DOCUMENTOS DE TRAMITE INTERNO Y EXTERNO

Apuntes Practicas Administrativas
1 de 3
DO C UM ENT O S D E T RAM IT E INT ER NO Y E X T ERNO
CO M PRO B ANT E S INT ER NO S:
Co nc ep to : ex is t e n gr a n v ar ie d a d de es t os d oc um en t os d ep e nd i en do de la o r g a ni za c i ón y
l as nec es i da d es i nt er n as d e l a em pr es a. Se c ar ac t er i za n p or n o tr as c e n de r l os lím it es d e
l a m is m a y po r q u e doc um ent a n o per ac i on es en tr e s ec c io n es o s uc ur s a l es d e l a em pr es a
S on c om pr ob a nt es i nt er n os :
1. P ed i d o s ec c io n al .
2. O r d en d e ve nt a .
P ED ID O S EC CI O N AL :
Co n ce p t o : es un d oc u m ento pr o b at or io de c i r c u lac i ó n i nt er na d e la em pr es a q u e r e g is tr a
l a s o lic i tu d o r eq u er i m ient o d e m ater i a les o m er c ad er í as r e a l i za do por la s ec c i ó n d e l a
em pr es a qu e l o em it e a l a s ec c ió n q u e c or r e s po n de .
Ej . : d e c on t ad ur ía a pr o ve e du r í a, d e l t al l er a l d e pós i to , etc .
F in al id ad : t i en e c om o f ina l i d ad qu e un em pl ea d o s o l ic it e p ar a s u s ec c ió n u n a r e p os ic i ó n
o pr o vis i ó n d e m er c a d er í as , út i les , m at er i as pr im as , m at er ia l es , e t c .
Las em pr es as c ue nt a n g e ner a lm ent e c o n s t o c k de l as m is m as , p or l o qu e e l p e di d o s e
en v í a d ir ec t am ent e a l os a lm ac e nes o de p ós it os . S i h a y a l lí l o s o l i c it a do s e en tr eg ar á e l
m ism o y s i n o l o h ub i e r a, e l p e d id o p as ar á a l a s ec c ió n c om pr as .
Ví a s: s e em it e e n d os ví as , or ig i n a l par a pr o v ee d ur í a y l a c op i a p a r a l a s ec c i ón em is or a .
O RD E N D E V ENT A:
Co n ce p t o : es u n doc um ent o pr o b at or i o, d e tr ám it e in te r n o qu e no s e c on t ab i l i za . S e
ex t i en d e u na ve z r ec ib i da la or d e n de c om pr a d el c l ie nt e .
F in al id ad : d oc um ent a el pe d i do de u n c l i en t e e n l o r ef er e n te a c a nt i d ad , c a l i da d y
pr ec i o d e l a m er c ad er í a s o l ic i t ad a.
El e men t o s co n st it u t i v o s:
a) Mem br et e d e l a em pr e s a em is or a.
b) Nom br e de l c om pr ob a nt e.
c ) F ec ha d e em is ió n .
d) Num er ac i ó n c or r e la t i v a im pr es a.
e) Nom br e y d om ic i l i o de l c l i en t e.
f ) De ta l l e d e l o s o l ic i t ad o.
g) F or m a de e n tr e g a.
h) Co n dic i o nes d e p a go .
Ut i lid ad d e l a o rd e n d e v en t a: e v it a i n c ur r ir en er r or es al doc um en tar t od os l os
pe d i dos .
Co nc r et a e l c om pr om i s o e ntr e e l v e nd e do r y e l c om pr a d or .
P er m ite c oor d i nar y p l an if ic ar or d e na d am ent e l as e ntr e gas .
Ví a s: s e em it e e n d os ví as . E l or ig i n al s e e n ví a a l d e pós i to p ar a pr oc e d er a l d es p ac ho
de l a m er c ad er í a s o l i c it a da y e l d u p lic a d o qu ed a e n l a s ec c i ó n par a s u f ac t ur ac ió n y
ar c h i v o.
CO M PRO B ANT E S E X T ERNO S:
Co n ce p t o : s o n doc um en t os p r o b at or ios q u e n ac e n e n la em pr es a per o q ue s e d ir i ge n a l
ex t er io r d e la m is m a. Re l ac i o n an a la em pr es a c on l as d em ás , ya s ea n pú b l ic as o
pr i va d as .
A dem ás de los d oc um en t os pr o b at or ios ex t e r nos ya v is t os ( b ol e ta de c o n ta d o, f ac t ur a d e
c r éd i to , n ot as d e aj us t e, r ec i b o of ic i a l) es t u d i ar em os a hor a :
1. S ol ic i tu d d e pr ec ios .
2. O r d en d e c om pr a.
3. Rem it o.
4. G es t i ó n de s t oc k s d e m er c ad er í as .
5. Doc um en tos r ef er e n te s a l tr ans p or t e d e b i en es .
Apuntes Practicas Administrativas
2 de 3
SO L IC IT UD D E P R EC I O S:
Co n ce p t o : c u an d o nec es it am os c om pr ar d et er m in a dos m ate r i al es d e bem os t e n e r
c on oc im ie nt o d e los pr ec i os e n e l m er c a do par a p o de r em it ir la o r d e n d e c om pr a
r es p ec ti v a .
P ar a c o n oc er d ic ho s pr ec i os d eb em os c om un ic a r n os c on nu es tr os pr o v ee d or es
ha b it u a les ef ec t ua n d o l o qu e s e d e nom i na un " p ed i d o d e pr ec i os ".
Es t e es u n d oc um ent o pr o ba to r i o , de t r ám it e ex ter n o y n o s e c on ta b il i za .
Ca r act e rí st ic a s: e l p e d id o d e pr ec ios p u ed e r e a l i zar s e e n f or m a o r a l o e n f or m a es c r it a .
E n el pr im er c as o n os p on em os e n c om un ic ac ió n te l ef ó n ic a c o n n ues tr o pr o v e ed or y l e
s o lic i tam os q ue nos c ot ic e l os pr od uc tos q u e n ec es i tam os c om pr a r .
E n e l pe d i do de pr ec i o s es c r i to la c o t i za c i ó n s e s o l ic i t a po r m ed i o d e u n doc um en to qu e
pu e de s er u na h oj a m em br et a da o un c om pr ob a nt e r e a l i za d o a ta l es ef ec tos y l a
r es p u es t a s er á p or e l m ism o m ed io .
Lu e go de r ec ib i das to das las c ot i za c io n es s e a na l i za d et a l la d am ent e l as c o n dic i o nes de
v en t a d e c a da u n o de e l los . F i na lm en t e s e dec i d e p or u n o, em it i én d os e , u na or d en d e
c om pr a.
Ví a s: l a c a n ti d a d d e v ías a em it ir s o n d os : or ig i n al pa r a el pr o ve ed or , c o p ia qu e q u ed a
en po d er d e l a em pr es a em is or a.
O RD E N D E CO M PR A:
Co n ce p t o : es u n do c um ent o pr o b at or i o d e tr ám it e ex t er n o qu e n o s e c o n ta b i li za .
Doc um en ta las a d qu is i c i on es ef ec tu a das por l a em pr es a a u n pr o ve ed or .
Em i sió n : s e em it e p a r a la s o l ic it u d de a pr o v is io n am ie nt o de m at er ia l es a un pr o v ee d or
de t er m in ad o, s obr e l a bas e d e c o nd ic i o nes c on v e n id as d e a nt em an o.
Ut i lid ad d e l a o rd en d e co m p r a: s ir v e c o m o r es p a ld o doc um en ta l e n b as e al c u a l s e
e la b or a el pe d id o y s e em it e l a d oc um ent ac i ón de ve n ta p or p ar te de l pr o v e ed or .
T am bié n es u ti l i za d a por d if er e nt es s ec c io nes d e la em pr es a c o m pr ad or a ( c o nt a du r í a,
c om pr as , e tc .) pa r a c on tr ol ar l a m er c a der í a r ec i b id a de l o s pr o v e ed or es y s u s
c on d ic io n es d e c om er c i al i za c ió n de ac u er do c on lo s o lic i t ad o, l ogr an d o u n m a yo r c o ntr o l
de las c om pr as .
El e men t o s co n st it u t i v o s d e l a o rd en d e c o mp ra:
a) Mem br et e d e l a em pr e s a em is or a.
b) Nom br e de l c om pr ob a nt e.
c ) Num er ac i ó n c or r e la t i v a im pr es a.
d) F ec ha d e em is ió n .
e) Nom br e y d om ic i l i o de l pr o ve e d or .
f ) De ta l l e d e l o s o l ic i t ad o.
g) F ec ha y f o r m a d e e ntr eg a .
h) Pr ec ios c o n v en i d os .
i) F ir m a de l c om pr ad or .
Ví a s: s e em ite en tr e s ví as : or ig i n al pa r a e l v e nd e dor , d u pl ic a d o q ue s e e n ví a a l os
a lm ac en es p ar a v er if i c ar l a c o inc i de nc i a en tr e l o s o l ic it a do y lo r ec ib i do , tr ip l ic ad o p ar a
e l de p ar t am en to d e c o m pr as
REM IT O :
Co n ce p t o : es u n d oc u m ento p r o b at or io qu e no s e c on t ab i l i za .
F in al id ad : ac om pañ a l a m er c ad er ía q u e s e v en d e y t o da a q ue l l a qu e c ir c u l a por un
m oti vo u otr o d e ntr o d e l pa ís .
Cer t if ic a l a s a l id a d e m er c ad er í a d e l de p ós i to d e l pr o v ee d or .
Doc um en ta s u in gr es o e n e l d ep ós it o d e l a e m pr es a c om pr a d or a .
T ales m ov im i en tos s e r eg is tr an e n las f ic h as de ex is te nc ias de m er c ad er ías de am b as d e
em pr es as .
V er if ic a qu e l a m er c a d er í a l l eg u e a p o der de l c om pr a d or .
In d ic a un a t en e nc ia a tít u lo p r ec ar i o de l a m er c ad er í a q ue s i gu e s ie nd o pr o p ie d ad de l
r em it en te
El e men t o s co n st it u t i v o s: es t e c om pr o b an t e c o nt i en e:
a) Mem br et e d e l v en d ed o r .
b) Nom br e de l d oc um ent o.
c ) Num er ac i ó n c or r e la t i v a im pr es a.
Apuntes Practicas Administrativas
3 de 3
d) F ec ha d e em is ió n .
e) Nom br e y d om ic i l i o de l c l i en t e.
f ) De ta l l e d e l a m er c a d er ía e n v i ad a.
g) F or m a de e n tr e g a d e l a m is m a.
h) P ie de im pr e nt a.
Ví a s: e l n úm er o d e v í as , ex i g id o p or l a l e y, s on tr es :
O r i g in a l: par a l a em pr es a des t in a tar i a. E l c l i en te po dr á c o ntr o l ar pos t er i or m en t e c on l a
f ac tur a d e c r é d it o r ec i b id a.
Du p l ic a d o: p ar a e l tr a ns p or tis t a.
T r ip l ic a d o: p ar a e l r e m iten t e, q u e d e be s er de v ue l ta po r e l c om p r ad or f ir m ad a y s e l l ad a
( en c as o q u e e l v e nd e dor s ea , tam b ié n , e l tr ans p or t is ta pu e de om i tir s e d ic h a ví a) .
La om is i ón de d oc um ent ac ió n s uf ic i e nt e q u e ac om pa ñ e e l tr ans p or t e d e m er c a d er í as l a
har á o bj et o d e c om is o , ad em ás de las r es t a nt es s a nc io n es a a p lic ar s e a l a em pr es a
ti t ul ar y a l a tr ans p or t i s ta , s e gú n l as d is pos i c i on es v i g en tes de l C ó d ig o T r ib ut ar i o.
G E ST IÓ N D E ST O CK S D E M E RC AD E R Í AS
T R AN S P O RT E S D E B I EN E S:
Co n ce p t o : s o n t ít u los v a lor es r e l ac i o na d os c on e l tr a ns p or t e de m er c ad er í as por t i er r a ,
ag u a o a ir e, ya s ea p o r u n o s o lo de es os m ed ios o en f or m a c om bi na d a.
Q u ie n es ut i l i za n és t o s d oc um ent os s o n l o s tr ans p or t is tas , q u ie nes s e enc ar g an d e
tr as l ad ar m er c a der í as m edi an t e e l c obr o d e un a c om is ió n o f l et e.
P er so n a s q u e in t erv i en en :
1) Rem it e nt e: e s qu i é n c on tr at a e l s er v ic io , es e l qu e e n ví a l a m er c a der í a.
2) T r ans p or tis t a: es el qu e s e c om pr om et e a tr a s l ad ar l os b i en es .
3) Des t in at ar i o: es a qu i é n v a d ir i gi d a l a m er c a der í a.
Los t ít u l os v a lor es q u e ac om pañ a n e l tr as l a do de m er c a der í as s o n:
G UÍ A D E E NCO M IE ND A:
Co n ce p t o : es e l t ít u lo l e ga l d e l c o ntr a to e n t r e e l r em it e nt e y l a em pr es a tr a ns p or tis t a.
Lo em it e és t a ú lt im a, q ue r ec o noc e h ab er r ec i bi d o l as m er c a d er í as i nd ic a das e n e l
m ism o, c om pr om et i én dos e a ef ec tu ar e l tr a ns p or te a l p u nt o d e d es t i no . Es t e d oc um ent o
s e ex t i e nd e p or m er c ad er ías tr as l ad a das por tr a ns p or tes af e c ta d os a l s er v ic io d e
pas aj er os o par a s u u s o ex c lus i v o.
E n g en er al s e e n ví an c ar g as p e qu e ñas , l a e ntr e ga es r á pi d a y la tar if a al t a. C ua n do e l
tr a ns por t e s e r e a li za p or c or r eo t om a e l nom br e de "g u ía p os ta l " .
G UÍ A D E T R ÁN S IT O O G U Í A D E C AR G A:
Ut i lid ad : s e u ti l i za c ua n do s e c o ntr a ta n l ug ar es en ve hí c u l o s p ar a e l tr as l a do d e
gr a n d es v o lúm en es d e ntr o d e l p aís .
Em i sió n : la g uí a s e c om pr a en l a D ir ec c i ó n N ac i on a l de Ad u an as y es em it id a p or e l
tr a ns por t is t a. Doc um e nt a e l c om pr om is o de és t e a t r as l ad ar l a m er c a d er í a c ar g a da y l e
s ir v e c om o p r u e ba p ar a e l c o br o de l f l et e.
G UÍ A D E P RO PI E D AD Y T R ÁN S IT O DE AN I M AL E S EN PI E:
Co n ce p t o : es u n d o c um ent o q ue c e r t if ic a l a pr op i e da d y e l o r i ge n d e l os an im al e s
tr as l ad a d os ( ga n ad o o v i no y bo v i n o) . Es em iti d a po r el r em ite n te c om o t it u l ar de l g a na d o
qu e en v ía , ya s e a d e s u pr o p ie d ad o p or v e nt a a ter c er os , p ar a q u ie n es es te doc um en t o
har á l as vec es d e tí t ul o d e pr o p i ed a d d e l a m er c ad er í a c om pr a d a.
O ri g e n : es te d oc um e nt o lo a dq u ie r e e l r e m iten t e e n el M i nis t er i o d e l I nt er i or , s i em pr e
qu e ac r e d it e s er pr o pi et ar io de m ar c as y s e ña l es r e g is tr a das de g an a do .
Ví a s: s e em it e e n c u at r o v ías . E l d es ti n o d e l as m is m as s o n :
a) P ar a el r em ite n te .
b) P ar a el tr a ns por t is t a.
c ) P ar a el des t in at ar i o.
d) P ar a la c om is ar í a d e l a zo n a d e em bar q u e.