INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS SISTEMA DE ACOPIO DE INFORMACIÓN “REGISTRO DE UTILIDADES / EXCEDENTES O PÉRDIDAS” MANUAL DE USUARIO (Versión 1.0) Actualizado al: 06 de marzo de 2015 Manual de Distribución de utilidades / excedentes ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3 2. DEFINICIÓN DEL FORMULARIO ........................................................................................ 4 3. CONTROLES DE VALIDACIÓN ........................................................................................... 6 4. PERIODICIDAD Y PLAZOS DE ENTREGA ......................................................................... 8 SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas Página 2 Manual de Distribución de utilidades / excedentes 1. INTRODUCCIÓN El formulario de “Registro de Utilidades / Excedentes o Pérdidas” tiene como objetivo solicitar a las organizaciones del Sector Financiero Popular y Solidario información relacionada a utilidades / excedentes o pérdidas al cierre del ejercicio fiscal anual. Este manual contiene información sobre la definición de los campos del formulario “Registro de Utilidades / Excedentes o Pérdidas” con sus respectivos controles de validación, periodicidad y plazos de entrega. El formulario “Registro de Utilidades / Excedentes o Pérdidas”, será remitido por las organizaciones del Sector Financiero Popular y Solidario controladas por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria como plazo máximo hasta el 11 de mayo del año siguiente al del corte de los estados financieros. Una vez recibida la información en el portal “Gestión de envío de información”, se remitirá una confirmación de recepción, vía correo electrónico, a las direcciones registradas en la base de contactos relacionados a la información de Estados Financieros del Sector Financiero Popular y Solidario. El incumplimiento de este requerimiento en el plazo y forma establecidos, está sujeto a las normas de control vigentes. SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas Página 3 Manual de Distribución de utilidades / excedentes 2. DEFINICIÓN DEL FORMULARIO Registro de utilidades / excedentes o pérdidas Se registrarán todos los datos que corresponden a la participación y entrega de utilidades / excedentes o pérdidas del ejercicio económico de cada año. Registro de cabecera No. • • • Campo Tipo de dato Opción 1 RUC numérico (13) obligatorio 2 Nombre de la organización caracter (50) obligatorio 3 Fecha de corte fecha (dd/mm/aaaa) obligatorio RUC.- Corresponde al Registro Único de Contribuyentes de cada organización. Nombre de la organización.- Corresponde a la razón social de cada organización. Fecha de corte.- Fecha de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa, que corresponderá al 31 de diciembre del año inmediato anterior. Registro de detalle No. Campo Tipo de dato Opción 1 Utilidad / Excedente o Pérdida Operacional numérico (15,2) obligatorio 2 Participación trabajadores numérico (15,2) obligatorio 3 Monto de Impuesto a la Renta causado numérico (15,2) obligatorio 4 Utilidad / Excedente luego de participación a trabajadores e Impuesto a la Renta causado numérico (15,2) obligatorio 5 Fondo irrepartible de reserva legal numérico (15,2) obligatorio 6 Contribución a la SEPS numérico (15,2) obligatorio 7 Fecha de la Asamblea fecha (dd/mm/aaaa) obligatorio 8 Certificados de aportación numérico (15,2) obligatorio • Utilidad / Excedente o Pérdida Operacional.- Resultado operacional de la organización por el giro del negocio al cierre del ejercicio fiscal, que corresponde a la diferencia entre los ingresos y gastos que ha obtenido la entidad. • Participación a trabajadores.- Corresponde al valor del 15% de participación de utilidades que los trabajadores tienen derecho, de acuerdo al artículo 96 del Código del Trabajo. SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas Página 4 Manual de Distribución de utilidades / excedentes • Monto de Impuesto a la Renta causado.- Valor de Impuesto a la Renta causado, declarado en el Formulario 101 (casillero 839). • Utilidad / Excedente luego de participación a trabajadores e Impuesto a la Renta causado.- Resultado de la diferencia de la utilidad / excedente operacional menos participación a trabajadores e impuesto a la renta causado. • Fondo irrepartible de reserva legal.- Valor que la entidad debe asignar como mandataria, que corresponde mínimo al 50% de la utilidad / excedente luego de participación a trabajadores e Impuesto a la Renta causado, según el artículo 50 de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria que establece: “Art. 50.- Fondo Irrepartible de Reserva Legal.- El Fondo Irrepartible de Reserva Legal lo constituyen las cooperativas para solventar contingencias patrimoniales, se integrará e incrementará anualmente con al menos el cincuenta por ciento (50%) de las utilidades y al menos el cincuenta por ciento (50%) de los excedentes anuales obtenidos por la organización. No podrá distribuirse entre los socios, ni incrementar sus certificados de aportación, bajo ninguna figura jurídica, y podrá ser distribuido exclusivamente al final de la liquidación de la cooperativa de acuerdo con lo que resuelva la Asamblea General.” • Contribución a la SEPS.- Cálculo realizado de la utilidad / excedente operacional menos participación a trabajadores. De acuerdo a las Resoluciones No. SEPS-IEN-2013-023 y No. SEPS-IEN-2014-005, las cooperativas de los segmentos 1, 2, 3 y 4 pagarán una contribución anual del 1% de las utilidades y excedentes generados en el respectivo ejercicio fiscal, sobre los estados financieros cortados al 31 de diciembre del año inmediato anterior. Este pago deberá ser cancelado hasta el 30 de abril de cada año. • Fecha de la Asamblea.- Fecha de la sesión celebrada por la Asamblea General de Socios, en el formato dd/mm/aaaa en la que se comunicó sobre los resultados del ejercicio y se tomó la decisión de su aplicación. • Certificados de aportación.- Valor que la Asamblea General de Socios decide registrar a favor de los socios. SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas Página 5 Manual de Distribución de utilidades / excedentes 3. CONTROLES DE VALIDACIÓN Registro de utilidades / excedentes o pérdidas 1. RUC / Nombre de la organización Al ingresar el número de RUC, automáticamente debe desplegarse el nombre de la organización. 2. Fecha de corte Debe pertenecer al 31 de diciembre del año que corresponda. 3. Verificación del envío del balance Debe verificarse que el balance de la organización con corte al 31 de diciembre del año que corresponda, haya sido remitido y validado satisfactoriamente. 4. Utilidad / Excedente o Pérdida Operacional (A) Debe ser igual a la sumatoria de las siguientes cuentas del balance al 31 de diciembre de la fecha de corte: (51) Intereses y descuentos ganados (52) Comisiones ganadas (53) Utilidades financieras (54) Ingresos por servicio (55) Otros ingresos operacionales (56) Otros ingresos (41) Intereses causados (42) Comisiones causadas (43) Pérdidas financieras (44) Provisiones (45) Gastos de operación (46) Otras pérdidas operacionales (47) Otros gastos y pérdidas. Utilidad / Excedente (41+42+43+44+45+46+47) o Pérdida Operacional = (51+52+53+54+55+56) – Si el resultado es negativo, se registra la pérdida operacional. 5. Participación trabajadores (B) Debe ser cero si registra pérdida operacional. Caso contrario debe ser igual al 15% de (A). 6. Monto de impuesto a la renta causado (C) Valor de Impuesto a la Renta causado, declarado en el Formulario 101 (casillero 839). Debe ser cero si registra pérdida operacional. Este valor no puede ser negativo. 7. Utilidad / Excedente luego de participación a trabajadores e Impuesto a la Renta causado (D) Debe ser cero si registra pérdida operacional. Caso contrario debe ser igual a (A - B - C). 8. Fondo irrepartible de reserva legal (E) Debe ser cero si registra pérdida operacional. Caso contrario debe ser mayor o igual al 50% de (D), pero no puede ser mayor a (D – F). 9. Contribución a la SEPS (F) Debe ser cero si registra pérdida operacional. Caso contrario debe ser igual al 1% de (A B). SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas Página 6 Manual de Distribución de utilidades / excedentes 10. Fecha de la Asamblea (G) Debe ser posterior a la fecha de corte. De acuerdo al artículo 30 del Reglamento de la LOEPS, la primera Asamblea General de Socios debe realizarse dentro de los tres primeros meses del año. 11. Certificados de aportación (J) Debe ser cero si registra pérdida operacional. Caso contrario registrar el valor resuelto por la Asamblea General de Socios. 12. Sumatoria total Dentro de los controles de validación para el numeral 11, se cumplirá con la condición que este valor no debe ser mayor a (D - E - F). Con la finalidad de aplicar la utilización del formulario, a continuación se presenta un ejemplo referente a los cálculos y forma de uso: Ejemplo: Código Nombre del campo Monto USD Cálculo Resultado de las cuentas: (51+52+53+54+55+56) – (41+42+43+44+45+46+47) Corresponde al 15% de la utilidad / excedente operacional Valor declarado en el Formulario 101 (casillero 839) Fórmula A Utilidad / Excedente o Pérdida Operacional B Participación a trabajadores C Monto de Impuesto a la Renta causado 18.7 D Utilidad / Excedente luego de participación a trabajadores e Impuesto a la Renta causado 66.3 Resultado de la operación utilidad / excedente operacional menos participación a trabajadores menos monto de impuesto a la renta pagado D = (A-B-C) E Fondo irrepartible de reserva legal 33.15 50% de la Utilidad / Excedente luego de participación a trabajadores e Impuesto a la Renta causado (D) D * 50% F Contribución a la SEPS 0.85 1% del resultado de utilidad / excedente operacional menos participación a trabajadores (A-B) * 1% G Fecha de la Asamblea General H Certificados de aportación 100 15 15% de (A) 25/02/2014 32.3 SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas El literal H queda a discreción de la Asamblea General; sin embargo, se debe contemplar que este valor no podrá superar a la Utilidad / Excedente operacional luego de participación a H ≤ (D-E-F) trabajadores e Impuesto a la Renta causado menos el fondo irrepartible menos contribución a la SEPS Página 7 Manual de Distribución de utilidades / excedentes 4. PERIODICIDAD Y PLAZOS DE ENTREGA Las organizaciones deberán cumplir con la siguiente matriz de envío de información en cuanto a la periodicidad y plazos de entrega: Formulario Distribución de utilidades / excedentes Periodicidad anual (31 de diciembre) Plazo de entrega 11 de mayo Elaborado por: Ana Lucía Heredia, Ximena Quishpe. Revisado por: Álvaro Jarrín, Daniel Torresano, Diego Aldaz. Aprobado por: Julio Oleas, Paulina Garzón, Margarita Hernández. SEPS – Intendencia de Estadísticas, Estudios y Normas Página 8