
Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que colabores mejor, que
trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a que hagan lo mismo. (El
problema es que casi nadie hace esto.)
#11 Reduce y limita tus reuniones
Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si tienes que asistir, si
vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no es así, habla con el responsable
para hacérselo saber. Dejarte liar por cualquier reunión es nocivo a corto y largo
plazo (porque luego siempre va a más).
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#12 Prepara tus reuniones
Si finalmente tienes que asistir, prepáralas. No vas de paseo al campo. Estás
trabajando. A) Acuerda cuánto va a durar B) Averigua de qué se va a hablar C) Si
tienes que aportar algo prepáralo D) A la salida ten muy clara tu próxima tarea.
#15 Acuerda “periodos de silencio”
Si con nuestros compañeros no nos cuesta hablar para organizar una cena de
empresa, ¿por qué nos cuesta tanto organizarnos en el trabajo? Podéis acordar tener
periodos de silencio, de tregua, de tranquilidad, donde TODOS podréis trabajar y
rendir mejor. Al final todos pasáis por lo mismo y necesitáis soluciones comunes a
un mismo problema: ruido+interrupciones.
#16 Recopila información online antes
Al preparar documentos, presentaciones, informes, estudios… es normal capturar
información de Internet. El problema es que ahí, las posibilidades de distraernos se
multiplican por mil. Recopila toda la información que puedas antes de empezar a
teclear y te costará mucho menos terminar ese documento.
#17 Antes de empezar revisa tu Planificación
Un ejercicio que te llevará 5 minutos que te servirá para dos cosas: A) Asegurarte que
lo que habías planificado para hoy es, en efecto, lo que debes hacer B) Visualizar el
día que te espera y detectar las tareas más importantes. Es como el “trailer” de tu día
de trabajo.
#18 Haz descansos frecuentes
Haz pausas y “descansos activos” entre tareas. Y eso significa hacer algo
completamente distinto a lo que hacías (ponerte a chatear no es descansar). Aléjate
de tu mesa, haz estiramientos, relájate, sal fuera… A partir de cierta hora no rindes
más y mejor sino menos y peor. Hay que saber descansar bien para ofrecer calidad y
agilidad.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#19 Utiliza la Técnica Pomodoro
Esta técnica en la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla
de forma puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado “festivo”) o de
manera continuada, como tu forma de trabajo habitual.
#20 “No me pases llamadas, estoy fuera”
Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en
recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di que vas a salir fuera a
una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea (muy bien) y luego podrás
devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo aplicable a tu teléfono móvil,
que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El buzón de voz funciona de maravilla!)
#21 Combate al interruptor
Hay gente que nació para hacer gracietas, molestar, parlotear y no dar un palo al
agua. Llevan la vagancia en su ADN. Sé tajante y expeditivo con ellos. Como te vean
tibio o incluso interesado en sus chorradas, te utilizarán como público y no pararán
de hacer visitas a tu mesa. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse
firme, tajante y hasta enérgico con esos interruptores. O eso, o te acribillarán y
sufrirás.
#22 Aprovecha la hora de la comida
Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas
llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu
monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu
día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.
#23 Utiliza las tareas de baja intensidad
Si estás despistado, espeso o hay mucho ruido a tu alrededor puedes echar mano de
ciertas tareas de baja intensidad productiva pero útiles al cabo. Algunos ejemplos
que yo practico: ordenar-limpiar mi Evernote, actualizar mis filtros y reglas en Gmail,
actualizar mis suscripciones en GReader, revisar estadísticas de visitas, seleccionar o
guardar en PDF artículos de interés, etc.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
#24 Planea el día siguiente por adelantado
Destina los últimos 15-20 minutos a elaborar la lista de tareas que vas a hacer
mañana. De todo lo pendiente que hay por hacer qué se tiene que hacer mañana y
qué tareas son las más importantes. Hacer esa “foto” por adelantado te ayuda a
empezar con más ritmo e intensidad. (Es un fantástico —créeme— hábito que animo
a todo el mundo a practicar.)
#25 Antes de marchar “resetea” todo
Dedica los últimos dos minutos a recoger y limpiar tu mesa. Será como el ritual que
te ayudará a “resetear” toda la actividad del día. Y al día siguiente, cuando llegues
para empezar, la visión de una mesa despejada y limpia te transmitirá más calma que
otra cosa. El caos es divertido pero no funciona.
* Ideas recopiladas en thinkwasabi.com por Berto Pena
Los contenidos de este Documento están bajo una licencia Creative
Commons, que contempla las siguientes restricciones:
El material creado por Gottraining XXI S.L. sólo puede ser distribuido,
copiado y exhibido por terceras personas si se muestra en los créditos.
El material original y los trabajos derivados no pueden ser distribuidos,
copiados y exhibidos para uso comercial.
El material creado por Gottraining XXI S.L. puede ser distribuido,
copiado y exhibido pero no se puede utilizar para crear un trabajo
derivado o igual del original.
Para cualquier información adicional sobre autorizaciones no concedidas en esta
licencia: info@gottraining.es
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
formación, teambuilding y ergosalud
El efecto Zeigarnik
O por qué las películas con
mensaje acaban mal...
Tras años y años viendo películas de todo tipo
creo estar en condiciones de subirme al tonel
más cercano a proclamar una verdad
universal: si uno oye hablar de un “film de
denuncia” que pretende transmitir algún
mensaje con el que despertar las conciencias
de los espectadores, puede tener por seguro
que en él morirá el protagonista. Hay una
explicación psicológica para ello.
Desde “El jardinero fiel”, pasando por “La
vida es bella” o “Diamantes de sangre”y, en
fin, el título que al lector se le venga a la
mente, da la impresión de que una película
militante -llamada también “de denuncia
social” o “cine de protesta”- ha de tener un
final trágico que le haga a uno salir del cine
apesadumbrado.
Para ello suele ser necesario que muera el
protagonista, o en su defecto algún personaje
estrechamente unido a él y que haya sido
retratado previamente como la inocencia
personificada. Ante cuyo cadáver el
protagonista, arrodillado, alce los puños al
cielo clamando justicia entre lágrimas contra
sus asesinos.
La explicación más inmediata es que un final
trágico da el adecuado tono de seriedad que la
denuncia de cualquier injusticia requiere. Pero
hay otra, algo más sutil, para la que la
psicóloga rusa de origen judío Bluma
Zeigarnik otorgó un epónimo: el Efecto
Zeigarnik: la tendencia a recordar tareas
inacabadas o interrumpidas con mayor
facilidad que las que han sido completadas.
Bluma se percató de esto al observar cómo un
camarero era capaz de recordar fácilmente una
larga lista de pedidos pendientes y sin
embargo difícilmente recordaba los platos que
acaba de servir, lo que le llevó a publicar un
estudio al respecto en 1927.
Lo interesante de este hallazgo estuvo en que
tiene consecuencias más allá de la hostelería.
En general todas las tareas inacabadas
provocan estrés y resultan difíciles de apartar
de la cabeza. Por ello la gente olvida tras los
exámenes lo estudiado, los pilotos intentar
aterrizar a pesar de que las condiciones no
sean las adecuadas y cada episodio de una
serie a menudo termina en un momento de
gran dramatismo conocido como cliffhanger,
que incita al espectador a permanecer delante
del televisor la semana siguiente a la misma
hora.
La importancia del desenlace
Cuando somos espectadores de una narración
nos encanta que la historia se cierre, que el
malo reciba su castigo y que, en definitiva, el
conflicto quede resuelto. Por tanto una historia
con un final trágico en el que no se haya
impartido justicia es una trama irresuelta que
incita al espectador a pasar a la acción y tomar
alguna clase de iniciativa para que dentro de
su cabeza la historia pueda tener el final que le
corresponde.
Dejando de lado el cine, en muchas
reivindicaciones políticas se rememoran no los
logros sino las derrotas y agravios sufridos.
Para movilizar a la población y que busque su
particular “cierre” de tales narraciones.
Extraído de:
http://cienciaparagentedeletras.wordpress.com/
2011/03/09/el-efecto-zeigarnik-o-por-que-las-peliculascon-mensaje-suelen-acabar-mal/
www.gottraining.es
La lista "B"
M
e encantan las continuas ideas que
voy encontrando por la red y los
truquis que se van planteando por la
blogosfera acerca de como ir
gestionando nuestro tiempo.
La verdad es que te sorprendes cuando,
además, esas pequeñas ideas de sentido
común son aprovechadas por grandes
visionarios, por que otra cosa no, pero gente
avispada hay por doquier, y lo transforman en
libros de éxito o varitas mágicas de la
eficiencia.
¿Que sugerimos? - Coge una pequeña hoja
de papel y anota 5 únicas tareas, entre las
cuales incluyas al menos, una de esas que
ocupan altas posiciones en tu lista. A partir de
aquí, dedícate única y exclusivamente a ellas,
ve tachando y no hagas otra cosa hasta que
las termines.
Cuando termines, repite la operación con otras
5, verás como es más fácil ir poco a poco que
viendo la lista de golpe!
Ojo:
* Elige bien las 5 tareas
* No las abandones hasta cumplir las 5
* Registra nuevas tareas que te lleguen para
después
En este caso, voy a comentar un pequeño
truco que ya ponía en marcha hace tiempo
pero que a día de hoy he visto ya en varios
blogs, se trata de como atacar la interminable
lista de tareas que tenemos día a día sobre
nuestra mesa, agenda, sistema GTD...
* Si has conseguido 4... solo te queda una,
que no salte de lista en lista!!
Como siempre, aparecen webs preparadas
para usar estos sistemas, échales un ojo por
s i t e p u e d e n a y u d a r : t h i n g l e r. c o m o
teamly.com
¿Qué ocurre cuándo la lista es demasiado
extensa? - Nuestro ímpetu por ir bajando el
número de cosas por hacer, ir tachando o
marcando como realizadas diferentes
acciones, nos lleva a coger y ponernos manos
a la obra con aquellas que menos nos
cuestan, sea por procrastinación o porque
requieran más tiempo y concentración, vamos
dejando de lado algunas de ellas, de modo
que... tendremos una serie de tareas inmóviles
que irán ocupando las primeras posiciones de
mi lista y que serán inamovibles de allí.
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Emilio Solís
Consultor Formación
gottraining SL
GTD y la matriz de
Eisenhower para priorizar
tareas
y algunos le colgaron la medalla, pero en
realidad fue “Ike” quien la hizo pública por
primera vez.
Cuenta
la
historia
que,
finalizada
la
Hace poco tiempo, en un artículo de la
guerra, un periodista de la revista Fortune
serieGTD para dummies, escribía sobre la
quiso saber qué técnica había utilizado
necesidad de diferenciar entre lo urgente
para priorizar las tareas ante la ingente
y lo importante a la hora de priorizar
cantidad de decisiones que había tenido
nuestras
que tomar mientras lideraba a los Aliados.
tareas.
Comentaba
que
con
demasiada frecuencia caemos en el error
Einsenhower
de
acciones
cuadrante, en el que la importancia de las
urgentes como si fueran importantes, y
cosas se representaba en el eje horizontal
aún peor, asimilamos una interrupción
y la urgencia en el eje vertical, de manera
como
que quedaba una matriz de cuatro celdas.
gestionar
si
las
próximas
fuera
una
urgencia.
dibujó
entonces
un
Consecuencia: terminamos haciendo el
Cuando algo era importante pero no
trabajo según llega, en lugar de atacar
urgente
primero las próximas acciones que son
agendaba para hacerlo más adelante. Si
prioritarias.
era urgente pero no importante –arriba a
Saber todo eso está muy bien, pero ¿cómo
la izquierda–, entonces lo delegaba a
podemos trabajar con la importancia y la
alguno de sus colaboradores. Finalmente,
urgencia en la práctica diaria de GTD?
si era importante y urgente –arriba a la
Bueno, estamos de suerte, porque hay un
derecha–, lo hacía personalmente en ese
par de preguntas y una matriz –la matriz
momento, o lo más rápidamente posible.
de
El periodista, muy perspicaz él –igual que
Einsenhower–
que
nos
ayudarán
–abajo
a
la
derecha–,
él
lo
muchísimo. Vamos a ello.
alguno de vosotros, ya os conozco– se dio
La matriz de Eisenhower
cuenta de que no había dicho nada
Sí señores, Dwight David Eisenhower, el
comandante supremo de las tropas de los
Aliados en el Frente Occidental durante la
respecto a las cosas que no eran ni
urgentes ni importantes. Se lo hizo saber
a “Ike” y este le dijo:
Segunda Guerra Mundial, y a la postre
–Verá
presidente de los Estados Unidos, resulta
importante, simplemente no lo hago.
que “inventó” una muy interesante técnica
Como podéis ver, con esta matriz resulta
para la toma de decisiones. Muchos
muy sencillo captar visualmente dónde
años
quedan las tareas, y podemos tomar una
después
Stephen
Covey
la
redescubrió en su libro “First Things First”
jóven,
decisión
si
rápida
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
no
de
es
cuáles
urgente
deben
ni
ser
nuestras próximas acciones. Sin embargo,
respuesta
la
importante.
matriz
sólo
sirve
para
tener
una
es
“no”,
entonces
no
es
representación visual de qué hacer una
De nuevo, esta pregunta aparentemente
vez conocemos la urgencia e importancias
simple encierra mucho más poder del que
de las cosas. No nos dice cómo priorizar,
sugiere. Imagina la cantidad de asuntos
es decir, cómo determinar dicha urgencia
que podrás enviar al calendario o la lista
e importancia.
“algún día/quizá” de tu sistema GTD,
Cómo determinar la urgencia
simplemente con responder rápidamente
Hay una pregunta muy simple que nos
a esta pregunta. Hacerlo significará ser
ayudará
honesto con tus listas de acciones, pues
a
determinar
con
meridiana
claridad si algo es urgente o no, y así
contendrán
poderlo
de
urgente e importante, y apartarás la paja
Eisenhower correctamente. La pregunta
de lo que es poco urgente o poco
es: Y si no lo hago ahora, ¿qué puede
importante.
ocurrir?
En
encuadrar
Si
la
en
la
respuesta
matriz
es
“nada”,
solo
definitiva,
lo
aplicar
verdaderamente
la
matriz
de
entonces no es urgente.
Eisenhower, en conjunto con estas dos
No os dejéis engañar por la aparente
poderosas
simpleza de la pregunta. Es mucho más
sencilla de priorizar, y una receta infalible
útil de lo que parece. En no pocas
para tener listas de próximas acciones
ocasiones decidimos hacer una próxima
más pequeñas y manejables, eliminando
acción
mucha presión de tu sistema GTD.
que
nos
parece
urgente,
preguntas,
es
una
forma
simplemente porque nos resulta fácil de
Jero Sanchez
hacer, o es más agradable de hacer que la
Elgachupas.com
que deberíamos estar haciendo.
A la luz de la respuesta a esta pregunta
será imposible ignorar la realidad, y
deberíamos ser capaces de ignorar o
delegar –lista “a la espera” de GTD–,
muchas
más
tareas
de
las
que
habitualmente delegamos e ignoramos.
Cómo determinar la importancia
Para saber si algo es importante hay otra
pregunta clave: ¿Yo o alguien más se
acordará de este tema dentro de una
semana –o quince días, o un mes…? Si la
w w w . g o t t r a i n i n g . e s