Guía Práctica Planificación GPR

GUÍA PRÁCTICA DE
PLANIFICACIÓN - GPR
Ministerio de Salud Pública
Dirección Nacional de Cambio
de Cultura Organizacional
Noviembre 2013
Guía Práctica de Planificación GPR
INTRODUCCIÓN
La Constitución de la República del
Ecuador de 2008 en su Art. 227
establece.- La administración pública
constituye un servicio a la colectividad
que se rige por los principios de
eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,
desconcentración,
descentralización
coordinación,
participación,
planificación,
transparencia
y
evaluación.
Así también en el Art. 280 indica.- EI
Plan Nacional de Desarrollo es el
instrumento al que se sujetarán las
políticas, programas y proyectos
públicos; la programación y ejecución
del presupuesto del Estado; y la
inversión y la asignación de los recursos
públicos. (..)
Sobre la base de la Constitución, la
Secretaria
Nacional
de
la
Administración Pública emite la Norma
Técnica
de
Implementación
y
Operación de la Metodología y
Herramienta Gobierno por Resultados,
la cual rige para todas las Instituciones
de la administración pública central,
institucional y dependiente de la
Función Ejecutiva.
El Modelo Gobierno por Resultados
posiciona el Plan Nacional del Buen
Vivir sobre una jerarquía de planes que
establece la construcción de las
Agendas
Sectoriales,
planes
estratégicos
institucionales
y
operativizarlo a través de los planes
1
operativos de las unidades que
ejecutan los proyectos y procesos.
El Ministerio de Salud Pública,
mediante Acuerdo Ministerial Nº 2166
establece la responsabilidad a la
Coordinación General de Gestión
Estratégica el buen uso de la
herramienta y metodología para la
gestión de planes estratégicos, planes
operativos, proyectos de gasto
corriente y procesos. (Art.1)
Finalmente, para garantizar el Buen
Vivir, uno de los pilares importantes es
la planificación vinculada a un servicio
de calidad con calidez. La experiencia
institucional en GPR permitirá construir
y transparentar una gestión por
resultados.
Guía Práctica de Planificación GPR
MODELO GOBIERNO POR RESULTADOS
PLAN
ESTRATÉGICO
PLAN
OPERATIVO
Figura 1
2
Guía Práctica de Planificación GPR
Jerarquía de Planes
El Modelo Gobierno por Resultados
crea dos tipos de planes:
§
Plan Estratégico.- Es
un
conjunto
de
objetivos,
estrategias,
indicadores
y
riesgos al nivel sectorial
institucional, así como el
segundo
nivel
de
cada
institución
(ejemplo:
subsecretaría o coordinación
general)
Plan operativo.- Es un conjunto
de
objetivos,
indicadores,
riesgos
y
portafolio
de
proyectos y catálogo de
procesos al nivel de unidad
operativa o dirección. 1
§
Figura 2
1
NORMA TÉCNICA GPR - Capítulo II, Art. 6.2011
3
Responsables para la
Construcción y Aprobación de
Planes
Es importante hacer hincapié en la
responsabilidad de las Autoridades
para la construcción, aprobación y
cierre de los planes establecidos para
cada nivel como lo establece la Norma
Técnica GPR en los Art.14 y 15 para
planes estratégicos y Art. 19 y 20 para
planes operativos.
Cabe indicar el apoyo metodológico y
logístico del Monitor GPR para el
asesoramiento y filtro de comunicación
en la programación establecida por el
equipo metodológico de la Dirección
Nacional de Cambio de Cultura
Organizacional.
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PLAN
INSTITUCIONAL
GPR
§
§
Análisis Situacional
Insumos
§
a) Matriz de Análisis Situacional
b) Herramienta Gobierno por
Resultados (FCE9)
Definición FODA
La elaboración del FODA permite
identificar
los aspectos internos
(Fortalezas y Debilidades) y externos
(Oportunidades y Amenazas) de la Unidad.
Figura 3
4
§
Fortalezas.- Son los aspectos
internos positivos de la Unidad que
se debe enfatizar para conseguir
una gestión eficiente.
Oportunidades.- Son factores
externos favorables para la Unidad
que permite obtener ventajas en
beneficio de la Institución.
Debilidades.- Son aquellos recursos
que se carecen, actividades que no
se desarrollan eficientemente y se
deben mejorar.
Amenazas.Son
situaciones
externas que pueden afectar en la
gestión de la Unidad y deben
considerarse
para
generar
estrategias.
Guía Práctica de Planificación GPR
Definición de Acciones Claves
Son aquellas acciones específicas que se
identifican durante el proceso de gestión
del desempeño y que son necesarias para
terminar la planeación, mejorar la
ejecución, resolver un asunto o cualquier
otra que requiera de ser registrada y dar
seguimiento a su progreso. Las acciones
clave siempre son relacionadas a
la
Organización, Proyectos o a Procesos. 2
Definición de Lecciones
Aprendidas
Resumen específico del aprendizaje obtenido
relacionado a cada Factor Critico de Éxito.3
¿Cómo hacer el análisis
situacional?
Para iniciar el desarrollo del análisis
situacional se realizará una reunión interna
de la Unidad convocada por el Monitor
GPR:
§
DURACIÓN
Se recomienda que la duración de la
reunión sea en un marco de tiempo de dos
horas.
§
INTERROGANTES FODA
El moderador de la reunión (Autoridad /
Monitor GPR) podrá plantear las siguientes
interrogantes como guía:
FORTALEZAS:
1. ¿Cuáles son los puntos fuertes de
la Unidad para conseguir los
objetivos institucionales?
2. ¿Cuáles son las ventajas de la
Unidad?
OPORTUNIDADES:
1. ¿Qué factores del entorno pueden
facilitar para conseguir los
objetivos?
2. ¿Qué recursos serán beneficiosos
para la Unidad?
DEBILIDADES:
§
PARTICIPANTES
1. Autoridad (obligatorio)
2. Coordinadores de Área o Líderes de
Mesa (obligatorio)
3. Equipo de trabajo de la unidad
(opcional)
4. Equipo metodológico GPR (opcional)
2
Guía de Uso de la herramienta operativa GPR , Pag.
37
3
Guía de Uso de la herramienta operativa GPR , Pag.
37
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1. ¿Qué aspectos se deberían mejorar
en la Unidad?
2. ¿Qué aspectos se deberían evitar?
AMENAZAS:
1. ¿Qué recursos podrían afectar las
metas?
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§
REGISTRO MATRIZ ASA-V1-2013
En la Matriz ASA-V1-2013 se registrarán los
siguientes datos:
1. Periodo (Mes y Año)
2. Nombre
de
la
Dirección,
Subsecretaria o Coordinación,
3. Nombre de los participantes
(Nombre y Apellido)
4. Características
de
Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y
Amenazas (máximo siete)
La evaluación estará en escala del 1 al 3,
considerando:
ü 1 - Bajo
ü 2 - Medio
ü 3 - Alto
El moderador de la reunión registrará la
evaluación por participante en la matriz.
§
PROBLEMAS
A fin de alcanzar una óptima gestión en la
Unidad es importante identificar los
problemas organizacionales, tomando en
cuenta que son aquellos propios de la
Institución, sin confundir con debilidades
(internas de la Unidad) y Amenazas ( factor
externo).
Posterior, al análisis de los problemas el
Moderador debe registrar en la Matriz
ASA-P-V1-2013 y cada participante en
escala del 1 al 3 evaluará su importancia.
ü 1 - Bajo
ü 2 - Medio
ü 3 - Alto
6
§
ACCIONES CLAVES
Las acciones claves se registrarán en la
herramienta (FCE9) con el siguiente
formato:
CAMPO
Acción
Clave:
Evidencia
de Éxito:
§
DETALLE
ACCIÓN:
(Verbo + Alcance en mayúscula)
UNIDAD:
BENEFICIARIO:
INSUMO:
PRODUCTOS:
(Enlistar los productos/entregables)
LECCIONES APRENDIDAS
CAMPO
DETALLE
Hemos
PERIODO:
aprendido Resumen del aprendizaje
que:
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¿Cómo registrarlo en GPR?
REGISTRO DEL FODA Y PROBLEMAS:
§
NIVEL ESTRATÉGICO: Subsecretarias y Coordinaciones Generales / Zonales
1. Click en Actualizar Plan;
Posterior, en la opción Menú, seleccionar Resumen Organizacional
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§
NIVEL OPERATIVO: Direcciones Nacionales, Direcciones Zonales, Direcciones
Distritales.
1. En el panel operativo de la Unidad, seleccionar el Factor Crítico de Éxito – FCE9
Posterior seleccionar la opción: Resumen Organizacional
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§
NIVEL ESTRATÉGICO Y OPERATIVO
2. En la opción: Descripción General registrar la Misión de la Unidad establecida en el
Estatuto Orgánico del MSP.
3. En la opción: Resumen de la Situación actual, registrar el FODA levantada en la Matriz
(ASA-V1-2013)
4. Finalmente, en la opción Problemas y Riesgos en la Organización registrar los
problemas identificados en la Matriz (ASA-P-V1-2013)
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REGISTRO DE ACCIONES CLAVES:
1. Seleccionar FCE9 Gestión de la Unidad:
2. En la opción Menú seleccionar Acciones Claves
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3. En los filtros del panel seleccionar Año: 2013, Ver por: Organización
4. Seleccionar Agregar y registrar conforme los lineamientos de formato:
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REGISTRAR LECCIONES APRENDIDAS
1. Seleccionar FCE9 Gestión de la Unidad:
2. En la opción Menú seleccionar Lecciones Aprendidas
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3. Registrar el resumen en la opción Hemos aprendido que:
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MATRIZ EJEMPLO
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MATRIZ ASA-V1-2013
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MATRIZ ASA-P-V1-2013
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