PROCESO DE RECURSOS FISICOS ADMINISTRACIÓN DE ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS PÚBLICOS Revisó: Jefe Planta Física Aprobó: Rector Código: GRF.08 Versión: 04 Página 1 de 2 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución Nº 1883 1. OBJETIVO. Definir los lineamientos generales, para un óptimo desarrollo de las tareas adscritas administración de arrendamientos y servicios públicos. a la 2. ALCANCE. Aplica a las personas que tienen relación con la actividad adscritas a la administración de arrendamientos y servicios públicos. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados. Reporte: Descripción escrita de características y circunstancias de un suceso o asunto I.P.C: Índice de Precios al Consumidor. 4. CONTENIDO DE LA GUÍA La administración de arrendamientos y servicios públicos son actividades adscritas a la División de Planta Física, la cual actúa como ente regulador de las cláusulas establecidas en los contratos, de lineamientos internos y del consumo en los servicios públicos que existen en los establecimientos arrendados. - Con respecto al cobro de los rubros de arrendamiento y servicios públicos La secretaria de la División de Planta Física o Coordinación de Sede realiza las facturas de los servicios públicos teniendo en cuenta las fechas establecidas en cada uno de los contratos de arrendamiento, las unidades consumidas y la fórmula de cálculo necesaria para obtener el rubro a cancelar. Servicio de acueducto y energía eléctrica: El cobro en los locales de los servicios de acueducto y energía eléctrica se efectuará de acuerdo a la lectura del contador. Aquellos locales que no cuentan con contador se tienen montos preestablecidos de consumo y su valor se incrementa dependiendo de la variación del I.P.C. Las facturas deben tener original y dos copias. La factura original permanece en poder del arrendatario, una de las copias se envía a la Sección de Tesorería y la otra se conserva en el archivo de la División de Planta Física o Coordinación de Sede. PROCESO DE RECURSOS FISICOS ADMINISTRACIÓN DE ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS PÚBLICOS Código: GRF.08 Versión: 04 Página 2 de 2 El tiempo establecido para el pago de los rubros es de 10 días hábiles a partir de la fecha en la que se elaboró la factura. El arrendatario debe entregar una copia de la factura cancelada a la Secretaria de Planta Física y/o de la Sede, la cual será enviada a la Sección de Tesorería para ser descargada del sistema. En caso de solicitarse una prórroga por parte del arrendatario; el plazo adicional para la cancelación de la factura se establecerá con el Jefe de la División de Planta Física o con el Coordinador y/o Administrador de Sede. En caso de existir un atraso en el pago de las facturas por parte del arrendatario, se dará aviso al arrendatario, se indagará el motivo del atraso y se establecerá las medidas a tomar. El control del pago de los servicios públicos por parte de los arrendatarios de los locales se registra en el formato “Control de consumo de servicios públicos y canon de arrendamiento” FRF.20. 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 05 de 2007 02 Abril 14 de 2008 03 Noviembre 5 de 2009 04 Marzo 25 de 2010 Creación del documento Ingresaron actualización de formato que serán soporte de la actividad de administración de arrendamientos y servicios públicos, y se elimino de esta guía el formato FRF.06 Actualización del contenido de la Guía para su aplicación en las Sedes. Incremento del valor de los servicios públicos teniendo en cuenta la variación del I.P.C. Unificación de las actividades de cobro del servicio de energía eléctrica y acueducto.