win win management - Centre Metal·lúrgic

Área: Cuadernos de Gestión
Circular: QG-11.009
Fecha: Sabadell, 13 de julio de 2011
WIN WIN MANAGEMENT
(Tú ganas, yo gano, la empresa gana)
El propósito de este cuaderno de gestión consiste en proporcionar una guía para que el
lector pueda enfrentarse a los problemas del entorno de trabajo con especial énfasis en la
tecnología y en la delegación en los empleados. Para ello, se exponen unos
planteamientos que le permitirán:
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Negociar eficazmente en situaciones delicadas.
Ejercer de mentor con los empleados que prometen.
Apoyar a los departamentos en que se constituya la empresa.
Supervisar y motivar a los empleados temporales.
Eliminar la resistencia al cambio.
Dirigir a empleados que trabajen en su casa.
Elevar la moral durante las reducciones de plantilla.
EL NUEVO ENTORNO DE TRABAJO
En los últimos años, se han producido muchos y profundos cambios en el mundo
empresarial y de los negocios. Algunos han sido repentinos, como la reducción de
personal. Otros, como el de disponer de un factor humano más diversificado, ha surgido
gradualmente. Este último se ha producido a causa de la aparición de nuevas tecnologías
y por el hecho de que muchas personas puedan colaborar en las tareas de la empresa
trabajando desde su propio domicilio.
Por otro lado, la búsqueda constante de nuevas técnicas de dirección y gestión para
mejorar la productividad también ha provocado otros cambios, como la mayor participación
de los trabajadores en la toma de decisiones. Todo esto contribuye a la transformación del
entorno laboral, siendo un fenómeno que seguirá evolucionando en el futuro. Por tanto, los
máximos responsables de las organizaciones también deben cambiar para adaptarse a las
demandas que exigen los nuevos tiempos.
CÓMO ALEJARSE DEL MODO ANTIGUO DE HACER LAS COSAS
Uno de los aspectos más difíciles de los cambios experimentados en el entorno de trabajo
consiste en apartar los viejos modos de hacer las cosas, de convencer a los empleados de
que hay formas mejores de realizar su trabajo. Se necesita tiempo y paciencia, pero hay
que lograrlo.
En el momento de identificar prácticas que pueden
revisarse para mejorar el rendimiento, hay que hacerse
las siguientes preguntas, a fin de evitar cometer errores:
Eliminar prácticas que
no mejoran el rendimiento
Cómo manejar las críticas
de los trabajadores
Cómo vencer la
resistencia al cambio
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¿La eliminación de un procedimiento ahorrará tiempo?
¿Qué sucede si se elimina algo?
¿Existe una duplicidad de esfuerzos?
¿Un método más eficiente puede ser sustituido por uno
menos eficiente?
• ¿Los trabajadores tienen asignados tareas y deberes
que están de acuerdo con sus capacidades?
Una complicación con la que puede enfrentarse el
dirigente puede ser las críticas de los trabajadores,
algunas abiertas y declaradas, otras calladas y sutiles.
La forma de superar esos obstáculos es identificar el
mejor enfoque para convencer a los trabajadores de que
los cambios que se hacen les beneficiarán. Desde el
punto de vista del empleado, hay que venderle las
nuevas ideas en términos de sus “beneficios”.
En ocasiones los nuevos procedimientos no parecen
atraer a los empleados a pesar de que no se haya
percibido indicio o feedback que indique el disgusto de
los trabajadores. Animar a los empleados para que sean
francos con sus preocupaciones respecto a las nuevas
prácticas de trabajo exige diplomacia.
Cualquiera que sea el problema para conseguir que se
acepten los cambios, todo lo que se necesita es
paciencia y reducción de expectativas. Los grandes
cambios exigen que uno se acostumbre a ellos; por otro
lado, la curva de aprendizaje puede resultar más larga de
lo que en un principio se pensaba.
Cuanta más presión se ejerza para acelerar las cosas,
mayor es la probabilidad de que un cambio complejo
cueste más de llevar a la práctica.
• Creando un entorno de trabajo en el que se aliente a
probar nuevas formas de hacer las cosas.
• Haciendo partícipes a los trabajadores en la toma de
decisiones respecto a posibles cambios.
Cómo animar a los
empleados a cambiar
su forma de trabajar
• Siendo crítico cuando se cometan equivocaciones
durante el proceso de aprendizaje.
• Explicando el propósito del cambio y los objetivos que
se pretenden con los mismos.
• Siendo flexible en cuando a modificar los cambios para
atender las sugerencias de los trabajadores.
• Estando atento al feedback que se reciba de los
trabajadores para corregir los problemas.
• Identificando los beneficios de un cambio, pero sin
exagerar.
• Haciendo un seguimiento frecuente para ayudar a los
empleados a solucionar los problemas que puedan
tener.
COMO SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS DE PERSONAL
Uno de los resultados para que las habilidades de los
trabajadores sigan estando actualizadas es la necesidad de una
formación permanente. La mejor manera de enfocar la
formación es ser realista.
Necesidad de
formación
Estrategias para
prevenir la sobrecarga
de trabajo
El coste de esta formación ha de estar justificada en el
presupuesto de formación. Si es necesaria, deberá poderse
justificar. Aparte de los recursos económicos el mayor obstáculo
puede ser encontrar tiempo para realizarla. Las sesiones de
formación en grupo, el aprovechamiento de períodos de menor
carga de trabajo, seleccionar adecuadamente al formador
interno o proporcionar formación fuera de las horas de trabajo,
son alternativas para resolver este problema.
El resultado de que poca gente haga mucho trabajo es que los
empleados se sobrecargan. Para evitarlo, hay que mantener la
carga de trabajo de un departamento dentro de unos límites
razonables.
Dado que algunas personas son más capaces que otras en
manejar cargas de trabajo pesadas, se pueden reasignar
temporalmente algunas tareas. Sin embargo, debe tenerse
cuidado porque no debe esperarse a que los mejores
trabajadores carguen con el peso de sus compañeros menos
capaces o menos dispuestos.
Combatiendo el
estrés producido
por el cambio
Uno de los generadores de estrés más comunes en el lugar de
trabajo es el asociado con el cambio. Para reducirlo al mínimo,
debe mantenerse informados de forma continuada a los
trabajadores, de los cambios potenciales. Adicionalmente, hay
que evitar no excederse haciendo toda clase de cambios
importantes de forma simultánea o consecutiva. A veces cuando
los cambios no son de una naturaleza positiva, como puede ser
el caso de reducciones de plantilla, es mejor realizarlos lo más
rápidamente posible. De esta forma se reducirá el estrés de los
que siguen en nómina.
Dando sensación de
seguridad en la
relación a la pérdida
futura de trabajo
Una inseguridad grave de los trabajadores puede afectar
severamente a la productividad. Con frecuencia, la
preocupación está basada en rumores que adquieren vida
propia a medida que pasan de una persona a otra. La mejor
política para hacer desaparecer el miedo es acallar rápidamente
esos rumores. Otra forma de prevenirlos es mantener
informados a los colaboradores con buenas noticias.
Gestionando
eficazmente
los despidos
Unas políticas acertadas de reducción de plantillas pueden
reducir al mínimo los problemas de moral. Es tranquilizador
saber que no sólo se ha sobrevivido a una reducción de
plantilla, sino también que los compañeros que no tuvieron esa
suerte fueron tratados con dignidad y respeto.
Lo más importante por parte del dirigente es que esté fácilmente
disponible para hablar con los trabajadores inmediatamente
antes, durante y después de una reducción de plantilla. Se debe
intentar al respecto tranquilizarlos pero sin hacer promesas que
no se podrán cumplir. Hay que mantener la calma mientras se
intenta devolver la tranquilidad al grupo.
CÓMO ADAPTARSE A LA NUEVA TECNOLOGÍA
En general, la nueva tecnología al final hace una contribución positiva al volumen de
trabajo una vez limadas las asperezas. Pero durante el período inicial de introducción se
puede tener la mala suerte de enfrentarse a unos problemas.
El punto de partida para conseguir que los empleados acepten los nuevos métodos
tecnológicos ya se debe producir antes de que éstos lleguen, haciéndolos partícipes en la
selección del mismo. El período de formación y entrenamiento inicial debe respetarse para
evitar la comisión de errores.
Resulta demasiado fácil considerar las nuevas tecnologías como la panacea para dar
soluciones a todos los problemas que tiene la empresa en este estadio. La nueva
tecnología puede parecer prometedora. Sin embargo, al igual que sucede con casi todo,
hay ventajas e inconvenientes a la hora de introducir algo nuevo en el lugar de trabajo.
Algunas consideraciones previas a la adquisición de nuevas tecnologías son:
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¿El nuevo material proporcionará ventajas cuantitativas en términos de resultados?
¿Es esto realmente lo que se espera de él?
¿Proporcionará ganancias cualitativas? Por ejemplo, mejora de la calidad
¿Cuáles son los costes del material o tecnología? Además de los propios de
adquisición, todos aquellos relaciones con la instalación, formación, etc.
¿Cuáles son los costes involucrados del personal?
¿Cuáles son las ramificaciones de formación?
¿Cuáles son las actitudes de los trabajadores respecto a la introducción de esa
nueva tecnología?
Las preocupaciones de los trabajadores respecto a las nuevas tecnologías pueden
aparecer incluso antes de que lleguen a funcionar. Se debe convencer a los trabajadores
de antemano acerca de cómo se beneficiarán de la tecnología, ellos pueden ser
absolutamente receptivos cuando aquella llegue.
CÓMO MANEJAR UN NUEVO ENTORNO DE TRABAJO
La base para manejar un nuevo entorno de trabajo consiste en establecer una sólida
comunicación de ida y vuelta con los subordinados directos. Deben saber que se está
abierto a sus ideas mostrando un verdadero interés en ellos como personas, en lugar de
cómo unos simples recursos necesarios para realizar un trabajo.
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Mostrar un interés sincero en los subordinados directos. Dedicar tiempo a
entablar una conversación casual no relacionada con el trabajo.
Tener cuidado a la hora de corregir equivocaciones en el desempeño de las
nuevas tareas derivadas de dar mayor responsabilidad.
Animar a los empleados a tomar decisiones sin consultarle cada menor detalle.
Alentar constantemente el trabajo en equipo con su grupo y hablar de ello.
Felicitar cuando se compruebe que los empleados trabajan eficazmente como
miembros de un equipo.
CÓMO CONSEGUIR QUE LOS TRABAJADORES COLABOREN
Una tarea más difícil que el nuevo entorno de trabajo impone a los responsables es la
necesidad de convertir a los trabajadores en colaboradores de la dirección participativa.
Si los empleados comprueban que su jefe es sincero al cederles mayores
responsabilidades, muchos de ellos empezarán a ejercitar una independencia mayor.
Habrá otros que ante una nueva situación no muestren gran interés en la dirección
participativa. El jefe debe estar atento para reconocer estas diferencias individuales y no
intentar obligarles a aceptar sus ideas, sino que debe convencerlos lenta y sutilmente,
apelando a sus puntos fuertes, para que adopten una nueva forma de hacer las cosas.
CÓMO RECOGER LOS BENEFICIOS DEL NUEVO ENTORNO DE TRABAJO
A pesar de que el entorno de trabajo en continua evolución presenta muchos desafíos, sus
beneficios potenciales son muchos en cuanto a la eficiencia e involucración de los
empleados. Una de las tareas del responsable de un equipo de trabajo consiste en
proporcionar el liderazgo que maximice los beneficios de la nueva tecnología y de los
cambios en las costumbres directivas.
LA MEJORA EN EL DÍA A DÍA
En lugar de depender de un método al azar para realizar mejoras menores en la manera
en que se realiza el trabajo, es preferible desarrollar una estrategia para hacerlo de forma
continuada, introduciendo aquellas mejoras que formen parte de las costumbres habituales
de trabajo, dedicando el tiempo necesario para escuchar todas las sugerencias y
estableciendo recompensas para animar la participación de los trabajadores.
PEQUEÑAS IDEAS QUE DAN GRANDES BENEFICIOS
La buena comunicación en el sí de un equipo de trabajo lleva a la identificación de
pequeñas ideas que pueden aportar grandes mejoras a la compañía. Una vez
identificadas, es necesario engalanar y presentar la idea de la mejor manera para obtener
su aprobación.
Directrices para presentar una propuesta:
• Considere la dificultad potencial que puede conllevar e identifique como superarla.
• Cuantifique los beneficios en términos concretos.
• Identifique otros posibles beneficiarios de su propuesta (otros departamentos, clientes,
proveedores, etc).
• Hable informalmente con aquellos que pudiesen tener alguna oposición a la propuesta para
tomar sus precauciones.
Eliseu Santandreu
Col·laborador del Centre Metal·lúrgic
CENTRE METAL.LÚRGIC, C/Tres Creus, 66 08202 Sabadell, Tel.93.7457810 — www.centrem.cat — centrem@centrem.cat