Ventajas del almacenamiento de correo electrónico

Ventajas del almacenamiento
de correo electrónico
El correo electrónico no es solo uno de los medios de comunicación más
importantes, sino también una de las fuentes de información más
extensas y de mayor valor. La información que se envía por email, por lo
general, no se guarda en ningún otro sitio, sino que permanece
simplemente en la bandeja del remitente y/o del destinatario. De este
modo se van acumulando conocimientos con el paso de los años cuya
extensión y calidad son incomparables.
Las soluciones de almacenamiento de correo electrónico permiten a las
empresas, así como a las instituciones públicas y los centros educativos,
almacenar estos conocimientos a largo plazo y utilizarlos de forma
eficiente. Esto constituye no solo la base para obtener ventajas
económicas y competitivas decisivas, sino también para cumplir las
exigencias legales y asegurarse de cara a un conflicto posible legal.
Resumen
Ventajas para las empresas
• Almacenamiento seguro y completo de todo el correo electrónico durante el tiempo
que se quiera
• Protección frente a pérdidas de datos
• Cumplimiento de los requisitos legales y seguridad en el caso de un conflicto judicial,
por ejemplo, utilizando los mensajes como pruebas
• Seguridad en el caso de un conflicto judicial
• Aumento de la productividad mediante el uso eficiente del correo electrónico como
fuente de conocimientos
• Reducción inmediata de los costes de TI de almacenamiento y de otro tipo de TI
Ventajas para los administradores
• Aumento del rendimiento del servidor de correo electrónico y reducción de las
necesidades de almacenamiento al desplazar los mensajes antiguos al archivador de
correo electrónico
• Reducción de los costes de almacenamiento gracias a la gestión jerárquica de
almacenamiento (Hierarchical Storage Management o HSM), al almacenamiento de
Ventajas del almacenamiento de correo electrónico
•
•
•
•
instancia única (Single Instance Storage) y a la compresión de datos que se aplican
en el archivador de correo electrónico
Reducción de los tiempos de backup y recuperación del servidor de correo
electrónico
Los propios usuarios finales pueden recuperar los mensajes que hayan perdido
Eliminación de los archivos .pst, que son poco seguros
Control del correo electrónico almacenado de forma descentralizada (p. ej.,
archivando clientes de correo electrónico o cuentas de correo externas)
Ventajas para los usuarios finales
• Rápida búsqueda de texto completo en emails y archivos adjuntos
• Acceso a los mensajes archivados directamente desde Microsoft Outlook, a través
de navegadores de Internet o de dispositivos finales móviles
• Dejan de tener relevancia los límites de las bandejas de entrada y desaparece la
necesidad de eliminar los mensajes «menos importantes» que estos límites conllevan
• Los emails se pueden recuperar del archivo con su solo clic del ratón
• Dependiendo de los derechos que se tengan, es posible acceder a los archivos de
otros empleados
Ventajas jurídicas
En muchos países y sectores hay establecidos requisitos legales para el almacenamiento
de correo electrónico durante un periodo determinado de tiempo. Con frecuencia, las
autoridades y juzgados solicitan la presentación de correo electrónico en breves plazos de
tiempo. Estos requisitos, por regla general, solo se pueden cumplir haciendo uso de una
solución de almacenamiento de correo electrónico.
Además, en el caso de un conflicto judicial, se parte de una mejor posición si se tiene todo
el correo electrónico almacenado de forma íntegra y protegido contra las manipulaciones
para poder presentarlo como prueba.
Ventajas económicas
Aumento de la productividad
Una gran parte de la información crítica para una empresa está guardada en forma de
emails. El que todos los empleados tengan acceso a estos datos en todo momento es un
importante factor para el aumento de la productividad y supone una ventaja competitiva. El
almacenamiento del correo electrónico es la mejor manera de asegurar este acceso.
Protección frente a pérdidas de datos
Es fácil perder mensajes de correo electrónico debido a fallos técnicos o al borrarlos de
forma intencionada o por equivocación. A menudo, los empleados borran toda la bandeja
de entrada en el caso de dejar la empresa. Una solución de almacenamiento de correo
electrónico permite guardar de forma centralizada, segura e íntegra todo el correo
electrónico durante el tiempo que se quiera, lo cual proporciona una protección segura
frente a las pérdidas de datos.
Ventajas del almacenamiento de correo electrónico
Reducción de los costes de TI
La sobrecarga de los servidores de correo electrónico, el aumento de los costes de
almacenamiento, la complicada protección de los datos, los dilatados procesos de
recuperación y los largos tiempos de inactividad en el caso de fallos cuestan
continuamente tiempo y dinero. Con el almacenamiento de correo electrónico se resuelven
muchos de los problemas de TI relacionados con los emails y se simplifican notablemente
los procesos de TI. Los costes de la adquisición de la solución de almacenamiento de
correo electrónico se amortizan, por lo general, al poco tiempo por el ahorro de costes que
esta genera.
Independencia y seguridad
Muchas empresas no guardan su correo electrónico en servidores locales bajo su control,
sino en servidores de Internet de empresas externas. Esto implica confiar en los
mecanismos de seguridad y en la estabilidad de estas empresas. Mediante el
almacenamiento de datos administrados externamente se puede reforzar esta confianza
con una sencilla y efectiva medida de seguridad.
Ventajas técnicas
Reducir de forma duradera la carga del servidor y los gastos de
almacenamiento
El constante aumento del volumen de correo electrónico y la gran cantidad de mensajes
antiguos obligan a los responsables de TI a administrar los recursos de almacenamiento de
manera eficiente. Es aquí donde el almacenamiento de correo electrónico supone una gran
ayuda y reduce de forma inmediata la carga de trabajo de la infraestructura.
Reducción duradera de la carga del
servidor de correo
El almacenamiento externo de los mensajes
históricos en un archivo puede reducir
drásticamente los requisitos de memoria del
servidor de correo electrónico. Tras
archivarlos correctamente se pueden
eliminar los mensajes de correo electrónico
de las bandejas de entrada aplicando reglas
definidas (por ejemplo, todos los mensajes
recibidos hace más de un año).
Una vez archivado todo el correo
electrónico por primera vez, se puede
establecer el almacenamiento como tarea
fija (p. ej., a diario) para reducir de manera
continua la carga de trabajo del servidor de
correo. El usuario sigue teniendo acceso a
los mensajes almacenados en el archivador
desde su entorno de trabajo habitual (p. ej.,
Microsoft Outlook).
Reducción de los requisitos de memoria
Gracias a la tecnología de instancia única
(single instance), los contenidos idénticos
de los mensajes y los archivos adjuntos
idénticos se guardan una sola vez en el
archivo. Esto, junto con la compresión de
archivos adjuntos, reduce notablemente los
requisitos de memoria.
Eliminación de los límites de las
bandejas de entrada
La limitación del tamaño de la bandeja de
entrada es un instrumento para limitar los
requisitos de memoria de un servidor de
correo electrónico que se vuelve
innecesario con el almacenamiento del
correo electrónico. Los usuarios no están
obligados a perder tiempo constantemente
borrando o guardando localmente los
mensajes menos importantes (p, ej., en
archivos .pst).
Ventajas del almacenamiento de correo electrónico
Simplificar la protección y recuperación de datos de los
servidores de correo electrónico
Los backups de los servidores de correo y la recuperación de emails en caso de fallo
suponen un problema cada vez mayor para los administradores. Con frecuencia, el
intervalo de tiempo disponible no es suficiente para guardar los datos.
Reducir los tiempos de backup
El almacenamiento externo de los mensajes antiguos en un archivo reduce drásticamente
la carga de datos del servidor de correo electrónico. Esto hace que el tiempo y los recursos
necesarios para guardar los datos del servidor disminuyan. El archivador, por otra parte, se
puede guardar muy fácilmente. Además de optimizarse el almacenamiento de datos para
backups incrementales, pueden protegerse contra escritura partes enteras del archivador.
Esto ofrece la ventaja de que, una vez guardados los datos en el archivador, estos dejan de
formar parte del proceso de copiado de seguridad en marcha. Los datos se pueden
guardar mediante una función de backup integrada o mediante cualquier software de
backup externo.
Recuperación de datos por parte de los usuarios
Los usuarios pueden recuperar los emails del archivo por cuenta propia y restablecerlos
con un solo clic del ratón. No es necesario que el administrador invierta un gran esfuerzo en
recuperar los mensajes perdidos a partir de las copias de seguridad.
Seguridad total de todo el correo electrónico
Si un usuario borra un email antes de haber hecho una primera copia de seguridad, la
empresa lo pierde para siempre. Por el contrario, si el correo electrónico se archiva
directamente a la entrada o salida mediante MailStore Servers, este riesgo desaparece por
completo.
Disponibilidad constante de todo el correo en caso de fallo
Un aspecto crítico del backup de servidores de correo electrónico es el tiempo requerido
para recuperar los datos en el caso de que se produzca un fallo. Durante ese tiempo de
inactividad, que suele ser de horas o días, las empresas no tienen acceso a información
esencial para sus negocios.
Sin embargo, si el correo electrónico se encuentra almacenado en un archivo, los usuarios
de la empresa pueden seguir accediendo al mismo en el caso de que se produzca un fallo
en el servidor o una pérdida de datos. Esto permite continuar con la actividad comercial sin
interrupción.
Reducir la dependencia de archivos .pst
Una solución de almacenamiento de correo electrónico ofrece al mismo tiempo dos
posibilidades para limitar los problemas relacionados con el formato PST:
•
•
Se reduce la carga del servidor de correo al desplazar los datos al archivador. Esto
hace que los archivos .pst ya no sean necesarios como medio alternativo.
Los archivos .pst existentes se pueden trasladar al archivo en un solo proceso y
después se pueden borrar. Los emails archivados siguen estando a disposición del
usuario a través, por ejemplo, de Microsoft Outlook o MailStore Web Access.
Ventajas del almacenamiento de correo electrónico
Sobre MailStore Server
®
MailStore Server es una de las soluciones de almacenamiento
de datos para PYMEs líderes en el mundo. Entre sus clientes
se encuentran miles de empresas de todos los sectores y
tamaños, además de numerosas autoridades, oficinas de la
Administración y otras instituciones públicas.
MailStore Server es compatible con todas las infraestructuras
de correo electrónico habituales y permite la aplicación de
diferentes estrategias de almacenamiento y conformidad. Esto
permite adaptar perfectamente la solución a los objetivos
individuales y a las necesidades de la empresa. MailStore
Server combina una potente tecnología con bajos costes,
reducidos requisitos de sistema y un sencillo proceso de
instalación.
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Puede descargar la versión de prueba de 30 días en www.mailstore.com e instalarla en
pocos minutos en cualquier ordenador con Windows (también virtual). Durante el
almacenamiento no se modifican en ningún momento sus sistemas de correo electrónico.
Asesoramiento y venta
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Teléfono
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