COMISION INTERINSTITUCIONAL DE JEFES Y ENCARGADOS DE LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LOS PODERES DEL ESTADO (CIAC) SEMINARIO:"LOS ARCHIVOS CENTRALES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS" CONFERENCIA “Situación actual de los Archivos Centrales en las instituciones públicas” Conferencista: Lic. Jorge Sánchez Alfaro Encargado del Archivo Central Contraloría General de la República. INTRODUCCIÓN Vivimos en la era de la información: las instituciones dependen de la información, necesitan la información, se nutren de la información que producen y reciben. Esta se ha hecho imprescindible en el quehacer de las instituciones y del manejo seguro y correcto de la información, depende la oportuna toma de decisiones y la buena marcha de ellas. Esta información se plasma en el “documento” definido por algunos autores como: “...el testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, o sea, es un testimonio material, escrito o gráfico que posee información y que se produce o recibe en función de las actividades de la empresa y con el se demuestra el cumplimiento de los objetivos propuestos. En el Manual de normas generales de control interno1, en su punto 4.8 se menciona: “Los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la institución, así como todas las transacciones y hechos significativos que se produzcan, deben documentarse como mínimo en cuanto a la descripción de los hechos sucedidos, el efecto o impacto recibido sobre el control interno y los objetivos institucionales y las medidas tomadas para su corrección y los responsables de cada caso, asimismo, la documentación correspondiente debe estar disponible para su verificación.” También, en el punto 5.2. dice: “El control interno debe contemplar los mecanismos necesarios que permitan asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique.” 1 Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización. 2 La organización de los documentos, en sus diferentes soportes, es una necesidad imperiosa, sobre todo cuando existe de por medio el esclarecimiento de un pasado donde el documento es la única fuente de consulta, y cuando se entiende que la historia de un país se construye sobre el fundamento de sus instituciones. Costa Rica no es la excepción; los archivos han jugado un papel muy importante en nuestra sociedad, y luego de una ardua lucha, han comenzado a ser asimilados como lo que realmente son: depósitos vivos de la memoria de una nación, y no como simples almacenes de papeles viejos, empolvados y relegados a un recóndito local de las instituciones. Ellos cumplen una misión vital como guardianes de la memoria colectiva de una nación, en la medida en que son el receptáculo de las fuentes primarias a partir de las cuales se puede conocer nuestro pasado. Asimismo, sirven como apoyo administrativo y legal en la toma de decisiones de una entidad. Existe el concepto erróneo de que “archivo” es sinónimo de suciedad, sótano y amontonamiento de papeles. En alguna medida, son las mismas instituciones las que con un trato de indiferencia ocasionan la multiplicidad de ideas equivocadas como las anteriores. 2 Partiendo de estas premisas y según la Ley 7202 y su reglamento3, los responsables de la debida conservación y organización de los documentos de las instituciones, estarán a cargo de los archivos institucionales, tanto de gestión como archivos centrales. La Licda. Ana Virginia García De Benedictis, actual subdirectora del Archivo Nacional, define el Archivo Central como: “....la sección de una entidad que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, administra, y facilita los documentos producidos por las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la administración. Dicho de otra manera, el archivo debidamente organizado mediante la aplicación de las técnicas, principios, sistemas y métodos de la archivística moderna, es el pilar para que las empresas e instituciones cumplan con sus funciones a cabalidad y éste se convierta en pieza clave para la toma decisiones de la administración y refleje la transparencia en las acciones que se desarrollan, en un centro de servicio al cliente, que vela siempre por la calidad total en la atención de los usuarios. FUNCIONES Y PROCESOS DEL ARCHIVO La citada Ley, le asignan al Archivo Central las funciones que se describen a continuación y que le dan la razón de ser a estas oficinas: Reunir: Los Archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos serán los responsables de reunir y centralizar todo el acervo documental producido por la institución como resultado de sus funciones y actividades de acuerdo con los plazos y requisitos de transferencia. Este proceso se inicia cuando la Unidad Administrativa productora ha determinado que los documentos, producto de su 2 3 Gestión Documental y Administración Electrónica de Documentos. Eugenia Hernández Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento 3 trabajo, ya han perdido su valor inmediato y deberán conservarse en el Archivo Central. Conservar: Este proceso tiene como objetivo evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración. Para la conservación de los documentos se toman en cuenta, factores físicos, químicos y biológicos que provocan el deterioro del documento en cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin se debe contar con un local adecuado, estantería metálica fija y móvil compacta, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y mantener una fumigación periódica de las oficinas y depósitos de archivo. Clasificar: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente y de acuerdo al organigrama de la institución. Ordenar: Es la asignación de códigos de búsqueda al documento que consiste en la anotación de un número de orden a cada unidad documental, el cual responde a una estructura ya definida, en la que se han tomado en cuenta el nombre de la Institución o persona, el tipo documental, el año de producción y la serie a la que pertenecen. Describir: Este proceso consiste en la elaboración de instrumentos descriptivos que facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales. Se diseña un programa descriptivo, de acuerdo con la clase de archivo, el fondo documental, la enumeración de características que posee cada documento y el servicio que se presta. Seleccionar: Esta es una función muy importante y delicada, ya que consisten en analizar el valor de los documentos (valor primario: administrativo, informativo, financiero y legal; valor secundario: Científico-cultural) en sus diferentes etapas para determinar su eliminación o su conservación, para evitar la acumulación de documentos que ya no tienen ninguna utilidad. Estas funciones se realizan mediante la confección y aplicación de las Tabla de Plazos aprobadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos de los cuales debe ser miembro. Administrar: Su finalidad es la implantación y aplicación de políticas y procedimientos de archivo, coordinando con el Archivo Nacional, tanto en los archivos de gestión como en el Archivo Central, mediante la ejecución de la planeación, la organización, la integración del personal, la dirección y el control que deben regir las labores desarrolladas en el Archivo Central, con el objetivo de preservar 4 los documentos e información que son producto del quehacer diario de la institución. Debe asesorar técnicamente al personal de la institución que labora en los archivos y colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen desempeño del archivo. Facilitar: La finalidad de los archivos es el servicio a la sociedad mediante el ofrecimiento de la información, ya sea a las instituciones que la producen o reciben, como a los ciudadanos y a los estudiantes que la requieran. RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVISTA A la luz de esta normativa, al Encargado del Archivo Central le corresponde realizar y ejecutar labores profesionales variadas y complejas del Archivo Central como4: 4 • Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución en esta materia. • Coordinar con la Jefatura el envío de los informes ante la Dirección General del Archivo Nacional, y las solicitudes de asesoramiento a esta institución cuando sea necesario. • Colaborar en el desarrollo de investigaciones, proyectos, estudios, análisis y otras actividades en relación con información contenida en la documentación depositada en el Archivo Central de la institución. • Realizar análisis de la organización y disposición de procedimientos técnicos y administrativos en el trabajo del Archivo Central, de acuerdo con los principios teóricos y prácticos de la archivística. • Coordinar con los encargados de los procesos, así como con otros funcionarios de la institución el óptimo manejo de los archivos de gestión. • Recibir y registrar los documentos que deben ingresar al Archivo Central de la institución, según plazos. Clasificar el conjunto de documentos en grupos, según las características comunes y el plan de trabajo establecido, dándoles un lugar en el espacio físico, de acuerdo con las condiciones institucionales y las normas archivísticas correspondientes. • Representar a la institución ante la Comisión Interinstitucional de Jefes y Encargados de los archivos de los poderes del Estado. -Ley 7202 y su Reglamento. -Descripción del cargo Encargado de Archivo Central de la Dirección General del Servicio Civil. 5 • Mantener actualizadas las bases de datos diseñadas en el Archivo Central de la institución. • Atender consultas internas y externa en relación con la información y documentación del Archivo Central. • Participar en la elaboración, revisión y actualización de las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en coordinación con la Jefatura y como miembro del Comité Institucional de Selección y Eliminación. • Seleccionar la documentación que ya ha perdido la vigencia administrativa y legal y que puede ser eliminada o transferida al Archivo Nacional en caso de documentos con valor científico-cultural. • Desarrollar tareas preventivas y curativas con el fin de lograr que la documentación se conserve en adecuadas condiciones de seguridad, temperatura, humedad y limpieza. • Realizar la planificación y programación de actividades del Archivo Central de la institución durante un año, que serán plasmadas en el plan anual operativo de la Unidad de Servicios de Información. • Atender a todos los funcionarios y clientes externos que demandan el servicio del Archivo Central de la institución y resuelve sus consultas. • Realizar todas aquellas otras actividades administrativas propias del cargo. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO CENTRAL Nos queda aquí plenamente demostrado que los Archivos Centrales se convierten en una unidad que tiene que ver con la parte sustantiva de las instituciones, que son aquellas oficinas o departamentos que tienen bajo su custodia la documentación producida en todos los organismos estatales, como consecuencia de las actividades realizadas. Que éstos son universalmente imprescindibles e inalienables, de propiedad pública y no pueden ser relegados a la mínima expresión o destruidos, por cuanto, independientemente del parecer de los jerarcas e intereses personales, los archivos centrales custodian y administran todo lo relacionado con el acervo documental de la organización, del estado y de un país y que se conserva con fines históricos, judiciales, políticos, legales, administrativos, informativos y de rendición de cuentas. El archivo es la memoria documental de una institución., es el que debe tomar las medidas para evitar la pérdida, uso indebido, irregularidades o actos ilegales, exigiendo confiabilidad y oportunidad de la información custodiada, garantizando la eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios y que se cumpla con el ordenamiento jurídico y técnico. En razón de lo señalado, le corresponde a los archivistas encargados de los Archivos Centrales velar por el adecuado y eficiente desarrollo de la gestión documental en cada institución, realizar las medidas correctivas que evidencian irregularidades, implementar 6 las recomendaciones y disposiciones que sean expresadas por la Contraloría General de la República u otras instancias, así como de las Auditorías Internas o las disposiciones emanadas de instancias superiores de cada institución pública. Es el responsable de ejecutar procesos con autoridad para ordenar y tomar decisiones al amparo de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa vigente. PROBLEMAS DE LOS ARCHIVOS CENTRALES A pesar de que la legislación en nuestro país exige al archivista ejercer, además de las funciones archivísticas, una serie de actividades y tareas para las cuales, en la mayoría de los casos, este profesional no cuenta con la autoridad, ni la potestad para desarrollarlas. Que como administrador y responsable de un archivo, este profesional se enfrenta a una problemática confusa, debido a que aún hoy, no es reconocido como profesional en el sector público, como sucede con otras ciencias o disciplinas. Es notorio que aunque exista vasta legislación, que aparenta ser beneficiosa para el ámbito archivístico, no se cuenta con una cultura que apoye esta labor y que convierta en la práctica a los archivos en secciones o departamentos de apoyo logístico, para la administración, como en la teoría está plasmado. Entre otros, los problemas que más afectan a los archivos son: 1- Según el reciente informe de investigación realizado por el Sr. Luis Emilio Jiménez González, politólogo de la Universidad de Costa Rica,5 uno de los principales problemas que enfrentan los archivos centrales es la gran cantidad de funciones y responsabilidades que se han planteado en el marco jurídico y que no van acompañadas de un proceso de fortalecimiento de los archivos centrales que permita cumplir con estas disposiciones. Sobre esta situación, los archivistas consideramos que la ley no prevé la existencia de disparidades presupuestarias, administrativas y de recursos humanos que hay entre las instituciones públicas y que afectan el acatamiento y puesta en marcha de lo dispuesto; por el contrario, más bien sugiere que todos los archivos administrativos públicos poseen las condiciones necesarias para cumplir con las instrucciones exigidas por el marco jurídico, circulares y directrices emanadas por el Archivo Nacional. 2- Responsabiliza a los encargados de los archivos centrales por la gestión documental en las instituciones, quienes no podemos actuar ya que las decisiones sobre los procesos requeridos a lo interno de cada institución, no dependen del encargado del archivo, sino del Jefe de Departamento o de Unidad o bien de la administración en general. Así las cosas, se suscita una disputa entre el esfuerzo por asegurar una gestión técnicamente correcta y una realidad institucional con intereses y prioridades múltiples, que condiciona materialmente la satisfacción de lo requerido en términos documentales donde el encargado del archivo se sitúa en el medio, responsabilizado por una gestión sobre la cual su margen de incidencia es limitado. 5 Evolución, Estructura y voces de la Gestión Archivística en Costa Rica, Universidad de Costa Rica. Lic. Luis Emilio Jiménez González 7 3- El archivista ocupa generalmente un puesto de nivel técnico medio o bajo aunque la Dirección General del Servicio Civil considera que este puesto se ubica en el área del conocimiento especializado, donde se requieren amplios conocimientos en actividades dirigidas a reunir, conservar, clasificar, seleccionar, administrar y facilitar documentación de valor administrativo, legal y científico y cultural en las instituciones públicas del Estado. 4- No se asigna a los archivos los recursos económicos y humanos necesarios para desarrollar con amplitud las funciones estipuladas por estas normativas. Debido a la limitación presupuestaria que aqueja a la administración pública para el cumplimiento de los planes y programas de trabajo establecidos en cada institución, estas tienden a establecer prioridades y a favorecer a las unidades que de manera directa se encargan de la concreción de ellas; en detrimento de las funciones y procesos de los archivos que usualmente son relegados a un último plano de interés para la institución, situación que se manifiesta en la escasa atención prestada a las demandas de materiales, así como a la dotación presupuestaria asignada. La repercusión de este condicionante se expresa en problemas de espacio y condiciones ambientales, carencia de personal, salarios muy bajos y limitación de materiales que permitan realizar un trabajo técnicamente adecuado para cumplir con la ley6. 5- Escaso interés de las autoridades de las instituciones de establecer procesos eficientes y sostenidos de gestión documental. Se designan funcionarios en los archivos carentes de conocimientos en archivística, tanto encargados como subalternos, se emiten políticas y procedimientos sin contemplar el impacto en los archivos y la desatención de circulares y directrices emitidas por el Archivo Nacional y el marco jurídico. En pocas palabras, no hay conciencia de la importancia de propiciar una correcta producción y tratamiento de la información de las instituciones. 6- En muchos casos, los jerarcas prefieren crear archivos departamentales, donde el archivista no tenga ninguna injerencia y poder utilizar y archivar los documentos a su antojo, en forma empírica y así manipular la documentación según sus prioridades y necesidades. 7- Se ubica el archivo central dentro de Direcciones o Unidades que no tienen un rol protagónico dentro de la institución. Estos pasan a ser simplemente un proceso de varios como la Biblioteca, el Centro de Documentación, la Plataforma de Servicios, etc., no permitiendo al archivista liderar procesos institucionales que posicionen al archivo central como una oficina de control, que propicia la transparencia y eficiencia administrativa mediante el acceso ágil y ordenado a la información. Se prefiere asignar las tareas archivísticas a secretarias, oficinistas, administradores, auditores, informáticos o bibliotecólogos. 6 Evolución, Estructura y voces de la Gestión Archivística en Costa Rica, Universidad de Costa Rica. Lic. Luis Emilio Jiménez González 8 PROPUESTAS 1- Incluir en el organigrama de las instituciones, la unidad denominada “Archivo Central” para que desarrolle en forma integral las actividades archivísticas y que mantenga un completo control durante todo el ciclo vital de los documentos, desde la producción hasta su conservación definitiva en un archivo final o su eliminación. Con la creación de esta unidad y la eficiente y eficaz administración de documentos, la empresa o institución será capaz de controlar el exceso del papel, tener acceso a la información que se solicita de manera eficiente, disponer de los documentos que han cumplido su vigencia administrativa y legal y a la vez brindar información para diversos fines (legales, administrativos, científicos, culturales, históricos, investigativos, y otros). Además de proporcionar la información correcta a la persona indicada, en el momento apropiado y al menor tiempo posible, mediante la aplicación de normas y procedimientos en el proceso archivístico. 2- Ubicar el Archivo Central como parte de una División o Gerencia que tenga un rol protagónico dentro de la Institución para que permita al archivista liderar procesos institucionales que posicionen al Archivo Central como una oficina de control, que propicia la transparencia y eficiencia administrativa mediante el acceso ágil y ordenado a la información. 3- Dotar a esta unidad de todos los recursos necesarios para su funcionamiento tanto materiales, presupuestarios como humanos. Esto le permitirá al Archivo Central atender la gran cantidad de funciones y responsabilidades que se le asignan. 4- Nombrar al frente de esta unidad a un funcionario idóneo, con especialidad en Archivística y Administración para que ejecute las actividades de reunir, conservar, clasificar, seleccionar, administrar y facilitar documentación de valor administrativo, legal o científico y cultural. La actual legislación obliga a las Instituciones Públicas a contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios, promoviendo la evolución de los procesos de trabajo en esta especialidad, pues se trata de la ejecución de actividades propias de la Archivística, en combinación con responsabilidades del área administrativa como dirección, planificación, coordinación, y supervisión de las actividades, de recursos humanos, tecnológicos y materiales, de acuerdo con la complejidad y crecimiento de estos archivos centrales. 5- Que los jerarcas de las instituciones, en cumplimiento con el marco jurídico, le den el apoyo necesario al Archivo Central nombrando funcionarios especializados en Archivística, aprobando los políticas y procedimientos establecidos por esta unidad y creando conciencia de la importancia de la correcta producción y tratamiento de la información. 6- Proponer las reformas necesarias a la Ley 7202-90 y su reglamento, para que no sólo obligue a las instituciones a contar con un Archivo Central, sino que éste sea parte de la estructura orgánica de las instituciones y que dentro de las funciones de esta unidad, se incluyan las funciones que permitan al archivista 9 dirigir, planear, supervisar y controlar las actividades que se realizan en el Archivo Central; dar asesorías, diseñar herramientas para búsqueda y captura de información y colaborar en el desarrollo de las investigaciones y proyectos de la institución, facilitando y actualizando la información contenida en el Archivo Central. 7- Solicitarle a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, más iniciativa, dinamismo y acercamiento hacia los archivos pertenecientes al sistema mediante reuniones de trabajo semestrales o anuales que permitan el adecuado funcionamiento de cada una de ellos y el cumplimiento de la legislación vigente por parte de las instituciones involucradas. CONCLUSIÓN Definitivamente el Archivo Central, hoy por hoy, es una unidad de existencia necesariamente obligada en las instituciones públicas, de acuerdo con la ley, y la responsable de conservar y organizar los documentos siguiendo las disposiciones de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Asimismo, realiza funciones muy complejas, delicadas y de gran importancia para la buena marcha de las instituciones y en la conservación del patrimonio documental del país. Tanto así que el archivista se convierte en un profesional de gran envergadura y con una gran responsabilidad en la ejecución eficiente y eficaz de sus tareas como cualquier otro profesional de los niveles superiores de la empresa. Y debido al amplio marco de acción que le corresponde a la Administración Pública en cuanto a la administración documental de sus instituciones, debe promover y crear dentro de la estructura organizativa de cada una de ellas, una instancia que desarrolle en forma integral las actividades archivísticas. Es por esto que cada institución debería incluir al Archivo Central como parte de su estructura administrativa y que cuente con apoyo del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, la Autoridad Presupuestaria y otras instancias para la asignación de los recursos humanos y presupuestarios en cumplimiento de sus funciones. ciac/conferencia situación de los archivos