Organización interna e la empresa

LA ORGANIZACIÃ N INTERNA DE LA EMPRESA
• Introducción
• La estructura organizativa: elementos, relaciones, principios
• Las formas organizativas. El organigrama
• Las áreas funcionales de la empresa
• El departamento de recursos humanos
• Introducción:
La empresa necesita organizarse para poder desarrollar su actividad por ello es necesario establecer una
estructura organizativa de acuerdo a sus caracterÃ−sticas.
Por otro lado las personas que trabajan en la empresa necesitan conocer las diferentes relaciones tanto
jerárquicas como funcionales que hay dentro de la empresa.
• La estructura organizativa:
La organización interna de la empresa viene determinada por su estructura organizativa, que es aquella que
describe como se agrupa, como se identifica y como se relacionan los distintos elementos que formal la
empresa, determinará el nivel de autoridad y de responsabilidad de cada uno de los miembros de la empresa.
Le estructura organizativa de una empresa está formada por: el conjunto de elementos que la integran; las
funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos y las relaciones jerárquicas y funcionales
existentes entre los distintos elementos.
• Elementos de la estructura organizativa:
• Alta dirección: está formada por aquellas personas que realizan funciones de dirección general en
la empresa, similares a las del empresario (toman decisiones estratégicas, fijan objetivos generales
de la empresa…)
• Dirección intermedia: está formada por mando intermedios cada uno de ellos tiene a su cargo un
número determinado de trabajadores. Su función es relacionar los objetivos generales de la empresa
con los objetivos operativos de los distintos departamentos. Son personas que tienen autoridad sobre
las bases operativas.
• Bases operativas: está formada por el conjunto de personas, técnicos y trabajadores, diariamente
relacionados con la producción, la venta y la prestación de servicios.
• Tecnoestructura: está formada por los analistas o expertos que estudian las distintas funciones de la
empresa con el objeto de encontrar sus fortalezas y debilidades. No participan en el trabajo productivo
sino que preparan a las personas que realizan el trabajo productivo.
Sirven para introducir la normalización en la organización:
-Los analistas de métodos y tiempos: su función es normalizar los procesos de trabajo.
-Los analistas de planificación y control: son contables que normalizan los resultados.
-Los analistas de personal seleccionan y forman para normalizar las habilidades y los comportamientos de los
trabajadores.
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♦ Estructura de apoyo (órganos staff): está formada por el personal de asesoramiento cuya
función consiste en asesorar al as directrices sobre diferentes materias: fiscal, laboral,
mercantil, legal, etc. Este asesoramiento puede ser individual o de forma conjunta para un
departamento. Esta estructura de apoyo puede ser de dos tipos:
• Staff directivo (formado por especialistas que forman parte de la plantilla de la empresa y son
básicos para conseguir los objetivos de la empresa)
• Staff de apoyo ( está formado por asesores no incorporados a la plantilla y sus funciones son de
carácter complementario)
Ejemplos: de los elementos de la estructura organizativa.
1º- Alta dirección: director general y los directores superiores
2º- Dirección intermedia: directores del departamento de personal
3º- De la base operativa: operario de producción y los administrativos
4º- Tecnoestructura: auditores
5º- Estructura de apoyo (órganos staff): asesores fiscales
• Relaciones en la estructura organizativa: existen dos tipos de relaciones:
♦ Relaciones formales: son aquellas que fueron precisamente definidas por la dirección de la
empresa y comunicadas a los demás, pueden ser de dos tipos:
• Lineales: relaciones de autoridad o jerarquÃ−a entre el jefe y el subordinado.
• De staff: relaciones de asesoramiento entre especialistas y directivos.
⋅ Relaciones informales: son aquellas que surgen espontáneamente como
consecuencia de las comunicaciones que se producen entre las personas que
integran la empresa. Estas relaciones configuran la organización informal
que está fuera de control de la dirección de la empresa. Estas relaciones
surgen debido a la amistad, la proximidad en el trabajo o a la similitud de los
objetivos personales. Un elemento importante en estas relaciones informales
es la existencia de lÃ−deres y a veces en la empresa estos pueden ejercer una
mayor influencia que el lÃ−der establecido en la organización formal.
Ejemplos de relaciones formales: la mantenida por el jefe de departamento de administración con los
diferentes administrativos que trabajan en le mismo, la mantenida por el gerente de la empresa y su asesor
financiero.
Ejemplos de relaciones informales: el jefe de personal y un administrativo de la empresa juegan juntos el
domingo al tenis y el jefe de administración y un trabajador técnico comparten coche para ir a trabajar.
• Principios que estructuran la organización de la empresa:
• El principio de autoridad y jerarquÃ−a: deben existir diferentes niveles de autoridad dentro de la
empresa, ordenados de forma jerárquica según el grado de responsabilidad y control.
• El principio de unidad de dirección: debe existir en la empresa una dirección única que será la
encargada de definir los objetivos generales de la empresa y las estrategias a seguir.
• El principio de unidad de mando: cada subordinado debe tener únicamente un solo superior directo.
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• El principio de delegación: una persona asigna autoridad y responsabilidad a otra para que esta
desempeñe unas funciones, el superior que delega al subordinado no queda libre de la
responsabilidad en cuanto a la realización de funciones.
• El principio de descentralización: consiste en delegar autoridad para la toma de decisiones con
carácter permanente.
• El principio de división de trabajo y especialización: se separan las tareas propias de una actividad
en diferentes personas de forma que a cada una se le asignará una función especÃ−fica, con el
objetivo de que se convierta en un experto en la realización de dicha tarea.
• El principio de departamentalización: se agrupan las diferentes tareas o áreas funcionales o de
departamentos existentes en la empresa.
• El principio de coordinación: debe existir un cierto nivel de coordinación entre las personas o
departamentos de un mismo nivel jerárquico o de diferente nivel.
• El principio de motivación y participación: existirán en la empresa diferentes métodos para
motivar a los trabajadores y para fomentar la participación de los trabajadores en la empresa.
• El principio de comunicación: deberán darse en la empresa varios tipos de comunicaciones:
1º- Descendente: desde el superior al subordinado
2º- Horizontal: de superior a superior, o de subordinado a subordinado
3º- Ascendente: de subordinado a superior
En la comunicación escrita se utilizan distintos soportes como: las cartas, las notas interiores, las circulares
definidas a todos o a parte de los empleados, el fax, el correo electrónico…
En algunas empresa la red informática de comunicación interna adquieren gran importancia.
En ocasiones la revista de la empresa desempeña un papel importante para difundir información de
carácter general.
Las ventajas de la comunicación escrita está en que lo escrito supone una prueba del contenido de los
mensajes.
• Las formas organizativas. El organigrama: la forma de organizarse de una empresa es una
caracterÃ−stica propia que las diferencia de las demás. Para ello la empresa debe realizar un organigrama
y decidirse por una determinada forma organizativa.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. En le se reflejan
los distintos niveles y áreas de que constan la empresa, asÃ− como las relaciones jerárquicas y funcionales
que existen.
Los organigramas también sirven para que terceras personas que se relacionan con la empresa aunque no
trabajen en ella conozcan a los interlocutores en cada circunstancia. Para que un organigrama sea de utilidad;
en primer lugar debe ajustarse a la realidad que representa; 2º lugar debe ser claro, preciso y comprensible y
en 3º lugar debe estar actualizado.
Los organigramas se clasifican según diversos criterios:
Informativos (aspectos generales)
Según su finalidad: AnalÃ−ticos (estructura de la empresa)
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Unidad
Según su extensión: Grupo
estructura
Tipos
De Según la información que proporcionan: funcional
Organigramas personal
generales
Según su amplitud: parciales
ramificada
Según su forma: circular
Mixto
• Las áreas funcionales (departamentos) de la empresa: consisten en una agrupación de personas que
tienen en común unos objetivos. Existen diversos criterios utilizados por las empresas a la hora de
departamentalizar y son los siguientes:
• Según los procesos productivos: se asignará un departamento por cada proceso productivo. La
principal ventaja que se obtiene es la especialización ya que cada departamento se especializa en una
fase de proceso.
• Según las funciones: se configuran departamentos en base a las principales funciones que deben
realizarse en la empresa. Cada departamento se especializa en cada una de estas funciones.
• Según los clientes: se crean departamentos en base a los clientes de la empresa
• Según las zonas geográficas
• Según los productos o servicios comercializados…
En las empresas se suelen distinguir los siguientes departamentos:
• Departamento de producción: se va a encargar de todos los procesos, métodos y tecnologÃ−as
que permitan la obtención de productos y servicios
• Departamento comercial (marketing): se encarga de todo lo relacionado con el producto (fijación de
precios, distribución, publicidad…). Controla todo lo relacionado con las caracterÃ−sticas del
producto: diseño, embasado, etiquetado… con la finalidad de atraer la atención del consumidos y
poder asÃ− incrementar las ventas.
• Departamento económico-financiero: su función es proporcionar a la empresa los fondos
necesarios en el momento necesario y al mÃ−nimo coste.
En muchas empresas la función financiera va ligada ala función contable, por lo que en este departamento
se desempeñan labores contables. En otras empresas existe un departamento de contabilidad, independiente
del económico- financiero, aunque con una gran coordinación entre ambos.
• Departamento de R.R.H.H.: en las empresas trabajan personas que necesitan estar motivadas por lo
tanto es fundamental una adecuada polÃ−tica de dirección de recursos humanos.
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• Departamento de administración: ejerce el control de la empresa a través del manejo de la
documentación. En algunas empresas existe el departamento de administración y en otras esta
función puede ser llevada a cabo por otros departamentos como son el departamento de personal que
se encarga de la documentación relacionada con el personal de la empresa o en departamento de
contabilidad que es el que maneja la documentación contable y económica.
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