DOCUMENTACIÓN DE CAJA INGRESO DE CAJA: Concepto: es un

Apuntes Practicas Administrativas
1 de 3
DO C UM ENT AC IÓ N D E C AJ A
ING R E SO D E C AJ A:
Co n ce p t o : es u n doc um ent o pr ob a tor i o de us o in t er n o q ue j us t if ic a y d oc um e nt a la
en tr ad a d e d i ner o e n c aj a e n a qu e l los c a s os e n qu e n o ex is te otr o doc um en to qu e
r es p a l de la op er ac ió n.
F in al id ad : s e u t il i za e n l os s i gu i e nt es c as os :
a) Dif er e nc i as en el s al d o d e c aj a , a f a vor .
b) Ch e qu es em it i dos por l a em pr es a en pa g o d e d eu d as ( f ic c i ó n) .
c ) Re t ir os d e d i n er o de l a c u en ta ba nc ar ia ( c aj er o au tom át ic o o m os t r ad or ) .
EG R ES O D E C AJ A:
Co n ce p t o : es d e ef e c to c o nt r ar i o a l a nt er i or ya q ue s e r ea l i za p ar a doc um en tar un a
s a li d a d e d in er o d e c a j a de la c ua l n o s e t i e ne c om pr ob a nt e a l gu n o.
Es u n d oc um en t o pr ob at or io y s e c o nt a b i li za . F or m a par t e de los c om pr o ba nt es d e c aj a.
F in al id ad : s e em it e e n l os s i gu i e nt es c as os :
a) Dif er e nc i as en el s al d o d e c aj a , e n c on tr a.
b) P eq u eñ as c om pr as s i n d oc um en t ac i ó n q ue l as r es p a l de ( t im br es pr of es i o n al es o
no t ar i a l es , s e l l ad os , e tc .) .
c ) L lam ad as t e lef ó n ic as r ea l i za d as f ue r a d e l a em pr es a.
d) G as t os d e pr o pi n as , c om pr a d e p er ió d ic os , etc .
V AL E D E C AJ A:
Co n ce p t o : es u n d o c um ent o pr o b at or io d e us o p ar t ic u l ar d e l c aj er o. Es de t r ám it e
i nt er n o y s e c o nt a bi l i z a.
F in al id ad : s e em pl e a par a dej ar c ons t anc i a en c aj a d e l m ov im ie nt o d e di n er o e ntr e g ad o
par a s u p os t er ior r e nd ic ió n d e c ue nt as , o c o m o f orm a de a d e la nt o de m a yo r es m ont os a
l iq u i dar .
Ut i lid ad : e s t e c om pr o ba n te s e ut i l i za e n l os s i g u ie nt es c as os :
a) P ar a doc um en tar a d e l an t os de ha b er es : e n es t e c as o e l em pl e ad o a l s o l ic i t ar u n
ad e l an to de s u s al ar i o l l en a e l c om pr o b an t e, l o f ir m a y tr am ita s u a ut or i zac i ó n,
en tr eg á nd o l o pos t er ior m ente a l c aj er o p ar a s u l i qu i dac i ó n.
E l v a le l e s er á de v u e lt o a f in d e m es j u n t o c on e l r ec i bo d e s u e ld o ( e n do n de
ap ar ec er á d es c o nt ad o d ic ho ad e la n to) .
b) P ar a d oc um e nt ar v iá tic os : c u a nd o un f u nc io n ar io , e n r e pr es en t ac i ó n d e l a
em pr es a, s e tr as l a da de n tr o de l a c i u da d o v i aj a a otr a loc a l id a d, és t a l e a n t ic i p a
d in er o s uf ic i e nt e p ar a gas tos , f ir m an d o e l f unc i o nar i o u n c om pr o ba n te de l d in er o
qu e l l e v a.
Es t e a nt ic i p o, d e nom i na d o v i át ic o, p u ed e s e r :
1) Un a s um a d e di n er o e ntr eg a d a p ar a gas tos d e loc om oc i ó n ( pas aj es ) ,
c om id as y al oj am ie nt o. Es tá s uj et a a r e n d i c i ón d e c u e nt as y a r e g is tr ac ió n
c on t ab l e.
2) Un a p ar t i d a p er ió d ic a f ij a, s i n ob l i g ac i ó n d e r en d ir c u e nt as y s e c o nt a bi l i za
c om o c om pr ob a nt e d ef i ni t i vo .
Cu a lq u i er a s e a e l m ot i v o p or e l c u a l e l c aj er o en tr e g a d i n e r o a u n
f unc io n ar io d e l a em pr es a t i en e, és t e ú l tim o, q ue e ntr eg ar l os
c om pr o ba nt es d ef i n it i v os y/ o r ei n te gr ar e l d i ner o c or r es p on d ie n te .
PL AN I L L AS :
PL AN I L L A D E CO B R ANZ A:
Co n ce p t o : c ua n do e l v o lum en d e d e ud or es es im p or t a nt e la em pr es a ut i l i za u n a p l a ni l l a
de c o br a n za , l a qu e per m i te r es um ir l a ge s ti ó n r e al i za d a y f ac i l it a l a l i qu i d ac i ó n qu e
de b en r ea l i za r l os c o b r ad or es .
Dic h a p la n i l la es un d oc um en t o d e us o in t er no de la em pr es a .
V en t aj as : a l ut i l i za r l a te n em os u n a do b l e v e nt aj a :
a) S e r es um e l a c o br an z a d el dí a e n un d oc u m ento ú n ic o, l o c u a l f ac i l it a e l c o ntr o l
de l c o br a dor y l a r e g is tr ac i ón de l in gr es o en e l l ibr o d e c aj a.
Apuntes Practicas Administrativas
2 de 3
b) Las p la n i l las s e ar m an pr e v i am ent e a l a s a l id a d e l c o br ad or
c ons t it u ye n u n p l a n or de n ad o r ac i o na lm en te de c obr a n zas .
p or
lo
qu e
M ecan is mo : pr e vi o a l a s a l i da d e l c ob r a d or l a em pr es a le e ntr e g a el m ater i a l nec es ar i o
par a r e a l i za r l a m is m a:
a) Un a l i br et a d e r ec ib os of ic i a l es .
b) Un es t ad o d e c u en ta c om er c i a l o c o pi as d e l os d oc um en t os a c o br ar .
c ) Un a p l an i l l a de c obr a n za s .
E l c obr a d or al f i na l i za r l a j or n a da r in d e c ue nt as ut i l i za n d o la p l an i l la d e c o br a n za , q u e l e
s ir v e pa r a p r es e nt ar o r de n a dam en te l a t ar e a r e a l i za d a.
Le en tr e g ar á a l c aj er o d e l a em pr es a:
1) La pl a n il l a ( or i g in a l y du p l ic a d o) .
2) La l i br et a de r ec i bo s of ic i al es j un t o c o n la t ir i ll a de l a
s um a c o br a d a
c or r es p o nd i en t e.
3) Los c he q ues r ec i b i dos y n o de p os i t ad os , c on l a s um a c or r es p o nd i e nt e.
4) Los de p ós i t os ba nc ar i os r e al i za d os .
5) E l d in er o e n ef ec ti v o , s i l o h ub i er a.
E l c aj er o v er if ic a l a ex ac t i tu d d e los d oc um ent os r ec ib i d os y, s i es tá d e ac u er d o, f ir m a y
de v u e l ve a l c o br a dor e l du p l ic a d o d e l a p la n i l la d e c o br an za s .
El e men t o s co n st it u t i v o s: es t a p l an i l l a c o nt i en e:
a) Nom br e de la em pr es a em is o r a .
b) F ec ha d e em is ió n .
c ) Núm er o de p l a n il l a.
d) V ar ias c o l um nas p ar a de t al l ar :
1) e l nom br e y n úm er o d e l c l ie n te
2) d ir ec c i ó n,
3) im por te a c obr ar ,
4) im por te c o br a do ( ef ec t i v o, c h e qu es ) ,
5) de p ós it os ef ec tu a dos ,
6) obs er v ac io n es .
e) F ir m as , d e l c o br a d or y d e l c aj e r o ( a v a l an d o l a g es t i ón) .
Ví a s: l a p l a ni l l a s e e m ite e n d os v í as . O r i g i na l p ar a e l c aj er o y c op i a p ar a e l c o br ad or ,
qu i é n l a ar c hi v a a l f i n a li za r e l d í a.
PL AN I L L A D E C AJ A:
Co n ce p t o : es un c om pr o b a nt e pr ob a tor i o d e us o i nt er n o q ue s ir v e t an to par a c on tr o l ar
l os m ovim i en t os d e c aj a c om o par a v er l a c om pos ic ió n d e la m is m a en c u a lq u ie r
m om ent o.
Es u n f or m u lar i o q ue c om pl e ta e l c aj er o y l o c o ntr o l a un s u p er ior e n f or m a d i ar i a .
Co ns t i tu ye un d oc um en t o d es c r i pt i v o d e l os m ov im ie nt os y c o m pos ic i ón d e l a c aj a ,
f ac i l it a la g es t i ón y p e r m ite u n m a yor c o ntr o l de l d in er o d e c aj a , p os ib i l it a nd o r ea l i za r e l
ar q u e o en c ua l qu i er m om ent o d e l dí a .
La pl a n il l a s e ar c h i v a j un t o c on la doc um en ta c i ón r e g is tr a d a en l a m ism a.
El e men t o s c o n st it u t i v o s: la em pr es a r e a l i za d i ar i am ent e op er ac io n es de e ntr a da y
s a li d a d e d i ner o. A m edi da qu e s e v an s uc e d i en d o s e pr oc ed e a s u r eg is tr o en u na
p la n i ll a d e c aj a, la q u e c o ns t a d e v ar ias c ol um nas :
a) S al d o a nt er io r .
b) In gr es os d e l d ía ( c onc ep t os e im por tes )
c ) E gr es os d e l dí a ( c o nc ep t os e im por tes ) .
d) S al d o d e l dí a.
e) F ir m a de l c aj er o.
Ar q u e o d e ca j a: u na v e z f in a l i za d a l a t ar ea s e de b e pr oc ed er a r ea l i za r e l " ar q ue o " d e
c aj a . E l m is m o s e r ea l i za p ar t i en d o d el s a ld o a nt er io r , m ás l o r ec ib i d o, m enos lo
pa g ad o , o bt e n ie n do e l nu e v o s al d o. E l ar qu eo n o es o tr a c os a qu e la c o nf r o nt ac ió n qu e
s e r ea l i za a f i n d e c o m pr ob ar s i ex is te d e b i da c o nc or d a nc ia e ntr e e l s a l d o s eñ a la d o en
l a doc um en tac i ó n y l a c an t id a d r e a l qu e e l c aj er o t ie n e e n s u p od e r .
Es t os c om pr o b an tes s er á n c o nt a bi l i za d os y e l s a ld o o bt en i d o d eb er á c o inc i d ir c on e l
s a ld o c o nt a bl e d e l a c ue n ta c aj a.
Apuntes Practicas Administrativas
3 de 3
Reg i st r o e sp e c ia l:
P ag os c o n c h e qu es : c ua n do l a em pr es a c a n c e la un a o b l ig ac i ón e m iti en d o u n c h eq u e, s i
b ie n r e a l i za u n m ov im ien t o f i n anc i er o n o l o e s d e c aj a, p or l o q u e s e r e al i za u n a f ic c i ó n.
Es t a s e d es c om po ne e n d os et a pas :
a) Q u e e l c h eq u e g ir a do s e c o br a en e l B anc o e in gr es a e l d in er o en c aj a ( em it im os
un " in gr es o de c aj a ") .
b) S e le d a s a l i da a e s e m is m o di n er o p ar a r ea l i za r e l p ag o c or r es p o nd i en t e
( r e gis tr am os e l r ec i b o of ic i al qu e n os e ntr e g a e l ac r ee d or ) .