Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Proceso para Modificar la Información de Registro - Guía Este formulario es único y estándar y es aplicable a la totalidad de Occidental Oil and Gas Corporation y sus subsidiarias y Centurion Pipeline L.P. (Oxy). Este formulario es únicamente para los proveedores que están registrados en el sistema de Oxy. 1. Complete el Formulario de Modificación de Información del Proveedor Registrado. Una vez completo, un empleado autorizado de su empresa deberá firmarlo. a. Complete solamente las secciones necesarias, indicando la acción a ejecutar: i. “Agregar”: Complete solo la columna “Datos Nuevos” ii. “Quitar”: Complete solo la columna “Datos Previos”. Los datos serán desactivados. iii. “Modificar”: Si datos nuevos reemplazarán a datos previos, complete las columnas “Datos Previos” y “Datos Nuevos”. Los datos previos serán desactivados y se agregarán los datos nuevos. b. Si en la misma sección es necesario introducir más de un cambio, complete y envíe tantos formularios como sea necesario (por ejemplo, dos nuevas direcciones). 2. Escanee y envíe por correo electrónico o envíe por correo postal el formulario firmado y los documentos respaldatorios solicitados a la dirección correspondiente indicada más adelante. Si envía por correo electrónico, el documento original no es necesario. Si su empresa tiene operaciones en diversos países bajo una única entidad legal, envíe las modificaciones al país de la subsidiaria de Oxy principal. País Omán Dirección E-mail OMAVendorModif@oxy.com Qatar QATVendorModif@oxy.com Domicilio postal Requisito Occidental (Oxy-Oman) P. O. Box Formulario firmado y 717 Postal Code 130, Azaiba Muscat completo Sultanate of Oman ATTN: AP Vendors Occidental Petroleum of Qatar Ltd., PO Box 22611, Doha, Qatar Formulario firmado y completo ATTN: OPQL Accounts Dept. Yemen YEMVendorModif@oxy.com Occidental Petroleum of Yemen, PO Box 16516, Sana'a, Republic of Yemen ATTN: AP Vendors Emiratos Árabes Unidos UAEVendorModif@oxy.com OXY of Abu Dhabi, LLC 4th Street, Muroor Occidental Tower PO Box 73243 Abu Dhabi, U.A.E. Estados Unidos de America USAVendorModif@oxy.com Bolivia BOLVendorModif@oxy.com ATTN: AP Vendors Occidental Oil & Gas Corp., PO Box 594 Addison, TX 75001 ATTN: AP Vendors Vintage Petroleum Boliviana Ltd. Address : Av. Roque Aguilera #3355, Santa Cruz de la Sierra, Bolivia ATTE: AP Proveedores Formulario firmado y completo Formulario firmado y completo Formulario firmado y completo Formulario firmado y completo Page 1 of 10 Registered Supplier Information Modification Form País Dirección E-mail Version 2 – 14-January-2015 Domicilio postal Colombia COLVendorModif@oxy.com Libia LIBVendorModif@oxy.com Occidental de Colombia, Inc. / Occidental Andina, LLC. Calle 77A No.11-32 Bogotá, Colombia ATTE: AP Proveedores Occidental LibyaOil &Gas BV Gargaresh Road, km 6.2 , Abunawas 2, P.O. Box91454, Tripoli, G.S. P.L.A.J. ATTN: AP Vendors Requisito Formulario firmado y completo Formulario firmado y completo 3. El personal de Oxy revisará y validará la información. Es posible que se solicite información o documentación adicional para complementar la modificación de la información de registro. 4. Si fuera aplicable, el personal de Oxy modificará la información y enviará un correo electrónico una vez que la modificación haya sido completada. 5. Si tiene acceso al Portal iSupplier, podrá visualizar los cambios en el Portal. Documentación de Soporte Obligatoria aplicable al país de base del Proveedor para la Sección 1A - Actualizar estructura de la empresa IMPORTANTE: adjunte documentación de soporte para cambios de estructura legal y lo siguiente: Pais Omán Qatar Yemen Emiratos Árabes Unidos Estados Unidos Colombia Bolivia Libia Otros * Registración en el Ministerio de Comercio * Registración en la Cámara de Comercio * Registración en el Ministerio de Comercio - Papel computadora * Registración en la Entidad Impositiva Omani junto con el número de contribuyente * Registración comercial en el Ministerio de Economía y Comercio * Licencia Comercial del Ministerio de Asuntos Municipales y Agricultura * Registración en la Cámara de Comercio * Registración Impositiva y Tarjeta Impositiva del Director de Ingresos Públicos e Impuestos * Registración en la Cámara de Comercio Yemenita. * Registración en la Entidad Impositiva Yemenita junto con el número de contribuyente. * Registración en la Entidad de Petróleo, Exploración y Producción Yemenita (PEPA) * Licencia Comercial * Registración en la Cámara de Comercio e Industria. * W-9 * Factura de valor $0 (Ejemplo de Factura) *Fotocopia del RUT *Certificado Bancario original que incluya el número de identificación tributaria *Si se acoge a algún beneficio tributario, la documentación legal que lo soporte (exención de renta por ley de pequeñas empresas, servicios hoteleros, servicios de zonas francas, etc.) Sólo para Personas Jurídicas: *Certificado de la Cámara de Comercio (de expedición no mayor a 2 meses). *Copia de las resoluciones vigentes de la DIAN que lo califiquen como Gran Contribuyente ó como Autorretenedor de renta o de IVA *Si es Entidad sin Ánimo de Lucro, copia de la resolución expedida por el ente de control Sólo para Personas Naturales: *Si es persona natural, Formato Decreto 1070 de 2012 diligenciado. *Inscripción en el Registro de Comercio (FUNDEMPRESA) o Matrícula *Constitución de la Sociedad y Poder de Administración o Representación, registrados en Fundempresa (en su defecto la Tradición comercial) *Inscripción en el Servicio de Impuestos Nacionales (copia del NIT) *Inscripción en una caja de salud u otra que la ley lo permita *Certificado de Afiliación de la empresa en la AFP (Administración Fondos de Pensión) *Copia del Registro del empleador ante el Ministerio de Trabajo (ROE) *Licencia de Funcionamiento Municipal * Certificado de registración comercial emitido por el Comité de Libia Popular General de Economía, Comercio e Inversiones * Certificado de Impuesto Corporativo emitido por el Departamento Impositivo Libio. * Licencia Comercial emitida por el Comité de Libia Popular General de Economía, Comercio e Inversiones autorizando la práctica de la actividad comercial. * Documentación equivalente aplicable al País de Origen Page 2 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Datos de la solicitud de modificación Nombre del Proveedor ID del Contribuyente y/o Número de Proveedor de Oxy Persona de contacto para verificar los cambios solicitados Nombre Completo Cargo Numero de Teléfono Email Page 3 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 1A - Actualizar estructura de la empresa Tipo de cambio de Datos Indicar Tipo (X) Cierre Cambio de Razón Social Adquisición Cambio de Estructura Legal Fusión Cambio de Número de registro impositivo Cambios de datos en estructura de la empresa Datos Previos (a ser inactivados) Datos Nuevos (a ser adicionados) Controlante Razón Social Numero del Contribuyente (*) Estructura Legal El nuevo proveedor ha asumido todas las obligaciones y pasivos en los acuerdos con Oxy, y será responsable de todos los acuerdos del proveedor anterior con Oxy? El Nuevo Proveedor obtuvo el derecho a cobrar las cuentas por pagar de Oxy bajos los acuerdos con el Proveedor anterior? SI NO No aplicable Si su respuesta en SI, especifique la fecha de entrada en vigencia: SI NO No aplicable Si su respuesta en SI, especifique la fecha de entrada en vigencia: Comentarios NOTA: Adjunte documentación que demuestre los cambios de estructura legal de acuerdo a los requisitos listados en la pagina 2. (*) Proveedores de Oman: Numero de Inscripción Comercial Page 4 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 1B - Actualizar estructura de la empresa Acción Quitar(Datos Previos) Indicar Acción (X) Agregar(Datos Nuevos) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Proveedores con base en Colombia Datos Previos (a ser inactivados) Datos Nuevos (a ser adicionados) Tipo ID del Contribuyente Dígito Verificador ID Actividad Económica Contribuyente Principal(RUT) Código CIIU - Arauquita Código CIIU- Arauca Código CIIU- Barrancabermeja IVA Común Simplicado No Responsable Común Simplicado No Responsable Gran Contribuyente (*) Autorretenedor Renta (*) Autorretenedor - IVA (*) Entidad sin Ánimo de Lucro(*) NOTA Adjuntar documentación para demostrar cambios de acuerdo a los requisitos listados en la pagina 2. Nota: (*) Indicar Resolución y fecha Page 5 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 2 - Actualizar el Administrador de Seguridad del Proveedor del Portal iSupplier Acción Indicar Acción (X) Quitar(Datos Previos) Agregar(Datos Nuevos) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Cambio de datos Datos Previos (a ser inactivados) Datos Nuevos (a ser adicionados) País Primer Nombre Apellido Cargo Número de Teléfono Dirección Email Fecha efectiva del cambio Comentarios Importante: Si su empresa realiza actualmente operaciones comerciales con Oxy pero no tiene acceso al Portal iSupplier, por favor contacte su persona de Contacto de Oxy para solicitar el registro. El Administrador de Seguridad del "Portal iSupplier" será la persona responsable de administrar el acceso y las responsabilidades de otros usuarios en el Portal dentro de su organización; y de mantener los accesos y la información permanentemente actualizados. El "Portal iSupplier" es un sitio web de uso amigable que no requiere habilidades especiales. Oxy sugiere que su compañía asigne un Gerente/Responsable de la Cuenta de Oxy como uno de los Administradores. El Proveedor acuerda comunicarle inmediatamente a Oxy cualquier modificación en éstas asignaciones, completando y enviando el Formulario de Modificación del Proveedor Registrado disponible en http://isuppliersupport.oxy.com Oxy otorgará acceso al Administrador de Seguridad de "Portal iSupplier" y a su co-administrador. Cuando el Administrador de Seguridad del Proveedor y/o el co-administrador sean registrados por Oxy en el Portal “iSupplier”, se le enviará automáticamente al usuario un email con su nombre de usuario y contraseña temporaria. Conéctese en el Portal iSupplier dentro de los 14 días de haber recibido sus credenciales. Si no se conectase dentro de los 14 días, su cuenta será bloqueada. Utilice el hipervínculo “Asistencia de Conexión” en la página de ingreso al Portal iSupplier para re-establecer su clave. IMPORTANTE: Una vez que los Administradores de Seguridad de "Portal iSupplier" accedieron al Portal “iSupplier”, ellos deberán registrar cualquier contacto clave directamente relacionado a Oxy como usuario del Portal “iSupplier”. Un usuario del Portal iSupplier” es toda persona que participa en procesos comerciales como por ejemplo pedidos de información o cotización, compras o contratos, entrega de documentación contractual, facturas y pagos, etc. Las instrucciones para adicionar contactos esta incluidas en la Guía de Usuario - Administrar Usuarios – Administración de la Seguridad disponible en la Pagina de Proveedores – Sección Material de Entrenamiento (http://isuppliersupport.oxy.com) Page 6 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 3 - Actualizar Información para Compras y Contratos Acción Indicar Acción (X) Quitar(Datos Previos) Agregar(Datos Nuevos) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Cambios de Datos Datos Previos (a ser inactivados) Datos Nuevos (a ser adicionados) Nombre de la Compañía para Compras y Contractos (*) Numero del Contribuyente Dirección (**) Ciudad Estado País Código Postal Contacto Número de Teléfono Email (***) Fecha efectiva del cambio Comentarios Note: (*) Nombre del proveedor a ser indicado como parte en los acuerdos. Nombre legal de la compañía. (**) Dirección para compras: Dirección donde su compañía recibirá pedidos de información y/o cotización y/o contratos. (***) Email: Requerido. Oxy comunicara electrónicamente las transacciones. Page 7 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 4 – Actualizar Información para Pagos Acción Indicar Acción (X) Quitar(Datos Previos) Agregar(Datos Nuevos) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Cambios de Datos Datos Previos (a ser inactivados) Datos Nuevos (a ser adicionados) Nombre de la Compañía en Facturas (*) Numero del Contribuyente Dirección (**) Ciudad Estado País Código Postal Contacto Número de Teléfono Email (***) Fecha efectiva del cambio Comentarios Nota: (*) Nombre del proveedor a ser indicado en las Facturas. IMPORTANTE: Si el nombre de la Compañía a ser utilizado en Facturas es diferente al nombre de la entidad legal, adjunte la documentación de soporte para demostrar la relación con la entidad legal principal. Proveedores basados en Estados Unidos de America: además, adjunte el Formulario w-9 firmado y una factura ejemplo con valor cero. Proveedores no basados en Estados Unidos de America: además, adjunte documentación aplicable. (**) Dirección para pagos: Dirección donde su compañía recibirá pagos. Sin embargo, el método de pago preferido de Oxy es el electrónico. Por favor provea la información bancaria en la próxima sección para pagos electrónicos. (***) Email: Requerido. Oxy comunicara electrónicamente las transacciones. Page 8 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 5 – Actualizar Información Bancaria (Cuenta/Banco) Acción Indicar Acción (X) Quitar(Datos Previos) Agregar(Datos Nuevos) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Cambios de Datos Datos Previos (a ser inactivados) Datos Nuevos (a ser adicionados) Nombre de la Compañía en Facturas (*) Numero del Contribuyente Número de Cuenta Tipo de Cuenta Corriente Tipos de pagos electrónicos habilitados para esta cuenta ACH Ahorro Cable Ambos Corriente ACH Ahorro Cable Ambos Nombre del Titular de la Cuenta Nombre del Banco Nombre Sucursal del Banco Dirección Sucursal del Banco Tipo de Banco (**) ABA CHIPS ABA CHIPS SWIFT Otro SWIFT Otro Número Tipo de Sucursal (***) (ABA Routing Number) IBAN (Europa & UK Bancos) Código Sort (UK Bancos) País Moneda de la Cuenta E-mail para aviso de envío Fecha efectiva del cambio Comentarios Note: (*)Nombre del proveedor a ser indicado en las Facturas. (**) Si selecciona “Otro”, explique en el campo “Comentarios”. (***) Complete el Número del Tipo de Sucursal (ABA 9 dígitos, etc.). Page 9 of 10 Registered Supplier Information Modification Form Version 2 – 14-January-2015 Sección 6 – Actualizar Información para Pagos en Dinares Libios (LYD) Acción Indicar Acción (X) Quitar(Datos Previos) Agregar(Datos Nuevos) Cambios de Datos Datos Previos (a ser inactivados) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Datos Nuevos (a ser adicionados) Nombre a quién el cheque será dirigido Fecha efectiva del cambio Comentarios Importante: Además es necesario proveer un sello de la compañía o una carta de autorización identificando la persona que retirará el cheque Sección 7 – Otros comentarios o cambios Acción Indicar Acción (X) Quitar(Datos Previos) Agregar(Datos Nuevos) Cambios de Datos Datos Previos (a ser inactivados) Modificar(Datos Previos/Nuevos) Datos Nuevos (a ser adicionados) Explicar los cambios solicitados no incluidos en las secciones anteriores. Por el presente certifico, en nombre del proveedor identificado anteriormente, que toda la información consignada en este formulario (y en cualquier archivo adjunto al presente) es verdadera y correcta. Firma Cargo Nombre Completo Email Número de Teléfono Fecha Si se modifica la información de la sección Estructura de la empresa o el Nombre de la Cuenta Bancaria no coincide con la Razón Social del Proveedor, el formulario debe estar firmado por un Funcionario de la Empresa y debe presentarse la información que se detalla a continuación: • Si quien suscribe fuera el Presidente/Gerente General, comprobante del registro del último Directorio • Si quien suscribe fuera un funcionario o Apoderado, copia del Poder. • Si quien suscribe fuera el propietario de la Empresa, consigne en el campo “Cargo” y presente la Documentación que corresponda. Todas las demás modificaciones deben estar firmadas por un empleado debidamente autorizado del Proveedor. Colombia: Para actualizar la información bancaria, el formulario debe estar firmado por un Funcionario de la Empresa. La firma debe estar certificada por el Banco. Page 10 of 10