Manual para Presupuesto Comprometido Nombre del Documento: Código: Manual para Presupuesto Comprometido MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 2 de 11 ÍNDICE Pág. 1. Objetivo........................................................................................................................ 3 2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3 3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3 4. Definiciones…………………………..…….…………………………………….…………. 3 5. Disposiciones Generales............................................................................................. 4 6. Proceso…………......................................................................................................... 5 6.1 Presupuesto Comprometido….......................................................................... 5 6.2 Diagrama de Flujo.............................................................................................. 8 6.3 Anexos…….......................................................................................................... 10 7. Transitorios.................................................................................................................. 10 8 Emisores...................................................................................................................... 11 Nombre del Documento: Manual para Presupuesto Comprometido Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 3 de 11 1. Objetivo Definir como constituir el presupuesto comprometido, con base en la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo u otro instrumento jurídico, con cargo a su presupuesto modificado autorizado, a fin de garantizar la suficiencia presupuestaria y llevar a cabo los pagos que deriven de los compromisos contraídos. 2. Marco Normativo Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Normas Generales y Específicas de Información Financiera Gubernamental. Acuerdo por el que se emite el Marco Conceptual y los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental. Acuerdo por el que se emiten las normas y metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos, publicado en el Diario Oficial de la Federación del 20 de agosto de 2009. Lineamientos para la integración y seguimiento del presupuesto comprometido y el avance en la ejecución de los programas presupuestarios transversales; así como, la conciliación del ejercicio del presupuesto que emite la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en cada ejercicio fiscal. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. Guía de Operación del Módulo de Presupuesto Comprometido (PCOM). 3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 4. Definiciones CDI CGAF CONAC LFPRH PCOM RLFPRH SARG SHCP SIAFF SICOP Unidades Administrativas Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Coordinación General de Administración y Finanzas. Consejo Nacional de Armonización Contable. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Módulo del Presupuesto Comprometido de la SHCP. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Sistema Integral de Administración Financiera Federal. Sistema de Contabilidad y Presupuesto. Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Nombre del Documento: Manual para Presupuesto Comprometido Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 4 de 11 5. Disposiciones Generales 5.1 La Dirección de Adquisiciones y Obra Pública será la encargada de enviar a la Dirección de Programación y Presupuesto un tanto original de los contratos y pedidos que se suscriban en Oficinas Centrales, adjuntando copia de la requisición, para el registro del presupuesto comprometido. 5.2 Las áreas responsables de los programas serán las encargadas de enviar a la Dirección de Programación y Presupuesto copia de los convenios que suscriban en Oficinas Centrales, para el registro del Presupuesto Comprometido. 5.3 Las Delegaciones Estatales serán las encargadas de enviar copia de los contratos, pedidos o convenios que suscriban en su área de influencia a la Dirección de Programación y Presupuesto, para el registro del presupuesto comprometido. 5.4 La Subdirección de Programación y Presupuesto será la responsable de registrar en el Módulo de Presupuesto Comprometido de la SHCP (PCOM) los contratos, convenios o pedidos debidamente formalizados que le hagan llegar; así como, dar el seguimiento al presupuesto pagado y por pagar. 5.5 Las Unidades Administrativas serán responsables de tramitar el registro oportuno de sus proveedores o beneficiarios en el Catálogo de Beneficiarios y Cuentas Bancarias con el formato de “Solicitud de alta, baja o modificación de cuentas bancarias” (Circular CGAF/DPP/005/08). 5.6 Las Unidades Administrativas serán responsables de gestionar los pagos a sus beneficiarios, afectando el Presupuesto Comprometido, una vez que se hayan cumplido las condiciones del instrumento jurídico. 5.7 Las Unidades Administrativas serán responsables de contraer compromisos con base en el calendario de presupuesto autorizado, para que la Subdirección de Programación y Presupuesto registre el compromiso correspondiente y se garantice el pago oportuno a los beneficiarios. 5.8 En caso de no contar con suficiencia presupuestaria, las Unidades Administrativas serán responsables de realizar las adecuaciones presupuestarias que correspondan. Nombre del Documento: Manual para Presupuesto Comprometido Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 5 de 11 6. Proceso 6.1 Presupuesto Comprometido Objetivo: Definir como constituir el presupuesto comprometido, con base en la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo u otro instrumento jurídico, con cargo a su presupuesto modificado autorizado, a fin de garantizar la suficiencia presupuestaria y llevar a cabo los pagos que deriven de los compromisos contraídos. No. Descripción de la Actividad Responsable 1. Recibe oficio o memorándum de la Subdirección de Adquisiciones y de las Unidades Administrativas donde se adjunta original o, en su caso, copia de contrato, pedido o convenio para el registro del presupuesto comprometido y lo turna al Departamento de Presupuesto. Subdirección de Programación y Presupuesto 2. Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto el oficio o memorándum de la Subdirección de Adquisiciones y de las Unidades Administrativas donde adjuntan el contrato, pedido o convenio para el registro del presupuesto comprometido, analiza que se cuente con elementos para el registro y lo turna al personal operativo de su Departamento de Presupuesto para que se genere el Presupuesto Comprometido. Departamento de Presupuesto 3. Recibe del Departamento de Presupuesto oficio o memorándum de la Subdirección de Adquisiciones y de las Unidades Administrativas, donde adjunta el contrato, pedido o convenio y revisa que el beneficiario del contrato, pedido o convenio esté dado de alta en el SARG y SICOP. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto En el caso de contratos y pedidos, se verifica que el calendario de los pagos corresponda con el registro del presupuesto pre comprometido con la “Requisición de Compra”. En el caso de los convenios, se verifica la suficiencia presupuestal en los sistemas SARG y SICOP, corroborando que el calendario de pagos del convenio corresponda con el presupuesto autorizado a las Unidades Administrativas. ¿Cuenta con disponibilidad presupuestal en el calendario de pagos pactado en contrato, pedido o convenio? No: Continúa en el paso número 4. Sí: Continúa en el paso número 10. 4. En caso de que el calendario de pagos del presupuesto pre comprometido con la “Requisición de Compra” no corresponda a lo pactado en el contrato o pedido, se notifica al Departamento de Presupuesto, para que mediante oficio o memorándum se comunique al área correspondiente la no procedencia del registro del compromiso. Nota: Lo anterior, también aplica para el caso de no contar con suficiencia presupuestal y el calendario de pagos estipulado en los convenios. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto Nombre del Documento: Manual para Presupuesto Comprometido Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 6 de 11 No. Descripción de la Actividad Responsable 5. Elabora oficio o memorándum y solicita firma a la Subdirección de Programación y Presupuesto para comunicar al área responsable del contrato, pedido o convenio, donde notifica que no se lleva a cabo el registro del compromiso por las razones expuestas anteriormente. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto 6. Firma el oficio o memorándum y turna la documentación al Departamento de Presupuesto. Subdirección de Programación y Presupuesto 7. Entrega memorándums u oficios a las áreas responsables, conservando en archivo la documentación soporte (contrato, pedido, convenio y acuse de recepción de la notificación del no registro del presupuesto comprometido). Personal Operativo del Departamento de Presupuesto 8. Solicitan a la Subdirección de Programación y Presupuesto la adecuación presupuestaria correspondiente para generar el presupuesto comprometido. Áreas responsables del contrato, pedido o convenio 9. Una vez que se cuenta con la autorización de la adecuación correspondiente, las áreas responsables del contrato, pedido o convenio notifican a la Subdirección de Programación y Presupuesto que ya se puede generar el compromiso. Áreas responsables del contrato, pedido o convenio 10. Genera el Presupuesto Comprometido en el SARG y SICOP y asigna el beneficiario a cada solicitud de Presupuesto Comprometido, clave presupuestal, Unidad Responsable, acción, programa y partida presupuestal específica. En el caso de los contratos y pedidos, lo anterior, se realiza con base en la “Requisición de Compra” autorizada, de acuerdo con el procedimiento de “Verificación de la suficiencia presupuestal de Requisiciones de Compra”. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto 11. Imprime del SARG el reporte “Impresión de suficiencia presupuestal autorizada” y del SICOP “El presupuesto por pagar calendarizado del compromiso”. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto 12. Elabora oficio o memorándum y solicita firma a la Subdirección de Programación y Presupuesto para comunicar al área responsable del contrato, pedido o convenio, donde notifica los números asignados para el compromiso a fin de que registren su solicitud de pago en el SARG. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto 13. Firma el oficio o memorándum de la notificación de los números asignados para el compromiso y turna la documentación al Departamento de Presupuesto. Subdirección de Programación y Presupuesto 14. Entrega memorándums y oficios a las áreas responsables, conservando en archivo la documentación soporte (contrato, pedido o convenio, reporte de los sistemas y acuse de recepción de la notificación del registro del presupuesto comprometido). Personal Operativo del Departamento de Presupuesto Nombre del Documento: Manual para Presupuesto Comprometido Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 7 de 11 No. Descripción de la Actividad Responsable 15. Realiza la conciliación del Presupuesto Comprometido al cierre presupuestal mensual, y procede al llenado de la plantilla “alta _ Plantilla” en Excel para el presupuesto comprometido. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto 16. Realiza reporte mensual en el módulo PCOM del sistema PIPP de la SHCP, con el concentrado del presupuesto comprometido de todas las Unidades Administrativas, con base en las fechas determinadas en los lineamientos emitidos por la SHCP. Departamento de Presupuesto 17. Archiva la documentación soporte del registro del presupuesto comprometido. Personal Operativo del Departamento de Presupuesto Nombre del Documento: Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 Manual para Presupuesto Comprometido No. de revisión: 00 Página: 8 de 11 6.2 Diagrama de Flujo Procedimiento para Presupuesto Comprometido Subdirección de Programación y Presupuesto Departamento de Presupuesto Personal Operativo del Departamento de Presupuesto Áreas responsables del contrato, pedido o convenio Inicio 3 1 2 Recibe oficio donde se adjunta contrato, pedido o convenio para el registro del presupuesto comprometido y lo turna al Departamento de Presupuesto Recibe el para el registro del presupuesto comprometido, analiza que se cuente con elementos para el registro Recibe oficio y revisa que el beneficiario esté dado de alta en el SARG y el SICOP y revisa la disponibilidad presupuestal en el calendario de pagos pactado en el contrato, pedido o convenio Sí ¿Cumple? 10 No 4 Calendario de pagos del presupuesto precomprometido con la "Requisición de Compra" no corresponda a lo pactado en el contrato o pedido, se notifica al Departamento de Presupuesto, para que se comunique al área correspondiente la no procedencia del registro del compromiso 8 Oficio 6 Firma el oficio o memorándum y turna la documentación al Departamento de Presupuesto 5 Elabora oficio para comunicar al área responsable del contrato, pedido y/o copia de convenio, donde notifica que no se lleva a cabo el registro del compromiso 9 Oficio 7 Entrega memorándums y oficios a las áreas responsables, conservando en archivo la documentación soporte Solicitan a la Subdirección de Programación y Presupuesto la adecuación presupuestaria correspondiente para generar el presupuesto comprometido Una vez que se cuenta con la autorización de la adecuación correspondiente, las áreas responsables del contrato, pedido o convenio notifican a la Subdirección de Programación y Presupuesto que ya se puede generar el compromiso Nombre del Documento: Código: Manual para Presupuesto Comprometido MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 9 de 11 Procedimiento para Presupuesto Comprometido Subdirección de Programación y Presupuesto Departamento de Presupuesto Personal Operativo del Departamento de Presupuesto Áreas responsables del contrato, pedido o convenio 3 10 Genera el presupuesto comprometido en el SARG y el SICOP 11 Imprime del SARG el reporte "Impresión de suficiencia presupuestal autorizada" y del SICOP "El presupuesto por pagar Reportes calendarizado del del SARG y compromiso". del SICOP 13 12 Firma el oficio o memorándum de la notificación de los números asignados para el compromiso Elabora oficio notificando los números asignados para el compromiso Oficio de notificación de numero asignado 14 Entrega memorándums y oficios a las áreas responsables, conservando en archivo la documentación soporte 15 16 Realiza reporte mensual en el modulo PCOM del sistema PIPP con el concentrado del presupuesto comprometido Realiza la conciliación del Presupuesto Comprometido al cierre presupuestal mensual, y procede al llenado de la plantilla “alta _ Plantilla” PIPP 17 Archiva la documentación soporte del registro del presupuesto comprometido Fin Nombre del Documento: Manual para Presupuesto Comprometido Código: MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 10 de 11 6.3 Anexos No Aplica 7. Transitorios Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias. Nombre del Documento: Código: Manual para Presupuesto Comprometido MP-07/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 11 de 11 8. Emisores Autorizó: Visto Bueno: Xavier Abreu Sierra Director General Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración y Finanzas Elaboró: Supervisó: _____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y Presupuesto _____________________________ José Antonio Melgoza Camarena Director General Adjunto de Innovación y Mejora Registro Oficio Número: CGAF/ /2012 Fecha de dictaminación por el COMERI: 30 de noviembre de 2012 Sello: