3.4 DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES. Actualmente hablar de tecnología en los archivos, es hablar de computadoras. Sin embargo hay que saber diferenciar las aplicaciones de esta herramienta en nuestra labor archivística. Básicamente podemos identificar tres formas de utilidad: 1.- El apoyo a labores administrativas, desde la impresión de oficios y memorándums, hasta la elaboración de gráficas y estadísticas que reflejan la actividad y “producción” dentro del archivo. (“producción” la ponemos entre comillas por que recordemos que nosotros, los archivistas, no somos área de producción sino de servicios). 2.- En la automatización de instrumentos de descripción, como catálogos e inventarios, en los cuales requerimos fundamentalmente de bases de datos que nos ayuden a localizar en pocos segundos los registros que nos indiquen la ubicación y descripción de determinado expediente o documento. 3.- En el manejo automatizado de imágenes, es decir, en el manejo automatizado de documentos. Aquí es donde hablamos de DIGITALIZACIÓN y donde podemos hablar de Reprografía. CONCEPTO.Pero ¿Qué es la digitalización?. Si contamos con el equipo de cómputo adecuado que nos permita lograr una copia exacta y fiel de un documento, y que esta se pueda visualizar en un monitor de computadora, entonces podemos decir que digitalizamos un documento. Podemos decir que digitalizar es: La acción y efecto de convertir una medida analógica de una magnitud en un valor numérico. Dicho de otro modo Es la reproducción exacta de un documento en una memoria electrónica mediante un equipo (scanner) y software especial. 112 OBJETIVO. Éste dependerá de la aplicación que le demos en nuestro archivo, lo cual veremos en el punto 3.4.4 3.4.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS. En este punto vamos a tratar de ser breves, ya que los antecedentes de la digitalización, son los de la informática, y estos seguramente los viste en tus materias sobre computación. Recordando un poco, en 1642 en Francia, Blas Pascal crea una máquina sumadora (que también resta) para ayudar a su padre, quién era recaudador de impuestos. 54 años más tarde, Gottfried Wilhelm Von Leibniz, basándose en pascal, construye en equipo con las funciones de sumar, restar, multiplicar y dividir con números de varios dígitos. Para 1805 Joseph Marie Jacquard (Francia) elabora un dispositivo que almacena patrones de tejido en tarjetas perforadas, las cuales eras leídas por la máquina textil. En 1822 el matemático Charles Babbarge construye la máquina de diferencias y más tarde diseña la máquina analítica, la cual tenía incorporada una entrada de microfilmación a base de tarjetas perforadas. Herman Hollerit creo (en 1896) la Tabutating Machine Company (hoy la International Business Machines Corporatión: IBM) para facilitar el procesamiento de los datos del Censo de 1896 en Estados Unidos, por medio de Tarjetas perforadas). A mediados de 1940, John Newmann propuso que las computadoras se construyeran a base de Sistemas numéricos binarios. A partir de esta época se pueden distinguir las famosas generaciones de computadoras: 1a Generación (1944-1955).- Las computadoras se basaban en tubos de vacío (bulbos). 2a Generación (1955-1964).- Con el uso de transistores, se reduce el volumen y aumenta la capacidad y velocidad de proceso. 3a Generación (1964-1974) IBM inicia la tercera generación al introducir las computadoras a base de circuitos miniaturizados. 4a Generación (1974) Aparecen los microprocesadores (chips) y las computadoras personales mas poderosas y veloces que sus antecesoras. A partir de los 80’s y 90’s con las nuevas tecnologías podemos decir que hay nuevas generaciones, cuyas características son: mayor velocidad en cuanto a procesamiento de datos y disminución en volumen, así como una aplicación 113 cada vez más amplia. Así, hoy día podemos hablar de CD ROM, tarjetas de audio y vídeo de alta resolución, tarjetas de internet, discos duros de ocho Gbts. y cuyos elementos fundamentales son circuitos de Micro chips integrados y sistemas de multiproceso y multigrabación. Además podemos hablar también de los scanner, periférico sin el cual, sería imposible la digitalización. Esta ha tenido un gran impacto a partir de los noventas y cada vez se ven mas alternativas de Software para manejo automatizado de imágenes en el mercado. Ejercicio 3.11 Revisa tu guía de introducción a la computación e investiga en una enciclopedia otros antecedentes de la informática. ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ____________________________________ 3.4.2 EQUIPO NECESARIO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES. NOTA: Para este tema, es conveniente que repases ligeramente los primeros temas que estudiaste en la asignatura "Introducción a la Computación". Para que sea posible el funcionamiento de una computadora, se requiere de diversos elementos. Entre ellos identificamos los siguientes: HARDWARE SOFTWARE - Elemento que procesa los datos, e interconexiona al resto. - Memoria donde se almacene la información. - Dispositivo que permita ingresar información. - Dispositivo que permita recuperar información. - Instrucciones que indiquen las operaciones a realizar 114 Estos elementos los podemos esquematizar de la siguiente forma: Memoria interna de almacenamiento (salida) Chip de c.p.u. o microprocesador R:A:M: (lectura-escritura) R.O.M. (solo lectura) Software (programas) Dispositivos de entrada Teclado Mouse Scanner Dispositivos de salida Monitor Impresora Memoria externa de almacenamiento / entrada Unidad de disco flexible Unidad de disco duro CD-ROM Cinta Magnética 115 C.P.U. (Unidad Central de Proceso).- Puede ser uno o varios chips que realizan cálculos aritméticos y lógicos que temporizan y controlan las operaciones de los demás elementos del sistema. DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO.Estos pueden ser internos y externos. • Internos .- Los datos se pueden almacenar en los chips de silicio de la RAM (Memoria de acceso aleatorio). También esta la memoria ROM (Memoria solo de lectura), las configuraciones en este tipo de chip, forman los comandos, los datos o los programas que el ordenador necesita para funcionar correctamente. En esta memoria no se pueden modificar los datos: es como un libro impreso en el que no se puede cambiar los datos. • Externos.- Son los disquetes y discos duros. Estos últimos no pueden extraerse de los receptáculos de la Unidad de disco. También están los CD-ROM y los de partes ópticos. DISPOSITIVOS DE SALIDA.- Nos permiten ver el resultado de los cálculos o de las manipulaciones de datos de la computadora. El mas común es el monitor. También podemos considerar al Módem, y a las impresoras. PROGRAMAS: (Software). Es una secuencia de instrucciones y se indican al Hardware que operaciones debe realizar. DISPOSITIVOS DE ENTRADA.- Son los que no permiten ingresar datos, y ejecutar ordenes al C.P.U.: El teclado, el ratón, el escáner. La conjunción de estos elementos nos permite "DIGITALIZAR", que como habíamos dicho ya, Significa convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen, en una serie de valores numéricos. Los dispositivos digitalizadores (scanner), hacen posible convertir la información contenida en papel, a un soporte legible por computadora, conservando todas sus características de información y forma. Sin embargo las características que debe poseer el equipo para poder funcionar, tiene que cubrir ciertos requisitos. 116 Lectura: Ejercicio 3.12 Realiza. la lectura # 13 en el tema "Recursos necesarios para las aplicaciones informáticas". Realiza los siguientes ejercicios: 1.- Mientras leas, ve anotando que características debe poseer el equipo para que funcione la digitalización de imágenes en un archivo. • C.P.U. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______ • PANTALLA ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ • TECLADO ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 117 • RATON _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______ • IMPRESORA _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______ • MODEM _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______ • JUKE BOX _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _____ • SERVIDOR _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______ 118 2.- Ahora elabora un cuadro sinóptico con los tipos de soportes ópticos. En cuanto al software necesario, es prudente senalar que en la actualidad existen en el mercado diversos programas para el manejo automatizado de imágenes. Ejemplo de estos es IMAGING, el cual Comprende la digitalización, indexado, almacenamiento, distribución, reimpresión y administración de diversos formatos y tipos tanto electrónicos como fisicos. Es solo un ejemplo. En general estos programas permiten: 1. La digitalización y almacenamiento de imágenes. 2. La recuperación de estos por medio de bases de datos y su consulta por uno .o varios usuarios. 3. La posibilidad de impresión en papel, y/o transferencia a soportes ópticos. 119 3.4.3 PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZAR La implementación de un sistema basado en la digitalización de documentos debe ser algo que se analize previamente, para evitar gastos innecesarios, o en su caso, justificarlos. Tratando de ser esquemáticos, habrá que considerar los siguientes puntos cuando se quiera digitalizar el acervo documental: 1.- Elaborar un diagnóstico del archivo, para determinar su problemática y la viabilidad de la digitalización. 2.- Definir el o los grupos documentales a digitalizar y sus características, tanto físicas como de uso. 3.- En base a lo anterior elegir el equipo y el programa. 4.- Preparación física de la documentación a digitalizar: Clasificación, desglose del expediente, eliminación de clips y grapas. 5.- Digitalización y OCR.- Aquí el procedimiento físico del escaneo depende de las características del equipo. 6.- Indexado de la información digitalizada. 7.- Consulta de la información por uno o varios usuarios. 8.- Reproducción en: CD's o discos ópticos o impresión en papel. Ya en la unidad última veremos cuando es posible aplicar esta tecnologia en nuestros archivos. Lectura: Ejercicio 3.13 Realiza. las lecturas # 13 y #14 . Después de las lecturas realiza los siguientes ejercicios: 1.- De la primera lectura elabora una síntesis de "La Metodologia de automatizacion de imágenes fijas". 2.- De la segunda lectura explica el proceso de la digitalización del archivo que menciona. 120 3.4.4 APLICACIÓN Y UTILIDAD DE LA DIGITALIZACION EN LOS ARCHIVOS. Antes de diseñar el cómo podemos aplicar la digitalización en los archivos, es menester primero el definir en qué la utilizaremos dentro de toda la gama de actividades y funciones archivísticas. Recordando un poco el tema 1.2 y repasando aquellos que resultan análogos al presente, encontramos las siguientes posibilidades: Consulta a través de copias Servicio Copias proporcionadas a usuarios Preservación Conservación únicamente en copias. Desde el punto de vista archivístico éstas serían las aplicaciones de la digitalización. Por otro lado los proveedores de los diferentes programas para manejo automatizado de imágenes plantean, a través de su aplicación los siguientes beneficios: • • • • Facilidad de acceso a la información. Acceso simultáneo a determinado documento por más de un usuario. Optimización del espacio de almacenamiento. Seguridad de acceso a la información, al tener cada usuario una clave para consultar la información de su competencia. • Copia en papel únicamente bajo demanda. De acuerdo a estos BENEFICIOS podemos distinguir que lo nuevo que nos ofrece esta tecnología reprográfica es la: Facilidad y velocidad de acceso a la información. Esto nos sugiere un mejor aprovechamiento de su uso en archivos administrativos, donde la prioridad e importancia de la información es fundamental para la acertada toma de desiciones y para la adecuada gestión de las diferentes funciones de instituciones y empresas. 121 Por lo anterior podemos señalar que la digitalización nos va a servir para: Proporcionar un servicio de información seguro y eficiente. En cuanto a sus ventajas sobre conservación, aún existen dudas entre diversos archivístas. Por un lado la duración de los soportes ópticos aun no está bien definida. Esta oscila entre 25 y 50 años (según... Robert Mottice, taller internacional de Microfilm, la Habana Cuba 1998). Por otra parte, el avance de la tecnología es tan rápido que en cuestión de unos cuantos años, lo que hoy es vanguardia, mañana es obsoleto, tanto en software como en Hardware. Por lo anterior, independientemente de su aplicación en cualquiera de las fases del ciclo vital del documento, es importante tener en cuenta que no debemos eliminar los originales, hasta que exista la certeza de que se tiene un respaldo seguro de esa información, o de que ésta ha perdido sus valores primarios y que carece de los secundarios. Lectura: Lee de la página 91 a la 94 de la Lectura # 13 y la lectura # 15. De acuerdo a la 1a. Lectura podemos concluir que aplicar la digitalización en los archivos debe considerar: 1.- No se digitaliza un archivo en su conjunto, sino únicamente la(s) serie(s) mas consultadas. 2.- Se debe contar con la infraestructura suficiente tanto en equipo, programas y personal experto, en archivos e informática. 3.- Analizar las características de los documentos a digitalizar, para adaptar el equipo a estos. 4.- Que la velocidad de recuperación no sobrepase los 10 segundos, y que el software permita la manipulación controlada de la imagen (zoom, eliminación de colores e inscripciones indeseables) sin afectar su información, a fin de facilitar su consulta. 5.- Considerar el costo que representa, y observar que dicho gasto se compone con los beneficios que proporcione su aplicación. 122 MARCO LEGAL Exceptuando los estados financieros, cualquier otro documento microfilmado carece de validez legal. El proceso de digitalización o grabación en discos ópticos de los estados financieros, para efectos del artículo 30°, párrafo cuarto del Código fiscal de la Federación y los Diarios Oficiales de fechas 29 de junio de 1993, (Art. 53 A), 28 de marzo de 1994, (Art. 57°), 31 de marzo de 1995, (Art. 68°) 9 de febrero de 1996, (art. 68°), y 9 de febrero de 1998, las personas que dictaminen sus estados de cuenta por C.P., autorizado en los términos del Art. 52 del citado Código. ACTIVIDAD 3.4 Con base en las lecturas que realizaste en este tema de la digitalización contesta brevemente los siguientes cuestionamientos: 1.- ¿Cual es la aplicación de esta tecnología en los archivos? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ 2.- ¿Cómo y en que se aplica la digitalización en un archivo de trámite y en uno histórico? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ Envía a tu asesor tus actividades 123 BIBLIOGRAFÍA UNIDAD III ALA. (REVISTA) Nº 5 ENERO MARZO 1988. AMAYA PAVA, LUIS CARLOS. MANUAL PARA EL MONTAJE DE UN CENTRO DE MICROFILMACIÓN. BOGOTÁ. 1987. ARECHIGA, R. FUNDAMENTOS DE COMPUTACIÓN. MÉXICO: LIMUSA. 1994. BECERRIL RAMÍREZ, JAIME. “LA MICROFILMACIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL Y SU VALIDEZ JURÍDICA EN TELÉFONOS DE MÉXICO”. EN. MEMORIAS DEL II ENCUENTRO DE ESTUDIANTES Y DOCENTES ARCHIVISTAS DE LA E.N.B.A., 25 Y 26 DE MARZO DE 1998. MÉXICO: SEP, ENBA. 1999. BECERRIL RAMÍREZ, JAIME. LEGISLACIÓN Y ORGANIZACIÓN APLICABLE A LOS ARCHIVOS PRIVADOS: PROPUESTA DE REGLAMENTO DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS. TESIS. MÉXICO SEP-ENBA. 1999. BERTRAND GILLE. “LA TECNOLOGÍA MODERNA Y LOS ARCHIVOS. ESBOZO DE UN PLAN DE NORMALIZACIÓN PARA LA MICROFILMACIÓN DE LOS ARCHIVOS”. S.P.I. CASTRO BADILLO. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. UN RECURSO DE INFORMACIÓN. SCOTFORESMAN. CONDE LÓPEZ, ERIC GUILLERMO, “MODULO IV, ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. UNAM 1995 REPROGRAFÍA.” DIPLOMADO EN CONFERENCIA INTERNACIONAL DE LA MESA REDONDA DE ARCHIVOS.(21ª 1982, KUALA, LUMPUR MALASIA) “POLÍTICAS DE LA MICROFILMACIÓN” MÉXICO: AGN, ALA. 1986 COUTURE, CAROL. LOS ARCHIVOS EN EL SIGLO XX. MÉXICO: AGN, 1988 CURSO BÁSICO PARA FOTÓGRAFOS: LAS PRIMERAS FOTOS EN EL LABORATORIO DEL AFICIONADO S.I., S.N. DE VEGA TORRES, MARTHA. “LA CÁMARA FOTOGRÁFICA” EN: LOS ÚLTIMOS INVENTOS. Nº 8. AÑO 1. AGOSTO, MINA EDITORES, MÉXICO 1996. DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO ESPASA. TOMO 12. MADRID.: ESPASA CALPE 190? DICCIONARIO McGRAWHILL DE COMPUTACIÓN. EDITOR S.P. PARKER, MÉXICO: McGRAWHILL, 1992 ECO, HUMBERTO. “LA CIVILIZACIÓN DEL XEROX”. EN: EL LIBRO EN AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE. Nº 80. SANTA FE: CERLALC, 1995. EL MUNDO DE LA COMPUTACIÓN: CURSO TEÓRICO-PRÁCTICO, BARCELONA: OCÉANO. 1980 ENCICLOPEDIA MICROSOFT ENCARTA 98. 1993-1997. MICROSOFT COPORATION. ECUENTRO IBEROAMÉRICANO DE MICROFILMACIÓN. (MEMORIAS) (1° : 1996 ABR. 9-11: LA HABANA CUBA) ./ SANTAFÉ DE BOGOTÁ, D.C.: COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 1996. FEININGER, ANDREAS. LA NUEVA TÉCNICA FOTOGRÁFICA. BARCELONA: HISPANO EUROPEA. 1972. FOLLETOS SOBRE MICROFILMACIÓN COLECCIÓN GRIS (FOLLETOS TÉCNICOS). MÉXICO: AGN GONZÁLEZ RODRÍGUEZ, LEONARDO. ADQUISICIÓN Y USO DE EQUIPO MICROGRÁFICO EN LOS ARCHIVOS. MÉXICO: AGN. 1984 GUÍA COMPLETA DE ILUSTRACIÓN Y DISEÑO: TÉCNICAS Y MATERIALES. COORDINADO POR TERENCE DALLEY; TR. JUAN MANUEL IBAS. MADRID: TURSEN , HERMANN BLUME, 1992 124 HARTLEY E. JACKSON, INTRODUCCIÓN A LA PRÁCTICA DE LAS ARTES GRÁFICAS. MÉXICO: TRILLAS, 3ª REIMP. 1984. HEREDIA HERRERA, ANTONIA. ARCHIVÍSTICA GENERAL. TEORÍA Y PRÁCTICA, SEVILLA: DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE SEVILLA. 7ª ED. 1995. IMAGING: LA NUEVA OPCIÓN PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS. S.P.I. INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA. MÉXICO, 1989. VOL.11, Nº 158. “LA FOTO DIGITAL”. EN: LOS ÚLTIMOS INVENTOS. Nº 8. AÑO 1. AGOSTO, MINA EDITORES, MÉXICO 1996. LANGFORD, MICHAEL. ASÍ SE EMPIEZA EN FOTOGRAFÍA. BARCELONA: DAIMOND, MANUEL TAMAYO.1980. TR. DIORKI. LEISINGER JR., ALBERT H., UN ESTUDIO DE LAS NORMAS BÁSICAS PARA EQUIPAMIENTO Y FUNCIONAMIENTO DE UN LABORATORIO DE REPROGRAFÍA EN ARCHIVOS DE PAÍSES EN DESARROLLO. MADRID. CENTRO NACIONAL DE MICROFILM, 1977 LÓPEZ GONZÁLEZ, CARLOS L. “LOS PROCEDIMIENTOS MICROGRÁFICOS DENTRO DE LA PRÁCTICA ARCHIVÍSTICA”. EN: BOLETÍN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Nº 8. MÉXICO: AGN. 1984. MIRANDA, ANTONIO. “LA IMPORTANCIA DE LAS TÉCNICAS REPROGRÁFICAS TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN”. EN: CIENCIA BIBLIOTECARIA. MÉXICO: BIBLIOTECOLOGÍA MEXICANA, 1983, Nº 1. EN LA MICROFORMAS, S.A DE C.V.. IMÁGENES PARA LA PRODUCTIVIDAD. (FOLLETOS) MOTTICE, ROBERT. MICROGRAPHICS TECHNOLOGY AND QUALITY CONTROL. MICHIGAN: MOTTICE MICROGRAPHICS, INC. 1998. RODRÍGUEZ OLVERA, JAIME IVANOV. “SISTEMAS DE ARCHIVOS BASADOS EN LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS”. EN: VIII CONGRESO NACIONAL DE ARCHIVOS. MÉXICO: AGN. 1996. RUIZ RODRÍGUEZ, ANTONIO ÁNGEL. “APLICACIONES TECNOLÓGICAS EN EL TRATAMIENTO TÉCNICO DE IMÁGENES DE ARCHIVO” MANUAL DE ARCHIVÍSTICA. MADRID: SÍNTESIS. 1 1995. SEPULVEDA AMOR, MARGARITA. “EL PAPEL DE DIFUSIÓN EN EL DESARROLLO DE LAS INSTITUCIONES DE ARCHIVO. EN ARCHIVOS” EN: HOY: TEORÍA Y PRÁCTICA ARCHIVÍSTICA., MÉXICO, AGN 1981 VOL. 2 Nº 3 SOUGEZ, MARIE-LOUP. HISTORIA DE LA FOTOGRAFÍA. MADRID: CÁTEDRA. 1988. 3ª DE. (CUADERNOS DE ARTE ) TAPIA ORTEGA, MARTHA. “EL MICROFILM COMO TÉCNICA AUXILIAR EN LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN.” EN: BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS, MÉXICO, ENBA, 1983, Nº 14 WATKINS, DEREK. CÁMARAS FOTOGRÁFICAS. MADRID: ALHAMBRA. 1984. TR. ROSELLÓ DALMAU. (SERIE MANUALES PRÁCTICOS) 125