El presupuesto,

El
presupuesto,
tema clave de la
gestión
empresarial
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El presupuesto,
tema clave de la gestión empresarial
Una
de
las
herramientas
indispensables para la gestión de una
empresa es el presupuesto. Aunque
su utilidad se suele ver únicamente
desde la perspectiva del control, en
realidad su función desde el punto de
vista de la planeación y gestión de
recursos
es
invaluable,
siendo
fundamental como base para la toma
de muchas de las decisiones.
La elaboración del presupuesto empresarial, debe partir de los objetivos y
metas generales que la empresa aspira alcanzar en un período de tiempo
(usualmente un año) y descender hasta cada una de sus áreas funcionales, las
cuales deben definir sus propias metas, derivadas y acordes con las más
generales.
Una vez definido a dónde quiere llegar la organización en el horizonte de
tiempo establecido, y el aporte que para ello debe hacer cada una de sus
áreas, se debe establecer cuáles son los proyectos y las actividades necesarias
para ello, es decir, la forma de convertir en acción lo planeado.
En este punto es en el que se deben definir y cuantificar los recursos humanos,
materiales y financieros que se requieren, y su aplicación en el tiempo. Es ese
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el momento en el que se elabora el presupuesto, que contempla tanto los
ingresos como los gastos y las inversiones a realizar.
Hay que tener en cuenta que el presupuesto no es una actividad puntual que
se realiza en un momento y de la que se deja constancia en un documento
estático. Por el contrario, se trata de un proceso dinámico sobre el que se
trabaja de forma permanente.
a) Formulación: consiste en la proyección y cuantificación de las metas de
ingresos y egresos, derivadas del plan general de la empresa y de los
planes específicos de las áreas que la componen.
En esta formulación, es conveniente tomar como base tanto el
comportamiento histórico que han tenido aquellos rubros que reflejan la
actividad cotidiana y permanente (sobre éstos se hacen proyecciones
basadas en el pasado), al igual que aquellos que están asociados con los
planes y proyectos nuevos (sobre éstos se hacen estimaciones).
b) Evaluación y ajuste:
usualmente, la
formulación inicial
de un
presupuesto contiene algunas estimaciones que pueden desbordar la
capacidad real de la empresa o las condiciones del mercado. Por ello es
necesario realizar una evaluación cuidadosa de la primera versión del
presupuesto para ajustarla a la realidad y hacerla viable.
c) Aprobación: en toda empresa hay una instancia directiva responsable
de darle el visto bueno al presupuesto o solicitar nuevos ajustes. Una
vez aprobado por la instancia correspondiente, el presupuesto adquiere
un carácter de oficial y obligatorio al interior de la compañía.
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d) Ejecución y control: una vez aprobado, se entra en la fase de
ejecución del presupuesto, que está vinculada con la operación de la
empresa y con la realización de los planes y proyectos específicos de
cada área.
A la hora de formular y controlar el presupuesto general de la empresa, hay
que tener presente que está compuesto por presupuestos más específicos
provenientes de sus áreas funcionales.
Cada uno de ellos se ocupa de
contemplar aspectos diferentes del
funcionamiento y la actividad de la
organización.
Es
así
como
los
principales presupuestos específicos
de la organización son: presupuesto
de
ventas,
presupuesto
de
producción, presupuesto de tesorería
y presupuesto de inversiones.
El presupuesto de ventas establece la proyección en el tiempo, durante el
período contemplado, de la cantidad de productos a vender y los ingresos a
obtener por ventas según el precio o precios de venta estipulados.
Este presupuesto se construye a partir de los objetivos definidos en el plan
comercial de
la
empresa.
Su
grado
de
detalle
o
segmentación
está
estrechamente relacionado con la forma como la empresa comercializa sus
productos (por zonas geográficas, vendedores, canales de comercialización,
etc.).
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Si se trata de una empresa que fabrica uno o varios productos, requiere
elaborar un presupuesto de producción en el que se define el número de
unidades a fabricar por cada producto y su distribución en el tiempo, de modo
tal que permita satisfacer la proyección de ventas. En este presupuesto se
deben tener en cuenta la capacidad instalada, la duración del ciclo de
fabricación de cada producto, los costos de producción, entre otros.
En el presupuesto de
administración se contemplan todos
los
costos
relacionados con la actividad administrativa de la empresa. Es decir todas las
funciones de apoyo a su funcionamiento, tales como contabilidad, tesorería,
recursos humanos, etc.
El presupuesto de inversiones determina los momentos y montos en los que se
prevé la compra de activos requeridos para alcanzar la capacidad operativa
requerida según los planes y proyectos de la empresa.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta es que los presupuestos, que
usualmente se elaboran para un mediano a largo plazo, durante su ejecución
requieren un seguimiento permanente que permita ajustarlos a los cambios
drásticos que puedan sufrir tanto la empresa como su entorno, de tal modo
que puedan reflejar de la mejor manera posible las condiciones reales del
momento.
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