Las múltiples formas de organizar que brindan los sistemas en

Las múltiples formas de organizar que brindan los sistemas en mención, van desde tipos de
documentos, tipos de carpetas, tipos de subcarpetas, etc. para que el usuario con mayor
comodidad categorice sus documentos.
No obstante que para consultar un documento determinado deberá buscarlo con algún nombre
que lo identifique.
La etiquetación de nombres de los documentos se lo conoce como
“palabras claves”, que no es otra cosa que la grabación de uno o más nombres que
representarán al documento y es como Ud. lo buscaría en una consulta posterior. Al proceso
de grabarle las palabras claves sobre el documento se lo conoce como Indexación.
Se recomienda que en este proceso de Indexación se le agregue máximo 4 palabras claves, ya
que por el contrario si el usuario le desea agregar unas 20 palabras claves, a más del tiempo
que incurriría grabando esa cantidad, escasamente se acordará el usuario de todas las
palabras que le asignó
Una vez indexado el documento, se encontrará disponible para todos los usuarios que tengan
permiso de acceso sobre él.
Las ventajas de la utilización de esta modalidad de archivo de documentos, le permite
conservar por mucho más tiempo la información, le permite ahorrar espacio físico y mobiliario
de almacenaje tales como: perchas, archivadores, cartones, etc. ; sin considerar el personal de
archivo que sería integrado a otras funciones de la empresa. También se ahorra el papel, ya
que al estar disponible todo el tiempo, los usuarios no tendrán la necesidad de sacar copias
para guardarlas como respaldo en sus escritorios.
El costo de almacenamiento electrónico cada vez es más económico en el mercado, de ahí que
resulta muy conveniente mantener segura la documentación.
Entre los objetivos que persigue el Archivo electrónico de documentos es que se ahorren
costos operativos de generación y mantenimiento de documentos físicos y la optimización de
los procesos de la empresa.
En consecuencia, si su empresa se decidió por el uso de esta
nueva modalidad de trabajo, tenga la seguridad de que ha aplicado una “solución verde” que
contribuirá a la preservación del medio ambiente.
Sara Noriega