procedimiento para el control de registros

PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE REGISTROS
05-03-2014/V2
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE REGISTROS
REGISTRO DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN
No.
05-03-2013/V1
NUMERAL
3/ 5.5
DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
Se ajustaron las denominaciones de cargos
según las modificaciones realizadas en la
estructura organizacional.
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OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas para el adecuado control de los
registros, en lo referente a su identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición con el propósito de mostrar evidencia de la implementación y
funcionamiento del SGC de CECAR.
1. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los registros generados en cada uno de los procesos del
SGC de CECAR.
2. RESPONSABLE
El Coordinador de Gestión de Calidad es el responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener
actualizado este procedimiento.
3. DEFINICIÓN
3.1 Registro: Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o
datos tomados durante el desarrollo de las diferentes actividades del SGC de CECAR. Por lo
tanto, pueden ser: los formatos una vez diligenciados, las bases de datos y software
empleados, los videos, las actas que provengan de formatos estandarizados y las fotografías,
sea que se mantengan en forma impresa o en medio digital.
4. CONTROL DE LOS REGISTROS
4.1 DILIGENCIAMIENTO. Todo documento que se establezca como registro del SGC, según el
listado maestro de registros vigente, debe ser diligenciado de tal forma que la información
cumpla con los siguientes características:
 Permanente. Que no pueda borrarse o modificarse sin dejar evidencia de cualquier
cambio. Cuando se requiera modificar un dato se trazan dos líneas oblicuas sobre él y
se coloca al lado el dato modificado, junto con la firma de quien lo modificó.
 Legible. Que pueda leerse fácilmente.
 Completa y Exacta. Que estén diligenciados todos los campos correctamente. Cuando
no aplique el lleno de un campo, se escribirá en él la sigla N/A o se trazará una raya
horizontal.
 Clara. Que todo el que lo lea pueda entenderlo de la misma forma.
 Consistente. Que toda la información requerida como fecha y unidades de medida esté
presentada siempre igual.
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Nota: La fecha debe indicarse empleando el sistema dd-mes-aaaa, ej. 04-10-2012 para indicar
4 de octubre de 2012; y las unidades de medida, empleando siempre que sea posible el sistema
internacional de unidades.
4.2 RECOLECCIÓN, ARCHIVO Y DISPOSICIÓN. Los registros que hacen parte del SGC
deben ser recolectados y archivados según lo indicado en el “Listado maestro de registros del
SGC” vigente el cual se diligencia teniendo en cuenta lo siguiente:
4.2.1 Identificación del registro. Indicar la fecha de vigencia, la versión y el nombre del
registro (el cual debe ser único dentro del SGC de CECAR).
Los fólderes, carpetas (inclusive en medio digital), sobres y cajas que se empleen para
almacenar los registros del SGC, deben estar rotulados con esta información, indicando el
período de diligenciamiento.
4.2.2 Tipo de registro. Indicar cuál es el registro válido en cualquier momento, es decir el que
se consultará en caso de ser necesario, por lo tanto puede ser “Impreso” o en medio “Digital”
cuando se encuentra en el disco duro de un computador, o en una memoria.
4.2.3 Responsable del control. Indicar el nombre del cargo que responde por la administración
(Recolección y archivo) del registro.
4.2.4 Lugar de archivo. Especificar la ubicación física del registro. En caso que éste se
encuentre en medio impreso, puede estar almacenado en fólder, carpeta, sobre o caja y debe
especificarse el sitio donde se tiene almacenado. Si el registro es digital, y está ubicado en el
disco duro de un computador, se debe especificar la ruta de acceso. Si está almacenado en otro
dispositivo o memoria se debe especificar el sitio donde se tiene ubicado. .
4.2.5 Forma de archivo. Indicar la forma de organización del archivo; es decir, por consecutivo,
en orden alfabético, por fechas, entre otros. Si el registro está en medio magnético se deben
utilizar carpetas y/ o subcarpetas para aclarar su organización.
4.2.6 Tiempo de retención. El Responsable del proceso, debe definir el tiempo que se
considere necesario retener el registro, de acuerdo a los requisitos legales, aspectos
reglamentarios o contractuales y la probabilidad de consulta posterior para el análisis de datos o
la toma de decisiones.
4.2.7 Disposición del registro. Indicar qué se hace con el registro cuando se cumple el tiempo
de retención establecido, Ej: Se elimina, se microfilma, se envía a archivo inactivo por un
período de tiempo adicional específico (Considerando nuevamente los requisitos legales, los
aspectos reglamentarios o contractuales y la probabilidad de consulta posterior de los datos).
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4.3 PROTECCIÓN. Todos los archivos deben mantenerse en ambiente ventilado, protegido del
sol y la lluvia, preferiblemente con aire acondicionado, aseado y fumigado periódicamente para
garantizar su adecuada conservación.
4.4 RECUPERACIÓN. Cualquier persona dentro de la institución o parte interesada (Ejemplo:
Cliente, Proveedor, Entes gubernamentales u Organismo certificador) que necesite consultar un
registro del SGC debe solicitarlo al Responsable del proceso que lo genera o administra según
el listado maestro vigente. En caso que le sea permitido el acceso por parte de éste y se
requiera retirarlo temporalmente del archivo, el Responsable del proceso, debe tramitar el
“Control de préstamos de registros” si aún se encuentra en el archivo activo; o en caso
contrario, debe proceder según el “Procedimiento Manejo del archivo inactivo”.
5.5 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS. Cada vez que se diseñe o actualice un formato o se
identifique un registro interno proveniente de un software, el Coordinador de Gestión de Calidad
actualiza el respectivo “Listado maestro de registros del SGC”. Cuando se identifique un
registro externo, como evidencia del SGC, el responsable del proceso, informa al Coordinador
de Gestión de Calidad, para que lo incluya en el Listado maestro de registros del SGC.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA




NTC-ISO 9000:2005
NTC-ISO 9001:2008
Procedimiento Manejo del archivo inactivo
Procedimiento Control de documentos
6. REGISTROS


Listado maestro de registros del SGC.
Control de préstamo de registros.
Elaborado por
Aprobado por
Nombre
Martha Buelvas Marino
Piedad Martínez Carazo
Cargo
Coordinador de Gestión de Calidad
Rectora
Firma
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